Для чего необходимо планировать потребность в персонале
Определение потребности организации в персонале
Зачастую в организациях, где руководитель не уделяет достаточного внимания вопросам менеджмента, не учитывается множество различных аспектов кадровой работы. В частности, не планируется потребность в персонале на разные периоды времени. Поэтому очень важно понимать, что определение потребности в персонале организации является одним из важнейших направлений маркетинговой деятельности в области кадров, которое позволяет планировать состав работников, что значительно повышает эффективность работы организации в целом.
Виды потребностей в персонале
Приступая к планированию персонала в организации, в первую очередь необходимо понимать, что определение потребности в персонале – это четко выстроенная система комплексных действий, задачами которых является достижение определенных целей. Как правило, весь комплекс мер в первую очередь направлен на обеспеченность персоналом в достаточном количестве имеющихся вакантных мест на разные периоды времени. Во вторую очередь – на создание максимально эффективной системы подбора и обучения персонала.
Если в организации уделяется достаточное количество времени для планирования различных сфер развития, то в этом случае процесс планирования будет наиболее эффективным и результативным.
Планирование потребности в кадрах делится на два основных вида:
В идеале планирование персонала необходимо осуществлять регулярно на разные периоды времени:
Также планирование персонала можно рассмотреть в разрезе качественной и количественной потребности в кадрах:
Факторы, влияющие на потребность в персонале
Факторы, которые прямо или косвенно могут влиять на определение и планирование потребности в персонале, подразделяются на несколько разновидностей.
Внешние факторы
Косвенные факторы
Этапы работы при планировании
Вся система планирования потребностей в персонале подразделяется на 3 крупных этапа.
Проведение анализа собственных ресурсов компании
Целью этого шага является определение возможности удовлетворения потребности в кадрах собственными ресурсами в будущем. Немаловажную роль в этом играют финансовые показатели компании: прибыль, обороты.
Проведение анализа потребностей в персонале за определенный промежуток прошлого периода
Составляется прогноз того, какие специалисты и в каком количестве могут понадобиться в будущем.
Принятие решения
Решения принимаются на основе действующей кадровой политики. В зависимости от политики компании – нацеленность на удержание работников или нет – принимаются следующие решения:
Методы определения потребности в персонале
Для прогнозирования ситуации используют различные техники и методы определения потребности в кадрах. Среди наиболее популярных методов можно выделить следующие.
Метод фотографирования рабочего дня
Он очень трудоемок, но при этом очень эффективен. Его суть заключается в том, что для работника определяется круг его обязанностей, выполнение которых сопровождается регистрацией во времени. В результате применения этого метода можно наглядно определить, какие операции являются лишними в действиях сотрудника, выяснить необходимость наличия этого сотрудника на рабочем месте, или даже при низких объемах работы соединить две штатные единицы в одну.
Метод расчета согласно нормам обслуживания
Здесь используются нормы обслуживания, установленные для каждого конкретного сотрудника. Они закреплены в различных законодательных документах – СанПиН, СНиП и ГОСТ. Опираясь на них и владея информацией о нормах выработки на один день и планируемых объемах производства на конкретную перспективу, можно легко произвести расчет потребности в персонале на этот период времени.
Метод экспертных оценок
Самый популярный метод, используемый в различных организациях. Потребность в персонале определяется, исходя из мнения руководителей подразделений, и основывается на их профессионализме и видении развития этой отрасли в будущем.
Метод экстраполяции
Это метод моделирования ситуации в будущем, исходя из дня сегодняшнего. При использовании этого метода учитываются все возможные изменения в стране: рост цен, развитие данной отрасли, планируемая деятельность государства относительно этой отрасли и др. Этот метод отлично подойдет для стабильной компании, которая развивается в стабильном государстве. Поэтому использовать его в нашей стране следует только на короткие промежутки времени.
Компьютерная модель определения потребности в персонале
На основании данных, получаемых от руководителей подразделений, составляется компьютерный прогноз потребности в персонале на заданный промежуток времени. Метод относится к ноу-хау, поэтому особой популярности у российских бизнесменов пока не приобрел, поскольку требует больших финансовых затрат и дополнительного привлечения специалистов, владеющих соответствующими навыками. Этот метод отлично подойдет для крупных предприятий и производств.
