Для чего нужен интернет секретарю

7.3. Интернет для секретаря

7.3. Интернет для секретаря

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Интернет

Интернет То, что прежде можно было раздобыть только в университетской библиотеке, сегодня доступно каждому в Интернете. Сам объем информации по продуктам, компаниям и производству, который тут хранится, порой пугает. Поиск информации в Интернете требует определенного

Часть седьмая Уроки стиля жизни от интернет-предпринимателей – интернет-миллионеров

Часть седьмая Уроки стиля жизни от интернет-предпринимателей – интернет-миллионеров Глава 25 Как выбрать лучшую систему для бизнеса, основанного на стиле жизни Что, если бы у вас имелись тысячи поклонников по всему миру, ждущих от вас советов, информации, экспертных

I. Функции пресс-секретаря президента

I. Функции пресс-секретаря президента Признаться, с самого начала было трудно избежать соблазна и не вводить определения пресс-секретаря в виде некой всеобъемлющей и афористичной формулы. Однако я не стал этого делать, и вот почему. Согласно расхожему определению,

Заявления пресс-секретаря

Заявления пресс-секретаря Репортерская ремарка «…заявил пресс-секретарь» уже давно стала неким «окаменевшим» словосочетанием, постоянным атрибутом рассказов журналистов о выступлениях президентского споксмена. Это вполне обоснованно, так как заявления

Глава 1. Имидж секретаря

Глава 1. Имидж секретаря За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И не зря секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия.

8.2. Имидж секретаря

8.2. Имидж секретаря Описывая слагаемые человеческого обаяния, В. М. Шепель в этот список включает следующие:• внешняя привлекательность;• склонность к общению и лидерству;• легкая адаптация к новым условиям;• умение сохранить уверенность в кругу незнакомых

3.4. Продажи через Интернет, или Интернет-маркетинг

3.4. Продажи через Интернет, или Интернет-маркетинг Интернет-маркетинг представляет достаточно широкие границы для развития компании и является эффективным инструментом ленивого маркетинга. Сегодня только ленивый не использует возможности «мировой паутины». Однако не

1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю

1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю 1.1. Профессиональные и личностные качества секретаря Итак, какие же качества нужны квалифицированному секретарю? Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка,

2. Полномочия секретаря

2. Полномочия секретаря 2.1. Этика и психология деловых отношений Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестами. Деликатность,

Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний

Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний 1. Цели совещания Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия. По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории: 1)

4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники

4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники Современный электронный офис во многом определяет лицо фирмы, он обеспечивает прием, передачу и обработку информации всех видов. Естественное стремление руководителей к автоматизации документационного

101. Как компании лучше реагировать, если она столкнулась с негативными отзывами о себе, например, в интернет-форумах? Ведь Интернет позволяет мгновенно доносить информацию до больших аудиторий

101. Как компании лучше реагировать, если она столкнулась с негативными отзывами о себе, например, в интернет-форумах? Ведь Интернет позволяет мгновенно доносить информацию до больших аудиторий Если отзыв справедливый, постарайтесь как можно быстрее устранить проблему,

Интернет

Интернет Все чаще для поиска потенциальных кандидатов для работы в отделе продаж используется Интернет. В объявлении о вакансии, в разделе «контактная информация» наряду с номером телефона и факса обычно указывается адрес электронной почты, на который претенденты

Интернет

Интернет Наиболее удобный, легкий и недорогой путь для начала исследования – Интернет. Государственные органы обеспечили общественности интернет-доступ к большинству собранных ими данных. Многие профессиональные или отраслевые исследования или публикации, доступные

Интернет

Интернет Развитие Интернета привело к значительному снижению высоты барьеров на входе во многие отрасли. В некоторых случаях конкуренты получили возможность осуществлять операции, получая невысокую прибыль. Кроме того, Интернет позволяет потребителям получать

Источник

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Июня 2013 в 12:57, курсовая работа

Описание работы

Актуальность курсовой работы: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Содержание работы

Файлы: 1 файл

Интернет в деятельности секретаря.docx

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Документоведение и языковая коммуникация

по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления

Тема курсовой работы:
«_____________________________ ______________________________ _____»

Выполнил(а) студент(ка) группы________________

Руководитель к.психол. наук, доцент кафедры

1. Информационные технологии и технические средства в деятельности секретаря 7

1.1. Использование возможностей персонального компьютера и других технических средств 10

2. Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 14

3.1. Электронная почта 21

3.2. Видеоконференции 22

Список использованных источников 26

Введение

Актуальность курсовой работы: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин, в том числе и глобальная сеть интернет, позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.

Тема курсовой работы: интернет в деятельности секретаря

Цель исследования: дополнительное ПО (программное обеспечение), глобальная сеть интернет, а так же анализ и исследование основных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса своей работы.

— анализ технических средств предназначенных для работы секретаря;

— выявление проблем выбора программного обеспечения для работы секретаря;

Объект исследования: глобальная сеть интернет и технические средства секретаря.

Предмет исследования: компьютерные и программные средства.

Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Сетевые системы автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных исполнителей (и обратно). Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документацию непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, руководители же при этом сохраняют полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные или электронные), так и самим электронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

Снижается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизводства и документооборота) позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников, независимо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабочих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).

САДД позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная система берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

САДД создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавание текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов, и т.д.

Источник

Как секретарь может работать через Интернет

По данным опроса только 20% работодателей видит возможность секретарю работать через Интернет. Из опрошенных 100 секретарей, только 50 % хотели бы работать дома через Интернет с гибким графиком работы. 30 % опрошенных секретарей думают, что они будут работать более эффективно, без помех своих коллег. Ещё им позволит избежать поездок в часы пик, стресс утренних пробок на дорогах в сочетании с преследованием со стороны своего руководителя, который каждый раз грозит увольнением.

В 21 веке с появлением Интернета созданы все условия для возможности перевода выполнения обязанностей секретаря на работу через Интернет. Современные руководители с творческим подходом к развитию бизнеса, с применением нестандартных методов работы некоторые должности переводят на работу через Интернет. Ищут пути новейших методов работы с уже разработанным программным обеспечением или могут разработать и установить программное обеспечение, которое приспособлено специально для своего предприятия. А применение инновационных способов и методов работы оказывает прочное позитивное влияние на производительность труда и развитие бизнес процессов.

Думаете, выполнение должностных обязанностей секретаря невозможно перевести на работу через Интернет?

Деятельность секретаря в домашних условиях требует специальных навыков. Главное требование для этого является огромное желание работать. При выполнении работы важно наличие чувства ответственности.

Должностные обязанности онлайн — секретаря:

— ввод данных в программное обеспечение;

— контроль точности ввода данных другими работниками;

— работа по входящей корреспонденции, поступающей по электронной почте;

— работа по исходящей переписке по электронной почте;

— учет поступающих заявлений и сообщений;

— обеспечение переписки с клиентами;

— организация регистрации партнеров руководителя, запись производится через Интернет.

Возможны и другие дополнительные должностные обязанности, которые нужны и важны для предприятия. Может быть, это будет сотрудничество с курьерами или несколько раз в течение часа проверять электронную почту и т.д.

Требования к кандидатуре онлайн – секретаря: высшее образование, опыт ввода данных, хорошие знания компьютерной и офисной техники, программного обеспечения, уверенность в своих силах и хорошей организации работы, точность, высокая ответственность, надежность… Стремление сделать работу на самом высоком уровне, стать лучшим онлайн – секретарем.

Таким образом, обязанности привычной и обычной работы секретаря, которая выполнялась в 20 веке, на сегодняшний день меняем, адаптируем должностные обязанности к выполнению работы через Интернет. Виртуальное рабочее место онлайн – секретаря должно использовать целый ряд инструментов, которые значительно облегчат рабочую жизнь и увеличат эффективность работы.

Работа через Интернет онлайн- секретаря

Источник

Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Развитие компьютерных технологий в Российской Федерации. Технические средства обеспечения деятельности секретаря. Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel. Автоматизация работы делопроизводства. Документационное обеспечение управления.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий документационного обеспечения управления (ДОУ). Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.

Актуальность данной работы неоспорима, так как на современном этапе развития ДОУ в России, как для рядовых сотрудников, так и для секретарей нет единой базы управления документооборотом.

Целью данной работы является рассмотрение появления систем автоматизации документооборота в России, изучение и определение эффективности таких систем.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

— изучить историю появления и развития компьютерных технологий в России;

— рассмотреть разновидности технических средств, обеспечивающих работу секретаря;

— проанализировать компьютерные средства подготовки документов;

— продемонстрировать работу российских систем автоматизации документооборота;

— определить пути совершенствования компьютерных технологий в деятельности секретаря.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обоснована актуальность темы выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря», определены цели и задачи данной работы.

В первой главе я буду изучать историю появления в России систем документационного обеспечения управления, их развитие, а также технические средства, обеспечивающие деятельность секретаря.

Во второй главе мною будут рассмотрены и проанализированы компьютерные средства подготовки документов, в том числе принцип работы с текстовыми документами и показана работа секретаря с сетевыми технологиями.

В третьей главе я собрала документы и рассмотрела отечественные системы автоматизации документооборота, и определила пути их совершенствования.

В заключении изложены основные результаты и выводы данной выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря».

Глава 1. Компьютерные технологии в деятельности секретаря

1.1 История развития компьютерных технологий в России

Компьютеры проникли во все сферы деятельности человека, начиная с начального образования и заканчивая изучением новейших технологий, изучения новых видов материи, неизвестных пока человечеству. Применение компьютерных технологий облегчает процесс образования в средних и высших учебных заведениях, как самих учеников, студентов, так и рабочего персонала.

Благодаря разнообразию программного и аппаратного обеспечения сегодня возможно использование всех потенциальных возможностей компьютерных технологий. Это позволяет хранить огромное количество информации, занимая при этом минимальное место. Также компьютерные технологии позволяют быстро эту информацию обрабатывать и держать ее в защищенном виде.

Широкое распространение ПК сыграло огромную роль в развитии рынка труда. Автоматизация обработки информации позволяет в считанные секунды проделать работу, на которую раньше терялись недели, информирование руководителей о состоянии предприятий и рабочих мест происходит мгновенно. Увеличивается экономический потенциал в области страховых и финансовых услуг благодаря возросшему обмену услуг. Внедрение компьютерных технологий для введения новых форм занятости и организации труда [3, C. 151].

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920—1930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940— 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960—1990-х гг.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940—1950-е гг.

Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому [5, С.151].

— инструкция по делопроизводству;

— регистрационная карточка (РК) документа;

— картотеки, объединяющие наборы РК;

— журналы передачи документов;

Внедрение такой технологии позволяет

— ускорить движение документов по организации;

— гарантировать своевременное рассмотрение документов;

— обеспечить эффективный контроль исполнения документов;

— повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;

— снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;

— предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.

Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать: они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

— ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

— комплексность в проработке коммерческой документации;

— обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

— установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

— резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

— помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

— передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Internet);

— регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

— контроль над исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

— перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

— защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм.

Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

— обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов и др.;

— финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций;

— рассылка тестовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

— управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего времени каждого сотрудника, учет кадров);

— подготовка презентаций на разнообразные темы;

— ведение разнообразных баз и многое другое.

В состав офисных приложений входят также системы электронного делового документооборота, а также электронные архивы.

Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе современных информационных технологий:

— совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;

— комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации; он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличия больших ресурсов.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: компьютерные технологии в России массово стали появляться только в 90-х годах. На предприятиях появление компьютерных технологий упростило множество задач: от составления графика работы сотрудников до выполнения сложных финансовых операций.

1.2 Технические средства обеспечения деятельности секретаря

К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь, относятся: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой печатную машинку и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе [3, C. 343]. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:

1. Составление и редактирование документов.

2. Регистрация и контроль исполнения документов.

3. Хранение и поиск документов, другой полезной информации.

4. Прием и передача документов по каналам связи.

5. Архивное хранение документов.

6. Организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Основными потребительскими параметрами планшетных сканеров являются:

1. Разрешающая способность.

3. Динамический диапазон.

4. Максимальный размер сканируемого материала.

Производительность сканера определяется продолжительностью сканирования листа бумаги стандартного формата и зависит как от совершенства механической части устройства, так и от типа интерфейса, использованного для сопряжения с компьютером.

Кроме планшетных сканеров имеются и другие типы.

Ручные сканеры. Принцип действия ручных сканеров в основном соответствует планшетным. Разница заключается в том, что протягивание линейки ПЗС в данном случае выполняется вручную. Равномерность и точность сканирования при этом обеспечиваются неудовлетворительно, и разрешающая способность ручного сканера составляет 150-300 dpi.

Барабанные сканеры. В сканерах этого типа исходный материал закрепляется на цилиндрической поверхности барабана, вращающегося с высокой скоростью. Устройства этого типа обеспечивают наивысшее разрешение (2400-5000 dpi) благодаря применению не ПЗС, а фотоэлектронных умножителей. Их используют для сканирования исходных изображений, имеющих высокое качество, но недостаточные линейные размеры (фотонегативов, слайдов и т. п.).

Сканеры форм. Предназначены для ввода данных со стандартных форм, заполненных механически от руки. Необходимость в этом возникает проведении переписей населения, обработке результатов выборов и анализе анкетных данных.

От сканеров форм не требуется высокой точности сканирования, но быстродействие играет повышенную роль и является основным потребительским параметром.

Штрих-сканеры. Эта разновидность ручных сканеров предназначена для ввода данных, закодированных в виде штрих-кода. Такие устройства применяются в розничной торговой сети.

Графические планшеты (дигитайзеры). Эти устройства предназначены для ввода художественной графической информации. Существует несколько различных принципов действия графических планшетов, но в основе всех их лежит фиксация перемещения специального пера относительно планшета. Эта фиксация выполняется, например, посредством нанесенной на планшет сетки проводников, с последующим отслеживанием изменения емкости или индуктивности. Такие устройства удобны для художников и иллюстраторов, поскольку позволяют им создавать на экране изображения привычными приемами, отработанными для традиционных инструментов (карандаш, перо, кисть).

Цифровые фотокамеры. Как и сканеры, эти устройства воспринимают графические данные с помощью приборов с зарядовой связью, объединенных в прямоугольную матрицу. Основным параметром цифровых фотоаппаратов является разрешающая способность, которая напрямую связана с количеством ячеек ПЗС в матрице. Лучшие потребительские модели и настоящее время имеют до 3-5 млн. ячеек ПЗС и обеспечивают разрешение изображения до 1600×1200 точек. У профессиональных моделей эти параметры выше (более 6 млн. ячеек ПЗС).

Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати, не уступающее, а во многих случаях и превосходящее полиграфическое. Они отличаются также высокой скоростью печати, которая измеряется в страницах в минуту. Как и в матричных принтерах, итоговое изображение формируется из отдельных точек.

Принцип действия лазерных принтеров следующий:

1. В соответствии с поступающими данными лазерная головка испускает световые импульсы, которые отражаются от зеркала и попадают на поверхность светочувствительного барабана.

2. Горизонтальная развертка изображения выполняется вращением зеркала.

3. Участки поверхности светочувствительного барабана, получившие световой импульс, теряют статический заряд.

4. Барабан при вращении проходит через контейнер, наполненный красящим составом (тонером), и тонер закрепляется на участках, имеющих статический заряд.

5. При дальнейшем вращении барабана происходит контакт его поверхности с бумажным листом, в результате чего происходит перенос тонера на бумагу.

6. Лист бумаги с нанесенным на него тонером протягивается через нагревательный элемент в результате чего частицы тонера спекаются и закрепляются на бумаге.

При выборе лазерного принтера необходимо также учитывать параметр стоимости оттиска, то есть стоимость расходных материалов для получения одного печатного листа стандартного формата А4. К расходным материалам относятся тонер и барабан, который после печати определенного количества оттисков утрачивает свои свойства. Основное преимущество лазерных принтеров заключается в возможности получения высококачественных отпечатков. Модели среднего класса обеспечивают разрешение печати до 600 dpi, а профессиональные модели до 1200 dpi.

Принцип действия светодиодных принтеров похож на принцип действия лазерных принтеров. Разница заключается в том, что источником света является не лазерная головка, а линейка светодиодов. Поскольку эта линейка расположена по всей ширине печатаемой страницы, отпадает необходимость в механизме формирования горизонтальной развертки и вся конструкция получается проще, надежнее и дешевле. Типичная величина разрешения печати для светодиодных принтеров составляет порядка 600 dpi.

Качество печати изображения во многом зависит от формы капли и ее размера, а также от характера впитывания жидкого красителя поверхностью бумаги. В этих условиях особую роль играют вязкостные свойства красителя и свойства бумаги.

К положительным свойствам струйных печатающих устройств следует отнести относительно небольшое количество движущихся механических частей и, соответственно, простоту и надежность механической части устройства и его относительно низкую стоимость. Основным недостатком, по сравнению с лазерными принтерами, является нестабильность получаемого изображения, что ограничивает возможность их применения в черно-белой полутоновой печати.

В то же время струйные принтеры нашли очень широкое применение в цветной печати. Благодаря простоте конструкции они намного превосходят цветные лазерные принтеры по показателю качество/цена. При разрешении выше 600 dpi они позволяют получать цветные оттиски, превосходящие по качеству цветные отпечатки, получаемые фотохимическими методами.

Факс-модем. Используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

1. Автоматически дозвонится по нужному номеру.

2. Автоматически наберет номер, имеющийся в памяти.

3. Упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе.

4. Автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время.

5. Попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру.

6. Запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик.

7. Определит номер звонящего вам абонента.

8. Запомнит время и дату звонка.

9. Покажет продолжительность разговора.

10. Поможет вам различать абонентов с помощью музыкального сигнала вызова.

11. Содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке).

12. исключит соединение с нежелательным абонентом, зафиксировав факт звонка.

13. Покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время.

14. Обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время.

15. Сохранит в памяти номера телефонов позвонивших абонентов.

16. Встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях.

Глава 2. Компьютерные средства подготовки документов

2.1 Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др.

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем. Наиболее распространенными такими системами является пакеты приложений Microsoft Office и LibreOffice [6, C. 5]. Несмотря на схожесть программ, доступных пакетов, между ними есть одно существенное различие: LibreOffice бесплатен как для частного, так и для образовательного или коммерческого использования, тогда как для полного функционирования Microsoft Office понадобится лицензия, которая обойдется порядка нескольких тысяч.

Сравним данные пакеты программ (табл. 2.1):

Таблица 2.1. Сравнение программ, входящих в пакеты Microsoft Office и LibreOffice

Источник