Для чего настраивается общий доступ на диске битрикс 24
Как настроить Битрикс24 Диск
Битрикс24 предоставляет пользователям широкие возможности хранения и организации данных, совместной работы с документами, поиска и обмена файлами между сотрудниками компании, закрепления документов за отделами, задачами и проектами с настройкой разных прав доступа к ним. Все современные преимущества облачного хранилища представлены в разделе «Диск».
Благодаря функционалу Диска пользователи могут:
Структурированность и интуитивно понятный интерфейс диска не требует от персонала специальных знаний и позволяет быстро и эффективно настроить портал под корпоративные задачи.
Виды дискового пространства в Битрикс 24 Диск
Битрикс24 позволяет использовать несколько логических вариантов дискового пространства: общий, личный диск сотрудника и хранилище данных, привязанное к группе или отделу. Каждый вид можно использовать для решения разного рода задач, настраивать права доступа для пользователей и возможности совместной работы с документами.
Общий диск Битрикс 24
Общее хранилище данных компании предназначено для файлов и документов организации, доступных всем сотрудникам, подключенным к системе.
Кнопками на основной панели раздела пользователи портала могут:
Администратор портала имеет возможность настроить права доступа к диску или его отдельным папкам. Для этого в меню «Настройки» в закладке «Диск» необходимо выбрать функцию «Настройка прав» и установить для каждого пользователя свои права доступа.
Возможны следующие настройки прав:
Дополнительно к этим правам может быть открыта возможность делиться с другими пользователями файлами диска через общий доступ.
Поиск по Bitrix24 Диск
Если нужно быстро найти любой документ, задачу или сообщение, достаточно ввести слово в поисковую строку в шапке страницы. Система покажет все объекты, содержащие это понятие. По мере ввода слова в поисковую строку, выдаются подсказки, из которых удобно сразу выбирать интересующий вопрос.
Кроме этого, в отдельных разделах есть возможность фильтровать объекты и искать только среди выбранных. Например, в «Задачах» можно выбрать задачи со статусом «В работе» и искать только среди них.
Отделы и задачи
Для каждой созданной группы и задачи в Битрикс24 автоматически формируется свой раздел «Диск». Здесь сотрудники могут размещать файлы, относящиеся к конкретным проектам, задачам, подразделениям. Права доступа к диску отдела или задачи настраиваются администратором группы или создателем задачи аналогично общему диску.
Так же, как и в общем диске, ссылки на документы можно оставлять в комментариях, живой ленте группы, прикреплять непосредственно к задаче, отправлять по почте. Все пользователи, для которых открыт доступ к диску группы или задачи, получают автоматические оповещения о сохранении сотрудником нового файла или редактировании уже имеющегося.
Система автоматически сохраняет предыдущие версии отредактированных файлов, что очень важно при коллективной работе – всегда можно проверить, кто внес изменения или вернуться к наилучшему варианту.
Мой диск
Раздел «Мой диск» является персональным хранилищем файлов, закрепленным за каждым сотрудником. В этом разделе для пользователя поддерживаются следующие функции:
По умолчанию в этот раздел попадают все файлы, которые пользователь загружал на портал, например, в комментарии или задачи; файлы портала, под которыми сотрудник нажал кнопку «Сохранить на Битрикс24.Диск»; созданные сотрудником файлы, например, в календаре, комментариях, задачах и группах. Эти документы сохраняются в автоматически создаваемые системные папки: соответственно «Загруженные файлы», «Сохраненные», «Созданные мною».
Сотрудник может создать собственную, удобную для него, структуру папок в своем хранилище данных через основную панель раздела, а также подключать к нему общий диск Битрикс24 в том случае, если владеет правами редактирования.
Возможности и настройка десктопной версии Битрикс24.Диск
Битрикс24.Диск является частью десктопного приложения корпоративного портала Битрикс и позволяет работать с файлами и папками, хранящимися на портале с любого устройства, синхронизировать данные между всеми используемыми устройствами, организовать совместную работу с файлами общего и личного диска портала, отслеживать историю работы над документами.
Использование Битрикс24.Диск значительно упрощает совместную работу с документами, сокращает время на рассмотрение и согласование версий документов, упрощает удаленную работу с данными.