Выше перечислены только основные методы определения потребности в персонале. На сегодняшний день их насчитывается около десятка. Однако применение каждого из них требует качественной подготовки и грамотного анализа полученных данных. Только в этом случае можно говорить о результативности применяемых методик.
Формулы расчета потребности в персонале
Произвести точный расчет потребности в персонале позволяют специальные формулы. Перед их использованием необходимо определить то, к чему стремится организация:
Поэтому практически на каждом предприятии в плановых отделах производят обоснование роста производства. При этом учитывают экономию численности персонала для всех факторов увеличения производительности труда. Таким образом, плановую численность персонала можно определить по формуле:
где Чспл – плановая среднесписочная численность персонала> Чбп – среднесписочная численность персонала в базисном периоде> Iq – индекс изменения объема производства в плановом периоде> Э – общее изменение (уменьшение – «минус», увеличение – «плюс») исходной численности персонала.
Этот вид расчета целесообразно использовать на стабильных предприятиях с плавным изменением объемов работ.
Для вновь образуемых организаций и предприятий с резкими изменениями в производственной программе следует применять методику определения плановой численности персонала прямым способом.
Чтобы произвести расчет среднесписочного числа рабочих, можно использовать следующую формулу:
где Ксп – коэффициент среднесписочного состава, Чяв – нормативная численность рабочих для выполнения сменного задания по выпуску товара.
Расчет показателей численности основной части вспомогательного персонала такой же, как и при расчете основного персонала, и определяется по следующей формуле:
Чспвс = nвс x S x Ксп,
где Чспвс – списочная численность вспомогательных рабочих> nвс – число рабочих мест вспомогательных рабочих> S – число рабочих смен в сутках.
По приведенной методике удобно определять численность таких специальностей, как крановщик, кладовщик, стропальщик и другие. Планирование численности вспомогательного персонала (на тех участках, где закреплены нормы обслуживания) представляет собой деление общего количества объектов обслуживания, при учете сменности работ, на норму обслуживания. Результатом этого вычисления и будет плановое явочное число сотрудников.
Для определения численности служащих в организации, как правило, используются среднеотраслевые показатели. В случае их отсутствия нормативы могут быть разработаны на предприятии самостоятельно. В этом случае нормы могут быть разработаны как для различных видов работ, так и для конкретных должностей.
Что касается обслуживающего персонала, то здесь за основу берутся укрупненные нормы обслуживания (например, для уборщика норма определяется, исходя из квадратных метров).
Для руководящего состава за основу берутся нормы управляемости и много других показатели.
Планирование потребностей в персонале с учетом естественного движения персонала
Естественное движение персонала является неотъемлемой частью любой организации. Поэтому его учет позволяет более точно осуществлять планирование потребностей в персонале в будущем. Под естественным движением понимаются такие ситуации:
Для каждого подразделения в рамках одного предприятия нормы текучести персонала могут различаться. Среди руководящего персонала текучесть самая низкая и составляет около 5%. Среди специалистов производственной сферы текучесть персонала колеблется между 10 и 15%. В случаях активного расширения производства и массового найма персонала текучесть может быть выше 20%.
Способы закрытия потребностей в персонале на перспективу
После того, как определение различных видов потребности в персонале разработано, целесообразно наметить пути ее покрытия. Здесь выделяют два основных направления:
В основном большинство организаций предпочитают активный поиск персонала. Как правило, это приносит свои плоды в виде быстрого закрытия вакансий.
Основные шаги, с которых необходимо начинать процесс планирования потребности в персонале:
Таким образом, определение стратегических потребностей в персонале позволяет организации уверенно смотреть в будущее и застраховать себя от кадровых рисков.
Как спрогнозировать потребность в персонале
Регулярное планирование потребности в персонале — обязательное условие стабильного функционирования и развития предприятия. Подобная процедура определяет необходимый численный состав сотрудников, уровень обеспеченности людьми, механизмы и меры для покрытия дефицита кадров.
