Для чего администратору нужна команда отправить уведомление при безопасной очистке битрикс 24

Центр уведомлений

Центр уведомлений чата выводит всплывающие сообщения от пользователей Битрикс24, а также информацию о приглашениях в группу или на встречу, сообщает о новых «лайках», поставленных бизнес-процессах, задачах и прочих событиях в Битрикс24. В том числе, и о событиях в Экстранете для сотрудников, которые работают с партнерами и клиентами в экстранет-группах.

Сообщения выводятся в верхнем правом углу страницы:

Просмотр уведомлений

Для просмотра истории нотификаций необходимо кликнуть на кнопку панели уведомлений либо в окне чата на кнопку Уведомления. Сверху списка находятся последние уведомления:

По умолчанию в настройках чата включена опция Автоматическое прочтение уведомлений – прочтенными становятся только те уведомления, которые видны на экране. Таким образом, вы не пропустите ни одного уведомления!

Если уведомлений много и вам нужно прочитать их все сразу (сбросить счетчик уведомлений), то для этого есть дополнительная кнопка Прочитать все:

Также вы можете изменить статус Прочитано вручную – дважды кликните по уведомлению, и оно снова станет непрочтенным, и наоборот.

Фильтрация уведомлений

В центре уведомлений вы можете фильтровать и искать уведомления – по типу, по тексту и по дате. Для этого нажмите на специальную кнопку Открыть фильтр:

Временное отключение уведомлений

Вы можете временно отключить всплывающие уведомления – поставьте статус Не беспокоить в мессенджере. Все уведомления при этом будут заглушены, прочитать их можно во вкладке Уведомления.

Не беспокоить и Фокусировка внимания

В приложении Битрикс24 есть поддержка режимов Не беспокоить для macOS и Фокусировка внимания для Windows – при включении этих режимов будут заблокированы все уведомления Битрикс24, как будто вы включили ручной статус в чате Не беспокоить. Если в чате явно упомянуть сотрудника, то такое уведомление будет показано.

Настройка уведомлений

Управлять уведомлениями можно в меню Настройка уведомлений своего профиля или в настройках мессенджера в соответствующей вкладке.

Доступны 2 режима настроек – простой и расширенный. В простом режиме выбирается только канал, куда будут отправляться уведомления – сайт, мобильное или десктоп-приложение, почта, push. Расширенный режим позволяет делать настройки каждого типа уведомлений для конкретных инструментов, а также канал их получения.

Источник

Битрикс24. Инструкция для начинающих

Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. С одной стороны, у некоторых пользователей это вызывает сложности: с чего начать и как с этим работать? С другой стороны, каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи.

Весомое преимущество – разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.

Соглашусь, переезд на Битрикс24 сравним со сменой локации офиса компании. Сначала вы соберёте всё необходимое и перевезёте, а потом заново распакуете на новом месте. Но не всё так сложно. Достаточно пошагово выполнить мою инструкцию.

В этой статье рассмотрим:

Ключевые возможности

Совместная работа над задачами и проектами:

Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.

Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.

Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.

Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.

Начало работы в Битрикс24

Регистрация и создание

Откройте страницу регистрации Битрикс24, нажмите «Начать бесплатно». Выберите удобный способ регистрации.

Вы создали свой Битрикс24. Дальше нужно указать название компании, при необходимости переименовать домен, имя которому система присвоила случайным образом.

Подключение сотрудников

Откройте вкладку «Живая лента»-«Пригласить сотрудников». Опция доступна админу, в настройках есть функция «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

Система предлагает 5 способов приглашения сотрудников:

Настройка структуры компании

Просмотр и редактирование структуры осуществляется в «Меню»–«Сотрудники». Структура состоит из подразделений, за каждым из которых закрепляется название, руководитель, сотрудники.

Нажимайте кнопку «Добавить подразделение», заполняйте данные.

Каждому подразделению можно добавлять дочернее подразделение и подотделы без ограничения по их количеству. Получится примерно так, как на скриншоте.

Здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». При необходимости переносите сотрудника в какое-либо из подразделений, зажав иконку с именем левой кнопкой мыши и перетаскивая её в нужное окно.

Основное меню сервиса: обзор

Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Кратко по ним пройдусь.

Живая лента – страница событий портала

Вмещает несколько подразделов:

Задачи, подзадачи и проекты – организация рабочего процесса

В данном разделе вы получаете наглядную информацию о завершённых, текущих и запланированных делах. Я не буду останавливаться на каждой опции, а перейду к главному – созданию задач. Кстати, данный инструмент находится практически в каждом разделе.

Как создать задачу в Битрикс24?

