Деск шеринг что такое
Что такое гибридный офис и как правильно его внедрять
РБК Тренды выделили ключевые тезисы аналитического доклада «Гибридные офисы», который подготовил НИУ ВШЭ. Авторы доклада:
Кроме того, мы разобрали вторую часть исследования — о том, как гибридный формат влияет на управление людьми.
Основные отличия гибридного офиса
После полутора лет пандемии бизнес, похоже, определился с форматами работы. Наиболее предпочтительным вариантом стало сочетание очного и удаленного формата: 70% компаний заявляют, что оно станет новой нормой. В России эту модель собираются внедрять более половины работодателей (53%).
Такое сочетание офисного и удаленного режимов получило название гибридного формата, или гибридного офиса. Причем под понятием «офис» понимаются не просто кабинеты и переговорные, но и то, каким образом проходит деятельность. То есть термин включает в себя не только физическое, но и социальное пространство, подчеркивают эксперты НИУ ВШЭ в аналитическом докладе «Гибридные офисы».
По их словам, несмотря на популярность модели и множество тематических публикаций, ее сложно четко определить и описать. До конца непонятно, каким должно быть соотношение удаленных и офисных работников на «гибриде». Эксперты сходятся во мнении, что степень такой «гибридности» должна определяться в каждом случае отдельно — в зависимости от специфики работы, целей и предпосылок перехода на гибрид.
Тем не менее, кое-какие ориентиры все-таки есть. В качестве примера авторы доклада приводят выкладки аналитиков из BCG. Последние называют гибридным офисом такую комбинацию офисного и удаленного формата, при которой более 30% сотрудников работают вне офиса больше половины времени. «Говорить о новом формате работы обоснованно в том случае, если компания сталкивается с необходимостью существенно менять основные и вспомогательные бизнес-процессы. А это происходит, когда значительное количество сотрудников работают удаленно», — отмечают эксперты из ВШЭ.
Они выделяют несколько основных черт новой модели.
Характеристики гибридного формата работы:
Как внедрять новый формат
Потенциальная возможность удаленки и, соответственно, гибридного формата, зависит от особенностей работы, корпоративной культуры компании и сложившегося стиля лидерства. При этом подходы к такому формату и детали его реализации могут меняться не только от компании к компании, но и от одного подразделения к другому. Но в любом случае переход на новую модель требует определенной последовательности действий.
Пошаговый переход на гибрид: рекомендации экспертов ВШЭ
Собрать основных стейкхолдеров и определить, зачем требуется внедрение гибридного формата. На этом этапе нужно очертить цели и предполагаемые результаты проекта.
Определить лидера проекта, который будет отвечать за разработку бизнес-плана и руководить его реализацией. В команду по реализации проекта должны войти:
Разработать бизнес-план. В нем необходимо отразить, во сколько обойдется внедрение гибридного формата и какие выгоды оно принесет. Также нужно выработать критерии оценки результативности проекта.
Эксперты из ВШЭ советуют учитывать только те затраты, которых бы не возникло без гибридного формата. То есть если в бюджете компании и так были заложены затраты на ИТ-оборудование и безопасность, их учитывать не нужно.
Потенциальные статьи расходов:
Потенциальные статьи экономии:
Выбрать пилотное подразделение для внедрения гибридного офиса.
Проанализировать роли и категории задач для сотрудников, которые могут быть переведены в гибридный формат с учетом требований информационной безопасности. Стоит учесть целый ряд факторов — например, насколько рабочие операции связаны с физическими объектами и социальными взаимодействиями (в том числе с клиентами — внешними или внутренними), насколько сложно переместить оборудование или обеспечить к нему удаленный доступ.
Проанализировать бизнес-процессы, которые придется менять в связи с переходом на гибрид.
Оценить систему постановки задач и удаленного контроля результативности. Причем здесь важен не только контроль, но и процедуры обратной связи.
Проанализировать инфраструктуру и каналы коммуникации, которые понадобятся для гибридного формата. Доступ к командной работе должен быть одинаковым вне зависимости от географии.
