Для чего настраивается общий доступ на диске в битрикс24
Как настроить Битрикс24 Диск
Битрикс24 предоставляет пользователям широкие возможности хранения и организации данных, совместной работы с документами, поиска и обмена файлами между сотрудниками компании, закрепления документов за отделами, задачами и проектами с настройкой разных прав доступа к ним. Все современные преимущества облачного хранилища представлены в разделе «Диск».
Благодаря функционалу Диска пользователи могут:
Структурированность и интуитивно понятный интерфейс диска не требует от персонала специальных знаний и позволяет быстро и эффективно настроить портал под корпоративные задачи.
Виды дискового пространства в Битрикс 24 Диск
Битрикс24 позволяет использовать несколько логических вариантов дискового пространства: общий, личный диск сотрудника и хранилище данных, привязанное к группе или отделу. Каждый вид можно использовать для решения разного рода задач, настраивать права доступа для пользователей и возможности совместной работы с документами.
Общий диск Битрикс 24
Общее хранилище данных компании предназначено для файлов и документов организации, доступных всем сотрудникам, подключенным к системе.
Кнопками на основной панели раздела пользователи портала могут:
Администратор портала имеет возможность настроить права доступа к диску или его отдельным папкам. Для этого в меню «Настройки» в закладке «Диск» необходимо выбрать функцию «Настройка прав» и установить для каждого пользователя свои права доступа.
Возможны следующие настройки прав:
Дополнительно к этим правам может быть открыта возможность делиться с другими пользователями файлами диска через общий доступ.
Поиск по Bitrix24 Диск
Если нужно быстро найти любой документ, задачу или сообщение, достаточно ввести слово в поисковую строку в шапке страницы. Система покажет все объекты, содержащие это понятие. По мере ввода слова в поисковую строку, выдаются подсказки, из которых удобно сразу выбирать интересующий вопрос.
Кроме этого, в отдельных разделах есть возможность фильтровать объекты и искать только среди выбранных. Например, в «Задачах» можно выбрать задачи со статусом «В работе» и искать только среди них.
Отделы и задачи
Для каждой созданной группы и задачи в Битрикс24 автоматически формируется свой раздел «Диск». Здесь сотрудники могут размещать файлы, относящиеся к конкретным проектам, задачам, подразделениям. Права доступа к диску отдела или задачи настраиваются администратором группы или создателем задачи аналогично общему диску.
Так же, как и в общем диске, ссылки на документы можно оставлять в комментариях, живой ленте группы, прикреплять непосредственно к задаче, отправлять по почте. Все пользователи, для которых открыт доступ к диску группы или задачи, получают автоматические оповещения о сохранении сотрудником нового файла или редактировании уже имеющегося.
Система автоматически сохраняет предыдущие версии отредактированных файлов, что очень важно при коллективной работе – всегда можно проверить, кто внес изменения или вернуться к наилучшему варианту.
Мой диск
Раздел «Мой диск» является персональным хранилищем файлов, закрепленным за каждым сотрудником. В этом разделе для пользователя поддерживаются следующие функции:
По умолчанию в этот раздел попадают все файлы, которые пользователь загружал на портал, например, в комментарии или задачи; файлы портала, под которыми сотрудник нажал кнопку «Сохранить на Битрикс24.Диск»; созданные сотрудником файлы, например, в календаре, комментариях, задачах и группах. Эти документы сохраняются в автоматически создаваемые системные папки: соответственно «Загруженные файлы», «Сохраненные», «Созданные мною».
Сотрудник может создать собственную, удобную для него, структуру папок в своем хранилище данных через основную панель раздела, а также подключать к нему общий диск Битрикс24 в том случае, если владеет правами редактирования.
Возможности и настройка десктопной версии Битрикс24.Диск
Битрикс24.Диск является частью десктопного приложения корпоративного портала Битрикс и позволяет работать с файлами и папками, хранящимися на портале с любого устройства, синхронизировать данные между всеми используемыми устройствами, организовать совместную работу с файлами общего и личного диска портала, отслеживать историю работы над документами.