Нажимайте кнопку «Добавить задачу». Дальше внесите данные: название и описание задачи. Если нужно, составьте чек-лист со списком действий, чтобы фиксировать выполненные шаги. Возле значка пламя можно отметить галочкой приоритет задачи – важная. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение, и крайний срок (дедлайн).

Кратко о ролях сотрудников, участвующих в выполнении задачи:

Вкладка «Дополнительно» позволяет осуществить следующие действия:

Канбан доски в задачах

Привычная многим методология есть в Битрикс24. Задачи сразу создаются в подразделе «Канбан». Интерфейс схожий с аналогичными сервисами: выделение колонок цветом, фильтр для поиска задач. Для наглядности сделал несколько задач, чтобы показать вам скриншот досок.

Кратко по диаграмме Ганта

Диаграмма позволяет отслеживать ход выполнения задач, контролируя крайние сроки. При наведении на горизонтальный блок задачи в календарной сетке просматриваются общие данные.

Шаблоны задач

Роботы в задачах – что это?

Нажимаете на кнопку «Роботы» и переходите в раздел «Настройки».

Нужно задать 2 параметра:

Пример: есть задача с установленными сроками выполнения. С помощью триггера мы указываем ситуацию «скоро просрочена». Когда задача достигнет этого статуса, робот автоматически совершит действие – я выбрал отправку сообщения в Живую ленту.

Чат и звонки

В данном разделе у вас автоматически появляются 2 чата – с помощником от Битрикс24 и общий чат для всех коллег, который можно использовать дополнительно к Живой ленте.

Также в системе доступны голосовые и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для совершения групповых звонков нужно создать групповой закрытый чат. Видео- и аудио звонки между сотрудниками не записываются.

Группы

Здесь отображаются уже сформированные рабочие группы и создаются новые: открытая, закрытая, внешняя и группа для внешних публикаций.

В этой же вкладке формируются проекты с заданным типом: открытый, закрытый или внешний.

Хранение документов и файлов организации. Для работы с диском предложено 5 вкладок:

Календарь

Раздел содержит 2 основные вкладки: «Мой календарь» и «Календарь компании». События отображаются в таблице, под кнопкой «Расписание» – то же самое представлено в виде списка по дням. При наведении курсора на задачу, справа на экране отображаются основные сведения. Под кнопкой «Добавить» 2 опции – событие и задачу. Под значком шестерёнки находятся настройки, включая права доступа.

Время и отчёты

Полезные инструменты для отдела кадров и руководителей, доступны в платных тарифах.

Почта

Работа с почтовыми ящиками систем, приведённых на скриншоте, в режиме одного окна. Есть много полезных настроек и возможностей, но в платных тарифах.

Бизнес-процессы

Платный инструмент для быстрого согласования различных документов внутри организации. С помощью редактора настраивается бизнес-процесс, а именно его цепочка. По ней документ и будет направляться по очерёдности каждому из сотрудников.

Данному инструменту я отведу отдельную статью – информации и функционала очень много. Здесь хранятся все сделки с просмотром в форме канбан-доски, списка или календаря, звонки и переписки с клиентами на сайте и в соцмедиа, подробная статистика по продажам, эффективности менеджеров и т.д.

Приложения

Со своей страницы Битрикс24 вы получаете доступ к приложениям (платные и бесплатные). Для удобства предложена поисковая строка и настраиваемый фильтр – по категориям, стоимости, числу скачивания и т.д.

Тарификация в Битрикс24

Бесплатный тариф без ограничений по времени есть, с возможностью подключения не более 12 сотрудников. При регистрации вы можете подключить демо-режим на 30 дней с доступом к платным инструментам бизнес-пакета «Команда». Подробное сравнение тарифных планов здесь.

Разработчик предлагает воспользоваться сервисом:

Мобильное приложение Битрикс24

Скачивается бесплатно и работает с устройствами iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ и iOS 10.0+. Через приложение ведётся работа над задачами, пользование CRM, коммуникация с коллегами и клиентами, есть доступ к голосовым и видео звонкам.

Интеграция с внешними платформами

Как удалить Битрикс24?

Неактивные аккаунты с бесплатным доступом удаляются автоматически. Если вы не зайдёте в аккауант в течение 45 дней, то он будет заблокирован. На восстановление доступа выдаётся неделя – следует писать в техподдержку. За сутки до удаления на электронную почту владельца Битрикс24 будет отправлено письмо с предупреждением об удалении.

Порталы на платных тарифах не блокируются и не удаляются. Достаточно не оплачивать следующий период, после чего портал будет переведён на бесплатный пакет и удалится, как описано выше.

Настройка уведомлений в Битрикс24

В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелочку рядом с вашим именем, дальше «Настройка уведомлений».

Выбирайте нужный режим – простой или расширенный. В каждом из режимов можно проставлять/убирать галочки, сохраняя требуемые настройки.

Вывод

Я кратко показал только основные нюансы по работе с Битрикс24. Он был и остаётся популярным мощным порталом, объединяющим инструменты управления проектами и функции CRM. В качестве заключения я кратко обобщу достоинства и недостатки системы.

Источник

Массовое удаление сообщений из чатов

Чат – один из видов общения в Битрикс24. Мессенджер Битрикс, помимо переписки, позволяет коллегам обмениваться файлами, создавать задачи и обсуждения в Новостях из диалогов.

После продолжительного общения в списке диалогов скапливаются чаты, которые требуют удаления истории сообщений.

Стандартно Битрикс24 не предоставляет возможности массового удаления чатов – их можно только скрыть:

Можно также вручную почистить историю сообщений каждого диалога. При этом история удалится только у одного сотрудника, никак не затронув переписку, которую все еще видно через профиль коллег:

Другой вариант — удалять каждое сообщение в чате по отдельности. Это удобно только в том случае, если сообщений не много и переписка в чате ведется недавно, потому что старые сообщения удалить не получится.

По причине невозможности контролировать своевременное удаление сообщений в чатах, к нам обратился один из наших клиентов. Политика безопасности компании выдвигала следующие условия переписки сотрудников в мессенджере Битрикс:

Основываясь на этих правилах, было решено доработать штатный функционал силами сотрудников компании ПУСК. Оптимальным вариантом, согласно представленному ТЗ, было добавление администратору портала возможности удалять чаты коллег, не выходя из своей учетной записи.

Основные требования к задаче были сформулированы следующим образом:

Описанный механизм должен быть доступен только администратору в режиме ручной очистки, без заданного расписания. Оценив все нюансы доработки, и согласовав с клиентом предполагаемые трудозатраты, мы приступили к реализации.

Реализация массового удаления переписки

Прежде чем приступить к задаче, наши разработчики согласовали внешний вид доработки. Возможность удаления чатов должна осуществляться на отдельной странице портала, которая должна быть добавлена в главное меню для быстрого перехода.

Интерфейс должен быть схож со стандартным табличным представлением Битрикс24, как, например, в диалогах Контакт-центра:

Табличное представление должно состоять из следующих полей:

Также для удобства поиска и систематизации чатов требовалось настроить фильтрацию по полям «Автор» и «Объем вложенных файлов».

Согласовав внешний вид доработки с клиентом, разработчики компании ПУСК создали инструмент, который помогает компании соблюдать политику безопасности и защитить данные от утечки.

Теперь администратор портала может в несколько кликов:

Контекстно в меню каждого чата назначены следующие возможности:

Даже у пользователей небольших корпоративных порталов в личных сообщениях встречается информация, при утечке которой ущерб компании может исчисляться десятками тысяч рублей. С развитием информационных систем угрозы, исходящие как от сотрудников организаций, так и от случайных посетителей стали серьезными.

Описанная выше доработка поможет защитить компанию от непреднамеренного или умышленного выпуска частной информации в ненадежную среду.

Обратитесь в компанию ПУСК по телефону +7 (495)118-39-18, если в вашей организации повышенные требования к безопасности. Мы работаем с использованием индивидуального соглашения SLA и реализовываем задачи любой сложности.

Источник

Для чего администратору нужна команда отправить уведомление при безопасной очистке битрикс 24

Как в Битрикс 24 разослать уведомление при изменении поля?

В Битрикс 24 CRM->Сделки если некое поле с типом список. Как при изменении только его на определенное значение рассылалось уведомление некоторым пользователям.

Пример: пользователь зашел и изменил только это поле, то другим пользователям приходит уведомление, что такое поле было изменено на данное значение. НО при изменении других полей уведомление не получать.

Средний 1 комментарий

Чтобы уведомления не приходили при любом изменении в сделке, нужно прямо в самом шаблоне Бизнес процесса зайти в «Параметры шаблона» и убрать галочку «При изменении», оставить галочку «При добавлении».

Таким образом уведомления будут приходить только при заполнении конкретного поля.

Действия: Уведомления

С помощью действия можно добавить событие в график отсутствия. Все параметры события совпадают с формой обычного добавления отсутствия.

Когда пользователь запустит бизнес-процесс, такое действие добавит событие в график отсутствия, а также отсутствие будет отражено в профиле пользователя.

С помощью действия можно создать задачу для указанного пользователя. Большинство параметров совпадает с формой создания задачи, поэтому рассмотрим особенности некоторых параметров на примере создания бизнес-процесса для CRM.

После запуска бизнес-процесса такое действие создаст задачу со всеми указанными условиями.

С помощью действия можно совершить информационный звонок на указанный номер.

С помощью действия можно отправить уведомление руководителю ответственного за сущность менеджера.

После запуска бизнес-процесса такое действие создаст уведомление с указанным текстом для начальника ответственного за сущность менеджера.

Действие отсылает уведомление о событии на e-mail, указанный в настройках действия.

Рассмотрим несколько важных параметров для отправки сообщений.

Тип сообщения — как будет отправлено сообщение: в виде текста или с использованием html.

Кодировка — Задается кодировка отправляемого сообщения.

Способ отправки — как действие будет отправлять сообщение:

Прямая отправка — сообщение будет отправлено сразу.

Предпочтительный вариант для компаний, работающих с почтой в некрупных масштабах.

Если вы активно работаете с почтой и массовыми рассылками, то этот вариант вам подойдет больше.

Сайт шаблона сообщения — сайт шаблона сообщения для отправки его через встроенную почтовую систему.

Вложение — позволяет добавить к письму документы, хранящиеся в полях, параметрах либо переменных типа Файл или Файл (Диск).

Разделитель почтовых адресов — указывается символ, которым можно разделить почтовые адреса получателей при групповой рассылке.

После запуска бизнес-процесса действие отправит письмо указанным пользователям.

С помощью действия можно добавить событие в календарь.

Значения Тип календаря (не обязательно) и ID владельца календаря (не обязательно) можно посмотреть в адресе страницы группы.

После запуска бизнес-процесса действие создаст событие в указанной группе.

Сообщение в ленту Новостей

С помощью действия можно отправить сообщение в ленту Новостей указанному пользователю или группе пользователей.

Автор — от чьего имени будет размещена запись в ленте Новостей.

Получатели — пользователи, группы пользователей или отделы, кто получит сообщение.

Тема сообщения — с какой темой будет размещено сообщение.

Текст сообщения — содержание сообщения. Для сообщения поддерживается работа с BB-кодами.

Целевой сайт — в ленте Новостей какого сайта публиковать данное сообщение.

После запуска бизнес-процесса действие создаст сообщение в ленте новостей портала.

Сообщение в Открытую линию

С помощью действия можно отправить сообщение в Открытую линию клиента.

С помощью действия можно отправить уведомление указанному пользователю. Если он не активен, то уведомление придет и ему на почту.

С помощью действия можно отправить сообщение указанному пользователю в виде уведомления. Если человек не авторизован, то уведомление дополнительно придет ему на электронную почту.

Текст уведомления для сайта — какое уведомление получит пользователь.

Установить текст статуса

С помощью действия можно установить текст статуса для документа, который запустил бизнес-процесс. Это облегчает отслеживание состояния документа в общем списке бизнес-процессов.

Безопасная очистка места на диске в Битрикс 24

Битрикс 24.Диск — это главный инструмент для работы с документами компании. Поэтому следить за свободным местом на нем нужно внимательно. Согласитесь, если оно закончится в самый неподходящий момент и нельзя будет работать с файлами, то ничего хорошего в этом нет.

Не нужно подключать никаких дополнительных инструментов и долго искать, что занимает столько места на диске! Битрикс 24 сам соберет для вас всю необходимую информацию и покажет, какие файлы можно безболезненно удалить, с помощью инструмента Очистка места на диске!

Как это работает?

Перейдите в пункт Диск левого меню и зайдите в раздел Очистка места. При первом входе на данную страницу вам нужно будет провести сканирование диска. Не переживайте, это безопасно:)

После этого вы попадаете на саму страницу со статистикой по занятому месту.

В верхней части страницы вы увидите сколько места на диске Всего занято, а также Общее количество файлов, которые его занимают.

Ниже на цветной диаграмме отображается статистика занятого места по инструментам Битрикс 24.

Безопасная очистка

Одной из основных функций страницы является Безопасная очистка.

Вот и все! Просто выберите, что вы хотите удалить, и проведите очистку:)

Экспертный режим

Если вам нужно получить более подробную статистику по занятому месту на диске, то перейдите в Экспертный режим. Для перехода к нему выберите нужный вариант в правом верхнем углу таблицы.

Все данные выводятся в таблице, вид которой можно настроить по клику на шестеренку в шапке. Здесь же из меню Действия под таблицей можно осуществить очистку места и другие операции над диском.

Для администратора в этом меню есть ряд дополнительных действий. Он сможет отправить пользователю уведомление, что его диск занимает слишком много места. Если же пользователь не реагирует на уведомления либо отсутствует, то администратор сможет самостоятельно провести безопасную очистку его диска.

Как видите, это очень простой и удобный в обращении инструмент, решающий массу проблем по контролю занятого места на диске:)

Источник