Для чего используется отчеты

Финансовая отчетность организации

Организации каждый год в марте составляют и сдают в налоговую бухгалтерскую финансовую отчетность. Она представляет собой таблицы, в которых отражено финансовое положение компании, а также движение ее имущества и обязательств. Расскажем, какие формы включает финотчетность, какие требования к ней предъявляются и какова роль отчетности в системе управления организацией.

Что такое финансовая отчетность

Финансовая или бухгалтерская отчетность — это отчетные формы, которые содержат информацию о том, каково финансовое положение экономического субъекта, куда он тратит и откуда получает деньги, прибыльна или убыточна его деятельность.

Финансовая отчетность формируется по итогам отчетного периода на отчетную дату. Отчетный период — календарный год, а отчетная дата — 31 декабря. Основа для подготовки финансовой отчетности — данные бухгалтерского или управленческого учета, а также ФЗ «О бухгалтерском учете» и ПБУ 4/99.

Бухгалтеры организаций должны ежегодно представлять финансовую отчетность в налоговую. Но грамотно подготовленная отчетность также помогает эффективно управлять организацией.

Как финансовая отчетность помогает в управлении организацией

Финансовая отчетность — основа для принятия управленческих решений. Чтобы руководитель мог понять, в каком направлении лучше развивать организацию и как скорректировать текущую стратегию, у него должна быть актуальная и достоверная информация о результатах ее деятельности и финансовом положении. Такая информация в течение года собирается в регистрах бухгалтерского учета и впоследствии отражается в финансовой отчетности.

Так как для управленческих решений важна оперативность, некоторые компании предпочитают составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность или вводят дополнительные формы из управленческого учета.

У финансовой отчетности есть внутренние и внешние пользователи. Внутренние — это сотрудники организации: экономист, бухгалтер, менеджер, гендиректор и пр. Они опираются на отчетность и учетную информацию, чтобы улучшить финансовые результаты компании.

Внешние пользователи — это кредиторы, инвесторы, контрагенты, акционеры, налоговые инспекторы и пр. По отчетности они отслеживают финансовое положение фирмы, оценивают ее надежность и платежеспособность, полноту исполнения обязательств перед бюджетом и контрагентами.

Требования к финансовой отчетности

Все требования к бухгалтерской финансовой отчетности перечислены в ПБУ 4/99. Они направлены на то, чтобы бухгалтеры составляли отчетность, которая будет давать полную и достоверную информацию об организации всем пользователям. Можно выделить шесть основных требований:

Также нужно соблюдать требования к оформлению: составлять отчетность на русском языке, в валюте РФ, соблюдать отчетные периоды и проставлять подпись руководителя, главбуха или иного лица, которое отвечает за подготовку отчетов.

Состав и формы финансовой отчетности

Состав и формы финансовой отчетности организации зависят от суммы доходов, количества сотрудников, а также наличия коммерческой составляющей в деятельности организации.

Финансовая отчетность коммерческой организации

Годовая финансовая отчетность коммерческой организации включает пять составляющих.

Статьи баланса и отчета о финрезультатах, к которым даются пояснения, должны иметь указание на раскрытие информации в графе «Пояснения».

Некоторые компании должны проходить обязательный аудит. Это нужно акционерным обществам, организациям, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам, и тем, чей объем выручки за предыдущий год превысил 400 млн рублей или сумма активов на конец предыдущего года превысила 60 млн рублей.

Аудиторское заключение не входит в состав бухгалтерской отчетности, но его тоже нужно представлять в налоговую и публиковать вместе с отчетностью.

Финансовая отчетность некоммерческой организации

У некоммерческих организаций список обязательной отчетности меньше. Они сдают две формы и пояснения:

НКО должны сдавать отчет о финрезультатах в ситуациях, когда в отчетном периоде получен существенный доход от предпринимательской деятельности, а данных из отчета о целевом финансировании недостаточно для формирования полной картины.

