Для чего нужен документооборот в логистике
Документооборот в логистике
Мы часто рассказываем о том, как с помощью системы Comarch EDI можно оптимизировать взаимодействие поставщиков и ритейлеров. Однако ее возможности не ограничиваются сферой торговли. Тысячи компаний одинаково успешно применяют технологию для автоматизации логистических процессов.
Мы часто пишем о том, как с помощью электронного документооборота легко оптимизировать работу контрагентов. Однако возможности ЭДО не ограничиваются только торговой отраслью. Многие компании с одинаковым успехом используют сервис для автоматизации процессов.
Электронный документооборот в логистике помогает быстрее управлять цепочками поставок с помощью безопасного обмена достоверными данными, что позволяет бизнесу быстро адаптироваться к изменениям. Удобно, что обмен между торговыми и логистическими компаниями происходит на одной платформе, а значит, можно обмениваться сообщениями двух типов.
Внедрение ЭДО требует участия посредника, который обеспечивает безопасность обмена данными и следит за техническими процессами. Для подключения сервиса требуется установка специальной программы, которая позволяет решить сразу три задачи: загрузка бумаг, их передача, отправка, архивное хранение.
Полная безопасность файлов обеспечивается за счет подписания их квалифицированной подписью, она является аналогом собственноручной подписи, то есть файл будет иметь юридическую силу. Взломать или подделать автограф нельзя, потерять или повредить не получится. Как только вы подпишите акт/счет/договор, контрагент может начать выполнять заказ.
Как обычно организована работа в логистике?
Для заключения одной сделки специалисту необходимо потратить больше часа:
Он запрашивает детали заказа у отдела продаж и сбыта по почте или звонит по телефону.
Далее он компонует полученную информацию.
Начинает поиск транспортной фирмы, которая сможет доставить заказ.
Когда подходящая организация найдена, логист запрашивает сведения, чтобы проверить ее надежность.
Если проверка прошла успешно, то специалист просит перевозчика отправить ему заявку через почту или мессенджер.
Заявка готова. Значит, ее нужно отнести на подпись к директору, затем отсканировать, переслать перевозчику.
Сделка заключена! Последний шаг — проверить корректность транспортной накладной, которую водитель отправит по почте.
Итого: логист только на сбор, оформление, отправку бумаг потратит 100 часов за месяц, если у фирмы будет 100 заказов. А еще сюда прибавится ожидание транспортной накладной плюс бухгалтерская отчетность перевозчика — от недели до месяца.
Логистические процессы легко автоматизировать с помощью Сфера Курьер — системы электронного документооборота. Сервис разработан для отправки любых видов бумаг от контрагентов как в личном кабинете, так и через 1С или другие системы. Практически любой документацией, связанной с перевозками, можно обмениваться удаленно — от договора-заявки до благодарности контрагенту. Каждый файл будет юридически значимым и ничем не отличаться от бумажной версии, если бы вы все сделали вручную. Допускается использование их в суде для решения споров или предоставления при проверки налоговой, никаких вопрос к вам не возникнет.
Как работает автоматизированная система?
Сфера Курьер точно также справляется с задачами подобно бумажному аналогу. Вот основной функционал системы:
файлы разрешено корректировать после загрузки,
создавать/пересылать/получать неограниченное количество,
разграничить доступ между сотрудниками,
быстро обмениваться файлами между разными отделами организации, оптимизируя операции,
создать электронное хранилище, которому не страшны пожары и наводнения.
Организации, занимающиеся логистикой, взаимодействуют с огромным потоком контрагентов. Ошибка/потеря/порча бумаг обходится фирмам дорого. Избежать непредвиденных проблем, сократив риски, проще всего с помощью автоматизации операций.
Экономия времени на заполнении, обработке, передаче файлов до 70%.
Снижение затрат на канцелярию и доставку.
Обеспечение производительности труда за счет оптимизации процессов.
Повышение скорости принятия решений в управлении.
Рост продуктивности сотрудников за счет удобной и прозрачной системы.
Развитие корпоративной культуры.