Использование Битрикс24.Диск значительно упрощает совместную работу с документами, сокращает время на рассмотрение и согласование версий документов, упрощает удаленную работу с данными.
Установка и настройка Битрикс24.Диск
Для использования функционала Битрикс24.Диск должна быть установлена десктопная версия приложения, установку которой вы можете произвести прямо с вашего портала Битрикс24.
Чтобы подключить Битрикс24.Диск следует активировать кнопку «Подключить» в одноименной закладке приложения. Автоматически все файлы с диска портала будут загружены в папку \Мои Документы\Bitrix24\. После активации диска все обновленные и вновь созданные на локальном компьютере файлы в свою очередь будут отправляться на диск портала в автоматическом режиме. Адрес сохранения файлов можно изменить через функцию «Изменить директорию» в этой же вкладке программы.
Синхронизация данных через Битрикс24.Диск позволяет решать разнообразные задачи в работе с документами:
Место в облачном хранилище
Удобство и широкий функционал Битрикс24 позволяет практически полностью отказаться от локальных хранилищ файлов. Тарифные планы Битрикс24 различаются местом выделенного дискового пространства.
На бесплатном тарифе «Проект» объем хранилища составляет всего 5 Гб и подойдет больше для личного использования, чем для корпоративных целей. По тарифам «Проект+» и «Команда» на портале будет зарезервировано 24 и 100 Гб места соответственно.
Оставшееся свободное пространство облачного хранилища можно увидеть в разделе «Мой тариф», выбрав закладку «Мой Битрикс24». Для этого нужно обладать правами администратора на портале. Здесь объем диска будет разделен на три составляющих:
Для увеличения свободного места рекомендуется:
В каждом разделе после удаления файлов следует очищать корзину. Только в этом случае данные будут действительно удалены. Результат принятых мер можно увидеть не сразу, так как обновление информации о свободном месте на портале происходит один раз в сутки. Также, в новом релизе Битрикс24, который уже скоро появится, механизм очистки места для администратора портала сильно упростится.
Если всех этих мер окажется недостаточно для эффективной работы с хранилищем данных Битрикс24, организация всегда может воспользоваться неограниченным местом на диске, подключив тариф «Компания».
Права доступа к файлам на диске Битрикс24
Настраиваем доступы к документам в Битрикс24.Диск для сотрудников компании
Диск в системе Битрикс24 — надежное хранилище внутри корпоративного портала. Инструментарий диска позволяет хранить, редактировать и удалять файлы, а также обеспечить к ним безопасный доступ с любого устройства.
Каждому пользователю системы доступно два отдельных хранилища:
В данной статье мы подготовили для вас краткую инструкцию по настройке права для каждого типа хранилища в Битрикс24.
Типы прав доступа
Для раздела Мой диск доступно четыре настройки прав доступа:
В отличие от Моего диска в разделе Общий диск пять типов доступа к содержимому. Помимо вышеперечисленных добавлена настройка «Делиться». Сотрудникам, для которых установлен данный тип доступа, разрешено делиться файлами через соответствующее меню. Однако этот тип доступа лучше использовать совместно с другими, к примеру, с «Добавлением».
Скачать документ или любой другой файл с диска можно при любых правах доступа, включая Чтение.
Настройка прав доступа к Диску возможна только на платных тарифах Битрикс24!
Предоставление полного доступа большому количеству пользователей может привести к случайному изменению или удалению важных данных. Будьте внимательны при раздаче прав!
Права для доступа к личному диску
Мой диск – личное хранилище файлов для каждого пользователя в Битрикс24. Все файлы в персональном хранилище доступны только самому пользователю и сотруднику с административными правами.
Для того, чтобы предоставить коллеге доступ к вашим личным документам коллеге, перейдите в раздел Мой диск. Далее выберите файл или папку, к которой необходимо настроить совместный доступ. Нажмите кнопку Поделиться и выберите пункт меню Общий доступ:
В открывшемся окне выберите пользователей или отдел, которым нужно предоставить доступ. Укажите уровень доступа согласно описанию выше.
Выбранному списку людей придет уведомление о подключении файлов к диску:
С этого момента коллеги будут иметь доступ к папке на вашем диске.
Права для доступа к общему диску
Для совместного редактирования и просмотра документов компании настройте права доступа сотрудникам каждого отдела. Изначально доступ к документам и папкам установлен следующим образом:
Для того, чтобы настроить права доступа к Общему диску перейдите в соответствующий раздел и нажмите на шестеренку. Далее выберите пункт меню Настройка прав:
В открывшемся окне выберите сотрудника, группу или отдел. Укажите уровень доступа согласно описанию выше.
Если требуется предоставить файл внешнему пользователю без доступа к содержимому диска, воспользуйтесь публичными ссылками. Для этого выберите нужный файл и выделите его левой кнопкой мыши. Далее нажмите на кнопку Поделиться → Получить публичную ссылку в появившейся панели меню:
Вы можете как просто скопировать саму ссылку и отправить ее пользователю, так и, например, ограничить визит по времени. Для этого нажмите на шестеренку и поставьте галочку напротив соответствующего пункта:
В этом же окне можно защитить файл, хранящийся по ссылке, паролем. Это поможет снизить риск несанкционированного доступа к документу.
Таким образом, благодаря функциональности Битрикс24.Диск можно обмениваться файлами с коллегами внутри самой системы, редактировать и согласовывать документы. Настройка прав доступа к важным файлам позволяет обеспечить защиту от утечки конфиденциальных данных.
Не забывайте – грамотная настройка доступов к файлам защитит внутреннюю информацию как одного сотрудника, так и всей организации.
Остались вопросы по настройке прав доступа к Диску? Звоните по телефону или заполните форму ниже.
Вопросы о диске
В этой статье собраны ответы на самые часто задаваемые вопросы о диске.
Что может Битрикс24.Диск?
Вы можете организовать коллективный доступ и работу над документами с помощью Общего диска.
Битрикс24.Диск позволяет синхронизировать ваши файлы и папки в облаке с жестким диском и работать с ними в любое удобное время.
Чтобы работать с файлами вашего Битрикс24.Диска на компьютере, вы можете подключить вcё хранилище или отдельную папку как сетевой диск. Файлы будут синхронизированы, и при работе на компьютере все изменения появятся на вашем Битрикс24. И наоборот.
Подробнее о подключении своего диска читайте в статье.
Можно ли отследить полную историю изменений файлов на Диске?
Можете отследить историю изменений каждого файла в отдельности. Общая история изменений на Диске на данный момент не реализована.
Как очистить место на диске?
В разделе Мой тариф > Место в облаке указано сколько и чем занято места.
Можно ли подключить облачное хранилище к Битрикс24?
Возможность подключения облачного хранилища к Битрикс24 не предусмотрена. Вы можете загрузить файлы в Битрикс24 с облачного хранилища.
Есть ли возможность перенести документы с Моего диска на Общий диск компании?
Перемещение документов возможно только в рамках одного диска: общего или личного.
Можно ли загрузить сразу несколько папок на диск?
На данный момент такая возможность не реализована. Вы можете создать папку на диске, перейти в неё и загрузить файлы.
Можно ли синхронизировать Диск Битрикс24 с данными на диске компьютера?
Да, это можно сделать с помощью Десктоп-приложения.
Подробную инструкцию читайте в статье.
Можно ли синхронизировать диск с рабочего ПК и домашнего?
Да, конечно. Если несколько десктопов под одним логином на разных устройствах, то они между собой будут синхронизировать файлы.
Как сделать, чтобы сотрудники не могли скачивать файлы с диска?
Вы не можете запретить скачивать файлы, если к ним есть право доступа. Даже при минимальном праве на чтение будет возможность скачать файл.
Общий диск в Битрикс 24
Отправим материал вам на:
В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс 24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.
Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.
Как добавлять файлы и папки на диск?
Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу.
Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Google Docs, MS Office Online, Office365 или ваших редакторов на компьютере.
Сортировка элементов диска
Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:
Настройка прав доступа
Для общих документов компании обязательно нужно настроить права доступа для разных сотрудников.
По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:
Вы можете настраивать доступ как к диску целиком, так и к отдельной папке или файлу.
Выберите нужного сотрудника, группу или целый отдел и укажите тип прав.
Что позволяют разные типы прав?
Подключение папки на личный диск
Чтобы работать с общей папкой через ваш личный диск, ее можно просто подключить к нему.
Количество доступного места для Общего диска зависит от редакции вашего Битрикс 24.
Подробнее читайте на странице сравнения тарифов.
Работа с Битрикс24.Диск
Битрикс24 Диск — защищенное облачное хранилище корпоративного портала. Инструментарий облака позволяет объединить все данные в системе и обеспечить безопасный доступ к файлам с любого устройства.
В статье разберем все преимущества облачного диска Битрикс, а также рассмотрим тонкости его настройки и использования.
Основные функции Битрикс24.Диск
Облачное хранилище Битрикс позволяет объединить всю корпоративную информацию в одном месте. У встроенного хранилища обширный функционал. Основные преимущества онлайн-диска:
Кроме того, система имеет интуитивно понятный интерфейс и связана со всеми инструментами CRM и корпоративного портала.
Общий, личный диск и хранилище данных
Облачное хранилище Битрикс подразделяется на общий и личный диск, а также групповые хранилища.
Основные отличия следующие:
Чтобы перенести документ или папку из личного хранилища в общее, в контекстном меню требуется открыть общий доступ или создать публичную ссылку. Копировать элементы из общего онлайн-диска в личный не требуется.
Обратите внимание! Главный администратор портала имеет доступ ко всем файлам на всех разделах облака, а также может настраивать структуру, удалять или изменять документы без ведома пользователей. Просмотреть все изменения можно в истории версий.
Настройка Битрикс24.Диск
Чтобы полноценно использовать дисковое пространство в Битрикс24, требуется установить desktop-приложение. Для этого переходим в раздел «Windows» или «macOS», скачиваем и устанавливаем приложение.
После установки приложения на ПК, необходимо пройти авторизацию и подключиться к корпоративному порталу. Теперь файлы будут синхронизироваться между Битрикс и ПК при подключении к интернету или в случае их изменения онлайн.
По умолчанию данные сохраняются по адресу «\Документы\Bitrix24\». Чтобы изменить место сохранения можно в настройках «Изменить директорию» и указать новый адрес.
Объем места на диске
Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:
В коробочной редакции Bitrix также предоставляется возможность подключить собственный сервер для хранения данных.
Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.
Увеличить пространство облака можно при переходе на старший тарифный план. Также можно подключить стороннее хранилище Google Drive, Dropbox или OneDrive, или провести очистку от ненужных файлов.
Как очистить место на диске?
Хранимые данные в облаке подразделяются на 2 категории: рабочие файлы и база данных корпоративного портала. Чтобы очистить пространство в облаке можно:
Удалить любой элемент в личном диске можно с помощью контекстного меню — необходимо перейти к параметрам файла и выбрать команду «Удалить».
Рядовой пользователь в общем доступе может удалять документы, добавленные лично им — стереть чужие файлы не получится. При этом файлы можно сразу удалить безвозвратно, либо перенести в корзину.
Обратите внимание! Чтобы освободить пространство в облаке требуется обязательно очистить корзину.