Изучить корпоративную культуру и выявить аспекты, которые потребуют повышенного внимания.
Определиться с редизайном офисного пространства. Как правило, это означает сокращение площадей под персонализированные рабочие места и расширение пространств для командной работы.
Составить план мероприятий. Здесь эксперты советуют обратить внимание на наиболее сложные аспекты гибрида. Например, мониторинг уровня стресса сотрудников, наполнение информационного пространства компании, поддержание коммуникации и обратной связи.
Обеспечить мониторинг гибридного формата. Авторы доклада рекомендуют продолжать такой мониторинг в течение трех-шести месяцев. В этот период нужно регулярно замерять эффективность и проводить опросы сотрудников, чтобы оценить ситуацию и выявить проблемные точки.
По окончании пилотного периода определить, от каких решений лучше отказаться, что улучшить, а что можно смело тиражировать на всю компанию.
Как крупные компании переходят на гибрид
В процессе подготовки аналитического доклада авторы из ВШЭ провели две конференции и серию интервью с представителями компаний, которые уже внедряют гибридный формат. Они поделились опытом, рассказали о сложностях удаленки и решениях, которые делают дистанционку и гибрид более эффективными и менее болезненными.
Компания заранее подготовилась к локдауну и обеспечила сотрудников ноутбуками для удаленной работы. Основные трудности были связаны с системой электронного документооборота: потребовалось дополнительное оборудование и найм курьеров. Но затраты окупились за счет сокращения командировок и расходов на офис. В следующем финансовом году компания будет планировать 50%-ное сокращение бюджета на командировки.
По словам представителей IKEA, гибридный формат расширяет возможности для найма сотрудников из других регионов. И если до пандемии были сложности с привлечением узких специалистов, то теперь их удалось успешно нанять. Среди негативных моментов удаленной работы здесь отмечают высокий стресс, переработки и выгорание сотрудников.
Решения для удаленки и гибрида
Выбранный компанией формат гибрида предполагает, что 50% сотрудников работает в офисе и 50% — удаленно. В России за сотрудниками сохранятся закрепленные рабочие места. В других странах (Германия, Швеция) они останутся только у тех работников, чья деятельность физически привязана к месту — например, к зоне хранения документов.
«Росбанк»
Частичный удаленный формат в банке начали практиковать еще до пандемии, но он не был особенно популярен. Дистанционно сотрудники работали только один раз в неделю. Во время массового внедрения удаленки сложности, как и у большинства работодателей, были связаны с документооборотом и дефицитом привычной коммуникации.
Решения для удаленки и гибрида
По оценкам компании, в процессе перехода к гибридному формату 75% затрат ушло на ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность (ноутбуки для сотрудников и защита данных), 15% — на реновацию помещений, 10% — на остальные статьи. Но расходы полностью окупились за счет сокращения офисных площадей.
HeadHunter
До пандемии компания использовала решения для удаленной работы — прежде всего, для сотрудников, у которых было много командировок. Также на дистанционку перевели несколько специалистов по продажам. Однако ментально руководители не были к этому готовы, признают в компании.
При внедрении дистанционного режима во время пандемии основное время ушло на настройку систем безопасности звонков, а также поддержку удаленных сотрудников. Экстренный переход потребовал роста затрат примерно на 25% (перемещение рабочих мест, наем дополнительных сотрудников для решения срочных вопросов, резервные каналы связи и так далее). В то же время компания сэкономила на командировках, а эффективность команд выросла.
Решения для удаленки и гибрида
Последние опросы внутри компании показали, что более 50% менеджеров не планируют возвращаться к 100% присутствию в офисе и полностью выводить свою команду в офлайн. 30% вообще не намерены выходить в офис, около 20% поддерживают гибридный формат.
Новое в недвижимости: шеринг офисов. Почему это выгодно?
