Для чего кассовая книга печатается в двух экземплярах
Какой порядок оформления кассовых документов?
Оформление первичных кассовых документов
Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).
Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).
В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:
Важно! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций внесены изменения. Обо всех нововведениях в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть здесь.
Заполнение кассовых документов
Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.
Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):
В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).
Как правильно оформлять кассовые операции, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Правила нумерации кассовых документов
Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.
При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.
Печать на кассовых документах
Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:
Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.
В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.
Итоги
Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.
Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году
Бухгалтерский учет для УСН
Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Кто ведет кассовую книгу
Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.
Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.
Обратите внимание!
Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.
Правила ведения кассовой книги в 2021 году
Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.
Основные правила работы с кассовой книгой:
Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:
- полный расчет за товар; частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита); предоплата (например, покупка подарочной карты).
Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.
 | Читайте также: «Налоговый учет онлайн-кассы в ФНС» |
Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция
Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.
Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
Хранение кассовой книги
За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.
Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.
Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.
Контроль ведения кассовой книги
Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.
Контролирующие органы проверяют:
- документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них); отчетность из фискальной памяти ККТ; приказ на лимит остатка по кассе; отчеты по авансам и прочее.
Специалисты налоговой службы внимательно изучают кассовую книгу для определения полноты и своевременности оприходования выручки.
Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст. 126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением. Согласно ст. 120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.
Нужна помощь с бухгалтерским учётом?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем вам вести бухгалтерский учет на самых выгодных условиях.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Кассовая книга для онлайн-кассы
В 2021 году почти все организации и предприниматели должны работать с онлайн-кассами — они применяются и для безналичных, и для наличных расчетов. Некоторые документы, которые были нужны для работы с обычной ККТ, больше не понадобятся, но кассовая книга в их число не вошла. Разберемся, как вести кассовую книгу при работе с онлайн-кассой.
Всегда ли нужна кассовая книга при работе с онлайн-кассой
Кассовая книга — это учетный регистр, в который записывают информацию о поступлении наличных в кассу или об их расходовании.
Обязанность вести книгу есть у всех организаций, которые работают с наличными. Ни один из специальных налоговых режимов, действующих для юридических лиц, от кассовой книги не освобождает — она нужна на ОСНО, УСН и ЕСХН. Даже если вы будете каждый вечер передавать выручку в банк, книга все равно нужна. Онлайн-касса от ведения кассовой книги тоже не избавит. Но записывать в книгу надо будет только информацию о движении наличных.
Не обязательна книга только для индивидуальных предпринимателей и некоторых обособленных подразделений:
Как оформить кассовую книгу
Вести книгу можно на бумаге или в электронном виде. Форма для этого одна — КО-4 (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Всего в указаниях Банка России предусмотрено три способа:
Для каждого способа есть свои требования.
Кассовая книга от руки
Распечатанные листы кассовой книги нужно прошить и пронумеровать. Это защищает от манипуляций с записями: нельзя будет вырвать один из пронумерованных листов и заменить другим. Заполнять книгу можно только шариковой ручкой или чернилами.
Титульный лист следует заполнить самостоятельно — на нем укажите данные организации и год, на который заведена книга. Записи в книге делайте в двух экземплярах — через копировальную бумагу.
В конце рабочего дня второй отрывной лист с копией записей за весь день (отчет кассира) вырывается из книги и передается на хранение в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами.
Кассовая книга на компьютере
Записи по приходам и расходам наличных ведут в бухгалтерской программе, а она автоматически формирует листы книги и отчеты кассира. Оба листа в конце дня печатают и подписывают кассир и бухгалтер, а затем передают в бухгалтерию вместе со всеми сформированными ПКО и РКО.
В итоге получается две стопки бумаг.
Первая — распечатывается, хранится в течение года, а после его окончания прошивается, заверяется подписью и печатью (при наличии). Это и есть кассовая книга.
Вторая — распечатывается и подшивается вместе с ПКО и РКО за год. Сшивать их в конце года не нужно. Это отчеты кассира, которые будут храниться в бухгалтерии в больших папках.
Электронная кассовая книга
Электронную книгу нужно оформлять с использованием специальных технических средств. Она должна быть защищена от потери данных, искажений или злоумышленников. Для этого книгу подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что подписи понадобятся в том числе главбуху и кассирам.
Еще одна особенность электронной книги — в нее нельзя внести исправления после подписания электронной подписью.
Как вести кассовую книгу
Есть несколько правил, которых нужно придерживаться при работе с кассовой книгой:
Большинство организаций ведут кассовую книгу на компьютере, печатать ее или хранить в электронном виде — выбор каждого. В ведении помогает бухгалтерская программа: бухгалтер вносит в нее данные по приходным и расходным кассовым ордерам, а программа автоматически формирует книгу.
Есть способ еще больше облегчить работу бухгалтерии — интегрировать кассовую программу с бухгалтерской. Такая возможность есть в Контуре у сервисов Маркет и Бухгалтерия. Вот как это работает:
Это помогает делать меньше ошибок, чем при ручном переносе данных из ордеров, а данные из кассы можно сразу же использовать в бухучете и для подготовки отчетности.
Кассир-операционист сдает в кассу организации деньги и отчет о закрытии смены (при необходимости). Если кассиру в начале смены выдавались деньги для размена, то их он должен сдать вместе с выручкой. На эти суммы оформляется ПКО, а приходная запись затем вносится в кассовую книгу.
Пример заполнения кассовой книги. В кассе организации в начале рабочего дня 7 июля 2021 года хранится 23 800 рублей. Кассир Мочалова И. П. получила деньги для размена в сумме 5 000 рублей по РКО № 123.
После окончания смены кассир сформировал z-отчет, по которому выручка магазина за день составила 139 420 рублей. После закрытия магазина кассир сдал в кассу всю выручку и разменные деньги — оформили это ПКО № 142 и № 143.
В кассовой книге будут следующие записи:
Как и сколько хранить кассовую книгу
Кассовую книгу надо хранить минимум в течение пяти лет после окончания года, на который она была заведена.
Организация обязана обеспечить безопасные условия хранения и защиту кассовой книги от изменений.
Могут ли оштрафовать за нарушения в работе
Могут, и достаточно серьезно. Отсутствие кассовой книги и неправильное оформление грозятся стать причиной штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 рублей для организаций и от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц.
Контролировать ведение кассовой книги должен главный бухгалтер, а в его отсутствие — руководитель. Именно они будут нести ответственность за ошибки, в том числе за ошибки кассиров. Сами кассиры к должностным лицам не относятся и никаких штрафов от налоговой для них не предусмотрено.
Ведите кассовые книги в Контур.Бухгалтерии. Формируйте ПКО и РКО, ведите книгу и выводите на печать. А еще можно подключить интеграцию с Контур.Маркетом и почти полностью автоматизировать процессы передачи данных из кассы в бухгалтерию и формирования отчетности. Все новые пользователи могут протестировать сервис бесплатно в течение 14 дней.
Для кого оформление кассовой книги обязательно?
Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу.
Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А об изменениях, действующих с 2017 года, читайте в статьях:
Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.
Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.
Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.
Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.
Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.
Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.
Как вести кассовую книгу?
Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:
Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.
Существует 3 способа заполнения кассовых книг:
Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.
Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.
Структура кассовой книги (правила заполнения полей)
Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:
На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:
Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)
Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.
Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.
В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.
О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?
Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:
Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.
«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги
Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:
Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.
Итоги
Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.