Для чего необходимы товарные запасы
Методы управления товарными запасами в торговле (нюансы)
Понятие и виды товарных запасов
Любое предприятие торговли закупает товары для последующей реализации с целью получения прибыли.Чтобы удовлетворить спрос покупателей и организовать бесперебойную торговлю, необходимо иметь достаточное количество товаров в запасе, а значит, следует организовать оепартивное управление запасами, их рациональное приобретение и хранение.
Товарные запасы (ТЗ) — это определенное количество ТМЦ, находящихся в собственности торговой организации и предназначенных для последующей реализации.
Выделяют несколько видов ТЗ:
Недостаток ТЗ на складах может привести к дефициту товаров, а следовательно, к недополучению прибыли, а излишнее количество — к увеличению неоплаченной кредиторки по их поставкам, товарным потерям, росту издержек на хранение и, как следствие, снижению оборачиваемости и рентабельности. То есть торговые фирмы остро нуждаются в организации эффективного управления ТЗ.
Проверьте, правильно ли вы учитываете товары, в оптовой и розничной торговле, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите в Готовое решение.
Процесс управления товарными запасами в торговых организациях
Комплекс мероприятий по управлению товарными запасами в торговле нацелен на формирование и обеспечение оптимального объема и многообразия ТЗ, бесперебойного наполнения торговых точек товарами в достаточном количестве и ассортименте.
Основной задачей коммерческого аппарата компании, управляющего ТЗ, является отсутствие перебоев в товароснабжении и недопущение затоваривания складов. При этом следует ускорять оборачиваемость ТЗ и по возможности сокращать затраты на их хранение и приобретение.
Выделяют следующие методы управления товарными запасами:
Основной метод управления ТЗ— их нормирование. Нормирование подразумевает установление оптимального размера (норматива) ТЗ.
Норма ТЗ — такое количество товаров, которое обеспечит их бесперебойное предложение покупателям при минимуме расходов.
На каждую позицию номенклатуры или товарной группы устанавливается определенное значение неснижаемого остатка, который позволит осуществлять торговлю при возникновении непредвиденных факторов, например при увеличении спроса на данный вид товара, несвоевременной новой поставке и т. д.
Для определения нормы в расчет берутся частота привоза, величина разовой поставки ТЗ, объем дневной реализации и другие факторы в зависимости от выбранного метода нормирования. Рассмотрим возможные способы нормирования более подробно:
Подробнее о нормировании ТЗ узнайте из статьи «Каковы особенности нормирования товарных запасов?».
Чтобы подсчитать, на какой период торговли хватит определенного вида товара, необходимо разделить его остаток на дневной товарооборот:
Для выявления периода, за который запасы могут быть реализованы, необходимо подсчитать коэффициент их оборачиваемости.
Оперативный учет ТЗ позволяет вовремя принять маркетинговые решения в отношении каждого вида товаров. Для учета товародвижения в торговых организациях традиционно используются карточки количественно-суммового учета по форме ТОРГ-28.
ВАЖНО! Напомним, что компании вправе использовать бланки документов, разработанные самостоятельно (п. 4 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Однако ручное ведение учета возможно только на предприятиях с небольшой номенклатурой товаров. На складах, где оборачиваются сотни тысяч наименований продукции, сложно наладить учет и контроль за каждой ассортиментной позицией ручным способом, в связи с чем все больше торговых компаний прибегают к автоматизированным методам учета.
Использование современных программ и технологий позволяет своевременно обеспечивать коммерческих работников достоверными сведениями об отклонениях ТЗ от установленных норм по видам и группам товаров. На основании полученной информации проводится оптимизация и регулирование ТЗ, т. е. принимаются контролирующие коммерческие решения по их нормализации.
Контроль за состоянием ТЗ осуществляется с использованием таких систем, как:
Регулирование ТЗ предполагает поддержание товарных остатков в пределах установленных норм путем приведения коммерческих решений в действие. Например, с помощью маневрирования остатками между магазинами или складами при выявлении излишков по одной группе товаров в одном месте и недостатка по той же группе в другом.
