Для бюрократических организаций характерно то что
Бюрократия организаций
Вы будете перенаправлены на Автор24
Сущность и значение бюрократии организаций
Для того чтобы разобраться в сущности понятия «бюрократия организаций», необходимо обратиться к толкованию ее составляющих.
Само слово бюрократия означает некий социальный слой профессиональных управляющих, которые включены в организационные структуры, обладающие четкой иерархией, высокой степенью формализации процедур принятия решение и «вертикальными» информационными потоками.
Организация в общем смысле представляет собой группу людей, которые сознательно объединяются и деятельность которых координируется ради достижения общих целей. Любая организация представляет собой сложный системный объект, неизменно требующий своего управления. Одним из способов его организации выступает бюрократия. В этом случае менеджмент приобретает бюрократический характер, а сама речь идет непосредственно о бюрократическом управлении.
Классический подход к изучению бюрократии управления выработал известный немецкий историк, социологи и экономист М. Вебер. Согласно его исследованию основными признаками бюрократии в управлении выступают:
Говоря о бюрократии организаций, М. Вебер подразумевал рациональную организацию, правила и предписания, формирующие основу эффективной работы и позволяющие бороться с фаворитизмом. При этом сама бюрократия рассматривалась им в качестве некоего идеального образа и наиболее эффективного инструмента управления как сложными социальными образованиями, так и отдельными структурными единицами.
Готовые работы на аналогичную тему
Сегодня бюрократия организаций как таковая характеризуется:
В целом же бюрократия организаций является лишь одним из типов организации менеджмента. Как способ организации управления она имеет свои преимущества и недостатки, а также делится на несколько основных видов. Рассмотрим их более подробно.
Виды бюрократии в организациях
Своими корнями бюрократия уходит в древние времена. Первые классы профессиональных управленцев были сформированы еще в Древнеегипетском государстве. Далее бюрократия организаций получила свое развитие в Римской империи, Китае и прочих странах Древнего мира.
В современном мире бюрократия является неотъемлемой частью управленческих процессов. Ее основные виды представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Виды бюрократии организаций. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
При аппаратной бюрократии управленческие работники слабо используют профессиональные знания. Их основная обязанность сводится к выполнению общих функций управления. В рамках бюрократии организаций данного вида управленцам все равно чем руководить. Поскольку они владеют знаниями и навыками общего управления в очень узкой области, которая нередко оказывается ограничены их ролью в организации. Иначе данный вид бюрократии принято называть классическим.
Для бюрократии организаций профессионального типа характерно наличие у управленцев более глубоких теоретических и практических знаний в узких областях деятельности, также ограниченных ролевыми требованиями. Для самих управленцев характерна высокая компетентность и высокая степень специализации.
Профессиональная бюрократия, в отличии от классической, менее формализована, а самим управленцам предоставляется большая свобода в принятии управленческих решений. Группировка рабочих мест производится на основе иерархического и функционального принципов. Управленческие решения принимаются централизовано.
Адхократия считается относительно молодым видом бюрократии организаций. Она предполагает быструю реакцию организационных структур на изменения в ее компонентах и внешней среде. Она отличается определенной степенью гибкости и адаптивности по отношению к изменяющейся ситуации. Трудовые коллективы нередко создаются для решения определенных задач, а сами процедуры не всегда формализованы.
Основным отличием адхократии от прочих видов бюрократического управления считается наличие у нее новых качественных отличий от идеальной модели М. Вебера и ее лишённость присущих ей недостатков. В современном мире данная форма бюрократии наиболее эффективна при управлении организациями.
Преимущества и недостатки бюрократии организаций
Строго формализованный характер управленческих взаимоотношений, высокая степень четкости распределения ролевых функций наряду с личной заинтересованностью управленцев в достижении организационных целей, присущие бюрократическому типу менеджмента, способствуют принятию своевременных и квалифицированных решений и обеспечивают эффективность управления организацией.
В то же время использования управленческой модели бюрократического типа сопряжено с существенными недостатками, иначе именуемыми негативными сторонами деятельности бюрократии. К числу основных минусов бюрократии организаций относятся:
Зачастую трудности, сопровождающие бюрократию, оказываются обусловлены преувеличением значимости стандартизованных правил, норм и процедур, точно определяющих механизмы решения сотрудниками своих задачи, реализации запросов других подразделений организации, взаимодействия с клиентами и общественностью. В результате всего этого организации утрачивают гибкость в отношениях с внешней средой.
