Для чего необходимо заниматься планированием
Для чего необходимо заниматься планированием
Любые жизненные перемены и любые великие дела начинаются с тщательного планирования. Ведь с планом проще рассчитать свои силы и принять стратегически важное решение. То же самое касается вашей профессиональной и личной жизни — чтобы оставаться гибким, успевать качественно выполнять свою работу и вовремя отдыхать, вам необходимо научиться составлять план.
Если вы не верите в силу планирования или не знаете, как правильно распределить свои задачи, вам помогут советы из книги «От срочного к важному».
Бизнес-гуру Джим Рон говорил: «Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Его мысль продолжил известный консультант Брайан Трейси: «Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда».
Слова этих великих людей подтверждает практическая польза планирования:
• Вы ничего не забываете. Записывая и структурируя план задач, вы освобождаете мозг от необходимости запоминать.
• Вы успеваете больше в более короткий срок. Планируя свой день, вы учитесь грамотно распределять время на выполнение заданий.
• Вы используете активный, а не реактивный способ действия. Когда вы вовремя берётесь за выполнение задачи, у вас появляется возможность сконцентрироваться, сгруппировать похожие задания и быстро с ними расправиться.
• Вы принимаете лучшие решения. Планирование учит правильно оценивать задания и результаты их выполнения.
• Вы лучше восстанавливаетесь после прерываний. Если вас отвлекли во время рабочего дня, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились.
Итак, чтобы изменить свою личную и профессиональную жизнь, вам достаточно купить ежедневник или скачать приложение на свой смартфон и составить план на месяц, неделю и день.
Если вас отвлекли во время работы, благодаря плану, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились. Источник.
План на месяц
Планирование на месяц отлично подходит для обдумывания задач, которые помогут вам достигнуть успеха в будущем. Подумайте, чего бы вы хотели добиться и каким вы видите себя через месяц. Выпишите эти задачи в свой календарь и продумайте способы достижения поставленных целей.
Например, вы хотите подтянуть тело и сбросить два килограмма или вам хочется вовремя сдать отчёт. Это отличные цели, которые вполне реально выполнить за один месяц. Теперь настало время более точного планирования.
План на неделю
Наметьте контрольные точки для каждой своей цели, которые вы сможете выполнить за семь дней. Например, пройти четыре тренировки и замерить своё тело. Или завершить первую главу отчёта и проконсультироваться с коллегами насчёт качества проделанной работы.
Такой подход даст понимание — лучше разбить задачу на шаги и делать в течение недели, иначе вы не успеете добыть информацию у других людей и вовремя зафиксировать промежуточный результат. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.
Ключ к успешному планированию — составление списка до проверки электронной почты. Лучше послушайте музыку. Источник.
План на день
При планировании на день учитывайте краткосрочные задания, решения мелких проблем и выполнение обязанностей. Убедитесь, что вы также включили в них задачи, которые приведут вас к достижению вашей цели. Вы можете составить план вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. План на день даст вам контроль над продуктивностью.
Ключ к успешному планированию на день — составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей — и в соответствии с этим вписывать их в свой план.
Сформируйте привычку планировать
Люди часто говорят, что им не хватает времени на планирование. Однако, уделив всего пять минут, вы сделаете эффективным остаток дня. Ведь стресс и нехватка времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем.
Сделайте планирование регулярной частью своего дня. Источник.
Сделайте планирование своей привычкой, регулярной частью дня. Записывая все задания в отдельном блокноте, вы оградите себя от прокрастинации и сосредоточитесь на качестве. Каждое выполненное задание продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь.
Зачем нужен план
Сначала я хотел назвать этот текст «Зачем нужен бизнес-план», но к чему себя ограничивать? План — он и в Африке план, не важно для чего. Тот, что для бизнеса, называется бизнес-планом. Тот, что для эвакуации, называется, как ни странно, планом эвакуации. И так далее.
