Для чего используется слияние документов

«Слияние документов» в MS Word

Каждый день в своей работе мы сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены. В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

Нашей команде предстояло за определенное время организовать проверку отклонений в несколько десятков тысяч записей, т.е. подтвердить либо опровергнуть факты нарушений. Для чего предстояло направить соответствующий запрос сотрудникам различных подразделений организации. Далее, обработать полученные комментарии, проанализировать информацию и сформировать необходимые выводы.

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

Каким образом, учитывая большой объем информации, за короткий промежуток времени успеть направить запросы и при этом избежать излишних трудозатрат?

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

Далее следует процесс объединения (слияния): включение полей значения из столбцов заданного диапазона записей (строки) в базе данных (список рассылки) в шаблон текстового документа. Получаем в зависимости от выбранного типа документа один из вариантов:

Рассмотрим процесс работы инструмента «Слияние» на примере отправки электронного сообщения на e-mail получателя.

Шаг 1. Выбрали тип документа: «Электронное сообщение».

Источник

Часто задаваемые вопросы о функции слияния в Word 2003, Word 2007 и Word 2010

Обзор

В этой статье обсуждаются функции слияния в Microsoft Office Word 2003, Word 2007 и Word 2010.

Дополнительные сведения

Слияние используется для создания стандартных писем, почтовые наклейки, конверты, каталоги и распределения групповую рассылку сообщений и факсов. Существуют три документа, вовлеченные в процесс слияния: основной документ, источник данных и составной документ. Для завершения процесса слияния основные необходимо выполнить следующее:

Откройте или создайте основной документ.

Основной документ: при выполнении операции слияния в Microsoft Word, это документ, содержащий текст и рисунки, являются теми же для каждой версии составного документа, например обратный адрес или приветствие в бланке.

Откройте или создайте источник данных со сведениями о каждом получателе.

Источник данных: файл, содержащий данные для слияния в документе. Например список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Необходимо подключиться к источнику данных, прежде чем использовать данные в нем для процесса слияния.

Добавьте или настройте поля слияния в основной документ.

Поле слияния: это местозаполнитель, которые вставляются в основной документ. Например, вставить поле слияния Город Word подставит вместо него название «Париж», хранятся в
Поле данных « Город ».

Слияние данных из источника данных в основной документ для создания нового составного документа.

Объединенный документ: это итоговый документ, который появляется при слиянии основного документа слияния список адресов. Итоговый документ может быть получен в печатном виде или документ Word, содержащий результаты слияния.

Слияние можно также использовать для создания любого типа документа, который сопоставляет поля данных, не только почтовых наклеек и каталогов. Например используя параметр « наклейки » для видеокассет в электронной таблице, можно создать наклейки для видеокассет.

Вопрос 1: Слияние выполняется точно так же, как в более ранних версиях Microsoft Word?

A1: слияние обладает той же функциональностью, как в предыдущих версиях Word. Использование слияния в Word с помощью одного из следующих методов:

Примечание. Параметры на панели инструментов Слияние предлагают аналогичные функции, как в предыдущих версиях Word.

В меню Сервис выберите команду
Настройка.

В списке категории выберите пункт
Все команды.

Выберите в списке « команды »
Слияние.

Перетащите команду Слияние в подменю письма и рассылки в Сервис
menu.

Примечание. При наведении указателя мыши над письма и рассылки
подменю, появится черная горизонтальная черта. Это полоса указывает место, где будет отображена команда в меню Сервис при отпускании кнопки мыши.

В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку
Закрыть.

Чтобы добавить команду Слияние в панели Быстрого доступа в Word 2007, выполните следующие действия.

Нажмите Кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word.

Нажмите кнопку Настройка.

Нажмите кнопку Добавить, а затем OK.

Q2: Можно переместить точку вставки при вставке полей слияния?

Дополнительные сведения о перемещении курсора щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

276005 не удается переместить курсор при вставке поля слияния

Q3: Диалоговое окно выбора источника данных всегда использует папку Мои источники данных при нажатии кнопки Обзор, чтобы открыть источник данных. Можно его изменить?

A3: к сожалению, поведение Выбор источника данных
диалоговое окно изменить нельзя. Оно всегда обращается к папке Мои источники данных. Тем не менее, можно создать ярлык или используя другие методы
Список Мои источники данных диалогового окна для получения быстрого доступа к ваш адрес слияния.