Управляющий директор сети смарт-офисов SOK Михаил Бродников
С середины 2000-х годов в совершенно разных сферах деятельности человека начала распространяться модель совместного потребления (шеринг). Ее основная идея в том, что удобнее платить за временный доступ к продукту, чем владеть им. Такой подход стал применяться к различным сферам, в том числе, к офисной недвижимости. Можно рассматривать это как эволюционный процесс — от владения к аренде, от аренды к шерингу.
Такая эволюция происходит прямо сейчас в мире офисной недвижимости — это победоносное шествие различных форм совместного использования офисов. У этого вихря десятки имен — коворкинг, гибридные пространства, agile офис. Мне больше нравится термин смарт-офис. Далее я буду оперировать только им. Не удивительно, что на волне таких масштабных изменений все наперебой описывают преимущества этой модели для собственников недвижимости и малого бизнеса. Попробую быть оригинальным и предложу взгляд на офис-как-сервис немного с другой стороны — от корпоративного клиента, для которого, на первый взгляд, такое предложение не релевантно.
Концепция сервисного подхода к аренде офисов становится востребованной в первую очередь в мегаполисах — Нью Йорке, Лондоне, Париже, Москве. Парадокс в том, что именно в этих городах наиболее развиты рынки коммерческой недвижимости на вкус, цвет и бюджет. В чем природа этого противоречия? Причина, на мой взгляд, кроется в разнонаправленных интересах бизнеса арендатора и арендодателя. Маскировать это противоречие становится все сложнее.
Большинство собственников рассматривают коммерческую недвижимость как консервативный, но надежный инвестиционный инструмент, как следствие они заинтересованы в сейв-сделках — крупных арендаторах с долгосрочными контрактами (Яндекс, Марс, Данон, Роснефть).
Как следствие, они видят в традиционном офисе угрозу для своего существования.
Сегодня инновации из инструмента поддержания бизнеса превратились в обязательный элемент его развития и в конечном итоге выживания. В прошлом году «Билайн» запустил «революционный» цифровой мессенджер Veon. IT подразделение Сбербарка Сбертехнологии в штате которого работают 16 000 человек, последние 5 лет обеспечивает технологическое лидерство банка.
Смарт-офисы станут средой для развития инновационных проектов супер-компаний (корпоративного сектора). Именно здесь корпорации с отработанными внутренними протоколами и налаженными процессами будут искать идеи и планировать шаги для развития. Здесь же будет формироваться сообщество из талантливых профессионалов с критическим мышлением, открытых для общения, готовых формировать будущее, изменяя настоящее.
И прежде чем скептики и зубры коммерческой недвижимости начнут перечислять все аргументы против, которые у них, без сомнения, найдутся, пусть попробуют ответить на вопрос — “куда из вашего лексикона пропало слово таксопарк?”
5 главных трендов в оформлении офисов 2016 года
О трендах 2016 года в обустройстве офисов рассказывает руководитель архитектурного бюро MAD Architects Мария Николаева.
1. Компания и сотрудник
Самая главная из тенденций, окрепших к началу нового года, это изменение отношений между работодателем и сотрудниками. Руководители многих компаний начали понимать, насколько важно обеспечить подчиненным максимально комфортные условия в рабочем пространстве, которое теперь по праву стремится называться «средой обитания».
2. Мобильный офис
В последнее время обозначилась тенденция создания мобильных офисов, которые могут меняться в соответствии с нуждами компании. Это дает дополнительные возможности при переформировании отделов, создании проектных групп, организации переговорных процессов всех типов для разного количества людей. Такие решения закладываются еще на стадии проектирования.
3. Здоровая атмосфера
Существует несколько важных факторов, непосредственно влияющих на здоровье, самочувствие и трудоспособность сотрудников. Во-первых, инженерные решения, в которых правильно рассчитан процесс воздухообмена в помещении. Во-вторых, осветительное оборудование, которое подобрано и размещено в соответствии с нуждами коллектива и светотехническими расчетами. В-третьих, комфорт рабочей станции, важнейшей частью которой должно быть эргономичное кресло с возможностью персональной регулировки.