Предприятия, которые внедрили ЭДО, развиваются интенсивнее, их услуги выделяются на рынке конкурентов своей эффективностью. На внедрение сервиса понадобятся дополнительные ресурсы, но они достаточно быстро окупятся за счет упрощения многих рабочих операций. Кстати, использовать инструмент могут не только бухгалтера или топ-менеджеры, но и другие сотрудники, например, экономический отдел.
Как и зачем транспортные компании внедряют электронный документооборот 2 марта 2021
Директор по развитию Биржи грузоперевозок ATI.SU Александр Вильде рассказал, какие преимущества ЭДО дает логистам, почему внедрять такую систему нужно уже сейчас, хотя законодательство еще только разрабатывается, и посоветовал, как правильно это сделать
В логистических процессах внутри организации занято множество специалистов, а каждая перевозка сопровождается оформлением различных заявок, доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур и актов. Традиционный документооборот в отрасли приносит все больше неудобств. Они связаны в первую очередь с человеческим фактором: бумаги теряются, доставляются не вовремя, их трудно найти в «физическом» архиве, который постоянно разрастается. Все это усугубляется тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки многочисленных контрагентов.
Электронный документооборот позволяет решить перечисленные выше проблемы и автоматизировать ряд задач на всех этапах логистического процесса. Благодаря этому транспортная компания может значительно сократить:
ЭДО также ускоряет важные этапы в логистической цепочке:
Какие еще преимущества есть у ЭДО?
Системы электронного документооборота, интегрированные с другими ИТ-решениями, принципиально меняют задачи сотрудников. Если ранее они составляли, распечатывали и пересылали документы, то теперь они в основном только контролируют этот процесс, а все рутинные операции перекладываются на ПО. Производительность таких сотрудников возрастает в разы.
ЭДО в грузоперевозках положительно сказывается и на смежных логистических процессах. Когда поставщик без задержек обменивается документами с распределительным центром, товарооборот со складом происходит более эффективно, а транспортный отдел работает четче. Кроме того, маршрутизация электронных документов в рамках одной ИТ-платформы позволяет компаниям стандартизировать схему взаимоотношений с контрагентами. Это помогает бизнесу экономить на обучении нового персонала, а также снижает вероятность ошибок. Наконец, электронный документооборот позволит компаниям из сферы логистики эффективнее использовать новые технологии, чтобы наносить маркировку и отслеживать поставки товара.
Как транспортной компании внедрить ЭДО? Алгоритм действий
Несмотря на сходные цели и задачи транспортных компаний, внутренние бизнес-процессы в каждой из них могут сильно различаться. Поэтому перед тем как внедрить ЭДО, необходимо понять, что следует автоматизировать в первую очередь. Переводить документооборот в электронный формат лучше поэтапно. Так компании будет проще адаптировать сотрудников к переменам и постепенно перестроить алгоритмы работы.
Биржа грузоперевозок ATI.SU развивает свою систему электронного документооборота с 2013 года, а в конце декабря 2020-го она получила статус доверенного оператора ЭДО. Опираясь на свой опыт, а также на опыт наших партнеров, мы рекомендуем следующую последовательность внедрения ЭДО в транспортной компании:
Каковы перспективы ЭДО в логистике?
Компании, которые работают в сфере логистики, пока не смогли полностью оценить преимущества безбумажных технологий. Дело в том, что на регуляторном уровне до сих пор утверждены не все форматы документов. Правда, 2020 год можно назвать переломным в этом плане. Например, Минтранс запустил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и путевых листов в шести регионах России. Его результаты позволят в будущем принять нужные для отрасли нормативно-правовые акты и регламенты. Также в декабре 2020-го были утверждены правила перевозок грузов автомобильным транспортом и внесен ряд изменений в ПДД. Все это — подготовительные меры, которые позволят массового использовать электронную транспортную накладную с 2022 года.
Наконец, сегодня все игроки отрасли следят за тем, как развивается новый проект Минтранса — «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Он подразумевает, что к 2024 году все необходимые документы для автомобильных грузовых перевозок можно будет оформить режиме «одного окна» через специальный сервис. Пока сдерживающим фактором на пути к массовому распространению ЭДО в логистике остается консерватизм игроков, но и он постепенно, в том числе из-за влияния пандемии и массового перехода на удаленную работу, сходит на нет.
Переход на электронный документооборот в логистике
В логистике, где все участники сделки могут находиться в разных населенных пунктах, внедрение электронного документооборота дало мощный толчок к развитию этой сферы.
Цифровизация активно входит во все сферы жизни, в том числе транспорт и логистику. Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. В чём его удобство и когда ожидать полного перехода на электронные документы?
Что такое электронный документооборот
ЭДО позволяет оформлять сделки, совершать юридические операции, направлять документы по сети. При помощи сторонних сертифицированных операторов проходит обмен цифровыми документами между бизнес-партнерами.
Какие возможности даёт электронный документооборот
ЭДО существенно облегчает и ускоряет процесс обмена документами, а также открывает новые возможности для всех сторон:
Пересылка электронных документов защищена электронной цифровой подписью. Поэтому можно не беспокоиться о безопасности файлов: взломать ЭЦП практически невозможно. Такие действия уголовно наказуемы.
Преимущества ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом
Переход на электронный документооборот в логистике оказался выгодным для всех сторон. Передача бумажных документов проигрывает по многим параметрам:
Для чего ЭДО нужен в логистике?
Логистика — одна из сфер, где введение электронного документооборота существенно снизило затраты как заказчиков, так и исполнителей. Стороны оперативно передают друг другу: УПД, счета, акты о выполнении, накладные и доверенности.
ЭДО позволил оптимизировать работу логистов сразу по нескольким направлениям:
Как проходит внедрение ЭДО в логистику?
Задумываться о внедрении ЭДО в транспортные системы начали ещё до 2010 года. Был расчёт на экономию средств и максимальную автоматизацию всех процессов. Разумеется, без трудностей здесь не обошлось. На то было несколько причин:
В 2020 году процесс перехода пошел быстрее из-за пандемии, которая усложнила возможность физического обмена бумажными документами. Сейчас есть несколько крупных операторов, которые предлагают свои услуги по введению электронного документооборота в логистические и транспортные компании. Все больше и больше сторон внедряют такие системы в свой бизнес.
Также достаточно успешно прошёл эксперимент по введению в оборот электронных накладных. Ожидается, что в ближайшие годы правовые вопросы будут урегулированы и переход на электронный документооборот в логистике, наконец, завершится окончательно.
Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете
В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.
Определение понятий
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Бланки самых популярных документов для скачивания
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Продукты
Основной перечень видов складских документов
Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.
Разновидности
| Вид | Название | Основание |
| Прием | Накладная от поставщиков | На его основании происходит приемка. |
| Приходная накладная | Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию. | |
| ТТН №1-Т | Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором — логистика и расчеты проведенные мероприятия. | |
| М-4 | В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание. | |
| М-7 | Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов. | |
| ТОРГ-1 | Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным. | |
| ТОРГ-2 | Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема. | |
| Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы | ТОРГ-11 | Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии. |
| М-17 | С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели — каждое сырье, элемент ассортимента. | |
| ТОРГ-13 | Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая — для принимающей. | |
| Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения | М-15 | Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт — стоимость отгружаемого имущества. |
| ТОРГ-12 | Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций. | |
| ТОРГ-16 | Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей. |
Прием товара
Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:
Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.
Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.
Перемещение продукции внутри предприятия: документы
Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:
Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:
Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.
Отпуск продукции со склада на сторону: документы
Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:
Информация о хранении продукции
Ценность и важность этой части документооборота отражается в:
Карточка складского учета
Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.
В ней непременно должна быть информация о:
Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.
Отчеты по требованию руководителя
При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Операции прихода
Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.
Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.
Продукты
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Товарная накладная
Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:
В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Автоматизация всего происходящего
Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.
У автоматизации множество преимуществ:
Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.
Продукты
Программы и продукты для ведения складского документооборота
Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:
Схема документооборота
Поступление товара от поставщика на склад:
Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.