Делопроизводитель кто это чем занимается
Делопроизводитель: кто это и в чем его обязанности?
Делопроизводитель — это специалист, занимающийся ведением документооборота предприятия. Его задача заключается в сборе, анализе, обработке и сохранении полученной корреспонденции.
Делопроизводители нужны везде, где есть документооборот, будь это завод, образовательное или государственное учреждение, архив и т. д. — здесь просто не обойтись без такого специалиста. Единственный вопрос лишь в том, какие обязанности придется выполнять, работая на такой должности.
Обязанности делопроизводителя
Здесь мы поговорим об основных обязанностях, которые должны выполняться обязательно и которые будут в любой компании, независимо от ее величины и ниши. Они заключаются в:
Основные требования к делопроизводителю
При подаче резюме и приеме на работу важно помнить о том, чего от вас ждет работодатель.
Ну и конечно же не стоит забывать о личных качествах, которые важны не меньше, чем знания — аналитический склад ума, хорошая память, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение работать в режиме многозадачности, способность к продолжительной концентрации внимания, умение решать проблемы без скандалов и адекватное восприятие к критике.
Как стать профессиональным делопроизводителем?
Делопроизводитель — профессия, которая требует особой подготовки. Ведь то большое количество обязанностей, которые возлагаются на него, должны выполняться в срок. Ваша целеустремленность, усидчивость и желание сделать все хорошо должны подкрепляться большим багажом знаний.
Высшее образование — ключ к получению должности делопроизводителя в крупной компании. Об этом мы уже упоминали выше.
Однако, чтобы вырасти из базового уровня знаний и улучшить качество работы как своей, так и предприятия, на котором работаете, мы советуем пройти доступное для каждого повышение квалификации по кадровому делопроизводству.
Перейдя по ссылке, вы можете выбрать любой курс из тринадцати возможных по данному направлению и начать продвигаться прямо сейчас.
В нашем центре дистанционного обучения «Профакадемия» есть все для того, чтобы стать лучше по направлению «Делопроизводство». С нами вы откроете двери в новый мир своей профессии, узнав ее со всех сторон, изучив «с головы до ног».
Наши курсы созданы для того, чтобы вы могли прокачать не только знания, но и получить перспективы продвижения по карьерной лестнице в паре с ростом заработной платы.
Делопроизводитель: обязанности, сколько зарабатывают, где и сколько учится
Наша оценка профессии
Востребованность
Зарплата
«Легко» ли получить профессию?
Престижность
Карьерный рост
Ни одна крупная современная компания не обходится без сотрудника, который занимается документооборотом. Речь идет не о секретаре, а о человеке на должности делопроизводитель. Насколько востребована эта специальность, где получить образование и где профессионально реализоваться? Об этом и не только далее.
Историческая сводка
Родоначальниками профессии по праву считаются писари и летописцы, о которых известно с давних времен. Если первые просто писали письмена под диктовку, то вторые занимались изложением на бумаге исторических событий.
Официально профессия зарегистрирована в 20 веке. Именно тогда развивающимся предприятиям понадобились люди, которые будут заниматься документальной отчетностью. Спрос на представителей специальности стал настолько высок, что учебные заведения один за другим стали открывать факультеты этой направленности.
Сегодня документы – одна из главных составляющих любой фирмы, поэтому в штате всегда нужен делопроизводитель. И, если функциональные обязанности не особо изменились, то техника и методы работы современных производителей кардинально отличается.
Делопроизводитель и его функции
Итак, делопроизводитель – человек, на которого возлагается ответственность за весь документооборот предприятия. Специалисту требуется анализировать, обрабатывать каждую бумагу, которая проходит через него. А иногда отправлять письма или документы адресатам.
Основные обязанности делопроизводителя:
Делопроизводитель отвечает и за электронный документооборот. Сотруднику необходимо следить за входящими письмами, обрабатывать и регистрировать их, а при необходимости перенаправлять в определенный отдел.
Функции делопроизводителя могут видоизменяться в зависимости от сферы компании, в которой он работает. Так, в логистических компаниях это может быть ведение базы автоперевозок, контроль работы курьеров и т.д.
