Для чего используется чек лист

Что такое хороший чек-лист и как его составить

Работа, дом, кружок по фото — правильный чек-лист поможет разложить всё по полочкам. А мы разложим по полочкам, что он из себя представляет.

А я уже слышал про чек-листы. Это ведь
что-то вроде списка дел?

Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.

Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.

Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит digital в глазах начинающего.

Тогда я не понимаю. Чем они отличаются?

Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).

От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.

Трекер? То есть бывают разные виды чек-листов?

Да, хотя различия незначительные.

Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».

Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.

Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.

Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.

Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.

Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.

А если я не найду нужный чек-лист и захочу свой? Придётся обращаться к особому специалисту?

Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.

Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:

Я часто вижу чек-листы у брендов и блогеров. Зачем все их создают и предлагают, если можно сделать самому?

Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.

К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.

Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.

А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.

Теперь всё понятно. А чек-лист по составлению чек-листа будет? 🙂

Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:

Шуточная разновидность игры в бинго. Это одна картинка, разделённая на несколько квадратных полей, в каждом — расхожая для определённых ситуаций или групп людей фраза. Игра высмеивает шаблонность и однотипность.

Источник

Зачем нужны чек-листы предпринимателю и где их взять

Люди бизнеса постоянно находятся в поисках новых решений. Именно их подвижность и оперативность в принятии в работу новых технологий делают их успешными и перспективными участниками рынка.

Многие слышали о чек-листах, но, скорее в быту. Однако «чек-листом по подготовке детского праздника» не ограничиваются возможности этого многофункционального инструмента.

Где взять контрольные вопросы для совершенствования своего бизнеса и как они помогут развиваться делу, расскажем в статье.

Что такое чек-листы?

Чек-лист – это список контрольных вопросов, который в совокупности представляет собой инструмент, решающий сразу несколько задач.

С одной стороны чек-лист может иметь формат Read-do, что значит прочитай и сделай. В этом случае чек-лист является списком, которого должен придерживаться пользователь. С другой стороны это может быть формат Do-confirm «сделал – проверь». В этом случае исполнитель может использоваться списком контрольных вопросов для проверки своей или чужой работы.

Традиционно чек-листы не включают в себя значительное количество вопросов. Многие считают оптимальным внедрение в список не более чем 20 пунктов. Если перечень оказывается более внушительным, то обычно его разбивают на несколько чек-листов.

Для чего нужны чек-листы?

Чек-лист найдёт себе применение в любой сфере, начиная от бытовой задачи и заканчивая высокотехнологичными профессиональными отраслями, где также не обойтись без контроля.

Чек-лист поможет донести до других свои пожелания/требования, станет наглядной инструкцией, помогающей в быту.

Список проверки перед выходом из дома (утюг, газ, ТВ выключены), перечень для сборов в отпуск, план подготовки дня рождения и так далее.

Если говорить о том, как можно применить чек-листы в профессиональной среде, то здесь возможности ещё обширнее:

— гос.органы – активно используют списки с контрольными вопросами в процессе проверки. Налоговая, роспотребнадзор, пожарный надзор – все они приходят на объект с чек-листом.

— коммерческие компании – здесь контрольный лист помогает сотрудникам понять, что от них хочет босс и как научиться соответствовать его требованиям. А начальству быстро оценивать результат деятельности сотрудника.

— производственные предприятия – без чек-листов зачастую не обходятся производственные линии. Контрольные вопросы помогают правильно провести проверку, выявить брак, даже если для оценки нужно сравнить с идеалом множество параметров.

История использования первых чек-листов

Создание первых чек-листов принято приписывать американским пилотам. Управление самолётом по сей день представляет собой сложную систему, в которой от каждой мелочи может зависеть жизнь экипажа и пассажиров.

В 30-х годах ХХ века лётчики впервые задумались о том, как проконтролировать процесс выполнения всех задач и создали первые в мире чек-листы. Они касались 4-х этапов полёта: взлёт, полёт, этап подготовки к приземлению и процедуры после приземления.

Каждый период включал в себя перечень обязательных процедур, и чтобы проверить себя и ничего не забыть, пилоты создали первые в мире листы контроля.

В реальности вряд ли строительство пирамид, Эйфелевой башни или встречи высокопоставленных особ происходило без помощи импровизированных чек-листов. Контролировать выполнение тех или иных функций и задач нужно было во все времена.

Задачи чек-листов

Чек-лист может закрыть сразу несколько объёмных и трудоёмких задач.

Оценка работы персонала. Контрольный список вопросов поможет определить, насколько сотрудник компетентен, придерживается ли он корпоративных стандартов и дресс-кода, корректно ли взаимодействует с клиентами.

Проверка интерьера и экстерьера компании. Такие проверки регулярно проходят в торговых и бизнес-центрах, ресторанах и магазинах, офисах компаний, заботящихся о своей репутации. При помощи контрольного списка объёмная задача по оценке дробится на множество пунктов, которые достоверно и непредвзято помогают ответить на вопрос о порядке.

Условия обслуживания. Чек-лист может включать в себя все самые насущные вопросы для проверки работы персонала, будь то анализ удовлетворённости обслуживанием сотрудником call-центра или оценка работы метрдотеля.

Проверка условий труда. Каждое предприятие, офисный центр или магазин регулярно проходят проверки различными инстанциями. Это может быть роспотребнадзор, налоговая инспекция или санэпидемнадзор. Контрольные вопросы используют сами представители гос.органов и предприниматели, которые с их помощью подготавливаются к их визиту, проверяя как соответствие нормам помещения, оборудования и продукции, так и контролируя порядок в документах.

Как использовать чек-листы

Сервис автоматизации чек-листов

Мы предлагаем вам самый прогрессивный способ использования чек-листов – платформу мобильного аудита CheckOffice.

Это современная альтернатива бумажному и табличному формату контрольных листов, которая позволяет производить оценку через приложение. Это не просто сервис с комплектом вопросов для контроля, а целый комплекс инструментов контроля работы персонала и работы над выявленными ошибками.

Но начнём с самого начала. Что лежит в основе работы с чек-листом?

Выбор вопросов

Правильный выбор контрольных вопросов – это половина дела. Можно использовать универсальные чек-листы, особенно это актуально в случае стандартной проверки, ведь параметры, по которым будет оценивать компанию представитель гос.службы заранее определены и унифицированы.

Также универсальные чек-листы подойдут для тех, кто только начинает работать с таким инструментом контроля. Они помогают оперативно внедрить новшество в процесс и быстро увидеть положительные результаты.

После первых выводов, которые можно сделать на основании результатов стандартной проверки, зачастую выявляется потребность в добавлении собственных пунктов, которые касаются именно вашей компании.

К примеру, в офисе расположен большой аквариум, который всегда привлекает внимание клиентов. Можно внести в чек-лист контроля уборки и наведения порядка пункт, проверяющий чистоту этой зоны. Такие нюансы делают проверку максимально адресной и эффективной, она проходит не по «верхам», а затрагивает те моменты, которые актуальны в данном месте.

Такая возможность реализована в сервисе CheckOffice. Вы можете, как использовать собранные в библиотеке стандартные чек-листы, так и составить свой уникальный перечень, касающийся именно вашей компании.

Выбор ответственного лица

После составления чек-листа необходимо выбрать ответственного, который будет осуществлять проверку.

Интересно, что с использованием платформы CheckOffice контроль не обязательно доверять самому щепетильному ответственному лицу, ведь перечень конкретных вопросов поможет провести проверку даже человеку, который далёк от специфики отрасли.

Кроме того, сервис CheckOffice позволяет контролировать и работу самого проверяющего. К примеру, через отслеживание и фиксирование геолокации при осуществлении фотофиксации.

Выбор частоты проверки

Решите, как часто нужно производить проверку.

Разумеется, проверку работы всех систем самолёта необходимо осуществлять перед каждым взлётом, оценку чистоты зала перед каждым началом работы ресторана, а вот проверку работы провизоров сети аптек можно осуществлять раз в неделю или месяц, как выберете вы.

Можно устно выдать задание на регулярность проверки, а ответственное лицо самостоятельно (путём напоминалок на стикерах на рабочем месте или будильника в телефоне) постарается не забыть о необходимости проверки.

А можно воспользоваться платформой CheckOffice и задать интервал времени, через который проверка должна быть повторена. Так вы будете уверены, что она пройдёт вовремя.

Проведение проверки и анализ результата

CheckOffice делает проверку удобнее, ведь при помощи данного приложения можно осуществлять контроль по пунктам с помощью любого мобильного устройства. С помощью смартфона или планшета. Не нужен даже бесперебойный интернет – результат не собьется, если в ходе проверки вы зайдёте в подвальное помещение при кафе.

Для анализа результата можно использовать как привычные совещания, так и возможности Чек Офис, позволяющие проводить обсуждения с коллегами в режиме онлайн, контролировать ход проверки сразу на нескольких точках и видеть, насколько в каждой из них эффективно работают над выявленными недочётами.

Для кого нужны чек-листы

Мы уже упомянули, что чек-лист найдёт применение в любой отрасли. Однако, кому конкретно нужно внедрение чек-листов?

Чтобы всегда держать руку на пульсе и иметь актуальную и достоверную информацию о своём деле, нужно получать отчёты. Благодаря чек-листам можно контролировать даже разрозненные точки, одновременно отслеживая ситуацию по каждому отдельному представительству.

Делегирование полномочий, в том числе и по контролю – это освобождение своих ресурсов для более важных задач. Переложите эту рутину на любого сотрудника, ведь с CheckOffice с проверкой справится каждый. Система будет работать без вмешательства руководства, сами сотрудники будут наглядно видеть «слабые места» и оперативно устранять их.

Чек-лист, который есть у сотрудника, – это его главный инструмент самоконтроля. Он будет помогать не забыть о важном. Сможет защитить и от недопонимания.

В конечном итоге выигрывают все – и работники компании, и клиенты, ведь такой способ проверки позволяет увеличить качество обслуживания, сокращая расходы.

Где найти чек-листы?

Чек-листы, по которым проверяют компании представители органов государственного надзора – МЧС, Роспотребнадзор или Роструд – размещаются на официальных страницах организаций.

К примеру, чтобы найти проверочные листы, с которыми сверяются представители государственной инспекции труда, нужно зайти на сайт территориального отделения Роструда и скачать списки контрольных вопросов инспектора.

Будем объективны, формат не очень удобен, ведь представлен в виде десятков разных файлов, в каждом из которых несколько страниц. Они содержат множество бюрократических уточнений и отсылок, которые не нужны в ходе самостоятельной проверки.

В библиотеке CheckOffice также есть чек-листы для проверки соответствия нормативным актам и условиям, но уже в удобном электронном формате. Не нужно распечатывать, думать, как выделить недочёты и передать их ответственным на исправление. Нет риска потерять результаты. Все процедуры, касающиеся проверки в 1 приложении. Перейти в библиотеку готовых чек-листов.

Сервис автоматизации чек-листов

Самые прогрессивные компании уже перешли на сервис автоматизации чек-листов. Со временем он станет таким же рядовым инструментом, как сегодня текстовые редакторы на ПК.

Но пока те предприниматели, которые отслеживают появление инноваций, автоматизирующих процессы, оказываются несколько впереди. Присоединяйтесь и ощутите на себе все выгоды CheckOffice, пусть это станет вашим новым преимуществом. Попробуйте бесплатно.

Источник

Что такое чек-лист, как его правильно составить и работать по нему

И в повседневной жизни, и в бизнесе, где приходится работать с десятками разных задач, важна эффективность. Чтобы было проще запоминать большой объем, систематизировать работу и контролировать результаты, придумали чек-листы. В чем преимущества этого инструмента, расскажем в статье.

Что такое чек-лист

Чек-лист — это список дел, в котором можно поставить отметку «сделано», когда задача решена.

Такие списки придумали в авиации. В 1934 году во время испытаний новая модель «Боинга» потерпела крушение. Стало понятно, что самолеты слишком сложны для управления, пилоты не могут запомнить и проконтролировать все процессы, которые происходят во время взлета, полета и посадки. Для них создали пошаговую инструкцию, включающую самые важные действия.

Так появился чек-лист или контрольный список. Сначала он помогал управлять технически сложными процессами, но постепенно перебрался во все сферы жизни.

Отличие от списка дел

Чек-лист и список дел похожи: они помогают держать дела в памяти и содержат инструкцию, как достигнуть цели. На этом сходства заканчиваются.

Чек-лист создают для контроля постоянных процессов. А список дел — для конкретной ситуации, его используют один раз. Еще одно отличие — задачи в списках дел можно отменить или перенести. В чек-листе нужно выполнять каждый пункт, причем часто важна последовательность действий.

К примеру, для праздничного ужина нужно купить продукты, выбрать подходящую посуду — это список дел. А рецепт какого-либо блюда — это чек-лист. Дела меняются в зависимости от условий, а чек-лист — нет.

Зачем нужны чек-листы

Чек-листы используют, чтобы организовать процессы. Их применяют для разных сотрудников, например, в ресторане есть контрольный список для официантов, администраторов, барменов и поваров. Это облегчает работу в команде: сотрудникам проводят короткий инструктаж и выдают чек-лист для самостоятельной работы.

Часто чек-листы — это не подробный перечень задач, а список пунктов, обязательных к проверке. Их используют для разных целей. Например, для проверки противопожарной безопасности или исправности сложной техники.

Сегодня чек-лист используют как самостоятельный инфопродукт. Его легко создать и передать аудитории в виде файла, но при этом формат сохраняет пользу и информативность. Чек-лист можно продавать, применять в качестве лид-магнита для вовлечения читателя в воронку продаж, на сайте для сбора контактов посетителей или предлагать клиентам в качестве бонуса.

Типы чек-листов

Выделяют два вида чек-листов:

Read-Do (прочитай и сделай). Это чек-лист для новичков, незнакомых с процессом. Человек читает инструкцию и отмечает выполненные этапы.

Do-Confirm (сделай и проверь). Подойдет для профи, которым нужен самоконтроль. В этом случае сначала выполняют задачи, а потом сверяются со списком.

Преимущества чек-листов

Чек-листы решают множество задач:

Систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.

Повышают производительность и исключают ошибки. План действий уже готов, можно сосредоточиться на главном.

Облегчают делегирование. С помощью готовой инструкции сотрудникам проще разобраться в новой задаче без потери качества.

Снижают необходимость в контроле. Руководитель может отследить ход работ и корректировать процесс на любом этапе. Четкий алгоритм облегчает проверку задач.

Чек-лист — это еще и инструмент личной эффективности: он дисциплинирует и мотивирует. Так вы понимаете, сколько сделано и сколько осталось. Это придает силы для новых достижений.

Как создать чек-лист

При написании инструкции постарайтесь соблюдать правила:

Перед тем, как составить чек-лист, обозначьте цели: кто будет читать чек-лист, какие проблемы он решит.

Привлеките к работе над контрольным списком сотрудника, знакомого со спецификой процессов.

Дробите сложные задачи на тематические категории. Это упростит навигацию по списку.

Пишите кратко и понятно. Один пункт — одна задача. Не надо указывать в чек-листе абсолютно все. Ограничитесь информацией, которая влияет на результат.

Выдерживайте небольшой объем. Если пункты не помещаются на одном листе, то стоит разбить список на несколько.

Оставляйте место для дополнительных записей. Это нужно, чтобы добавлять коррективы и уточнения.

В идеальный чек-лист важно включить то, что поможет сделать задачу:

единицы, которые нужно измерить или проверить;

критерии для самоконтроля, чтобы определить, что сделано верно, а где допущена ошибка;

спецификации, нормы и стандарты для конкретной задачи;

контакты ответственного за работу.

Как и другие нововведения, чек-лист нуждается в тестировании. Отследите, как работает инструкция на практике, чтобы внести правки.

Есть и другие способы повышения эффективности. Чтобы отладить сложные процессы, например, работу колл-центров, используйте аналитические инструменты. Бизнес-аналитика MANGO OFFICE дает оценку качества работы операторов по заданным параметрам, отслеживает количество пропущенных вызовов и генерирует отчеты. Руководитель сразу видит изменения в динамике и может быстро принимать решения, пользуясь комментариями и рекомендациями системы.

В повседневной жизни мы постоянно пользуемся чек-листами. Посмотрим, какие форматы используют чаще всего.

Трекер. Этот чек-лист помогает отслеживать частоту действий и выработать полезные привычки. Например, начать бегать по утрам или бросить курить. Можно указать в чек-листе вознаграждение: если человек каждый день в течение недели занимался спортом, то может купить себе что-то в подарок. Это придает сил и мотивирует не бросать начатое.

Лайфхаки и советы. Это рекомендации для улучшения процессов. Например, советы по правильному составлению резюме или лайфхаки для изучения иностранного языка.

Прочитай и сравни с собой. Эти списки содержат критерии, которые помогают распознать какие-либо явления. Например, понять, что у человека затяжная депрессия или пора увольняться с работы.

Бинго. Формат популярен в соцсетях. Это картинка, разделенная на несколько квадратных частей, в каждой находится фраза, характерная для определенной ситуации или группы людей. Если фраза подходит, напротив ставят галочку. Есть бинго на любые темы, например «Саморазрушение», «Плохая мать», «Бинго для рабочих совещаний».

Развлекательный чек-лист. Такая инструкция не решает сложные задачи, ее создают ради шутки. Например, «Чек-лист для создания осеннего настроения», «Как правильно сидеть дома в карантин». Формат часто используют в рекламе для вовлечения аудитории.

Где создать чек-лист

Раньше чек-листы составляли на бумаге. Сейчас создать чек-лист проще с помощью программ: в онлайн-календарях, таблицах в Word и Excel, заметках в телефоне.

Если планируете использовать чек-листы многократно, лучше использовать специальные сервисы EverNote, ToDo, Notion или приложения-планировщики. Программы помогают работать с большим объемом данных, систематизировать информацию, интегрировать ее с разными сервисами, делиться и обсуждать задачи с командой.

Если важно качество оформления, воспользуйтесь конструктором с готовыми шаблонами — Canva, 365done.ru.

Заключение

Чек-лист — инструмент, который помогает в быту и в бизнесе. Он упорядочивает процесс и упрощает работу. Но это работает только тогда, когда к составлению чек-листа подходят серьезно: соблюдают правила и рекомендации, советуются со специалистами и тестируют разные варианты. Чек-листы помогают не только управленцам, но и маркетологам: красиво оформленная и полезная инструкция привлечет внимание аудитории к вашему бренду.

Источник