По состоянию на 31.10.2020 года средний процент вакантных рабочих мест в РФ составил 3,7%. Это внушительная цифра, учитывая масштабы страны. Чтобы не попасть в кадровую яму, компании должны проводить последовательную, систематическую работу по организации расчетов требуемого количества сотрудников и методов их привлечения.
Понятие, цели и виды планирования персонала
Под воздействием рыночных колебаний предприятия вынуждены регулярно пересматривать стратегию деятельности, менять технологии, масштабы, направления работы. Сделать это невозможно без наличия определенного количества персонала соответствующего уровня подготовки и квалификации.
Под кадровым планированием потребности в персонале понимается определение нужной для текущего функционирования и будущего развития компании численности специалистов. Дополнительно обеспечивается разработка методов приведения фактического состава трудящихся к плановому путем набора, повышения квалификации и увольнения.
С помощью прогнозирования кадровой потребности решаются следующие задачи:
На практике планирование может классифицироваться по признакам, приведенным в таблице ниже.
| Признак | Виды планирования |
|---|---|
| По сроку планирования | · долгосрочное (свыше 5 лет); · среднесрочное (от 1 года до 5 лет); · текущее (до 1 года). |
| По очередности | · упорядоченное – последовательное составление планов одного за другим; · скользящее – последовательное продление одного единого плана на несколько периодов; · ситуационное – когда планы составляются по мере возникновения необходимости. |
| По обязательности плановых заданий | · директивное – решения, принятые по итогам планирования, обязательны к исполнению; · индикативное – в этом случае планы носят рекомендательный, направляющий характер. |
Результатом планирования может быть не только прием сотрудников, но и сокращение штата — в зависимости от текущего состояния дел в компании и на рынке.
Принципы планирования персонала
Определение потребности в количестве и качестве сотрудников входит в общую систему стратегического планирования. Подобная деятельность ориентируется на определенные принципы:
Для качественного планирования нужно определить все его элементы: цели, сроки, ответственных за исполнение сотрудников, затраты. Затем — структуру, меры, которые планируется предпринять по его результатам. И в итоге — установить источники данных для прогнозирования.
Оценка потребности в персонале и влияющие на нее факторы
Определение потребности в персонале можно сформулировать, как необходимость иметь нужное количество работников определенной квалификации в заданные сроки для ведения экономической деятельности. Подобная задача решается планированием. Классификация потребности в персонале приведена в схеме ниже.
| Планирование персонала определение потребности | |||
| Количественная | Качественная | Текущая | Дополнительная |
|---|---|---|---|
| Прогноз численности работников для решения имеющихся и перспективных задач | Необходимость соответствия персонала определенным требованиям: по профессиям, специальностям, квалификации, уровню подготовки | Численность кадрового состава для поддержания текущей деятельности | Необходимость в увеличении штата для внедрения новых продуктов, расширения производства и развития деятельности |
Основными факторами, которые влияют на потребность в кадрах, являются социальные — увольнение по различным причинам, использование времени отдыха, обучения, повышение в должности. Следующая группа — экономические и административно-политические. К ним относят внутренние (пересмотр перспектив развития компании, корректировка масштабов деятельности, техническое перевооружение, изменение требований к качеству продукции, смена руководства) и внешние (кризисы экономического или политического характера, колебания спроса, изменение порядка взаимодействия с поставщиками и клиентами, отношений с местной администрацией, конкуренция) факторы. Также оказывает влияние научно-технический прогресс.
Процедура планирования потребности в персонале
До начала процесса планирования нужно определить его основные цели, определить сроки, назначить ответственных лиц, перечень решений, которые нужно будет принять на его основе. Важно сразу продумать источники получения необходимой информации, их достаточность. Подумать, где можно взять недостающие данные, а какие допустимо опустить ввиду их несущественности.
Перспективная оценка потребности в персонале включает несколько последовательных этапов:
На этапе стратегического планирования анализируют факторы внутренней и внешней среды, влияющие на деятельность компании.
