Для чего нужен гост документов
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ
Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.
Общие моменты
С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:
Дополнительно в этой сфере приняты:
На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.
Способы оформления
Разрешается заполнять документацию:
Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.
Техническое оформление: общие требования
Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95
Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм
· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм
Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм
Интервал между строками — не менее 8 мм
· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
· допускается использование двойного межстрочного интервала.
· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.
· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.
Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):
выполняют одним из следующих способов:
В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:
Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:
Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.
Чего делать нельзя
Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:
Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:
Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.
Пример выполнения текстового документа
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Что новый ГОСТ нам приготовил
Трудовое законодательство прямо обязывает организации документировать основные правила взаимодействия работника и работодателя. Риск возникновения трудовых споров во многом зависит от того, насколько корректно составлены документы. Поэтому к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 1 июля, кадровым специалистам тоже стоит отнестись внимательно.
Зачем нужен ГОСТ
ГОСТ Р 7.0.97–2016 пришел на смену ГОСТ Р 6.30–2003, принятому еще в 2003 году. Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов, порядок их оформления, схемы расположения реквизитов, образцы бланков и пр. ГОСТ Р 7.0.97–2016 ввел четыре новых реквизита и изменил порядок оформления еще 10 реквизитов.
Зачем нужно соответствовать ГОСТам? Любой документ состоит из его содержательной части и элементов оформления. Содержание должно отвечать нормам трудового права, а вот для оформления существуют утвержденные стандарты. Если текст приказа или распоряжения напечатан на простом листе бумаги или составлен не по правилам, он не получает никакой юридической силы, а остается просто текстом. Поэтому так важно, чтобы элементы оформления соответствовали ГОСТу. Если вы ошиблись в дате, небрежно поставили печать или неверно указали должность, документ может быть оспорен.
ГОСТ в подавляющем большинстве случаев касается секретарей и делопроизводителей, однако многие коррективы затрагивают организационно-распорядительную документацию: приказы, уставы, правила, инструкции, регламенты и пр., — а значит, и внутренние кадровые процессы.
С 1 июля расширена сфера применения стандарта — действие его теперь распространяется как на бумажные, так и на электронные документы.
Языки, шрифты и отступы
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97–2016 содержит совершенно новое положение, которое определяет, на каком языке может быть составлен документ. Это государственный язык РФ или государственный язык республики в составе РФ согласно законодательству этой республики.
Что касается шрифтов, новый стандарт рекомендует для реквизитов документов использовать такие гарнитуры и размеры:
При этом в таблицах можно использовать более мелкие шрифты.
В стандарте подробно расписаны требования к абзацным отступам и межстрочным интервалам.
Новые реквизиты
Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.
Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.
Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.
«Гриф ограничения доступа к документу» (п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.
Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.
При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.
«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.
Старые, да по-новому
Корректировок достаточно много, они коснулись сразу нескольких реквизитов. Расскажем о наиболее значимых из них.
Дата (п. 5.10). Общий порядок написания даты не изменился — день, месяц год. Как и прежде, указывать дату можно разными способами: арабскими цифрами через точку (03.07.2017) или словесно-цифровым способом (3 июля 2017 г.). Обратите внимание, старый стандарт обязывал день обозначать двумя цифрами, новый — допускает в словесно-цифровом варианте не ставить начальную цифру «0».
Адресат (п. 5.15). Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Если раньше при обращении к физическому лицу сначала надо было ставить фамилию и затем инициалы, а к должностному — наоборот, то сейчас в любом случае сначала ставьте фамилию, затем инициалы. Должность адресата и фамилия ставятся в дательном падеже. Этот порядок написания ФИО относится и к упоминанию сотрудника в тексте документа.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» или «г-же».
Если вы отправляете письмо электронной почтой, в нижней части реквизита, после ФИО, можете указать электронный адрес адресата.
Грифы утверждения и согласования (п. 5.16 и 5.20). Если документ утвержден коллегиальным органом, в реквизите «Гриф утверждения» / «Гриф согласования» укажите название органа, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа, а гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:
Отметка о приложении (п. 5.19). Первое упоминание приложения должно появиться в распорядительном документе (приказ, распоряжение, решение и пр.) в самом тексте. Укажите в скобочках — «(приложение)» или «(приложение 1)». И на первом листе приложения укажите, что оно относится к определенному документу.
Разработчики нового ГОСТа добавили возможность указывать в качестве приложения электронный носитель (CD, usb-флеш-накопитель и пр.), при этом перечень содержащихся файлов должен быть размещен на чехле/конверте носителя.
Отметка об исполнителе (п. 5.25). Кроме ФИО исполнителя и номера его телефона, в реквизите можно указать название должности и структурного подразделения, а также электронный адрес сотрудника. Он проставляется внизу последнего листа документа и может быть оформлен как колонтитул.
Печать (п. 5.24). Это отдельный реквизит документа. Новый ГОСТ требует ставить печать таким образом, чтобы она не накладывалась на собственноручную подпись, или в месте, специально обозначенном «МП» («Место печати»).
Отметка о заверении копии. Еще одно изменение, важное для специалистов по кадрам. С 1 июля 2018 года на каждой заверяемой копии документа надо проставить реквизиты дела, которое содержит подлинник. Наиболее часто работники просят заверить копию трудовой книжки. Для этого со всех заполненных страниц, включая первый разворот, надо снять копии. Чтобы заверить их, напишите слово «Верно», название своей должности и ФИО. Рядом поставьте свою подпись и текущую дату. Поскольку трудовая книжка хранится не в личном деле, то в отметке о заверении надо лишь указать, что оригинал документа хранится в вашей организации.
Обязательность ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, применять его или нет, работодатели решают самостоятельно. Такая норма прописана в ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Однако соблюдение требований ГОСТа позволит решить сразу несколько задач. Во-первых, унифицирует работу с документами внутри организации. Если не использовать предложенные Росстандартом нормы, придется создавать собственные правила оформления бумаг, знакомить с ними всех, кто причастен к работе с документами, а это дополнительные временные и кадровые затраты.
Во-вторых, соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016 увеличивает юридическую значимость документа. При любых спорах контролирующие органы, суды будут обращать внимание в том числе и на то, как оформлен документ. Особое внимание — на реквизиты удостоверения: подпись, печать, гриф утверждения/согласования, отметку о заверении копии, отметку об электронной подписи и пр.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Для чего нужен гост документов
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Что такое ГОСТ — расшифровка и назначение
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Звучный термин «ГОСТ» давно и прочно ассоциируется у нас с показателем отменного качества.
Но что конкретно обозначает, и на что указывает этот термин, знают далеко не все.
Поэтому сегодня мы разберемся в деталях: что такое ГОСТ и для чего он нужен.
ГОСТ — это.
Для начала определим, что такое стандарт. Стандарт – это система характеристик, методов изготовления, условий хранения и пр.критериев, относящихся к конкретному объекту. Стандартизация – это система управления качеством стандартизируемого объекта.
ГОСТ – это аббревиатура от термина «государственный общесоюзный стандарт».
Интересно, что эта аббревиатура с течением времени сама стала термином, перестав быть аббревиатурой.
Судите сами: в 1940 году «ГОСТ» – это аббревиатура (государственный общесоюзный стандарт) → в 1968 – «государственный стандарт СССР» (что тоже похоже на аббревиатуру (без включения «СССР»)) → а с 1992 года по наши дни «ГОСТ» уже обозначает «межгосударственный стандарт».
Теперь о том, почему ГОСТ приобрел статус межгосударственного стандарта. После распада СССР на несколько независимых государств (СНГ) экономические связи между бывшими республиками сохранились лишь отчасти.
Но все же нормы принятых в СССР стандартов решено было сохранить для упрощения делового диалога между странами при заключении различных торговых и производственных сделок.
Важно: ГОСТ, как определенная система стандартизации, принята только в странах СНГ.
Для «синхронизации» стандартов, принятых в нашей стране, с системами международных стандартов были приняты следующие обозначения:
Схема видов и категорий существующих стандартов:
Если международный стандарт идентичен национальному, то его обозначают как «ГОСТ Р». Если международный стандарт принимается с корректировками, то к национальному обозначению стандарта добавляют международное обозначение.
Важно: ГОСТ, как и все международные стандарты, соблюдаются на добровольной основе.
Кто разрабатывает и утверждает стандарты
Система стандартизации должна учитывать все нюансы стандартизируемого объекта, поэтому разработка стандартов – ответственная и кропотливая процедура.
В международном масштабе разработкой и утверждением стандартов занимается организация под названием «Международная организация стандартизации» (ISO), начавшая свою деятельность в 1947 году.
Аналогичные функции в сфере электротехники выполняет Международная электротехническая комиссия (МЭК или IEC), а в сфере электросвязи – Международный союз электросвязи (МСЭ или ITU).
К работам по стандартизации привлекаются множество международных организаций, такие как ВОЗ (всемирная организация здравоохранения), Европейская экономическая комиссия ООН и другие.
В РФ все ГОСТы утверждаются на федеральном уровне. Алгоритм утверждения:
Все актуальные и отмененные ГОСТы можно посмотреть на официальном сайте Росстата.
Назначение ГОСТов
С помощью ГОСТ государство формулирует комплекс требований, предъявляемых к стандартизируемому объекту.
Соответствие объекта указанным требованиям позволяет потребителю продукции (или услуги) быть уверенным в их качестве и безопасности.
Сформулируем назначение ГОСТов:
Обязательно ли соблюдение ГОСТ?
Развитие промышленного производства и сельского хозяйства в начале 20 века дало толчок развитию стандартизации в молодом советском государстве. В связи с этим в 1925 году был создан Комитет по стандартизации, а в 1926 году был принят первый рекомендательный стандарт на пшеницу.
Стандарты были разделены на рекомендуемые (добровольные) и обязательные.
За невыполнение обязательных стандартов в 1940 году была введена уголовная ответственность с мерой наказания до 8 лет лишения свободы. В 1984 году наказание было смягчено, нарушение обязательных ГОСТов стало караться административными мерами ответственности. Так было до 2011 года.
С 01.09.2011 г. соблюдение ГОСТ носит рекомендательный характер. Но за исключением сфер, продукция или услуги которых могут повлиять на жизнь и здоровье людей.
Чем ГОСТ отличается от ТУ
ТУ – это аббревиатура от термина «Технические условия». ТУ начали разрабатываться и применяться в эпоху перехода нашей страны на рельсы рыночной экономики.
ТУ могут разрабатываться непосредственно производителями, они как бы дополняют ГОСТ на конкретную продукцию или услугу (если таковой имеется) или же являются единственными условиями для производства продукции или услуги (если на данный объект ГОСТа нет).
Что такое КГС и ОКС
Каждый утвержденный стандарт записывается в формате трех или четырехуровневого буквенно-цифровой кода. Все коды сведены в единый перечень, который называется «Классификатор государственных стандартов» (КГС).
Что определяют уровни кода КГС:
С 2002 года КГС заменен на Общероссийский классификатор стандартов (ОКС), но по-прежнему активно используется.
ОКС предназначен для классификации стандартов, нормативных и технических документов. Код ОКС прописывается в ГОСТе. Например:
Кодировка в ОКС состоит из раздела (в нашем примере – это «91»), группы (100) и подгруппы (30).
Код ГОСТа формируется из порядкового номера и (через дефис) года утверждения стандарта. Если ГОСТ применяется только в РФ, то пишется не «ГОСТ», а «ГОСТ Р». Пример ГОСТа (взят из официального сайта Росстандарта):
Обозначение ГОСТа в примере говорит о том, что порядковый номер данного стандарта – 10062, а год утверждения – 1975.
Краткое резюме
Если говорить в двух словах, то соблюдение ГОСТ при производстве продукции, выполнении работ и предоставлении услуг – для потребителя является гарантией качества, а для производителя – одним из условий успешного ведения бизнеса.
Ведь то, чем занимается или планирует заняться предприниматель, уже давно рассчитано, оптимизировано (конечно, при условии, что это не инновация) и стандартизировано. Не нужно изобретать велосипед, его конструкция идеальна.
Читайте наш блог, и жизнь покажется немного проще.
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru
Эта статья относится к рубрикам:
Комментарии и отзывы (1)
ГОСТы могут морально устаревать, ведь появляются новые материалы, технологии, которые могут давать куда лучшие характеристики, чем ГОСТ.