Установка и настройка Битрикс24.Диск
Для использования функционала Битрикс24.Диск должна быть установлена десктопная версия приложения, установку которой вы можете произвести прямо с вашего портала Битрикс24.
Чтобы подключить Битрикс24.Диск следует активировать кнопку «Подключить» в одноименной закладке приложения. Автоматически все файлы с диска портала будут загружены в папку \Мои Документы\Bitrix24\. После активации диска все обновленные и вновь созданные на локальном компьютере файлы в свою очередь будут отправляться на диск портала в автоматическом режиме. Адрес сохранения файлов можно изменить через функцию «Изменить директорию» в этой же вкладке программы.
Синхронизация данных через Битрикс24.Диск позволяет решать разнообразные задачи в работе с документами:
Место в облачном хранилище
Удобство и широкий функционал Битрикс24 позволяет практически полностью отказаться от локальных хранилищ файлов. Тарифные планы Битрикс24 различаются местом выделенного дискового пространства.
На бесплатном тарифе «Проект» объем хранилища составляет всего 5 Гб и подойдет больше для личного использования, чем для корпоративных целей. По тарифам «Проект+» и «Команда» на портале будет зарезервировано 24 и 100 Гб места соответственно.
Оставшееся свободное пространство облачного хранилища можно увидеть в разделе «Мой тариф», выбрав закладку «Мой Битрикс24». Для этого нужно обладать правами администратора на портале. Здесь объем диска будет разделен на три составляющих:
Для увеличения свободного места рекомендуется:
В каждом разделе после удаления файлов следует очищать корзину. Только в этом случае данные будут действительно удалены. Результат принятых мер можно увидеть не сразу, так как обновление информации о свободном месте на портале происходит один раз в сутки. Также, в новом релизе Битрикс24, который уже скоро появится, механизм очистки места для администратора портала сильно упростится.
Если всех этих мер окажется недостаточно для эффективной работы с хранилищем данных Битрикс24, организация всегда может воспользоваться неограниченным местом на диске, подключив тариф «Компания».
Мой диск: права и общий доступ в Битрикс 24
Отправим материал вам на:
В этом случае вам на помощь придут права доступа к диску. Вы можете дать сотрудникам доступ ко всему своему диску или отдельным файлам, либо настроить общий доступ. После этого он появится уже на диске вашего коллеги:)
Права доступа на Мой Диск
Вы увидите страницу настройки прав и список всех действующих правил. Нажмите Добавить еще.
После этого выберите одного или нескольких сотрудников с помощью поиска или из структуры компании и определите какие именно действия сможет совершать пользователь с файлами вашего диска.
Что позволяют разные типы прав?
Права доступа на отдельные файлы и папки
А если на вашем личном диске есть много ценной информации, и вы хотите предоставить доступ буквально к одному документу или папке?
В этом случае нам понадобится расширенный режим прав доступа.
Перейдите на страницу настроек прав доступа к личному диску и выберите опцию Включить расширенное управление правами.
Теперь вы можете определять доступ для каждого отдельного файла или папки. В контекстном меню документа выберите пункт Права доступа.
Выбор пользователей и прав доступа происходит аналогично правам на весь диск.
Общий доступ
В контекстном меню файла или папки выберите пункт Общий доступ
Нажмите кнопку Добавить еще, выберите пользователей и определите доступные операции.
Готово! Теперь ваш коллега получит предложение подключить себе файл, после чего увидит его на своём диске.
Используйте один из способов разделения прав доступа и работайте с файлами вместе с коллегами:)
Права доступа к файлам на диске Битрикс24
Настраиваем доступы к документам в Битрикс24.Диск для сотрудников компании
Диск в системе Битрикс24 — надежное хранилище внутри корпоративного портала. Инструментарий диска позволяет хранить, редактировать и удалять файлы, а также обеспечить к ним безопасный доступ с любого устройства.
Каждому пользователю системы доступно два отдельных хранилища:
В данной статье мы подготовили для вас краткую инструкцию по настройке права для каждого типа хранилища в Битрикс24.
Типы прав доступа
Для раздела Мой диск доступно четыре настройки прав доступа:
В отличие от Моего диска в разделе Общий диск пять типов доступа к содержимому. Помимо вышеперечисленных добавлена настройка «Делиться». Сотрудникам, для которых установлен данный тип доступа, разрешено делиться файлами через соответствующее меню. Однако этот тип доступа лучше использовать совместно с другими, к примеру, с «Добавлением».