Дополнительные сведения о том, как получить быстрый доступ к списки адресов слияния, щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

276004 «Мои источники данных» всегда отображается в списке выбора данных источника поиска в Word

4-м квартале: Как создать и распечатать форму письма?

A4: Если вы хотите отправить факс нескольким получателям ту же букву с помощью функции слияния.

Дополнительные сведения о том, как выполнить операцию слияния в бланке щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

Использование слияния для создания стандартных писем в Word как 294683

Вопрос 5: Как выполнять слияния в сообщение электронной почты?

A5: необходимо использовать функцию слияния при отправке того же сообщения нескольким получателям с помощью почтовой программы.

Дополнительные сведения о том, как слияния нескольким получателям электронной почты щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

Использование слияния для создания сообщений электронной почты в Word как 294694

Вопрос 6: Можно использовать поле слияния в поле Тема сообщения электронной почты?

A6: Но. Можно вводить текст в поле Тема сообщения электронной почты только.

Обратите внимание, Microsoft Publisher 2007 или Publisher 2010 поддерживает это.

Вопрос 7: Как выполнять слияние конверты?

A7: необходимо использовать функцию слияния при массовой рассылки отправляется нескольким получателям, и требуется личная папка для каждого конверта.

Дополнительные сведения о способах адресов слияния для печати непосредственно на конвертах щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

294685 как с помощью слияния создавать конверты в Word

Вопрос 8: Как выполнять слияние наклейки?

A8: следует использовать средство слияния для печати сведений о подписи, например, почтовый адрес для писем и открыток.

Дополнительные сведения о том, как слияние сведения о подписи щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

294684 как использовать слияние для создания почтовых наклеек в Word

Вопрос 9: Как добавить рисунок или логотип для наклейки?

A9: В основном документе слияния метки, чтобы добавить рисунок или логотип, который будет в первой метке, использовать следующие методы:

Чтобы вставить рисунок или логотип на метку, воспользуйтесь одним из следующих способов:

На панели инструментов Слияние (на
Меню Вид пункт панели инструментови нажмите кнопку
Слияние) щелкните Размножить наклейки.

В области задач Слияние (на
Меню Сервис выберите пункт письмаи рассылки и выберите команду Мастер слияния), нажмите кнопку обновление всех наклеек.

Копирует информацию из первой наклейки для всех остальных наклеек на основной документ слияния метки.

Дополнительные сведения о том, как добавить рисунок или логотип наклейки щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

Добавить рисунок или логотип на все наклейки в Microsoft Word как 285065

Q10: Почему существует только одна страница наклеек на экране при просмотре объединенный документ?

Вопрос 11: Использование слияния для создания каталога или каталога?

A11: необходимо использовать функцию слияния для печати списка, например телефонного справочника или списка элементов на одной странице.

Дополнительные сведения о том, как сведения о слияния как каталог щелкните приведенные ниже номера статей базы знаний Майкрософт:

Использование слияния для создания каталога в Word как 294693

Использование слияния для создания списков, отсортированных по категориям, в Word как 294686

Вопрос12: Почему для факсов не доступен параметр для слияния?

A12: В более ранних версиях Word, параметр Составные факсимильные сообщения используется Microsoft Fax (также известный как на рабочий Факс). Тем не менее Microsoft Office Outlook 2002 и более поздних версиях, программа обмена сообщениями в Microsoft Office XP не поддерживает Microsoft Fax.

Дополнительные сведения о слияния для факса щелкните приведенные ниже номера статей базы знаний Майкрософт:

Использование слияния для создания факсы в программе Microsoft Word 2002 и более поздних версиях Microsoft Word как 294695

282550 слияние для команд факса недоступна на панели инструментов слияния

Q13: Как создать список адресов для слияния?

A13: простой формат источника данных для работы с представляет собой таблицу Word. Тем не менее можно использовать любой формат типа базы данных, такой как текстовый файл с полями, которые разделяются запятыми или символами табуляции и записей, разделенные знаками абзаца.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния в Microsoft Word щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

Разработка и Создание списка адресов слияния в Word как 294688

Q14: Можно выполнить слияние с datasource, находится по адресу http

A14: Нет, не удается выполнить слияние с datasource, находится по адресу http, включая расположение SharePoint. При этом может появиться сообщение об ошибке.

Чтобы обойти эту проблему, необходимо сохранить файл источника данных локально или на сетевом диске (сопоставленный или UNC-путь). После этого можно выполнить слияние.