С 2021 года все предприятия обязаны учитывать товары по новым правилам. Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы». Он заменил ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету МПЗ и специнструментов. Применять его нужно с бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021 год. Подробнее о том, что изменилось, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Особенности управления запасами в магазине (на предприятии розничной торговли)
Управление ТЗ в розничном магазине предполагает возможность выбора формы товароснабжения — транзитной или складской, которая определяется исходя из конкретных условий:
Транзитная форма (магазин получает ТЗ напрямую от поставщиков) позволяет довести издержки на хранение товаров и потери от перебоев в поставках к минимуму. Однако в случае возникновения непредвиденных ситуаций такой подход может привести к недостатку текущих товаров.
Складская (магазин получает ТЗ со склада) больше характерна для торговых сетей, где наполнение товаром каждой точки нормируется и регулируется на более высоком руководящем уровне. При складском методе удобнее создавать и регулировать страховой товарный запас. Однако при этом увеличиваются издержки, связанные с содержанием склада и доставкой товаров в магазины.
В розничной торговле используются все те же вышеописанные методы: нормирование, учет, контроль и регулирование, где нормирование также занимает ключевую позицию. Грамотное управление ТЗ в рознице является основным инструментом построения ассортиментной политики компании.
Ассортимент —перечень товаров, объединенных определенными характеристиками.
Ответственным сотрудникам розничных предприятий следует разработать ассортиментные перечни товаров, включающие в себя те товары, которые всегда должны быть в продаже. Наличие таких перечней обеспечит полноту и стабильность ассортимента и позволит удовлетворить покупательский спрос в полной мере. Полнота ассортимента — возможность предоставления покупателю большого выбора товаров, а стабильность— обеспечение постоянного наличия товаров в продаже.
При построении ассортиментного перечня следует учитывать соотношение отдельных групп товаров в зависимости:
При этом универсальные магазины предлагают более широкий ассортимент по сравнению со специализированными. Однако для специализированных характерно большее количество разновидностей определенной группы товаров, а следовательно, и более глубокий ассортимент.
Для осуществления контроля за ассортиментом продукции в крупных розничных магазинах и супермаркетах используется компьютерная техника, которая с помощью штрих-сканера и специального программного обеспечения позволяет учитывать каждую единицу товара. Такой подход позволяет товароведам и администрации магазина вести постоянную аналитику закупок, отслеживать оборачиваемость товаров и своевременно выявлять отклонения от установленных норм.
В небольших магазинах, где ведется ручной учет, ответственный сотрудник отображает информацию о движении товаров в товарно-денежном отчете, используя форму ТОРГ-29 или бланк, разработанный и утвержденный компанией самостоятельно.
Итоги
Управление товарными запасами в торговле является одним из ключевых элементов формирования торговой политики предприятия. Основным методом управления считается нормирование товарных запасов, которое заключается в установлении нормативных показателей для каждой единицы или номенклатурной группы товаров.
Отклонение от нормативных показателей в сторону уменьшения остатков товаров ведет к недополучению выручки, а излишки ТЗ — к дополнительным затратам на хранение, потерям на просрочке и, как следствие, снижению оборачиваемости. В связи с этим следует вести оперативный учет и контроль за состоянием товарных запасов, поскольку своевременно выявленные отклонения позволят принять грамотные управленческие решения и не допустить потерь.
Управление запасами: как посчитать сколько товара должно быть в магазине
Управление товарными запасами магазина напрямую влияет на прибыль. С одной стороны, закончившийся товар и его отсутствие на полке — означают потерю прибыли от несостоявшихся продаж. С другой стороны, полный склад не распроданного товара — это «замороженные» оборотные средства и риск потерь от списания нераспроданных остатков (из-за истечения срока годности, сезонности товара или иных причин).
Эффективное управление товарными запасами — это поиск и поддержание баланса между двумя противоречащими друг-другу задачами: минимизацией складских остатков и их пополнением.
