Для чего нужен корпоративный портал
Корпоративные порталы: функции, задачи и метрики эффективности
15 минут на чтение
Корпоративный портал — это веб-интерфейс, который предоставляет сотрудникам доступ к информации и сервисам компании. Иногда его воспринимают как синоним интранета, но корпортал — это лишь часть внутренней сети. В ряде случаев интранет-портал принимает форму своеобразной социальной сети внутри компании.
В истории можно выделить несколько основных этапов, которые расширяли функционал и назначение систем:
Внутрикорпоративный сайт
Система для совместной работы
На следующем этапе в корпоративных порталах появились функции для совместной работы. Современные порталы компаний позволяют создавать виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или отделов.
Сотрудникам доступны следующие инструменты:
Платформа для интеграции
Сейчас корпоративный портал — это база, к которой подключают корпоративные приложения, также с его помощью собирают и используют данные о бизнес-процессах в компании. Интеграция предоставляет пользователю единую точку доступа к информационной инфраструктуре компании.
Интеграционные возможности:
Функции портала
На примере «Битрикс24»
Задачи портала
Как измерить эффективность портала
Запуск корпоративного портала — только начало большой работы. Чтобы понять, насколько эффективно работает портал, необходимо отслеживать реакции пользователей. Для каждой функции есть собственные метрики.
Для анализа удобно использовать встроенные или дополнительные системы аналитики, например платформы Business Intelligence, и другие системы, которые можно использовать для создания дашбордов.
У портала есть 2 крупных категории задач: коммуникации и сервисы.
Эффективность коммуникаций можно отследить, проанализировав данные элементы:
В аналитике важно выделять сегменты. Можно разделить пользователей по географии, возрасту, отделу, должности либо по разделам портала: проекты, сервисы, база знаний, медиа и пр.
Помимо технических характеристик, можно измерить удовлетворенность пользователей от портала, разделов и функций. Можно опросить сотрудников, насколько интранет помогает в работе, насколько удобно пользоваться мобильной версией, какие функции больше всего нравятся, а какие не используются.
Что даст внедрение портала
Кому полезны порталы
Руководителям подразделений и топ-менеджерам
IT-специалистам
Менеджерам по коммуникациям
HR-специалистам
Основная выгода от внедрения интранет-портала — организационная. Люди будут работать быстрее и продуктивнее, снизится количество бумажной волокиты. В компаниях, где работают тысячи и десятки тысяч сотрудников, даже несколько процентов экономии времени значительно снизят расходы.
Однако, следует учесть, что корпоративные порталы и интранет — это всего лишь инструменты. И чтобы получать от них эффект, ими нужно грамотно пользоваться: внедрять, настраивать, отслеживать эффективность и дорабатывать. Системный подход и автоматизация бизнеса позволят с лихвой окупить инвестиции.
Корпоративный портал. Что это? Зачем? Кому и когда?
Что это?
Корпоративный сайт — это интернет ресурс, содержащий полную информацию о компании, её услугах/продукции, событиях в жизни фирмы, историю развития и многое другое.
Корпоративный портал — это веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам доступ к корпоративным данным фирмы.
Другими словами, корпоративный портал — это ваш «виртуальный офис», который позволяет вашим сотрудникам обмениваться информацией, документами, добавлять, изменять, удалять, а главное совместно работать. Но это в общем смысле.
На деле корпоративные порталы снабжают разнообразным специфическим функционалом под потребности бизнеса. Некоторые компании самостоятельно разрабатывают индивидуальный и уникальный корпоративный портал для работы(но это мягко говоря не дешево), а можно взять готовое решение и настроить его под свою специфику.
Зачем нужен корпоративный портал?
Зачем Вам, владельцам компаний, это нужно. Давайте разберем, какую пользу несут корпоративные порталы?
Первое — это мы получаем систему хранения и систематизации всей важной информации о клиентах. Мы контролируем входящие заявки клиентов. Если по проще, то к вам поступают письма, звонки, заявки с сайта, сообщения в социальных сетях и мессенджерах. Это могут быть заявки от ваших новых или существующих клиентов, предложения от ваших поставщиков и партнеров. (Все это имеет название ЛИДы). Для начала все эту информацию нужно собрать, сохранить и желательно классифицировать. Затем проанализировать и использовать, например для выявления наиболее эффективных рекламных площадок.Битрикс24 автоматически собирает все ЛИДы из разных источников в единую базу: собираются ЛИДы из корпоративных почт, системы «открытые линии», из телефонных звонков, чатов и веб форм ваших сайтов и вообще куча всего (расскажу об этом в других статьях).
Зачем? Для того что бы у ваших сотрудников перестала болеть готова когда они вспоминают через что общались с клиентом Вайбер, Почта или Онлайн консультант на сайте. Ваши сотрудники имеют доступ к этой информации из любого места где есть интернет, они могут войти в портал даже с телефона. На компьютер не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО, у сотрудника рабочий день начнется просто — пришел, сел за стол, подключился к корпоративному порталу и все, он готов работать. Все ваши сотрудники (даже если они работают в разных офисах) могут получить оперативный доступ к информации и общаться между собой.