Q15: Можно ли добавить вложение при выполнении слияния в сообщение электронной почты?

A15: Нет, нельзя добавить вложение при выполнении слияния в сообщение электронной почты. Microsoft Office Word не поддерживает эту функцию. Тем не менее можно добавить вложения при выполнении слияния в сообщение электронной почты программными средствами с помощью CDOSys. Вы можете обратиться поставщика решений для построения решения.

Вопрос 16: Как можно добавить вложения при выполнении слияния в сообщение электронной почты?

A16: Microsoft Word не поддерживает эту функцию. Тем не менее это можно сделать программно с помощью CDOSys. Вы можете обратиться поставщика решений для построения решения.

Для получения дополнительных сведений щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

Источник

Как использовать слияние в Word?

Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая позволяет персонализировать раздел для каждой копии аналогичного документа. Это позволяет вам использовать список контактов или другие части документа, хранящиеся в базе данных (это могут быть списки слияния писем Word, электронные таблицы Excel, доступ или другие формы баз данных). Другими словами, слияние почты позволяет пользователям создавать набор документов с аналогичным макетом и содержимым, но с другой информацией в некоторых разделах.

Связанный: Как изменить имя встроенного файла в документах Office?

Когда использовать слияние в Microsoft Word?

В основном эта функция используется для создания одинаковых писем, этикеток или электронных писем для разных получателей. Вы также можете использовать этот инструмент для персонализации отчетов, информационных бюллетеней или любых других документов и отправки электронной почты различным контактам в вашем списке рассылки. Как правило, слияние почты может быть полезно, когда вы хотите создать несколько выходных документов с фиксированным содержимым, например фирменным бланком, и конкретными частями с данными, различающимися в зависимости от конкретного источника данных.

Различные компоненты слияния почты

В этом руководстве мы покажем вам, как использовать функцию слияния почты в MS Word.

Использование слияния в Microsoft Word

Связанный: Как читать электронные книги в Microsoft Word?

Выбор основного документа

Здесь вам нужно выбрать свой стартовый документ.

Примечание: После выбора шаблона или существующего файла документ загружается, и параметр переключается на «Использовать текущий документ».

Добавление данных (получателей) к слиянию

MS Word предоставляет вам три варианта добавления данных из источника.

Выбрать список из существующего списка

Выберите Список из контактов Outlook

Связанный: Как добавить оглавление в Word?

Создать список в Word

Редактирование основного документа

Связанный: Как исправить медленный Microsoft Word?

Предварительный просмотр выходных документов

Сочетания клавиш для слияния почты

Вот некоторые из сочетаний клавиш при использовании функции слияния писем.

Заключение

Если вы хотите отправить одно и то же письмо нескольким получателям, распечатать этикетки или подготовить персонализированный, но стандартный документ, вы можете использовать слияние писем вместо создания столько документов, сколько указано в вашем списке. Функция слияния почты позволяет вам объединить ваш основной документ с источником данных, чтобы получить идентичные документы с уникальными деталями в некоторых разделах.

Источник

Когда бывает необходимо слияние компаний

Слияние компаний – это процесс соединения всех видов активов двух или более предприятий. Компании, участвующие в слиянии, прекращают свое существование, вместо них на рынок выходит новая крупная организация. Она является правопреемницей слившихся фирм, поэтому отвечает по долгам тех предприятий, на базе которых создана.

Для чего компании начинают процедуру слияния?

Объединение ресурсов компаний может быть вызвано такими причинами, как:

Вопрос: Правомерно ли увольнение в связи с сокращением численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), если в штатном расписании организации, образованной в результате слияния, сохранена должность, которую работник занимал до реорганизации?
Посмотреть ответ

При совмещении ресурсной базы нескольких крупных предприятий требуется согласие антимонопольного комитета – в соответствии с ФЗ от 26.07.2006 № 135-ФЗ данная норма касается компаний, стоимость активов которых по последним отчетам была выше 7 млрд руб. или суммарная выручка за истекший год оказалась на уровне 10 млрд руб. и более.

Обратите внимание! При начатой процедуре банкротства запрещено рассматривать варианты реорганизации предприятия путем слияния (ст. 64 ФЗ «О банкротстве»).