4. Разнообразие рабочих мест
Для различных видов деятельности требуется создать разнообразные условия работы. В последнее время все важнее становится возможность легко сменить стационарное рабочее место на более удобный диван, или мягкую лаунж-зону. Рабочие места организовывают в совершенно неожиданных местах: это может быть подоконник, кафе или игровая зона. Деск-шеринг – еще одна находка последних лет, которая позволяет сокращать расходы на аренду, мебель и, в целом, использовать пространство более функционально. Ее суть в том, что одним столом может в разное время пользоваться несколько человек, ведь в современных условиях все меньше и меньше сотрудников привязаны к своему личному рабочему месту.
5. Общение и отдых
В современных офисных пространствах отдельное внимание уделяется общению в лаунж-зоны, игровых комнатах и кофе-поинтах, которые равномерно распределены по всей площади офиса. Во время общения рабочие процессы не останавливаются: коллеги вместе обсуждают задачи, зачастую находят нестандартные решения, вдохновляют и поддерживают друг друга. Поэтому в современном офисе появляется все больше мест для неформального общения. Wi-fi и беспроводные мониторы, на которые транслируется изображение с телефона или планшета, позволяют легко устроить презентацию, так что встречи с демонстрацией материалов можно проводить практически в любом месте. Так как эффективная деятельность предполагает также возможность хорошего отдыха, в офисах появляются места для сна в виде специальных капсул и удобных диванов.
Роботизация, сервис и гибкость: 4 ключевых тренда современного офиса
Московский рынок офисов возвращается в доковидную форму. По данным JLL, объем сделок с офисами в столице по итогам первого полугодия 2021 года стал максимальным за 8 лет. Так, за первые шесть месяцев 2021 года объем спроса на офисы достиг 644 тыс. кв. м, что на 36% выше полугодового значения 2020 года и на 12% выше, чем в докризисном 2019 году.
Между тем офисы за последнее время сильно трансформировались: изменились подходы к организации пространства, на первый план вышли комфорт и безопасность, усилилась роль зеленых сертификаций, в центре которых — комфорт человека. Вместе с экспертами рассказываем, какие тренды современных офисов стали ключевыми.
Тренд 1. Трасформация и цифровизация пространства
Пандемия изменила образ жизни общества. Люди стали жить и работать по новым правилам: гибкие графики, удаленная работа, социальная дистанция нашли отражение в организации офисов и повлекли за собой их трансформацию. Сегодня все арендаторы независимо от срока действия договоров задумываются об изменении офисных пространств, поскольку работать в том же формате, что и до пандемии, сегодня нельзя. Соответственно, и сами рабочие места выглядят по-другому, рассказывает партнер, руководитель департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield Наталья Никитина.
«Мы наблюдаем четкий тренд на трансформацию офисов — становится меньше классических рабочих мест, больше гибких пространств, шеринг-деск (не закрепленных за сотрудником рабочих мест) и лаунж-зон. Теперь рабочим местом может быть большой стол в зоне коллабораций, мягкое кресло или диван в библиотеке. Поскольку приходится постоянно проводить видео-встречи, нужны специальные переговорные комнаты, чтобы не беспокоить коллег. Таких изменений сейчас много», — привела примеры Наталья Никитина.
Сюда же можно отнести внедрение hot desking — модернизированный open-space, в котором сотрудники вместо закрепленного рабочего места занимают свободное, но заранее забронированное место. «Мы видим тренд на изменение пространства, причем далеко не всегда уменьшение офиса. Компании внедряют систему незакрепленных рабочих мест, но думают, как можно использовать освободившееся пространства для повышения комфорта сотрудников», — добавил управляющий директор компании O1 Standard Дмитрий Свешников.