Нередко делопроизводитель выполняет дополнительно обязанности секретаря. В этом случае ему предстоит работать не только с бумажной и электронной корреспонденцией, но и обслуживать приемную. К примеру, организовывать встречи, встречать клиентов, бронировать билеты, гостиницы, подготавливать командировки.
Плюсы и минусы
К достоинствам профессии можно отнести высокий спрос на специалистов делопроизводства. Также есть возможность трудоустройства в достаточно крупные организации, как частные, так и государственные. Это дает возможность сотрудникам профессионально совершенствоваться и расти по карьерной лестнице. Специальность предусматривает работу в коллективе и возможность развития переговорных навыков.
Недостатками специальности считаются сидячий образ жизни, который со временем может привести к различным характерным для малоподвижного образа жизни заболеваниям. Кроме того, начинающий сотрудник, даже в большой фирме будет получать невысокую заработную плату. А количество обязанностей даже на начальном этапе останется большим.
Где получать образование
Чтобы работать делопроизводителем, необходимо получить профильное образование, хотя бы среднее специальное. Однако с высшим образованием шансы получить работу и вырасти по должностной лестнице значительно выше.
Для получения специальности абитуриенту требуется выбирать факультет «Документоведение и архивоведение». Также подойдет направление «Библиотечно-информационная деятельность».
В России функционирует около 150 высших учебных заведений, где можно обучиться на факультете «документоведение». Среди них можно выделить:
Техникумов, где обучают специалистов в сфере документоведения тоже достаточное количество по стране. К примеру:
Абитуриентам высших учебных заведений потребуется предоставить итоги ЕГЭ по предметам: история, русский язык, иностранный язык или обществознание. Точный список дисциплин лучше уточнить в заведении, куда планируется поступать. В техникумах и колледжах зачисление проходит по итогам конкурса аттестатов.
При наличии высшего образования другой направленности – юридического, филологического или экономического – также есть возможность получить должность делопроизводителя. В этом случае специалисту нужно пройти обучение на компьютерных курсах.
Требования к соискателю
При приеме на работу потенциальный сотрудник организации должен предоставить работодателю диплом о среднем или высшем образовании. Плюсом будет наличие сертификата об окончании компьютерных курсов, а также опыт работы в подобной должности не менее 1 года. Специалист должен обладать рядом необходимых профессиональных навыков:
Для компаний, которые находятся в тесном сотрудничестве с зарубежными партнерами, в список требований включено владение английский языком на высоком уровне.
При приеме на работу руководство компании смотрит и на состояние здоровья соискателя. Как правило, отказ могут получить те, кто имеет заболевания нервной системы, а также органов дыхания.
Немаловажно для трудоустройства и наличие у будущего сотрудника таких черт характера:
Куда пойти работать
Делопроизводство востребовано в самых различных областях. С трудоустройством у новичка проблем возникнуть не должно. Пойти работать можно в крупные компании, учреждения культуры или образования, архивы, справочные службы и любые предприятия, в которых штат сотрудников составляет более 50 человек.
Кому подходит профессия
Делопроизводство – это не только работа с документами, но и с людьми. Именно поэтому качественно работать на должности сможет человек, обладающий усидчивостью и умением общаться. Делопроизводитель должен обладать аналитическими задатками, а также крепкими нервами. Уверенней в профессии себя будут чувствовать женщины. Ведь зачастую должность делопроизводителя совмещается с обязанностями секретаря.
Потенциальному делопроизводителю должна нравиться «бумажная волокита», в меру активная деятельность. Улыбчивые, позитивные и доброжелательные персоны будут чувствовать себя свободно в этой среде.
Заработная плата
Оплата труда сотрудника в должности делопроизводителя зависит в первую очередь от стажа и его профессиональных обязанностей. Начинающему сотруднику не стоит рассчитывать на высокую зарплату. В регионах новички получают от 11 тысяч рублей в месяц, в столице – от 15 000 рублей. Более солидные компании платят своим делопроизводителям зарплату от 20 тысяч рублей. Чем выше статус фирмы и шире круг обязанностей, тем выше будет и оплата. Так, в некоторых московских компаниях зарплата делопроизводителей доход до отметки в 75 тысяч рублей. Средний заработок специалиста по документообороту в России составляет 25-30 тысяч рублей в месяц.