Подходы, работающие в настоящий момент, могут оказаться неэффективными в перспективе. Компании нужно будет «заглянуть» на несколько месяцев и даже лет вперед, чтобы понять, какие направления работы придется сокращать или ликвидировать, а какие расширять или вводить в качестве новых видов деятельности.
Процедура оценки планирования потребности персонала включает в себя анализ не только внутренних, но и внешних факторов.
При проведении анализа численного состава оценивается потенциал уже имеющихся трудовых ресурсов, их качественный состав и достаточность. Параллельно определяется, сколько людей и с какой подготовкой нужно будет в дальнейшем, намечаются источники их привлечения. Компания может быть ориентирована только на приход персонала со стороны, на развитие исключительно внутреннего кадрового резерва или совмещать оба этих подхода.
При необходимости сразу намечаются меры по переобучению, повышению квалификации сотрудников, определяются кандидаты на повышение. Не лишней будет оценка финансовых затрат на мероприятия по поиску нового персонала и развитию компетенций уже работающих сотрудников.
Методы анализа численного состава
После составления стратегических планов необходимо проанализировать текущий кадровый состав. Для этого реализуется следующий перечень шагов.
Шаг 1. Расчет фактической или среднесписочной численности персонала на дату планирования. Учитывается постоянный, временный и сезонный персонал.
Шаг 2. Определение отклонений текущей численности от плановой. В качестве плановой численности берут количество сотрудников из утвержденного штатного расписания. Для этого можно применить формулу:
∆Чв – отклонение фактической численности от плановой;
Чп – плановая численность, например, по утвержденному штатному расписанию, сделанным ранее расчетам;
Чф – фактическая численность.
По итогам вычислений определяют недостаток или излишек работников. Нехватка, как правило, означает наличие незанятых вакансий. Для анализа достаточности сотрудников с учетом основного рабочего персонала используют модернизированную формулу:
∆Чв – отклонение фактической численности от плановой;
Чф – фактическая численность.
Чоф – плановая численность офисных работников;
Чвп – плановое количество сотрудников вспомогательного производства;
Чор – плановая численность основных рабочих;
Квп – коэффициент выполнения плана производства.
Шаг 3. Анализируя структуру кадрового состава, определяют удельный вес служащих, специалистов и рабочих в общей численности. Если позволяют доступные источники данных, можно проанализировать укомплектованность каждого рабочего места по формуле:
Ку – коэффициент укомплектованности;
Чф – фактическая численность;
Крм – количество рабочих мест;
Кс – коэффициент сменности.
Шаг 4. Анализ изменения количества персонала, которое включает организованное движение, например, уход в армию, на пенсию, завершение сроков трудовых договоров, сокращение объемов деятельности и неорганизованное, чаще всего связанное с увольнениями по собственному желанию. Первый вид изменений прогнозируется точно, так как заранее можно определить пенсионный возраст, срок призыва, грядущий спад производства. Вторую группу количественно нужно будет определить на основе статистики предыдущих лет.
Удобнее всего для оценки влияния движения использовать формулу коэффициента естественной убыли:
Чвыб – количество выбывших работников по естественным причинам в течение года;
Чп – численность требуемого персонала (например, штатная) на конец года.
Необходимо исследовать причины ухода работников, их отсутствие по неуважительным основаниям.
Расчет плановой потребности
Для расчета плановых показателей потребности в персонале на основе данных анализа численности реализуются разные методы. Их применение зависит от доступной информации и уровня подготовки ответственного специалиста. Часто применяемые на практике методики приведены в таблице.
Построение математической зависимости будущего изменения численности от различных факторов. Выражается уравнением регрессии в зависимости от количества влияющих факторов:
где a — постоянная величина, b,c,m – коэффициенты влияния каждого фактора, х – фактическое значение факторов.
Основывается на мнении опытных специалистов-экспертов. В случае возникновения затруднений в выборе конкретного варианта могут применяться специальные формулы или метод Дэлфи, которые позволят экспертам прийти к единому мнению.
Перенос тенденций предыдущих лет на плановые периоды. Прост и дешев в применении, но не позволяет учесть вероятные перемены в будущем.
Основан на расчете увязки ресурсов, которыми располагает компания и потребностей в них в плановом периоде.