Финансовая отчетность по упрощенной системе

Составлять финансовую отчетность по упрощенной схеме могут все, кто имеет право вести бухгалтерский учет в упрощенном порядке: субъекты малого предпринимательства и «сколковцы». К СМП относятся коммерческие организации, соответствующие следующим условиям:

Упрощенная отчетность — право, а не обязанность. От нее можно отказаться и представлять отчетность в стандартном порядке.

Упрощенная отчетность включает в себя бухбаланс и отчет о финансовых результатах по форме, утвержденной в приложении № 5 к Приказу Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н. Они отличаются от стандартных форм тем, что некоторые статьи объединены в группы.

Отчеты об изменениях капитала и денежных средств включать в состав упрощенной отчетности нужно тогда, когда они имеют важное значение для оценки финансового положения и результатов деятельности. Заполнять эти формы можно только самой важной информацией.

Периодичность составления финансовой отчетности

Все организации обязаны составлять годовую бухгалтерскую отчетность. Она включает показатели за полный календарный год работы — с 1 января по 31 декабря. Сдавать такую отчетность в ИФНС необходимо только в электронной форме до 31 марта года, следующего за отчетным.

Для случаев создания, реорганизации и ликвидации юрлица предусмотрены другие правила. Так, организации, которые зарегистрированы 1 октября или позднее, могут самостоятельно выбрать период, по итогам которого будет подготовлена и сдана первая финансовая отчетность:

Срок сдачи отчета не меняется — до 31 марта.

Некоторые организации также составляют промежуточную финансовую отчетность — нарастающим итогом ежемесячно или ежеквартально. Это обязательно только в том случае, когда прописано в законе, учредительных документах или решении собственника организации. Сдавать промежуточную отчетность в налоговую не нужно, достаточно передать собственникам, учредителям или акционерам по требованию.

Подготовка финансовой отчетности с Экстерном

С 2020 года организации должны сдавать финансовую отчетность только в электронном виде. Это можно сделать через официальный сайт ФНС, но все цифры придется вбивать вручную, что нередко приводит к ошибкам. К тому же все равно придется потратиться на выпуск электронной подписи.

Бесплатно сдать отчетность через интернет могут все новые пользователи Экстерна, пока действует акция «Тест-драйв». Для этого понадобится только регистрация в сервисе и электронная подпись. Экстерн позволяет отчитываться в ФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР, РПН и ЦБ РФ.

Чтобы подготовить финансовую отчетность, перейдите в раздел «ФНС → Создать новый → Формы № 1-6 Бухгалтерская отчетность». Заполните отчетность в интерфейсе системы и пройдите автоматическую проверку. Если Экстерн найдет ошибки, то подсветит их и попросит исправить перед отправкой. Пояснения к отчетности можно сформировать с помощью сервиса «Эксперт», он помогает с аналитической частью: данными о финансовом положении, сопоставимостью данных за отчетный и предшествующий годы и пр. Готовый отчет подпишите электронной подписью и направьте в налоговую.

Источник

Основные сведения об отчетах в Access

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Отображение раздела при печати

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.

Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

Если область «Группировка, сортировка и итоги» не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления:

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

изменить размер или макет страницы;

изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

обновить данные в отчете;

экспортировать отчет в другой формат файла.

Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

Источник

Управленческая отчетность: назначение, виды, примеры

Управленческая отчетность: назначение, виды, примеры

Опытный финансовый аналитик, бизнес-консультант, на экспертном уровне владеющий МСФО, имеет диплом DipIFR, более 10 лет руководящей работы. Возглавляла финансовые подразделения компаний с миллиардным оборотом и штатной численностью более тысячи сотрудников. Успешно с нуля внедряла управленческий учет на базе «1С:Управление производственным предприятием», осуществляла трансляцию РСБУ – МСФО, финансовый контроль (P&L, AR и AP, cashflow), отвечала за бюджетирование и прогнозирование, за прохождение внутренних и внешних аудитов, предоставляла отчетность лично учредителям компаний, неся полную ответственной за реализацию финансовой стратегии. В 2017 году открыла частную практику. Занимается консалтингом малого и среднего бизнеса, написанием бизнес-планов, white paper, привлечением финансирования на российском и международном рынках.