Товарный запас и способы его измерения
Товарный запас — это товары, находящиеся на складе магазина и предназначенные для реализации. Если речь идет о предприятии сферы услуг, то к товарным запасам относятся расходные материалы, комплектующие и запасные части (товарные запасы в салоне красоты — это косметика и краска для волос).
Товарные запасы можно разделить на:
Товарный запас измеряется несколькими способами:
Управление товарными запасами в магазине
Существует много вариаций расчета оптимального товарного запаса, от простых до очень сложных. Для обычного розничного магазина, подходит самый простой метод — опытно-статистический. Он основан на анализе оборачиваемости, истории продаж, сроков хранения и других факторов. К сожалению, точно предсказать продажи невозможно. Но можно учесть сезонность и иные факторы, влияющие на продажи.
Единой формулы расчета оптимального товарного запаса не существует, так как у каждого бизнеса свои особенности. Но для поддержания оптимального товарного запаса необходимо учитывать:
После того, как вы определили набор факторов, которые необходимо учесть, рекомендуется посчитать размер неснижаемого остатка (минимальная величина товарного запаса).
Как только показатель приближается к этому значению, формируется заявка поставщику. При этом нужно учитывать и сроки поставки, чтобы сделать это заранее. Если товар везут 5 дней, успеете все распродать и остаться без продукции. В этом случае неснижаемого остатка должно хватать приблизительно на 7 дней, чтобы компенсировать возможные задержки поставки и оставить себе время для маневра.
Неснижаемый остаток рассчитывается для каждой позиции в отдельности, так как у продукции различное время хранения, разные сроки поставок и продаются они тоже по-разному.
Поддерживать оптимальные остатки в ручном режиме практически невозможно. Для этого используют систему складского учета. Например, в SUBTOTAL вы можете:
Оборачиваемость товара
Помимо поддержания оптимального уровня складских запасов, важно оценивать прибыльность той или иной позиции для бизнеса. Для этого используется показатель оборачиваемости товара.
Оборачиваемость товара – это время, за которое продается товар, т. е. вложенные в товар средства возвращаются с прибылью. Одна из важных характеристик, используя которую можно:
Оборачиваемость товара можно посчитать в днях (срок оборачиваемости) или в разах (коэффициент оборачиваемости).
Формула оборачиваемости товара «в днях» (срок оборачиваемости)
Оборачиваемость товара в днях показывает, за какое количество дней продается средний товарный запас.
Об = Ср.ТЗ * Д / ТО, где
Об – оборачиваемость товара;
Ср.ТЗ – средний товарный запас, который рассчитывается так: (остатки на начало периода + остатки на конец периода)/2. Считается в штуках или денежных суммах (по цене закупки);
Д – количество дней в рассматриваемом периоде (месяце);
ТО – товарооборот, количество проданных товаров или сумма стоимостей всех проданных товаров (в ценах закупки) за рассматриваемый период (месяц).
Например, средний товарный запас (Ср.ТЗ) средства для мытья посуды «Наша марка» за месяц (30 дней) составил 300 шт., а его товарооборот (ТО) – 250 шт. Тогда оборачиваемость товара считается так:
Об. = 300 * 30 / 250 = 36
Это значит, что нужно 36 дней, чтобы реализовать средний запас средства для мытья посуды «Наша марка». Если закупка данного товара происходит раз в неделю, необходимо уменьшить его количество пр составлении заказа поставщику, что приведет к снижению суммы склада без ущерба для продаж.
Формула оборачиваемости товара «в разах» (коэффициент оборачиваемости)
Оборачиваемость товара в разах или коэффициент оборачиваемости товара (К.Об.) — это частное товарооборота (ТО) и среднего запаса за период (Ср.ТЗ).
Коэффициент оборачиваемости определяет, сколько раз за выбранный период товар обернулся (был продан). Рассмотрим тот же пример: Ср.ТЗ средства для мытья посуды «Наша марка» – 300 шт., ТО – 250 шт. за месяц. Посчитаем коэффициент оборачиваемости:
К.Об. = 250 / 300 = 0,83
То есть, за месяц товарный запас товара не был реализован полностью.