Современные офисы меняются не только физически, но и с точки зрения Digital-наполнения. И если с цифровыми решениями для организации удаленной работы команд все уже более или менее понятно, то в сфере эксплуатации и управления недвижимостью еще многое предстоит сделать. «Удивительно, но при всем многообразии доступных решений для автоматизации тех или иных процессов менеджмента, взаимодействие арендатора и управляющей компании по-прежнему идет преимущественно по телефону. Но пандемия способствует развитию продуктов, которые переводят эту коммуникацию в удобный мобильный формат, увеличивают скорость реагирования и процесс оформления заявок», — добавляет Дмитрий Свешников.
Другая сфера для IT технологий — взаимодействие управляющей компании с конечными пользователями. Сегодня нормой для офисов становятся датчики движения, станции замера температуры, бесконтактные считыватели на вход. Офис становится все более мобильным и цифровым.
Тренд 2. Офисы становятся зелеными
Одновременно с трансформацией офисов у арендаторов формируется запрос на повышение экологической эффективности офисов, внедрение зеленых стандартов. Часто в проектах реконцепции офиса уже закладываются элементы зеленого офиса — системы отчистки воздуха и подачи воды, раздельный сбор мусора, озеленение и внедрение энергоэффективных решений. «По сравнению с допандемийным периодом управляющие компании берут на себя более широкий круг задач, в том числе сопровождение проектов по реконцепции офисов, контролю строительно-монтажных работ. Поэтому мы видим, что компании не ограничиваются ремонтом и закупкой новой мебели, но действительно внедряют решения зеленого офиса для того, чтобы повысить комфорт своих сотрудников и привлекательность офиса как места работы», — говорит Дмитрий Свешников из O1 Standard.
Некоторые компании идут дальше — и сертифицируют свои здания по зеленым стандартам. Во-первых, это связано с общемировым трендом на экологичность и безопасность офиса — многие крупнейшие компании выстраивают свой бизнес в этом ключе. Во-вторых, есть запрос от самих сотрудников, особенно молодого поколения, которые более ответственно относятся к вопросам экологии, изменениям климата и хотят работать в социально ответственных компаниях. В-третьих, зеленые решения наряду со снижением негативного воздействия на окружающую среду помогают обеспечить комфорт и безопасность работы в офисе, а также повысить продуктивность сотрудников.
Именно поэтому сейчас возрастает интерес к системам сертификации, в центре которых, помимо технических и экологических характеристик, включены оценка комфорта и безопасности человека. Например, это системы сертификации WELL и FitWel. «Успешное прохождение сертификации по этим новым стандартам подтверждает, что в офисе создана благоприятная атмосфера для сотрудников, реализованы решения по поддержке здорового образа жизни, созданы условия для профилактики заболеваний», — отметила консультант по устойчивому развитию компании O1 Standard Евгения Солдатова.
Тренд 3. Офис как сервис
Еще один ключевой тренд на рынке офисной недвижимости — развитие сервисных офисов. В отличие от коворкингов, это изолированные рабочие пространства, которые позволяют арендатору организовать быстрый переезд сотрудников в адаптированное под свои нужды помещение без капитальных затрат на ремонт и мебель. Сервисные офисы предоставляют гибкие условия аренды и возможности для изменений площади офисов, а также полное сервисное обслуживание (мелкий ремонт, клининг, интернет, закупка канцелярии, кофе и т. д.). Все это включено в ежемесячную плату.
«Спрос на сервисные офисы с каждым кварталом растет. Этот формат стал особенно востребован в пандемию, поскольку он позволяет заключить договор на короткий срок, прописать гибкие условия. Кроме того, сервисный офис — это удобно: не нужно привлекать персонал для обслуживания пространства; управление, оснащение, административно-хозяйственный сервис — со стороны оператора flex-офиса. То есть у арендатора есть один счет и «одно окно», через которое он может получить все услуги. По сути, арендатор заехал и сразу начал работать, при этом ему не нужно думать о сервисном обслуживании», — отметила Наталья Никитина из Cushman & Wakefield.