Как такового реального типа бюрократии в реальности не существует. В наибольшей степени представленные недостатки удалось преодолеть в условиях адхократии. Тем не менее, они имеют место быть.
Понятие «бюрократия». Бюрократическая организация
ВВЕДЕНИЕ
Поскольку бюрократия является составной частью механизма государства, нам представляется необходимым дать определение понятию «механизма государства» и «государственного аппарата».
Объект работы – бюрократические процесс в организации.
— рассмотреть теоретические основы характеристики бюрократической организации;
— изучить особенности бюрократических процессов в организации;
— сделать выводы по работе.
При написании курсовой работы автором были использованы такие методологические принципы как анализ, объективность, историзм, системность.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ХАРАКТЕРИСТИКИ
БЮРОКРАТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Понятие «бюрократия». Бюрократическая организация
Слово «бюрократия» обычно вызывает в памяти картины канцелярской волокиты, плохой работы, бесполезной деятельности, многочасовых ожиданий для получения справок и форм, которые уже отменены, и попыток борьбы с муниципалитетом. Все отчасти действительно бывает. Однако первопричиной всех этих негативных явлений является не бюрократия как таковая, а недостатки в реализации правил работы и целей организации, обычные трудности, связанные с размером организации, поведением сотрудников, несоответствующим правилам и задачам организации.
В бюрократических системах управления лица, не связанные с выработкой решений, не смогут иметь подобного доверия, если решения руководства оглашаются без разъяснений.
Не может быть никаких веских оснований для того, чтобы умалчивать о каком-либо процессе в организации. Действительно, чем менее известно о процессе, тем меньше уверенности у исполнителей в правильности полученных решений. Они хотят знать не только решения, выполнение которых от них будут требовать, но и методы, с помощью которых эти решения получены. Если процесс формирования решений остается скрытым, у исполнителей всякий раз будет возникать мысль о его неразумности.
Полагаться на систему выработки решений или на лицо, вырабатывающее решение, – далеко не одно и то же. Успех бюрократической организации зависит от глубины знаний и разумности руководства, а не от принятой в ней системы выработки решений.
Около ста лет тому назад большинство процессов принятия решений протекало на уровне отдельных лиц или «в семейной обстановке», организационные формы принятия решений были не так сложны (или, может быть, не так критичны), как в настоящее время. За время, прошедшее с тех пор, поведение организации существенно усложнилось, и над ним был установлен бюрократический контроль: благосостояние всех лиц, не принимающих участия в руководстве (начиная от горожан, потребителей, держателей акций, рабочих и служащих, студентов и кончая родителями), попало в зависимость от разумности руководителей.
Ничего нельзя достичь, критикуя отдельных представителей руководства высшего уровня за несовершенство существующей системы управления. Государственные деятели, руководство высшего уровня корпораций и фирм, президенты университетов – все эти люди, может быть, глубже, чем кто-либо иной, понимают недостатки бюрократической системы управления. И если возможна перестройка системы, способствующая улучшению, руководство высшего уровня, несомненно, ее осуществит.
Методы, необходимые для создания более эффективных систем управления, разработаны только в последние двадцать лет. Электронные вычислительные машины, системный подход и исследование операций – вот некоторые средства и методы, которые должен учитывать специалист по анализу систем в процессе проектирования действующей, целостной системы управления, предусматривающей, обеспечивающей и увеличивающей степень удовлетворенности и ценность отдельных лиц – всего того, к чему стремятся члены каждой организации.
Поскольку бюрократическая система управления, по существу, представляет собой не планируемый процесс выработки решений, возникают постоянные и серьезные проблемы управления. Руководство высшего уровня должно быть чувствительно ко всем существующим и возможным областям проблем. Оно должно исследовать их природу и предусматривать необходимые корректирующие мероприятия, направленные на разработку более четкого процесса выработки решений. Даже если отвлечься от неэффективности бюрократической системы (порождаемой тем, что в этом случае решения обычно получают «скрытыми» путями) маловероятно, что лица, не принимающие решения (а именно они более других ощущают на себе последствия этих решений) обретут когда-либо полное доверие к бюрократическим формам управления.
Описывая идеальную бюрократическую организацию, можно выделить несколько ее типичных особенностей. Важнейшими из них являются:
1) Специализация и разделение труда. Каждый сотрудник имеет определенные обязанности и сферу деятельности, которые не могут дублировать сферу полномочий других членов организации.