Правильная реализация политики управления запасами
Политика управления запасами предполагает установление рационального объема запасов с целью сокращения расходов на хранение при обеспечении высококачественного выполнения работ (предоставления услуг) и бесперебойной работы предприятия.
В результате правильно реализованной политики управления запасами должна повыситься рентабельность и скорость обращения вложенных финансовых средств.
Цели формирования запасов
Существует большое количество классификаций запасов, мы рассмотрим самую распространенную — по видам товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Данная классификация предполагает деление на следующие группы:
Формирование запасов каждой из этих групп преследует свою цель.
Например, запасы сырья необходимо создавать для подстраховки в случае возникновения сбоев в поставках или с целью защиты от повышения цен поставщиками.
Зачастую поставщики предлагают выгодные системы скидок для крупных поставочных партий, и многие предприятия идут на закупку большего количества ТМЦ, не учитывая того, что расходы на их содержание и хранение могут превышать выгоду, полученную за счет скидки. В то же время, покупая крупными партиями, можно сэкономить на транспортировке.
Формирование запасов готовой продукции и незавершенного производства необходимо для обеспечения бесперебойности производственного процесса, но и тут есть свои подводные камни: при избытке запасов готовой продукции увеличиваются расходы на их хранение.
Если спрос падает, готовая продукция может вообще оказаться невостребованной.
Ситуация усугубится, если продукция скоропортящаяся, имеет определенный срок годности.
Политика управления запасами должна устанавливать оптимальный объем запасов, который соответствовал бы потребностям потребителей (в случае запасов готовой продукции и НЗП) и производственного процесса (в случае запасов сырья и материалов), учитывая при этом расходы на их содержание.
Методы формирования запасо
Консервативный метод предусматривает формирование большого объема запасов на случай перебоев в поставках сырья и материалов, резкого роста цен, изменения спроса и т. д.
При таком подходе возрастают расходы на содержание запасов и падает рентабельность предприятия.
Умеренный метод направлен на создание небольших резервов на случай изменения ситуации.
При такой политике показатели рентабельности на среднем уровне, риски предприятия умеренные.
Агрессивный метод заключается в минимизации размера запасов вплоть до полного их отсутствия.
В данном случае максимальный уровень риска, но наивысшие показатели эффективности деятельности при отсутствии непредвиденных обстоятельств.
Пример формирования запасов
Используем умеренный метод формирования запасов как вариант наиболее сбалансированного соотношения эффективности и рискованности.
Формировать запасы будем на примере промышленного предприятия ООО «Альфа» (название условное), которое занимается производством деревянных стульев, имеет свой рынок сбыта.
Согласно умеренной методике формирования запасов нужно установить лимит запасов и страховой уровень на случай изменений во внешней среде:
Прежде всего определим лимит запасов, который должен отвечать потребностям покупателей, то есть соответствовать объему продаж продукции предприятия.
Потребность в запасах зависит не только от объема реализации, но и от норм расходования ТМЦ.
Рассмотрим нормы расходования сырья и материалов на единицу изделия (табл. 1).
Таблица 1. Нормы расходования сырья и материалов на производство одного стула
Наименование материала
Количество
Цена за единицу, руб. без НДС
Затраты, руб. без НДС
Обрезная доска 400×480 мм, шт.
Обрезная доска 100×420 мм, шт.
Поролон мебельный, листов
Наждачная бумага, м 2
Всего материальные затраты на один стул
5001,80
На основании норм расходования материалов и прогноза продаж составим график планируемых материальных расходов (табл. 2), установим размер страхового запаса на случай брака и/или изменения спроса.
Согласно графику для производства и продажи 4640 стульев минимальный размер материалов должен составлять 23 208 352,00 руб. (при идеальных условиях, без учета брака и изменения планируемого объема продаж).
Представленный график гарантирует, что при производстве стульев на складе всегда будет нужный материал и в требуемом количестве.
Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его
Баланс между расходами на содержание и хранение запасов и бесперебойностью работы
Часто коммерческие организации в целях обеспечения бесперебойности производственного процесса устанавливают нормы (лимиты) по каждому виду запаса, за пределы которых выходить нельзя, что предполагает детальный мониторинг за состоянием запасов. В таком случае необходимо создать системы контроля за фактическим показателем запаса в натуральном и стоимостном выражении, а также оперативно и своевременно его пополнять в соответствии с установленным лимитом.
На основании данных за предшествующие периоды установим размер страхового запаса — 15 %. Тогда материальные расходы на планируемый период составят 26 689 604,80 руб. Этого достаточно для производства 5336 стульев. Рассчитаем количество специалистов для производства такого объема продукции.
Для расчета нужны следующие показатели:
Определим полезный фонд рабочего времени (общее календарное количество рабочего времени минус потери рабочего времени):
1974 ч – 1974 ч x 10 % = 1777 ч.
Рассчитаем трудоемкость производства 5336 стульев:
Теперь можно рассчитать, сколько специалистов требуется для производства 5336 стульев:
181 424 чел.-ч / 1777 ч = 102 человека.
Далее составим план производства с учетом численности в 102 основных производственных работника (табл. 3).
Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его
В соответствии с расчетами, представленными в табл. 3, предприятие может изготовить 5329 стульев при имеющейся численности производственных рабочих (соответствует страховому запасу в 15 %).
На основании плана производства составим график движения товарно-материальных ценностей (табл. 4).
Ранее мы установили размер материальных расходов с учетом страхового запаса — 26 689 604,80 руб.
Для производства 5329 стульев с учетом НЗП потребуется 26 658 417,11 руб.
Таким образом, годовой размер запасов материальных расходов составляет 31 187,69 руб. Этого достаточно для производства дополнительных 6 единиц стульев и покрытия возможного брака.
Иногда возникает ситуация, когда объем продаж превышает объем производства (см. табл. 4 — май). Значит, необходимо обеспечить должный уровень запаса готовой продукции.
В нашем случае запасы готовой продукции составят на конец года 689 ед. Такого количества хватит для удовлетворения потребностей покупателей на полтора месяца.
В производственном масштабе 689 единиц стульев при объеме продаж 4640 единиц — показатель небольшой, но решение вопроса рациональности хранения такого количества готовой продукции возлагается на плечи руководства предприятия (с учетом прогнозов изменения спроса).
Сохраняя такой уровень запаса готовых стульев (689 ед.), предприятие не получит выручку в размере 16 536 000 руб. (689 ед. x 24 000 руб.), пока они не будут реализованы.
В процессе производства планируемый график может претерпеть множество изменений, начиная от роста цен на расходные материалы и заканчивая пересмотром политики управления запасами и трансформации части запасов готовой продукции в запасы НЗП и/или запасы материалов.
Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его
Анализ запасов
Проведем анализ запасов за несколько предшествующих периодов (табл. 5). Основная цель анализа — увидеть, какие наблюдаются тенденции, оценить их влияние на общую динамику.
Таблица 5. Анализ запасов за период с 2014 г. по прогнозируемый 2016 г., руб.
Показатель
2014 г.
2015 г.
2016 г. — прогноз
на начало
на конец
на начало
на конец
на начало
на конец
Итого
Исходя из данных табл. 5, структура запасов нестабильная и меняется из года в год. Наибольший удельный вес:
— на начало года — сырье и материалы (55 %);
— на конец года — готовая продукция (98 %).
Увеличение удельного веса готовой продукции в общем количестве производственных запасов считается отрицательной тенденцией, так как товарная продукция залеживается, растут расходы на ее содержание и хранение, предприятие недополучает выручку с реализации.
В 2014 г. наблюдалось сокращение размера готовой продукции. Причина — неверный прогноз объема продаж. При таком раскладе объем производства был ниже спроса. Выйти из сложившейся ситуации помогли запасы готовой продукции, которые покрыли разницу между планируемым и фактическим объемом продаж.
В 2015 г. история повторилась. На конец указанного года на складе почти не оставалось запасов, поэтому руководство приняло решение о создании страхового запаса в размере 15 % на случай непредвиденных обстоятельств со спросом на продукцию.