Скачать документ или любой другой файл с диска можно при любых правах доступа, включая Чтение.
Настройка прав доступа к Диску возможна только на платных тарифах Битрикс24!
Предоставление полного доступа большому количеству пользователей может привести к случайному изменению или удалению важных данных. Будьте внимательны при раздаче прав!
Права для доступа к личному диску
Мой диск – личное хранилище файлов для каждого пользователя в Битрикс24. Все файлы в персональном хранилище доступны только самому пользователю и сотруднику с административными правами.
Для того, чтобы предоставить коллеге доступ к вашим личным документам коллеге, перейдите в раздел Мой диск. Далее выберите файл или папку, к которой необходимо настроить совместный доступ. Нажмите кнопку Поделиться и выберите пункт меню Общий доступ:
В открывшемся окне выберите пользователей или отдел, которым нужно предоставить доступ. Укажите уровень доступа согласно описанию выше.
Выбранному списку людей придет уведомление о подключении файлов к диску:
С этого момента коллеги будут иметь доступ к папке на вашем диске.
Права для доступа к общему диску
Для совместного редактирования и просмотра документов компании настройте права доступа сотрудникам каждого отдела. Изначально доступ к документам и папкам установлен следующим образом:
Для того, чтобы настроить права доступа к Общему диску перейдите в соответствующий раздел и нажмите на шестеренку. Далее выберите пункт меню Настройка прав:
В открывшемся окне выберите сотрудника, группу или отдел. Укажите уровень доступа согласно описанию выше.
Если требуется предоставить файл внешнему пользователю без доступа к содержимому диска, воспользуйтесь публичными ссылками. Для этого выберите нужный файл и выделите его левой кнопкой мыши. Далее нажмите на кнопку Поделиться → Получить публичную ссылку в появившейся панели меню:
Вы можете как просто скопировать саму ссылку и отправить ее пользователю, так и, например, ограничить визит по времени. Для этого нажмите на шестеренку и поставьте галочку напротив соответствующего пункта:
В этом же окне можно защитить файл, хранящийся по ссылке, паролем. Это поможет снизить риск несанкционированного доступа к документу.
Таким образом, благодаря функциональности Битрикс24.Диск можно обмениваться файлами с коллегами внутри самой системы, редактировать и согласовывать документы. Настройка прав доступа к важным файлам позволяет обеспечить защиту от утечки конфиденциальных данных.
Не забывайте – грамотная настройка доступов к файлам защитит внутреннюю информацию как одного сотрудника, так и всей организации.
Остались вопросы по настройке прав доступа к Диску? Звоните по телефону или заполните форму ниже.
Общий диск
В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.
Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.
Как добавлять файлы и папки на диск?
Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу.
Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Google Docs, MS Office Online, Office365 или ваших редакторов на компьютере.
Сортировка элементов диска
Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:
Настройка прав доступа
Для общих документов компании обязательно нужно настроить права доступа для разных сотрудников.
По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:
Вы можете настраивать доступ как к диску целиком, так и к отдельной папке или файлу.
Выберите нужного сотрудника, группу или целый отдел и укажите тип прав.
Что позволяют разные типы прав?
Подключение папки на личный диск
Чтобы работать с общей папкой через ваш личный диск, ее можно просто подключить к нему.
Общий диск в Битрикс 24
Отправим материал вам на:
В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс 24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.
Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.
Как добавлять файлы и папки на диск?
Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу.
Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Google Docs, MS Office Online, Office365 или ваших редакторов на компьютере.
Сортировка элементов диска
Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:
Настройка прав доступа
Для общих документов компании обязательно нужно настроить права доступа для разных сотрудников.
По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:
Вы можете настраивать доступ как к диску целиком, так и к отдельной папке или файлу.
Выберите нужного сотрудника, группу или целый отдел и укажите тип прав.
Что позволяют разные типы прав?
Подключение папки на личный диск
Чтобы работать с общей папкой через ваш личный диск, ее можно просто подключить к нему.
Количество доступного места для Общего диска зависит от редакции вашего Битрикс 24.
Подробнее читайте на странице сравнения тарифов.