4) Обезличенность взаимоотношений. В идеальной бюрократии личные симпатии, чувства и предпочтения не играют роли. Этот принцип является единым для взаимоотношений внутри организации, и в ее отношениях с внешними для организации партнерами. Условием идеальной бюрократии также является то, что набор новых сотрудников проводится на основе соответствия определенным объективным критериям вне зависимости от личных знакомств и привязанностей [18].
Бюрократия в организациях
Понятие бюрократического управления. Бюрократия – сложный и противоречивый социальный феномен. В обыденном понимании понятие очень часто имеет явно негативный оттенок. Однако на самом деле бюрократия изначально представляет собой единственно возможную в настоящее время форму управления, весьма эффективную по своей сути, но способную порождать негативные социальные явления.
Под бюрократией обычно понимается социальная группа, члены которой профессионально занимаются управлением, их должности и посты в организации образуют иерархию, характеризующуюся формальными правами и обязанностями, определяющими их деятельность и ответственность.
История бюрократии уходит в глубокую древность. Кланы профессиональных управляющих, чиновников существовали в Древнем Египте, Древнем Китае, в Римской империи и других странах Древнего мира. Развитые бюрократии возникали в процессе формирования национальных государств, когда царил мир и увеличивалась потребность в достижении социального порядка.
По мнению Вебера, жестко формализованный характер бюрократических отношений, четкость в распределении ролевых функций, личная заинтересованность бюрократов в достижении целей организации приводят к принятию своевременных и квалифицированных решений, основанных на тщательно отобранной и проверенной информации. При бюрократическом управлении официальные должности, чиновники и управляющие становятся ключевыми фигурами в управлении организациями.
Вебер выделил следующие основные отличительные свойства идеальной бюрократии.
1. Безличный характер. Работники органов управления организацией лично свободны и действуют только в рамках безличных обязанностей, существующих в данной организации. Термин здесь означает, что обязанности и обязательства принадлежат должностям и постам, а не индивидам, которые могут занимать эти должности и посты в определенный момент времени.
2. Принцип иерархии. Бюрократия предполагает наличие ярко выраженной иерархии должностей и позиций, т.е. определенная должность доминирует над всеми нижестоящими и зависит от должностей, находящихся выше ее в структуре организации. При иерархических отношениях работник, занимающий конкретную должность, может принимать решения относительно работников, занимающих более низкие должности, и подчиняется решениям лиц, находящихся на более высоких должностях.
3. Четкое разделение труда в области управления. Здесь подразумевается ярко выраженная спецификация функций каждой из должностей. При этом предполагается строгое формальное распределение задач и обязанностей каждого работника, которые несут полную ответственность за выполнение своих обязанностей. Необходимым условием реализации этой характеристики является полная компетентность работников в каждой должности по узкому кругу проблем.
4. Правила отбора работников. Отбор и расстановка работников в рамках социальной структуры организации осуществляются исключительно на основании их квалификации. Это означает, что не учитываются такие важные статусные позиции, как деньги, родство и происхождение, власть, связи и другие параметры, не относящиеся к сфере квалификации.
5. Правила и инструкции. Деятельность работников управления в организации регламентируется системой абстрактных, строго формальных правил. Эти правила единообразны и универсальны, и каждый член бюрократической организации в своих действиях руководствуется только такими правилами, инструкциями и установлениями.
Но из этого вовсе не следует, что бюрократические обязанности являются неизбежно простыми и рутинными. Строгое следование общим стандартам при решении специфических вопросов предотвращает возможные отклонения, связанные с индивидуальными особенностями исполнителей.
6. Карьерный принцип. Бюрократия представляет собой карьерную структуру, в которой продвижение производится по заслугам или по старшинству независимо от суждений руководителя.
7. Сосредоточение на одном занятии. Должность, занимаемая работником в организации, рассматривается им как единственное или по крайней мере главное занятие. Это обстоятельство дает возможность полностью сосредоточиться на своем деле, идентифицировать себя с данной организацией.
8. Заработная плата. Размер заработной платы работника зависит от занимаемого им места в иерархической структуре организации. Чиновники и управляющие должны довольствоваться положенным им денежным содержанием и не получать плату от клиентов, с тем чтобы первостепенные интересы работников были связаны с организацией [149. Р. 234236].
Идеальный тип управления организацией, разработанный Вебером, представляет собой наиболее эффективную машину управления, основанную на строгой рационализации. Ее характеризуют строгая ответственность за каждый участок работы, координация в достижении организационных целей, оптимальное действие безличных правил, четкая иерархическая зависимость.