Базируется на анализе аналогичных показателей численности у конкурентов и предприятий в смежных отраслях.
Расчет от достигнутого
Определение плановой численности путем умножения ее фактического значения на плановый индекс или коэффициент изменений.
Общая потребность определяется по формуле:
Оп –потребность в персонале;
Тпч – потребность в привлечении для текущих нужд;
Дпч – необходимость в дополнительном персонале на новые проекты или расширение производства.
Текущая потребность определяется по плановым вакансиям. Дополнительная включает:
Чпл – плановая численность на конец периода;
Чкг – фактическая численность на конец года.
Чсрт –средняя численность;
Куб – коэффициент убыли.
Выводы
Планирование потребности в персонале позволяет компаниям не попасть в кадровую яму. Оно в равной степени необходимо для поддержания текущей деятельности предприятия и его перспективного развития. Выбор метода прогнозирования определяется профессиональной подготовкой специалистов, доступом информации и финансовыми ресурсами организации. До определения алгоритма расчетов нужно поставить конкретные задачи, которые планируется решить и закрепить ответственных за них сотрудников.
Сущность и цели кадрового планирования
Кадровое планирование — это целенаправленная, научно обоснованная деятельность организации, имеющая целью предоставление рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъявляемыми требованиями.
Кадровое планирование компании требует постоянной корректировки, поскольку цели организации нестабильны, а среда ее деятельности неопределенна. Кроме того, само по себе кадровое планирование представляет комплексную задачу, включающую большое число независимых переменных — новые изобретения, изменения населения, сопротивление изменениям, потребительский спрос, вмешательства государства в бизнес, иностранная конкуренция и, прежде всего, конкуренция на национальном рынке.
Важнейшим первым шагом кадрового планирования компании является формулировка задач компании в области ассортимента продукции, методов производства, рынков сбыта и т.д. Отсюда вытекает необходимость человеческих ресурсов, которая соотносится с существующей на рынке труда конъюнктурой, чтобы на основе этого разработать план человеческих ресурсов.
На основании планов руководство компании должно рассмотреть план человеческих ресурсов в отношении необходимости корректировки задач компании, например, если окажется невозможным увеличение объема производства в назначенные сроки из-за того, что запланированные для этого человеческие ресурсы либо не могут быть обучены в заданные сроки, либо не существует в нужном объеме.
Эффективное кадровое планирование должно отвечать на вопросы:
По срокам кадровое планирование подразделяется на:
Компания должна оценить спрос на труд, потенциальные возможности предложения и состояние внешней среды деятельности. Составляется план человеческих ресурсов, указывающий, какое количество и каких именно работников может потребоваться в будущем. Основными пунктами, которые следует принимать в расчет, являются следующие.
1. Создание группы кадрового планирования компании, включая менеджеров, ответственных за выполнение основных функций в компании.
2. Задачи человеческих ресурсов в достижении целей компании с учетом:
Оперативный план работы с персоналом — это детализированный по временному (год, квартал, месяц, декада, рабочий день, смена), объектному (организация, функциональное подразделение, цех, участок, рабочее место) и структурному (потребность, наем, адаптация, использование, обучение, переподготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы на персонал, высвобождение) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкрепленных необходимыми расчетами и обоснованиями.
Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет получить данные:
Начальной ступенью процесса кадрового планирования является планирование потребности в персонале. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей.
Существует четыре категории работников, по которым ведется планирование:
Таблица 1. Действия, принимаемые менеджерами в отношении персонала
| Категории работников | Управленческие действия |
| Действующий персонал | Оценка производительности труда Распределение работников Обучение и развитие Оплата и мотивация Карьерный рост |
| Новички | Методы найма Процедуры отбора Введение в должность Условия заключения договоров Процесс адаптации Обучение |
| Потенциальные сотрудники | Методы найма Внешние связи Уровень оплаты труда Бонусы для персонала |
| Персонал, покинувший организацию | Увольнение по инициативе администрации Выход на пенсию Текучесть персонала |
В кадровом планировании выделяют количественные и качественные показатели. Приколичественном планировании используются следующие методы:
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина