Для чего нужен хронометраж времени

Хронометраж рабочего времени: всё об этой системе и ее внедрении

Наше время сильно ограничено — это всего лишь 24 часа в сутки, из которых минимум 6 мы должны проводить во сне. Отсюда такая важность грамотного управления рабочим временем и всех сопутствующих техник. Одной из таких является хронометраж. И о том, как грамотно встроить хронометраж рабочего времени в ваши процессы.

Как работать по системе хронометража

Хронометраж работы состоит из двух главных показателей:

План — это время, которое вы планируете потратить на конкретное дело. Это может быть и 15 минут, и 1 час, и целый день. Хотя о последнем показателе мы поспорим, но чуть пониже; есть четкое правило в назначении плана, о нем как раз позже и расскажем.

А вот факт — это время, которое было реально потрачено на выполнение конкретного дела. Разумеется, план и факт не всегда будут совпадать, но в этом и состоит основная идея системы хронометража: вы должны научиться грамотно выставлять план, выявлять свои проблемные зоны и стараться их нейтрализовать.

Хронометраж рабочего дня подразумевает под собой поиск баланса между планом и фактом. Его можно разделить на несколько четких этапов:

Таким образом, вы работаете, ориентируясь исключительно на время. Время, которое вы думали потратить на задачу и которое вы потратили. А затем сравниваете их и делаете выводы.

Как провести анализ эффективности хронометража работы

После получения данных нам нужно их обработать, верно? Иначе какой смысл в фиксации всех этих временных промежутков? Разумеется, нам нужно сделать определенные выводы, а затем применить их в работе, чтобы поднять эффективность. На то хронометраж работы и существует.

Схема анализа вашей эффективности — ниже:

Эти 3 главных вопроса помогут вам здраво оценить свои силы и проделанную работу. Все выводы фиксируйте и применяйте в вашей дальнейшей деятельности; это поможет поднять уровень вашей эффективности.

Как начать внедрять хронометраж

Теперь о главном — как внедрить систему в вашу повседневную жизнь с уже устоявшимися укладами. Мы рекомендуем начать с простейшей таблицы хронометража рабочего времени. Пример таковой — смотрите ниже:

Простая таблица поможет вам быстро анализировать свою производительность и реализовывать выводы. Это отличный образец хронометража рабочего времени.

Лайфхак для плана: старайтесь делать так, чтобы длительность решения задачи не превышала 1 час. Если вы заведомо знаете, что показатель уйдет за пределы 60 минут, то разбейте задачу на подзадачи. Так, вы сможете тщательнее анализировать вашу работу и полученные результаты.

Электронный хронометраж на все ваши устройства

В 21 веке было бы глупо засекать решения ваших задач вручную — при помощи таймера на телефоне или, что еще хуже, ручного таймера. Все давно изобретено: встроенный хронометраж рабочего времени, программа для управления своими делами ЛидерТаск и идеальный результат.

В ЛидерТаске вы можете:

Электронный хронометраж в ЛидерТаске работает в буквальном смысле слова «как часы». Для того, чтобы запустить подсчет времени на задачу, будет достаточно просто выставить статус «в работе», и хронометраж начнет свою работу.

В результате вы получите и точное количество запланированных минут, и точное количество минут, которое вы потратили на решение данной задачи. А дальше — воспользуйтесь таблицей, приведенной выше, для фиксации ваших результатов.

Вы можете скачать хронометраж рабочего времени себе на компьютер, смартфон, планшет и даже на смарт-часы! Для этого просто кликните по кнопке ниже и установите ЛидерТаск на ваше устройство:

Источник

Что такое хронометраж рабочего времени

Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.

Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:

Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.

После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу

Хронометражные замеры целесообразно проводить на работах, требующих регулярного выполнения одних и тех же операций, которые можно разбить на отдельные элементы.

Операция по сгибанию одной заготовки на станке условно может быть разделена на следующие элементы:

При этом в ходе хронометража последовательно замеряется длительность каждой операции. Делается несколько измерений, итоги по ним суммируются, и выводится средняя длительность всей операции. Для определения необходимого количества замеров в зависимости от характера работы и общей длительности процесса целесообразно пользоваться таблицей:

Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин

Работа на автоматизированных станках и оборудовании

Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда

Для операций общей длительностью до 6-8 секунд применяется так называемый цикловой хронометраж. При его проведении замеряются последовательные комбинации элементов трудового процесса. На основании полученных данных арифметически вычисляется длительность каждого трудового движения.

При разработке формы для хронометражного наблюдения формируется таблица, в левой части которой указываются наименования элементов трудового процесса. Далее в ней создаются колонки под замеры каждого движения в соответствии с выбранным количеством наблюдений. В правой части таблицы подводятся итоги замеров и высчитывается коэффициент устойчивости хроноряда. С его помощью проверяется корректность проведенных измерений.

Для расчета коэффициента устойчивости хроноряда применяется формула:

MAXz — максимальное значение замера элемента;

MINz — минимальное значение замера.

Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:

Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15с

Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.

Бланк хронометражного наблюдения:

Как осуществляется интерпретация хронометража

Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.

По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.

Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.

Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:

Итоги

Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.

Источник

Хронометраж рабочего времени: правильное проведение и методы интерпретации

Автоматизированное построение хронометража

Точный и непрерывный сбор данных без отрыва от работы

Результатом проведенного хронометража рабочего времени является описание последовательности действий (операций) сотрудника с указанием времени начала и времени окончания каждого действия. При этом точка окончания каждой операции должна являться точкой начала следующей (в пределах рабочего дня). Необходимо фиксировать все: регламентированный отдых, простои по производственным причинам и время, потраченное на решение личных (не предусмотренных трудовым договором) вопросов. Только так хронометраж рабочего дня сможет ответить на самые острые вопросы по оптимальному использованию оборудования, загрузке рабочих мощностей, продуктивности сотрудников и выявлению затрат рабочего времени, которые можно и нужно сократить для повышения производительности труда.

Методы получения хронометража рабочего дня

Для проведения хронометража может использоваться ручной или автоматический метод сбора информации. Ручной метод не требует вложений в автоматизированные системы фиксации данных и подходит для персонала, который не работает за компьютерами, но обладает рядом особенностей:

Перед началом замеров должен быть выпущен приказ, в котором будут описаны цели и задачи предстоящего мониторинга, список проверяемых и проверяющих лиц, период и способ его проведения. Следует подготовить бланки для фиксации информации. Не нужно забывать, что они являются документами, поэтому помарки и исправления в них не приветствуются. Необходимо подобрать и проинструктировать лиц, которые будут проводить мониторинг. Желательно, чтобы в их роли выступали средние специалисты: новички не смогут уловить тонкости работы при смене операций, а умудренные опытом сотрудники способны вызвать негативный психологический эффект от наблюдения со стороны всезнающего человека, который подмечает малейшие недостатки. Данный метод скорее подходит для разового или периодического мониторинга. На постоянной и непрерывной основе его использовать невозможно.

Основные минусы ручного метода получения хронометража рабочего дня заключаются именно в факте присутствия наблюдателя. Он может не учесть и не отразить все действия сотрудника вследствии невнимательности или заинтересованности, заполнить бланки неточно (человеческий фактор). Кроме того, сотрудник, над которым осуществляется мониторинг, способен на протяжении этого периода действовать не так, как в привычных условиях, демонстрируя более высокую продуктивность, чем обычно, чтобы произвести положительное впечатление. В этом случае составленный хронометраж не позволит выявить реальные проседания в производительности, вовремя узнав о которых, руководитель мог бы принять верное управленческое решение. Наконец, это значительная психологическая нагрузка и отрыв от повседневного рабочего процесса как для наблюдателя, так и для наблюдаемого.

Как провести хронометраж автоматически?

Плюсы автоматизированного подхода к построению хронометража рабочего дня:

Более точное измерение временных интервалов; Независимость от наблюдателя (даже если сотрудники осведомлены о мониторинге, агент Bitcop никак не проявляет себя и не мешает повседневной работе); Значительно более подробные сведения о программном обеспечении, с которым ведется работа (при ручном построении хронометража часть запускаемых программ может быть не отражена в документе).

Образец заполнения таблицы хронометража на примере Bitcop

Система учета рабочего времени Bitcop подробно фиксирует, какие программы и в течение какого времени были запущены на рабочем месте сотрудника. Например, период, который при ручном заполнении табеля хронометража мог бы быть обозначен как «Работа с электронной почтой», система разбивает на сведения о заголовках принимаемых и отправляемых писем и об открытии вложений. В этой ситуации «замаскировать» факт личной переписки будет значительно сложнее.

Помимо табеля хронометража, Bitcop предоставляет еще целый ряд информативных отчетных форм, которые помогут быстро выявить те периоды, когда сотрудник не проявлял должной рабочей активности. Комплекс отчетов (для бесплатного ознакомления с ним нужно перейти на страницу регистрации) наглядно демонстрирует факты опозданий и ранних уходов, поиска личной информации в рабочее время, запуска нерегламентированных программ и периодов простоя в рабочем процессе. Указание приложений, которые были активны у пользователя в то или иное время, поможет, в частности, отнести факты его переработок к полезным или бесполезным (задержаться можно как для завершения срочного отчета, так и для скачивания фильма через корпоративный интернет-трафик).

Дополнительные опции в виде периодического сохранения скриншотов рабочего стола пользователя и экспресс-оповещений о выполнении им действия из перечня запрещенных позволит оперативно реагировать и предотвращать возможные негативные последствия для организации. Все эти возможности в совокупности предоставляют гораздо более качественную, подробную и достоверную информацию, нежели визуальное наблюдение в случае ручного составления хронометража рабочего дня. Поэтому автоматизированный мониторинг посредством Bitcop является предпочтительной основой для серьезного анализа бизнес-процессов и принятия решений по повышению производительности труда.

Источник

Хронометраж рабочего времени

В некоторых случаях организация принимает решение провести анализ рабочего времени и фиксировать время выполнения трудовых операций. Данный метод называется хронометражем рабочего времени. Обычно его проводят на различных производствах для работников, которым приходится выполнять вручную или с использованием техники (механизмов) повторяющиеся операции. Все замеры записывают в документ для определения, сколько времени тратится на ту или иную операцию. Разберемся, какие основные задачи решает этот метод и как документально оформить хронометраж рабочего времени.

Цель проведения хронометража рабочего времени

Основная цель проведения замеров и составления хронометража состоит в том, чтобы как можно больше оптимизировать рабочий процесс. Для этого устанавливают такую норму времени, при которой рабочие операции будут проходить на необходимой скорости. Чаще такая процедура проводится на предприятиях, использующих систему поточного производства.

Кроме названной, преследуются такие цели:

К сведению! Проведение работы по определению хронометража рабочего времени осуществляется только по инициативе нанимателя. Это не обязанность работодателя, процедура выполняется только по необходимости и при желании. Перед началом работы руководство должно издать приказ о проведении хронометража рабочего времени. Он составляется в свободной форме. Работник, чьи действия будут замерять, обязательно должен быть ознакомлен с приказом и с алгоритмом процедуры.

При проведении обращают внимание на психологическое состояние работника, на организацию его рабочего пространства и даже на любые мелкие детали. Это важно, например, для определения причины невыполнения нормы.

Можно проводить хронометраж всего рабочего процесса или лишь выборочных операций, все зависит, повторим, от цели, с которой его осуществляют.

Кто проводит хронометраж и оформляет документацию

Наблюдает за работником и вносит записи в документ специалист, обладающий необходимыми знаниями и навыками, он должен быть в курсе рабочего процесса, разбираться в организации труда.

Это могут быть штатные нормировщики или непрофильные специалисты, которых обязал провести эту процедуру руководитель своим приказом. Тогда такой работник должен тщательно изучить информацию по составлению хронометража.

К сведению! Это может делать и сам работник, но тогда нужно брать во внимание еще и время на запись результатов.

Как проводится хронометраж

В целом процедура проводится в несколько этапов:

Работников, чью деятельность будут наблюдать, выбирают исходя из цели хронометража. Если нужно утвердить нормы времени, то надо выбирать для анализа работников со средним-высоким уровнем производительности. Если цель — установить нормы невыработки плана, то выбирают отстающих от графика сотрудников. При разработке нормативов анализируют работу тех, кто имеет высокую квалификацию и хорошие показатели производительности.

Наблюдатель должен видеть весь процесс работы выбранного сотрудника. Выбрать нужное место необходимо еще на этапе подготовки к процедуре. Наблюдатель и работник не должны общаться во время проведения замеров.

При проведении хронометража нужно замерять время выполнения каждой операции, даже время на кратковременные перерывы. Делается несколько измерений, а потом длительность рассчитывается путем нахождения среднего арифметического.

К сведению! Для измерения времени выбирают обычные электронные секундомеры. Хорошо, если в них будет функция запоминания результатов, тогда можно будет после окончания работы или серии замеров перенести их в бланк.

Особенности замеров и расчетов

При проведении хронометража замеряют время каждой операции последовательно. Измерений производится несколько. Определяют среднюю длительность каждой операции.

В данной таблице указано сколько измерений надо проводить в зависимости от характера работы и длительности каждой операции.

Также рассчитывают коэффициент устойчивости хроноряда. Он необходим для проверки корректности осуществленных замеров.

Коэффициент рассчитывают путем деления максимального значения операции на минимальное значение. Далее полученный результат надо сравнить с установленными данными. При превышении значения коэффициента делают вывод о неправильном замере. Значит, его нужно провести заново.

В данной таблице приведены коэффициенты устойчивости хроноряда в зависимости от типа работы и производства.

Разбор результатов

После того как бланк хронометража будет заполнен, переходят к интерпретации результатов. На основе полученной статистики решают, какие нормы для каждого действия установить для наилучшей производительности. Также выявляют нерациональные действия работника и решают, каким образом их устранить. Возможны даже кадровые перестановки, переоснащение рабочего места, увеличение или уменьшение количества работников на участке. Если же все укладывается в нормы, то оставляют все как есть.

Как заполнить бланк хронометража рабочего времени

Законодательно закрепленной формы такого документа не существует. Ее разрабатывают в каждой организации самостоятельно. Заполняют бланк как от руки, так и на компьютере.

Что должно быть в документе:

В конце таблицы подводят итог по времени выполнения каждого цикла. Расписываются наблюдатель и
работник. Ставят дату.

Источник

Хронометраж

Когда и для чего нужен хронометраж

1. Узнать, на что в действительности тратится время. Одно из самых полезных свойств хронометража — это быстрое выявление хронофагов, то есть тех занятий, которые не приносят пользы и впустую расходуют наше время.

Список хронофагов, выявленных после недельного хронометража

И здесь хронометраж способен преподнести человеку множество не слишком приятных «сюрпризов». Например, он с удивлением может узнать, что тратит почти 3 часа в неделю на «раскачку по утрам», 4 часа на социальные сети и еще 2 часа на праздные разговоры в корпоративном чате. В масштабах одного дня эти потери времени не всегда заметны.

Распределение времени по результатам хронометража

3. Определить продолжительность типовых задач. Например, мы можем узнать, сколько времени в среднем занимает:

Эта информация может пригодиться для составления расписания, планирования целей по SMART и постановки дедлайнов.

4. Найти скрытые резервы времени. Хронометраж помогает выявить:

Приняв решение по каждой такой задаче, мы сможем «выкроить» несколько дополнительных часов в неделю.

5. Составить отчет о проделанной работе. Некоторые фрилансеры берут за свою работу почасовую оплату, и хронометраж помогает им отчитываться перед заказчиками. Например:

Как правило, хронометраж в таких случаях ведется не на листочке, а с помощью специальных программ: трекеров времени. Трекеры фиксируют действия пользователя за компьютером и составляют максимально объективный отчет о его работе. Трекерами времени являются, например, такие приложения как Tick, Toggl и Upwork.

6. Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени. Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым. Мы начинаем чувствовать его течение и понимать, как отдельные часы и минуты влияют на нашу жизнь.

Как проводить хронометраж своего времени

Все сказанное ниже будет относиться к традиционному способу хронометража, который выполняют с помощью карандаша и бумаги. Да, сегодня многие предпочитают проводить хронометраж с помощью специальных приложений для смартфона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger ). Однако у каждой такой программы своя специфика, поэтому разбирать их в рамках нашей статьи будет нецелесообразно.

И еще одно важное замечание: ощутимую пользу могут принести только продолжительные сессии хронометража (иначе просто не получится собрать статистически значимую информацию). Рекомендуем выделить на это мероприятие минимум три дня, а еще лучше — одну или две недели.

Инструменты

Для проведения хронометража понадобятся две вещи:

Варианты листов хронометража: бланк и записи в блокнот

Если вам удобно, можете делать записи сразу в электронных таблицах, например, в Excel. Однако имейте в виду: листы хронометража должны всегда находиться под рукой. Если вы пользуетесь компьютерной программой, но не проводите весь день рядом с компьютером, этот вариант вам вряд ли подойдет. Впрочем, сегодня появилась возможность работать с электронными таблицами на смартфонах и планшетах.

Что же касается разметки листа, то она будет зависеть от ваших личных предпочтений и тех задач, которые вы хотите решить с помощью хронометража. Вот несколько популярных вариантов:

При необходимости вы можете добавить любые другие поля. Например: «Дата», «Сфера жизни», «Самочувствие», «Сложность» Если затрудняетесь с выбором, попробуйте вариант № 1 — он наиболее простой и универсальный.

Как делать записи

Записи делают при каждой смене деятельности и при каждом переключении внимания. Приступая к новому занятию, нужно сразу записать его название и время начала, а если нужно, то и время окончания предыдущего занятия. Прочие поля («Продолжительность», «Вид деятельности») можно заполнять задним числом.

Пример записей. Поля «Время» и «Вид деятельности» пока пропущены

Обычно время в записях округляют до 5–10 минут, чтобы потом было легче делать расчеты. Но при использовании современных технологий (электронных таблиц или специальных программ) можно все фиксировать с точностью до минуты.

Не расстраивайтесь, если забыли записать: это нормально, особенно в самом начале. Не нужно ругать себя и уж тем более обрывать сессию. Просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет для вас привычкой.

Что же касается самих не записанных занятий, то можно попробовать хотя бы примерно восстановить их по памяти — это тоже будет полезная информация. Если же совсем не получается ничего вспомнить, поставьте в листе хронометража вопросительные знаки.

Указываем примерную продолжительность тех занятий, которые не были записаны сразу

Иногда бывает так, что мы на несколько часов оказываемся вдалеке от своих записей. В этом случае нужно зафиксировать свои занятия любыми доступными способами (на клочках бумаги, на диктофон в смартфоне), а потом перенести эти заметки в лист хронометража.

Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их крестиками на полях:

В конце дня или сессии достаточно будет подсчитать количество крестиков и умножить их на 2–3 минуты.

Обработка результатов хронометража

На этом этапе мы можем узнать много интересного и полезного. Например: сколько времени у нас уходит на важные и второстепенные задачи, сколько времени мы тратим на семью и работу, что отвлекает нас чаще всего Подробный список того, что можно узнать с помощью хронометража, вы найдете в конце статьи.

Для обработки результатов мы рекомендуем использовать электронные таблицы: Excel, LibreOffice Calc или Google Таблицы. Эти программы очень упростят вам работу и помогут быстро сделать все необходимые расчеты.

Во время длинных сессий хронометража лучше выполнять предварительную обработку результатов каждый день (перед сном или утром следующего дня), иначе потом эта процедура займет слишком много времени.

При обработке результатов возможны два варианта:

Вариант 1. Электронные таблицы

Если вы решили работать с электронной таблицей, вам нужно будет просто ежедневно переносить в нее свои листы хронометража. Сразу считать ничего не надо: это можно сделать и в конце сессии.

При желании в таблицу добавляют дополнительные поля, которых не было в листах хронометража. Например: «вид деятельности», «тип задач», «сфера жизни», «цель», «квадрат матрицы Эйзенхауэра» Подумайте, что именно вы хотите узнать.

Анализ в электронных таблицах можно выполнять разными способами: здесь все зависит от вашего уровня владения этим инструментом. На наш взгляд, проще всего это делать с помощью фильтров и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (в английской версии — SUBTOTAL). Синтаксис у нее следующий:

Для расчетов нам понадобятся такие коды:

9 — сумма всех значений.
1 — среднее значение.
2 — количество значений.

Допустим, мы выполняем анализ хронометража в Google Таблицах и хотим узнать, сколько времени у нас ушло на мытье посуды. Для начала мы отфильтруем свой список занятий, чтобы в нем осталась только «Посуда»:

Теперь выбираем подходящую ячейку, вписываем в нее функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с кодом 9, а в качестве диапазона указываем столбец с продолжительностью занятий.

Чтобы узнать, сколько в среднем времени у нас уходит на мытье посуды, делаем все то же самое, но меняем в формуле цифру 9 на цифру 1:

Чтобы узнать, сколько раз за сессию мы помыли посуду, используем код 2:

Теперь, если мы настроим фильтр для другого занятия, то результаты наших расчетов поменяются автоматически:

Итоги анализа лучше собирать в отдельную табличку.

Вариант 2. На бумаге

Если вы решили все делать на бумаге, то рекомендуем выполнять предварительные расчеты в конце каждого дня (здесь очень пригодится калькулятор). Например:

В конце сессии нужно будет просто объединить эти промежуточные отчеты в один итоговый отчет.

Визуальное представление результатов

В электронных таблицах есть встроенные инструменты для создания диаграмм. Не обязательно, но очень полезно сделать с их помощью визуальное представление полученных результатов: так они станут более понятными и наглядными. Вот несколько вариантов:

1. Столбчатая диаграмма. Помогает сопоставить разные показатели:

2. Круговая диаграмма. Помогает оценить долю тех или иных занятий в распорядке дня:

3. График. Помогает отследить изменения показателей. Например, на графике ниже видно, что количество отвлечений к концу рабочей недели заметно увеличилось:

С помощью графиков вы можете посмотреть, насколько вы загружены в разные дни недели, как меняется ваше самочувствие и многое другое.

Что делать с результатами

Самая большая ошибка, которую можно допустить после сессии хронометража — это не воспользоваться его результатами. Часто бывает так: человек в течение недели добросовестно фиксирует все свои занятия, анализирует результаты, ужасается, а потом оставляет все как есть.

Мы проделали большую работу и получили ценную информацию. Она не должна пропасть впустую.

После каждой сессии хронометража мы обычно выявляем в своем слабые места, проблемы, недочеты. Теперь нам нужно просто составить список мер по их устранению. Например:

Вот, например, как это может выглядеть:

Список мер по борьбе с хронофагами

В первую очередь стараемся «победить боссов»: самое частое отвлечение, самый «прожорливый» хронофаг, самую трудоемкую рутинную задачу Именно «боссы» обычно и наносят наибольший ущерб нашей продуктивности.

Спустя время можно провести повторную сессию и проверить, насколько принятые меры оказались эффективными.

Заметим, что во время хронометража многие показатели начинают улучшаться сами по себе. И это легко объяснить: мы начинаем более внимательно относиться к своему времени и замечать то, чего не замечали раньше.

Источник