Второе — по порядку, но не по важности для вашей фирмы, а именно для отдела продаж — это система управления взаимоотношениями с клиентами — CRM. То есть после того как пришла заявка вашему менеджеру необходимо выполнить ряд действий прежде чем клиент заплатит.
Например: Вы туристическое агентство. Вам пришла заявка с сайта «Хочу в Турцию» Ваш менеджер должен связаться с клиентом и уточнить информацию (Фио клиента, на какие даты ему нужен тур, сколько человек поедет, сколько звезд должно быть у отеля и тд). Затем он должен сформировать коммерческое предложение (возможно не одно), отправить его клиенту.
Желательно поставить себе напоминалку через 4 дня «Перезвонить Павлу Семеновичу и узнать какой тур он выбрал». Если клиент сопротивляется, то дать ему скидку до 10%. Если же на все согласен, то составить и выслать ему договор, страховку и счет. В завершении необходимо сохранить копии подписанных документов и дождаться оплаты.
Такого рода последовательность действий в компании называется «Бизнес-процесс». Таких процессов у вас на самом деле очень много и хорошо бы чтоб часть из них была бы автоматизированна (к примеру формирование документа Коммерческое предложение)
Зачем вам нужна CRM? Для того что бы не потерять ни одного клиента (вы даже не представляете сколько вы их уже потеряли просто из-за того, что менеджер вовремя не перезвонил). Для того чтобы не учить нового менеджера как работать, а что бы он четко понимал, что ему делать. Для того что бы у вас была полная информация о клиенте и вы смогли на её основании что-то например допродать. Что бы когда увольняется сотрудник вы смогли легко передать его клиентов другому менеджеру, так как у вас храниться вся история работы с этими клиентами. Зачем вам нужна автоматизация Бизнес процессов? Тут все просто. Если многие рутинные действия выполняются автоматически, то ваши сотрудники не тратят на это время, то работать получается быстрее и они могут обработать больше клиентов и оперативнее отвечать им (по сравнению, например, с вашими конкурентами). А это выгодно и с точки зрения продаж и с точки зрения общего имиджа компании.
Третья — это систем управления задачами и проектами. Любое даже скромное дело состоит из задач и подзадач, которые нужно поручить определенным лицам и завершить до определенного времени. Часто повторяющиеся последовательности, такие как выставления счетов на оплату или последовательное утверждение договоров или согласование со всеми руководителями заявления на отпуск, могут быть автоматизированы. От корпоративного портала при этом нужно требовать удобного и интуитивно понятного (наглядного) интерфейса для управления и контроля всех задач, распределение ролей в задачах (Кто ответственный? Кто помогает? Кто просто наблюдает?), простой контроль сроков задач с напоминаниями, группировка задач по проектам, наличие регулярных задач, которые ставятся, например, раз в месяц или в квартал.
Зачем? Если вы занимаетесь чистыми продажами, данная система может ускорить внутренние процессы фирмы (например, задача в отдел обеспечения на закупку канцелярских принадлежностей или задача в IT отдел на установку монитора новому сотруднику и т.д.). Если же вы фирма-производитель, то есть вы выпускаете некий продукт (материальный или программный), то вам такая система нужна как воздух. От того на сколько ваших сотрудников удобно пользоваться системой управления проектами напрямую зависит ваш доход. И вообще без нее вы утонете в липких желтых бумажках, нарядах и докладных.
Четвертая. И конечно же заключительный большой блок — Контроль и Аналитика. Чем больше становится компания, тем сложнее контролировать сотрудников. Вы должны иметь возможность получить статистику по эффективности каждого сотрудника. Сколько звонков? Сколько выполненных задач? Сколько сверхурочных часов?
Так же ваши руководители отделов должны иметь возможность анализировать работоспособность отдела. Пока вы не можете посчитать эффективность работы компании в цифрах, вы не можете развиваться. Корпоративный портал в свою очередь должен позволять строить отчеты по самым разнообразным параметрам и делать это просто и наглядно.
Зачем это Вам? Для улучшения трудовой дисциплины в первую очередь. Сколько времени сотрудник проводит на работе? Насколько эффективно он работает? Какой процент его заявок становятся вашими клиентами? Во вторую очередь для выявления тонких мест. Порой вы даже не знаете на каком этапе тормозиться реализация проектов и продаж. Ну и в-третьих, для определения стратегии развития вашей фирмы. Но тут есть нюанс — вся аналитика в корпоративном портале актуальна только тогда, когда весь необходимый персонал работает через него.
Кому и когда?
Кому нужен корпоративный портал? Практически любая сфера деятельности (торговля, производство, медицина, оказание услуг и тд), так или иначе создает вокруг себя информационную систему. Например, все менеджеры отдела продаж получают заявки по телефону и почте. Между собой обмениваются информацией через Скайп. Утверждают договора и заявления с начальством в бумажном виде. В производственный отдел попадают наяды тоже в виде бумажек. Напоминали и списки задач каждый хороший сотрудник носит у себя в телефоне. А база клиентов в лучшем случае в 1Ске с которой не каждый может работать, в худшем случае, но часто база вообще в табличках Excel. А начальники отелов носят вам отчеты с непроверяемыми данными. Если вы в этих примерах узнаете себя и свою компанию и понимаете почему это плохо, то Корпоративный портал Вам нужен и вы готовы к его внедрению.