Но идея текста таки пришла из области, где актуальны бизнес-планы. Часто стал встречаться с высказываниями о том, что «бизнес-план, конечно, нужен, но вот конкретно в нашем случае он пользу не принесёт потому, что»:
Когда план не нужен
Добровольно человек может делать дело только в двух случаях: когда ему важен результат и когда важен процесс.
Так вот, если для вас процесс важнее результата, то на план можете забить — получайте удовольствие. В случае главенства процесса, автоматически отпадают все ограничения, какие можно наложить на вашу работу, поскольку достигать результата необходимости нет — ваша цель уже достигнута.
Если же вы, как я, получаете удовольствия от достижения цели (или не получаете, но НАДО), то остро встаёт вопрос контроля множества нюансов: расхода времени, денег и прочих ресурсов, соблюдения всяческих критериев и так далее. Тут нам на помощь и приходит планирование.
Что такое план
Во-первых, важно понимать, что план состоит не только из списка пунктов от 1 до 100, которые нужно выполнить по порядку. Более того, в нём есть части куда более важные.
Цель — самый важный элемент любого плана, то для достижения чего он создаётся. Цель задаёт точку (или область) в пространстве событий, в которую мы хотим попасть. По сути она описывает суммарный вектор усилий, которые необходимо приложить. Чем точнее она сформулирована (чем лучше мы видим цель), тем сложнее нам будет совершить действия, уводящие нас от неё.
Критерии достижения цели — формальные условия, выполнение которых определяет наше приближение к цели. Если цель — это точка в многоразмерном пространстве, то критерий — одна из координат этой точки (или интервал координаты). Чем больше критериев мы можем выделить и чем точнее они, тем лучше мы видим цель.
Ресурсы — время, деньги, сотрудники, друзья (ага!), кирпичи на складе — всё, что можно использовать для достижения цели. Важно определить несколько множеств ресурсов:
Программа действий — то, что обычно и называют планом — упорядоченный список мероприятий, необходимых для достижения цели. Предполагается, что если сделать как в ней будет написано, то всё обязательно получится. На самом деле не обязательно — программа не просто должна быть, она должна быть объективной и многовариантной, поскольку риски и ограниченность ресурсов никто не отменял. Для этого нам надо провести…
Анализ области, в которой мы будем действовать, выделив всё вышеперечисленное. После чего сформировать программу так, чтобы каждый следующий шаг логично вытекал из предыдущего. В частности, чтобы на каждом шаге у нас хватало ресурсов для реализации следующего.
Полезным ходом при анализе бывает создание модели изменений количества ресурсов во время выполнения плана. В бизнес-плане, как минимум, следует описать финансовую модель — расчёт количество средств на балансе в каждый месяц исполнения плана.
Полезно сделать несколько планов, для разных условий. Обычно их делают три: оптимистичный, реалистичный, пессимистичный.
Зачем нужен план
Самая главная задача плана — продемонстрировать, что его цель хотя бы теоретически достижима. Особенно важно об этом помнить стартаперам — на пути великой идеи часто встаёт не менее великая математика и оказывается, что даже сверхоптимистичный план даёт убытки на протяжении первых 100 лет.
План очерчивает границы реальности, в которых достижение цели возможно, тем самым сокращая область поиска решений.
Вторая его задача — экономить наши силы и время — раз обдуманное и записанное не нужно обдумывать и записывать повторно. По крайней мере не так часто. Без плана, после завершения очередной задачи, вы будете снова и снова заниматься планированием и перепланированием вместо того, чтобы сразу перейти к следующему этапу. Имея карту чёткой дороги к цели, мы не будем сходить с неё и тратить ресурсы на решение задач, которые неожиданно показались нам важными.
Поэтому даже худой план лучше его отсутствия.