Негативные стороны деятельности бюрократии. Понятно, что идеальный тип бюрократии не может существовать в реальности. Более того, бюрократия, первоначально предназначенная для наиболее удобного и выгодного достижения целей организации, на деле часто отходит от них и не только работает вхолостую, но и тормозит все прогрессивные процессы в организации. Бюрократия доводит формализацию деятельности до абсурда, ограждая от реальности свою безопасность формальными правилами и нормами (т.е. ритуалами, а не реальными целями).
Фактически при этом бюрократия начинает жить в нереальном, виртуальном мире, где существуют бумаги, визы, распоряжения, а не реальные личности и организации.
Отрицательные качества, присущие бюрократии, частично анализируются в модели бюрократии известного американского социолога Р. Мертона (рис. 42).
Мертон полагает, что в результате неукоснительного следования формальным правилам, проявляющихся при этом уступчивости и конформизма работники управления теряют в конечном счете способность принимать самостоятельные решения.
Вследствие такого появляется стереотипный бюрократ, не имеющий воображения и способности к творчеству, негибкий в применении официальных норм и правил даже в ситуациях, простых и ясных для всех, кроме него. Итогом таких действий становится кастовость, замкнутость бюрократов, возвышение их над другими работниками на основе попытки показать, что они, бюрократы, знают тайные пружины управленческого механизма.
В этих условиях руководительбюрократ начинает заботиться прежде всего о безопасности своего положения (сохранении статуса и карьере), в связи с чем предпочитает опираться на формальные правила и свою формальную власть. За правилами он не видит реальных исполнителей и все более утрачивает контроль за ситуацией, что заставляет его еще больше заботиться об упрочении и защите своего служебного положения. Круг замыкается – руководитель не может обеспечивать надлежащий контроль и принятие обоснованных управленческих решений.
Трудности, возникающие в бюрократических структурах, связаны с преувеличением значимости стандартизованных правил, процедур и норм, точно определяющих, как сотрудникам решать свои задачи, реализовывать запросы других подразделений организации, взаимодействовать с клиентами и общественностью.
Вследствие этого организация утрачивает гибкость в отношениях с внешней средой: клиенты и общественность ощущают неадекватность реакции на их запросы и требования, поскольку их проблемы решаются строго в соответствии с установленными нормами без учета сложившейся ситуации. Если клиенты или представители общественности указывают бюрократу на излишнюю приверженность нормам, он ссылается на соответствующее правило или инструкцию. При этом бюрократ не может быть наказан, так как формально он действует абсолютно правильно.
Для бюрократии характерны, кроме того, следующие негативные социально-психологические черты:
Хотя в бюрократии изначально заложена опасность потери компетенции и
деятельности в сфере управления, такая форма управления в
настоящее время является единственно работоспособной и приемлемой, а одна из основных задач современного управления состоит в изменении роли бюрократии в деятельности организации в соответствии с принципами, разработанными Вебером. Достижение этой цели связано с изменением установок представителей бюрократии, с установлением корреляции их благополучия и карьеры с конечным результатом деятельности организации.
По мнению многих западных исследователей организаций, следует различать две категории бюрократов – добросовестные и корыстные. Первые искренне верят во всесилие правил, возможность все предусмотреть и отрегулировать с их помощью; они формально уважают и даже чтят общие интересы, но интересы каждого в отдельности не учитывают. Вторых волнует только личный успех, ради достижения которого они готовы идти на все.
Можно сказать, бюрократизм – это изнаночная сторона бюрократии, которая не учитывается теорией, но постоянно проявляется на практике, и одна из задач современной теории организации заключается в борьбе не с бюрократией, а с бюрократизмом.
Виды бюрократии в современных организациях. Со времени изучения бюрократии Вебером она претерпела существенные изменения, развиваясь вместе со структурами организаций. В настоящее время различают три вида бюрократии.
1. Аппаратная (классическая) бюрократия полностью соответствует модели Вебера. При таком виде бюрократии работники управления весьма мало используют профессиональные знания, поскольку их основная обязанность – выполнение общих управленческих функций. Такому чиновнику, бюрократу все равно, чем руководить, ибо он владеет навыками и знаниями общего управления в очень узкой области, ограниченной рамками своей роли в организации.
Главным достоинством аппаратной бюрократии является стабильность функционирования организации и работы органа ее управления. Четкое разделение труда, стандартизация и унификация всей деятельности снижают вероятность ошибок и, следовательно, в значительной степени сокращают время ролевого обучения работников управления. Формализация обеспечивает стабильность и слаженность работы, а централизация гарантирует надежность управления.
Вместе с тем аппаратной бюрократии присущи весьма существенные недостатки, самым главным из которых следует признать опасность возникновения бюрократизма. Кроме того, аппаратная бюрократия обычно таким образом организует работы, что не появляется достаточной мотивации и не полностью используются умственные способности и психологические особенности работников. Наконец, аппаратная бюрократия неэффективна в изменяющихся условиях и при возникновении нестандартных ситуаций, так как при этом принимает неадекватные и несвоевременные управленческие решения.
Классическая (аппаратная) бюрократия составляет основу управления в министерствах, ведомствах и большинстве учреждений государственного или муниципального управления, а также может быть основой организаций со стабильной структурой и мало изменяющимися отношениями с внешней средой (например, страховые компании).
2. Профессиональная бюрократия предполагает наличие у управляющих глубоких теоретических и практических знаний в узких областях деятельности, ограниченных ролевыми требованиями. Основные характеристики деятельности таких бюрократов – высокая степень специализации и высокая компетентность. Как правило, такие управляющие обращают внимание не только на процесс управления, но и на условия протекания этого процесса.
В результате профессиональная бюрократия (по сравнению с аппаратной) в меньшей степени формализована, у управляющих появляется большая свобода в принятии управленческих решений в рамках своей роли, поскольку высший руководитель не столь осведомлен в решении узких, специфических вопросов деятельности. Как и в аппаратной бюрократии, рабочие места группируются по функциональному и иерархическому принципам, а принятие управленческих решений происходит централизованно.
К достоинствам профессиональной бюрократии следует отнести возможность решения неординарных задач, требующих применения профессиональных знаний, а также весьма высокую мотивацию работников на достижение целей организации или группы, а не личных целей. Кроме того, при данной форме управления в значительной степени ослабляется контроль за деятельностью со стороны высшего руководства, что дает большую свободу для творчества в решении проблем управления.
Однако эффективность профессиональной бюрократии резко снижается в тех случаях, когда организация функционирует в неизменных условиях, основные компоненты организации не подвергаются постоянному воздействию со стороны внешней среды. Подбор, расстановка и обеспечение функционирования работников в таких организациях приобретает особое значение, так как уровень их профессионализма должен быть достаточно высоким.
Это обстоятельство предполагает дополнительные затраты на обучение работников управления, так как от них требуются знания, необходимые для работы в условиях неопределенности, умение мобилизовать свои знания, умения и навыки в зависимости от ситуации. Кроме того, усложняются формы применения власти, когда помимо власти принуждения и вознаграждения должны активно применяться власть эксперта и информационная власть.
Очевидно, что данная форма бюрократии кардинально отличается от идеальной модели М. Вебера.
Адхократия предполагает быстрое реагирование на любые изменения во всех компонентах организации и внешней среде. Ее девиз – максимальные гибкость и адаптивность по отношению к изменяющейся ситуации.
В таких организациях коллективы (команды) фактически всякий раз создаются для решения конкретных задач. Именно поэтому представители адхократии максимально эффективно действуют в условиях матричных и свободных структур, причем правила деятельности и процедура действий часто неформальны и не фиксируются, так как их деятельность не может осуществляться в условиях жесткой формализации.
Многие исследователи считают адхократию небюрократической формой управления организацией, однако это не так. Адхократия – все тот же аппарат управления, состоящий из работников, профессионально выполняющих управленческие функции.
Основное отличие адхократии от других бюрократических форм заключается в том, что эта форма управления имеет новые качественные отличия от идеальной модели Вебера, лишена многих недостатков, присущих этой модели, наиболее эффективна в современных условиях и имеет перспективное будущее.
Поведенческая основа процесса управления. Несмотря на обилие подходов в теории управления организацией, в управленческой практике преобладает точка зрения, в соответствии с которой основное внимание следует придавать управлению людьми, а не другими видами ресурсов.
При этом индивидуальные ориентации на работу связываются между собой через процесс управления таким образом, что усилия членов организации координируются и направляются на реализацию организационных целей. Среди всех аспектов управления организацией самым важным считается управление эффективностью деятельности людей.
Без людей не может быть ни разумной деятельности, ни организации. Управление всеми ресурсами (материальными, финансовыми, информационными и др.) возможно только через деятельность работников – членов организации. Именно поэтому важнейшей составляющей деятельности руководителя является умение и способность воздействовать на поведение подчиненных.