Цели слияния

Вопрос: Может ли российская организация (ООО) осуществить реорганизацию в форме слияния с иностранным юридическим лицом (иностранной коммерческой организацией) по законодательству РФ?
Посмотреть ответ

Среди целей объединения компаний могут быть:

Вопрос: В III квартале будет проведена реорганизация в форме слияния организации на ОСН и организации на УСН, вновь созданная организация подаст уведомление о переходе на УСН и с момента создания будет применять УСН. На момент слияния у организации на ОСН имеются остатки по авансам полученным (обеспечительным платежам по договорам аренды). Как необходимо поступить с НДС по обеспечительным платежам?
Посмотреть ответ

Разновидности слияний предприятий

Слияние и присоединение – разные понятия. В первом случае все участвующие в реорганизации предприятия ликвидируются, а их ресурсная база переходит к новому юридическому лицу. Во втором варианте одна из компаний продолжает свое существование, поглощая активы других участников сделки.

Формы слияния по критерию вида объединения:

Формы слияния по национальному и культурному признаку:

По отношению руководящего класса фирм слияние может быть дружественным или враждебным. В зависимости от степени приоритета объединяемых активов реорганизация может быть нацелена на укрупнение производственных мощностей или наращивание финансовой базы.

«За» и «против» слияния компаний

Выгоды от слияния предприятий могут проявиться в получении быстрого положительного эффекта. Этот метод позволяет повысить конкурентоспособность, стать обладателем отлаженной организационной структуры ведения бизнеса с новым сектором рынка. Дополнительное преимущество – вероятность образования значимого объема нематериальных ресурсов, которые в ряде направлений деятельности могут играть ключевую роль.

Недостатки такого пути развития проявляются в следующих моментах:

Алгоритм слияния компаний

Пошагово действия компаний, решивших пройти реорганизацию путем слияния, представляется в 6 этапах. Весь комплекс процедур может потребовать от 2 до 6 месяцев.

Этап 1

Проводятся подготовительные мероприятия в каждой из объединяющихся организаций:

Этап 2

После согласования деталей предстоящего слияния внутри управленческого звена каждого из предприятий проводится общее собрание для всех участников реорганизации. На нем обсуждаются условия слияния, разрабатывается черновой вариант устава нового предприятия и формируется сводный передаточный акт.

Важно! Проведение общего собрания возможно только при условии присутствия руководителей от всех компаний, которые подлежат ликвидации в результате реорганизационных мероприятий.

Результатом встречи становится подписание совместного протокола и договора о слиянии.

Этап 3

Подача письменного уведомления в регистрационный орган о намерении провести комплекс мер по слиянию определенных компаний. На это с момента подписания договора о слиянии отводится 3 дня.

Этап 4

На данном этапе происходит:

Нюанс! Без подтверждения налогового органа или Пенсионного фонда факта отсутствия долгов у реорганизуемых компаний процедура слияния будет прекращена.

Кредиторы уведомляются адресной рассылкой информационных писем по почте или публикациями в средствах массовой информации.

Обязательное условие! В числе публикаций о слиянии компаний должны быть два оповещения в «Вестнике государственной регистрации» с интервалом в месяц (ст. 60 ГК РФ).

Этап 5

Подготовка пакета документов и его подача в регистрирующий орган по истечении 30 дней с момента последней публикации в СМИ о начале слияния.

Этап 6

Процедура внесения сведений о новом предприятии в ЕГРЮЛ после его регистрации. Перевод сотрудников объединенных компаний в новую организацию без ущемления их прав в соответствии с трудовым законодательством.

За день до внесения записи о создании нового юридического лица все компании-участники формируют заключительную бухгалтерскую отчетность с закрытием счетов прибылей и убытков (приказ Минфина от 20.05.2003 № 44н).

Датой регистрации нового юридического лица все данные передаточного акта переводятся в бухгалтерскую отчетность, называемой вступительной.

Документальное оформление слияния

Слияние сопровождается оформлением двух перечней документов. Первый список необходим на этапе создания нового юридического лица, второй – после процедуры государственной регистрации. При подготовке комплекта документации следует ориентироваться на требования ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ.

Документы, подаваемые в регистрирующий орган:

По прошествии 5 дней с момента подачи пакета документов можно обращаться в ИФНС для получения второго экземпляра устава со свидетельством о государственной регистрации, выпиской ЕГРЮЛ, документов, подтверждающих постановку нового субъекта хозяйствования на налоговый учет. Дополнительно будет выдана документация о прекращении деятельности всех фирм, которые подверглись реорганизации.

Источник

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

Источник