План не нужен — у нас слишком большая неопределённость
Это утверждение встречается чаще всего и с его посылом поначалу спорить сложно. Когда начинаешь новое дело, с большой вероятностью не обладаешь почти никакой достоверной информацией. Но так ли никакой?
Сразу отбросим случаи профессиональных открывателей ресторанов и клепальщиков сайтов-визиток — у них-то чёткие планы есть — уже открыто 100500 кафе и сделано 100500 сайтов. Нас интересуют ситуации, когда опыта действительно нет.
Вместо опыта у нас есть знания (и умение гуглить).
Мы можем определить цель и критерии её достижения. Причём «создание нового уникального продукта» — цель так себе, поскольку критерии у неё расплывчатые. А вот «создание продукта с чистой прибылью 500$/месяц через 6 месяцев и 10 000$/месяц через год» — куда лучше.
Даже если у вас нет опыта, чтобы определить реалистичные критерии, всегда есть информация, чтобы определить их пессимистичный вариант. Просто спросите себя: «в каких случаях я откажусь от достижения цели?» В нашем примере, это доход менее 500$/месяц через полгода работы. А в каких условиях вы будете готовы продолжать идти к цели без груза сомнений за душой?
Мы можем определить ресурсы, которые есть изначально. В худшем случае других ресурсов и не будет. Чего можно достичь, опираясь только на них?
Большинство рисков можно определить с помощью простой логики и широкого кругозора. Их обычные источники: государство, люди, природа, неизвестность. Подумайте: какую гадость можно ожидать от каждого из них?
Этих соображений вполне хватит для анализа и выработки даже двух планов: пессимистичного и удовлетворительного. Полезным подспорьем будут истории людей, которые уже делали то же самое (или часть того же самого) — из них можно выудить верхние и нижние оценки многих параметров. Если же таких нет совсем, то вы точно делаете что-то стрёмное.
План не нужен — и так всё ясно
Вторая крайность, встречается реже, но тоже бывает. Характерна, для людей, не имеющих опыта решения комплексных задач. Например, для школьников с gamedev.ru, кода те начинают разработку своей первой игры.
Как гарантировано объяснить человеку, что далеко не всё бывает ясно, даже когда так кажется, я не знаю. Тут всё зависит от опыта человека: принимает он факт того, что все ошибаются (включая его) или ещё нет.
Куда лучше действует проверка практикой. Если всё и так ясно, то на документирование ясности на бумаге потребуется максимум день. И наверняка эта попытка провалится, что станет лучшим свидетельством в пользу планирования.
Вывод
Не ленитесь и не бойтесь заниматься планированием. Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Неплохо будет и потренироваться на паре своих идей, даже не очень хороших. Когда потребуется, набитая рука очень облегчит работу.
Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация
Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.
Содержание
Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация
Процесс планирования
Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.
В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:
Виды планирования
Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.
Виды планирования различаются:
По обязательности
По срокам достижения целей
По содержанию плановых решений
Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:
По степени охвата
По объектам планирования
По глубине
По координации планов во времени
По учёту изменения данных
По очерёдности
Проверьте, насколько хорошо вы умеете спланировать свои дела на день, решив данный кейс:
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.
Приоритизация
Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.
Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.
А сперва предлагаем вам решить данный кейс, чтобы потренироваться в приоритезации дел:
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.
Для чего нужно планирование?
Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.
Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.
Конкретизация цели
Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную (например, выучить иностранный язык). Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.
Чёткий план действий
Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.
Действие, а не мысли о действии
Возможность маневрирования
Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.
Высокая вероятность успеха
И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!
Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.
Методики планирования
ABC планирование
Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда.
Принцип Эйзенхауэра
Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.
Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:
Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда.
Правило Парето
Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.
Наглядно данное правило выглядит так:
Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать здесь.
Хронометраж
Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.
Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:
Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:
На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте здесь.
Диаграмма Ганта
Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.
Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.
Техника SMART
Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.
Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.
Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано здесь.
Список целей и задач
Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.
Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».
Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.
Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.
Принципы планирования
Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.