Общие характеристики управленческой отчетности

Внутренним пользователям: топ-менеджменту, управляющему совету или собственнику регламентированная отчетность не интересна, так как составляется она поздно, без должной детализации и не отражает тех выводов, которые должен сделать для себя собственник после ее прочтения.

Управленческие отчеты служат целям внутренних пользователей – они всегда содержат актуальную информацию по необходимым областям учета и в необходимой детализации.

Характеристики управленческих отчетов:

Виды управленческой отчетности

Великое множество форм управленческих отчетов можно разделить на три категории, исходя из информации, которую они представляют:

Далее каждая категория может быть разделена еще на несколько подкатегорий.

Отчеты по финансовому результату:

Отчеты по денежным средствам:

В статье рассмотрим наиболее распространенные управленческие отчеты из перечисленных выше.

Отчеты по финансовому результату

Общий отчет по доходам и расходам

Это, пожалуй, лидер среди управленческих отчетов по частоте применения. Стандартный отчет по доходам и расходам делают многие финансисты, чаще всего в Excel.

Примерная форма его представлена в таблице 1.

Таблица 1. Примерная форма отчета о доходах и расходах (фрагмент)

Из полезной дополнительной информации по нему могу добавить, что сформировать его можно не только вручную в Excel, но и напрямую из «1С», используя аналитики программы «Статьи доходов и расходов» и панель «Финансовый результат и контроллинг». Вам достаточно настроить справочник статей доходов и расходов, организовать внесение первичной информации в соответствии с этим справочником, и на выходе вы получите всегда актуальный, автоматизированный отчет без дополнительных усилий на подсчет и сведение данных.

Отчеты по структуре себестоимости

С этой группой отчетов уже интереснее, так как, обладая широким продуктовым портфелем, финансист и топ-менеджер должны понимать, что происходит на стадии формирования себестоимости по каждому производимому продукту, по каким продуктам маржинальность выше, по каким ниже и почему.

Для этого минимум, который должен соблюдаться при введении первичной документации – разделение ее на продукты, а при настройке закрытия – распределение общих статей затрат (аренды, амортизации, заработной платы и т.д.) пропорционально выбранной базе распределения. В общем, ничего нового в ведение бухгалтерии управленческий учет не привнесет. Механизм формирования себестоимости единицы произведенной продукции и так ведется аналогичным образом, весь вопрос в детализации единицы произведенной продукции. Например, если предприятие производит игрушки, то одна игрушка уже сейчас является единицей произведенной продукции и учет ведется по ней. Но если предприятие работает по договорам подряда, то учет нужно вести по каждому из договоров и дополнительных соглашений, а например, не по одному договору в целом. Тогда вы без проблем сможете отследить себестоимость и сделать анализ маржинальности производимой продукции.

Форма отчета по себестоимости может быть любой, удобной для конкретной отрасли, например такой, как в таблице 2.

Таблица 2. Форма отчета по себестоимости (фрагмент)

Так же, как и отчет по доходам и расходам, отчеты по структуре себестоимости можно формировать из 1С. Самым простым по настройке является отчет «Валовая прибыль», стандартный отчет во многих программных решениях 1С. Детализировав его по статьям расходов, вы получите действенный инструмент анализа себестоимости, который еще и позволяет «проваливаться» вглубь расходов, детализировав их до Документа-регистратора.

Отчеты по отдельным разделам расходов

Такие отчеты используют реже, поэтому уделим им меньше внимания. Однако одним из них, отчетом по фонду оплаты труда, многие пользуются только исходя из распределения сотрудников по регламентированным отделам: производство, продажи, бухгалтерия и так далее.

Гораздо же интереснее и информативнее смотреть отчет по ФОТ исходя из управленческих подразделений (или ЦФО), особенно сравнивая его с выручкой по тому или иному ЦФО, например, такой, как в таблице 3.

Таблица 3. Отчет по ФОТ по ЦФО

Источник