И если раньше было предубеждение, что сервисные офисы — это больше история про маленькие компании, то сегодня на них стал обращать внимание крупный бизнес. Современные сервисные операторы обеспечивают полностью изолированное пространство, соблюдение корпоративных стандартов по брендированию, безопасные и приватные каналы связи и т.д. Согласно совместному исследованию Cushman & Wakefield и сети сервисных офисов Space 1, каждая пятая крупнейшая российская компания из разных отраслей экономики рассматривает возможность переезда в сервисный офис.
Как пандемия провоцирует рост офис-шеринга
Месяцы работы на удаленке сделали свое дело и офисы больше не нужны в тех объемах и в той форме, как это было раньше. Кому захочется сейчас обратно в многолюдный опенспейс, поработать бок о бок с коллегой, даже здоровому виду которого уже не так доверяешь?
Но это вовсе не означает конец офисных пространств. Задумаемся вот о чём:
Не всем по силам работа в изоляции на месяцы. После первоначального восхищения люди отмечают эмоциональное выгорание из-за стресса и недостатка социальных контактов. Взаимодействие команд уже через 8-10 недель начинает страдать: кредит личного доверия, сложившегося в коллективе до карантина, сходит на нет. Понимание задач и общих целей искажается.
Многие корпорации вводят временные меры, разрешают работать из дома во время пандемии, и даже подумывают оставить эту опцию после. Но никто не сказал еще: “Хей, вчера мы были офлайн, а теперь существуем только онлайн!” Даже Facebook, цифровая по определению компания, заявляет что есть “работа, которую невозможно делать удаленно”. Речь в их случае о модераторах контента и необходимости сохранения коммерческой тайны.
Итак, даже в условиях карантина есть критичные специальности, которые не могут без офиса. А в скором времени, когда эйфория от удаленки пройдет, в офис, вероятно, захотят вернуться абсолютное большинство людей. Но какой это будет офис?
Во-первых, естественно, это безопасный офис.
Во-вторых, это будет офис ненадолго.
В третьих, офис поблизости.
Учитывая, опять же соображения безопасности, люди будут опасаться общественного транспорта и переездов на большие расстояния. В таком случае решением могут стать небольшие приватные офисы распределенные по разным районам города. Добраться до них можно будет за 15 минут пешком или на велосипеде. Такие распределенные по городу офисы могут стать решением не только для малых бизнесов, но и для корпораций, многочисленные сотрудники которых тратят по нескольку часов, чтобы добраться на работу из разных районов города.
Ну и наконец, возможен полный отказ от постоянного офиса.
А чтобы понять, как именно она поменяется, нужно присмотреться к странам уже вышедшим из карантина.
К Австралии, например. Через месяц после снятия карантина там бум спроса на офис на 3 часа в день. Операторы сервисных офисов спешно расширяют площади под приватные офисы и добавляют в свое предложение гибкие варианты аренды.
Это можно было бы назвать случайностью, если бы не похожий тренд в странах СНГ. “Отвечая на запросы клиентов” операторы гибких офисов начали сдавать приватные офисы с почасовой арендой или дневной, а одно место теперь можно использовать на двоих, что раньше было невозможно. Даже опенспейсы, потерявшие выручку от ивентов, теперь переквалифицируются в безопасные приватные офисы.
В краткосрочной перспективе: полный уход в удаленку, сокращение аренды классических офисов и спад спроса на гибкие рабочие пространства, возможно, банкротство некоторых игроков.
В средне- и долгосрочной переформатирование офисов и рост спроса на flex-пространства, а также на гибкость в аренде.
Такой формат неминуемо даст толчок развитию технологий. Вслед за переходом в онлайн всего ритейла, как то заказ еды и продуктов, в цифровой формат уйдёт и аренда. На сегодня все технологии для этого уже имеются:
В конце концов офисы должны выйти на технологически новый уровень. Благодаря гибкой сервисной модели и офис-шерингу издержки для арендаторов сократятся, а пользование офисом станет на порядок качественнее и удобнее.
Не за горами тот день, где вместо квадратных метров голых стен мы будем покупать часы 5-звездочного офиса в расчете на сотрудника. Что даст колоссальную экономию на затратах и невероятную гибкость для любого бизнеса.