Исходя из анализа 2014–2015 гг., предприятие работает нестабильно, имеют место ошибочные прогнозы объемов продаж и потребного объема производства.
Относительно 2016 г. давать оценку рано. Не факт, что основной удельный вес производственных запасов ляжет на готовую продукции. Вполне возможно, что распределение будет более равномерным (не 98 %).
В рассматриваемом случае нестабильность наблюдается с запасами готовой продукции, поэтому стоит рассчитать показатель оборачиваемости (Коб). Формула расчета:
где Ср — среднее значение запаса готовой продукции за период;
То — товарооборот (планируемый объем продаж) за этот же период.
Рассмотрим период в один месяц. Среднедневной запас составляет 22 единицы стульев. Для расчета среднемесячного запаса берут среднее количество календарных дней (31 дн.).
Среднемесячное значение запаса готовой продукции:
Ср = 22 ед. x 31 день = 682 ед.
В среднем в месяц планируется продавать 387 единиц стульев.
Рассчитаем оборачиваемость:
Коб = 682 ед. / 387 ед. = 1,76 дн.
Чтобы продать средний запас стульев (22 ед.), требуется 2 дня.
Показатель оборачиваемости принято рассчитывать не только в днях, но и в разах:
Коб = 387 ед. / 22 ед. = 18 раз в месяц.
Оборачиваемость в разах говорит о том, сколько раз за анализируемый период продукция была реализована. 18 раз в месяц аналогично 1,76 дням (18 раз x 1,76 дн. = 31 день).
К сведению
Низкое значение оборачиваемости товарных запасов говорит об избыточности запасов или о низких продажах по отношению к размеру запасов. Высокое значение свидетельствует о том, что средства, вложенные в производство, быстро возвращаются в виде выручки.
Для контроля за оборачиваемостью запасов необходимо:
Важно анализировать, как используются материальные ценности. К основным показателям, характеризующим использование материальных ценностей, относятся:
Материалоотдача показывает, сколько выпущенной продукции приходится на 1 руб. денежных средств (в части материальных расходов), вложенных в производство:
где Q — объем выпуска продукции;
Зм — затраты на сырье и материалы, необходимые для производства запланированной продукции.
Материалоемкость характеризует величину материальных затрат, приходящихся на 1 руб. выпущенной продукции:
На планируемый 2016 г. объем выпуска составляет 5329 ед. стульев (см. табл. 4). Планируемая цена реализации — 24 000 руб. Объем выпуска продукции в сопоставимых денежных единицах составляет 127 896 000 руб.
Расходы на сырье и материалы, необходимые для производства 5329 стульев, — 26 654 592,20 руб. (без учета затрат на незавершенное производство).
Рассчитаем материалоотдачу и материалоемкость:
Мо = 127 896 000 руб. / 26 654 592,20 руб. = 4,80.
Ме = 26 654 592,20 руб. / 127 896 000,00 руб. = 0,21 руб.
Эти два показателя являются обратными друг другу. Почти 5 единиц продукции выпускается с каждого рубля средств, вложенных в материальные ценности, а на 1 руб. готового стула приходится 0,21 руб. материальных расходов.
Выводы и рекомендации
Главное для каждого предприятия — определить уровень запасов, который нужен для оптимального функционирования. Для успешного решения этой задачи необходимо:
Необоснованное снижение уровня запаса отрицательно сказывается на финансовом состоянии предприятия, не обеспечивает бесперебойности производственного процесса. Как следствие, снижается объем производства, объем продаж и доходность. В то же время увеличение уровня запасов означает увеличение расходов на их закупку, изготовление (в случае незавершенного производства и готовой продукции), содержание и хранение. Эти средства можно было бы направить, например, на расширение производства или освоение новых видов продукции для получения дополнительного дохода. Поэтому решение вопроса оптимизации уровня запаса и поиска баланса между его размером и расходами на формирование, содержание и хранение — основная задача политики управления запасами.