Перспективы повышения
Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.
Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.
Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.
Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.
Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?
Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.
Важная должность
Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.
Сложный документальный контроль
Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:
Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.
Различие обязанностей в небольших и больших компаниях
Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику
Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.
На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.
Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.
Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.
Какие организации не обходятся без делопроизводителей
Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.
Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.
В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.
Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель
Делопроизводитель это кто такой, чем занимается, описание профессии
В рамках данной статьи подробно разберём, делопроизводитель это кто, чем занимается этот специалист в рамках собственных должностных обязательств, какова его роль в компаниях и существуют ли плюсы и минусы у этой работы.
В настоящий момент каждая организация, независимо от её объёмов и масштаба, ведёт полный документооборот, который связан не только с бизнесом, но и с отчётностью в налоговые и контролирующие органы. В связи с этим в штате компаний введена должность, которая редко бывает вакантной.
Дети часто задают вопрос своим родителям: «Что за профессия делопроизводитель?» и мы уверены, что не каждый взрослый сможет дать правильный ответ, пока не заглянет в википедию.
Делопроизводитель – это сотрудник, относящийся к разряду служащих, в обязанности которого входит организация документооборота компании на высшем уровне, а так же приём, регистрация и распределение документации по отделам и должностным лицам.
Что за профессия
Начнём с того, что профессия делопроизводитель считается одной из самых востребованных. Данный специалист должен знать всё о документообороте, как бумажном, так и электронном.
В настоящий момент навряд ли можно встретить компанию, где отсутствовал бы делопроизводитель. В более мелких организациях данную должность может совмещать бухгалтер или другое, приближенное к руководителю лицо.
Если кто-то считает, что работа этого профессионала проста и не важна, то это огромное заблуждение. Без делопроизводителя в документообороте компании может наступить настоящий хаос, который приведёт к материальным потерям.
Обязанности делопроизводителя
А теперь подробно разберём, чем занимается делопроизводитель и что входит в круг его обязанностей.
Как стать делопроизводителем
Для того, чтобы стать делопроизводителем достаточно закончить курсы по подготовке таких кадров, часто на эту должность приходят с бухгалтерским и экономическим образованием.
Но большинство фирм отдают предпочтение лицам, имеющим высшее образование, а всё потому, что лояльные руководители стараются взращивать сотрудников внутри организации, а должность делопроизводителя является отличным стартом для карьерного роста.
Требования к личным качествам специалиста
Любая профессия требует от человека профпригодности и определённых качеств личности, которые сделают его не просто средним работником, а настоящим гуру своего дела.
Для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, необходимо обладать набором следующих качеств:
Противопоказания
Как бы странно не было, но у профессии делопроизводитель присутствуют медицинские противопоказания. К ним относятся:
Всё эти заболевания могут не только помешать в выполнении должностных обязанностей, но и усугубиться и повлечь за собой более серьёзные проблемы со здоровьем.
Плюсы и минусы профессии
Для того, чтобы сделать выбор в пользу профессии, необходимо тщательно изучить, с какими плюсами и минусами придётся уживаться в ежедневном выполнении должностных обязанностей.
Плюсы
Минусы
Подведём итоги
В данной статье мы дали полезную информацию для детей, которые интересуются различными профессиональными направлениями, как для личного развития, так и ради выбора будущей деятельности. Теперь вам известно, делопроизводитель кто это такой, какова его роль в компании и чем занимается он там.
А так же мы выделили основные плюсы и минусы специальности, изучив которые можно смело принимать решение «за» или «против».
Что делает делопроизводитель в организации?
Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.
Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации
Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.
Что еще делает делопроизводитель:
Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.
Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.
Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.
Делопроизводитель — кто это и чем занимается
По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.
В число его умений также входит:
Условия работы сказываются и на характере специалиста.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:
Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.
Источник фото freepik
Обучение на делопроизводителя
Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.
Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.
5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):
Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.
5 популярных колледжей для получения специальности:
Обучение на делопроизводителя дистанционно
Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.
Сколько зарабатывает делопроизводитель
По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.
Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Плюсы:
Минусы: