Для чего необходим реквизит 30
Идентификатор электронной копии документа (30)
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Ранее действующим ГОСТом Р 6.30-97 предусматривался реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». ГОСТом Р 6.30-2003 данный гриф не предусмотрен, так как существует государственный стандарт, устанавливающий гриф ограничения доступа к документу.
Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. №5485-1 «О государственной тайне». Правительством Российской Федерации утверждены Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента России от 1995 г. №1203 (в ред. Указа от 24 января 1998 г. №61).
Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну («Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»). Гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне.
Знание требований к оформлению реквизитов документа, закрепленных стандартом, обязательно для каждого должностного лица как разрабатывающего (составляющего) или оформляющего документ, так и работающего с ним.
3.2.3. Оформление документов на бланках
Разработка и оформление большинства документов, особенно исходящих, осуществляется на бланке, под которым понимается стандартный лист бумаги, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Формы бланков документов устанавливаются соответствующими формулярами, а именно формуляром документа или формуляром-образцом документа. Формуляр документа представляет собой набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, а формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Документы изготавливают, как правило, на бланках форматов (мм) – А4 (210х297) и А5 (148х210); допускается использование бланков форматов А3 (297х420) и А6 (105х148) по ГОСТ 9327-60. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, поля не менее (мм) (20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее); максимальные размеры полей не оговариваются.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа (исключение составляют бланки с изображением реквизитов 01 и 02).
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения в таких документах, как положения, акты, инструкции, адресования в письмах и докладных записках, а также для написания резолюции. Бланки документов проектируют в соответствии с расположением реквизитов, показанным на рис. 2.18 и 2.19. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14 и ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк конкретного вида документа, кроме письма, бланк письма.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (рис. 3.3). Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи (переписки).
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19 (рис. 3.4).
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (рис. 3.5).
Требования к бланкам документов конкретизируются в распорядительных документах организации, Инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.
Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству, Инструкции по делопроизводству министерства (ведомства) и конкретизируются в Инструкции по делопроизводству организации. При этом в числе основных требований выделяются:
проставление обязательных реквизитов документов с соблюдением их содержания и правил размещения;
изложения текста с обязательным соблюдением установленного языка, лексических и грамматических правил, в официальном деловом стиле.
         |
Рис. 3.3. Расположение реквизитов общего бланка
(угловой и продольный варианты)
           |
Рис. 3.4. Расположение реквизитов бланка конкретного
документа (угловой и продольный варианты)
           |
Рис. 3.5. Расположение реквизитов бланка письма
Вопрос 26. Реквизиты 26-30.
Реквизит 26 (доп.)— «Отметка о заверении копии»
Реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»проставляют:
ü заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию;
ü личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко
Дата
Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме нотариата и архива)
При решении дел, касающихся приема граждан на работу и учебу, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями согласно действующему законодательству (копии дипломов, аттестатов и т.д.).
При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.
В Типовой инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.
Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителем или руководящим отдела кадров).
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.
В установленных законом случаях копии уставов, лицензии и т.д. требуют нотариального заверения.
Реквизит 27 (доп.)— «Отметка об исполнителе»
Реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
ü инициалы и фамилию исполнителя документа;
ü номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом.
В.А. Жуков
Реквизит 28 (обяз.)— «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Включает в себя следующие данные:
ü ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
ü номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:
· «Направлен ответ, дата, номер» или «Дан устный ответ»
· «Вопрос решен по телефону» и т.п.
Реквизит 29 (обяз.)— «Отметка о поступлении документа в организацию»
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу
Реквизит 30 (доп.)— «Идентификатор электронной копии документа»
Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке следует указать полный путь к файлу-электронной копии документа, включая имя файла и расширение.
Для чего необходим реквизит 30
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Требования к оформлению документов
System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2018-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.