И страшнейший вопрос, когда он нужен и с чего начать? Начать нужно с выявления, фиксирования и стандартизации самых важных для вашей компании бизнес процессов. Скорей всего сейчас у вас каждый выполняет работу не по какой-то общей инструкции, а так как он умеет и как у него получается (пусть и не всегда хорошо), поэтому вам нужно написать, а желательно нарисовать блок-схемы всех важных бизнес процессов компании. Почему это нужно сделать до внедрения корпоративного портала? Просто если этого не сделать, то все повториться вновь, и ваши сотрудники будут работать «кто в лес, кто по дрова». А как при такой схеме работы внедрить и обучить нового человека? Никак. Поэтому стандартизация бизнес процессов в первую очередь, потом инструкции по работе с порталом, и только тогда можно устанавливать корпоративный портал.
Создаем корпоративный портал: как не потеряться в многообразии систем
Обычно, корпоративные порталы ассоциируются с дорогим и сложным софтом от 1C-Битрикс, Websoft или Microsoft. Малому и среднему бизнесу не потянуть такие «тяжелые» решения, они больше подходят для крупных компаний.
В этой статье мы рассмотрим варианты корпоративных мессенджеров, а также обсудим платформы для аутентификации пользователей. Опишем шаги построения портала на реальном кейсе.
Портал — это интерфейс для доступа сотрудников к корпоративным данным. В нем обмениваются документами и файлами, ведут календари встреч и переписываются. Это внутренний мир компании, он должен быть единым и, главное — удобным.
Как начинается работа нового сотрудника? Он приходит на свое место и авторизовывается в куче сервисов и программ:
Список может быть длинным. Особенно, если это специалист вроде дизайнера или разработчика, которому нужно много софта.
Хранении доступов и ссылок на рабочие сервисы и аккаунты становится проблематичным. Даже если выдавать сотруднику служебную технику, будет сложно переключаться между сервисами.
Очень важно, чтобы ваши файлы хранились в одном удобном и безопасном месте. Плюс у каждого сотрудника должен быть свой уровень доступа.
В удаленной работе нужно совместно редактировать документы и распределять задачи. Где ваши сотрудники будут это делать? Канбаны, ганты и аджайлы — для всего этого требуется понятная система.
После лета 2020 года эти вопросы будут особенно актуальны, так как многие из нас останутся на «удаленке».
В идеале, корпоративный портал — это система с «одним окном» входа. У сотрудника есть один доступ, с ним он логинится в портале и далее ему доступны все программы и ресурсы компании. Само собой, в рамках его должности.
Корпоративный портал можно разработать на основе существующих платформ и сервисов. Сложность и стоимость зависят от:
Главное, нужно понимать: строите ли вы портал исходя из функций платформы или исходя из задач компании.
Зачастую компании «заигрываются» функциями системы и не думают о том, как сотрудники будут в этом портале работать. Другая крайность — уходить в «жесткую» кастомизацию платформы под себя. Это выльется в большую стоимость внедрения и сложные работы по поддержке при каждом апдейте.
К нам обратился клиент — производитель светового оборудования. Сотрудники пробовали работать в корпоративном портале на базе Битрикс24, но было неудобно. К тому же у них вообще не было CRM, была только 1С для учета.
Создать портал, чтобы сотрудник заходил через «одно окно» и пользовался CRM, Office 365, почтой, мессенджером, телефонией и календарем.
Главная цель — не затащить людей в портал, а создать экосистему для удобства работы сотрудников. Чтобы они сами захотели в ней работать.
Вторая цель — урезать расходы на облачные сервисы и софт.
Мы планировали использовать единый аутентификатор на основе Google GSuite и создать к нему портал на платформе Creatio. Структура того, как это должно работать:
Схема работы портала по шагам:
Обсудили с клиентом. Но переезд на GSuite оказался бы трудоемким, так как клиент активно использует софт Майкрософта и часть его уже оплачена. Решили делать на базе Microsoft Active Directory.
Active Directory — это каталог пользователей и устройств с их информацией. Он используется для построения структуры хранения данных компании.
Когда поменяли Гугл на Майкрософт структура почти не изменилась, но добавился SharePoint — сервис обмена документами. Хоть SharePoint не такой удобный, как Гугл Документы, это все равно хороший софт для работы внутри компании.
Авторизация в приложениях и сервисах происходит через протокол OpenID Connect. Он служит для того, чтобы оптимально использовать единый вход для своего приложения на различных платформах. После первой авторизации он хранит данные для входа в последующие сервисы. Эта технология реализована по принципу SSO (Single Sign On).
Сложность была в том, что «хотели все и сразу». Пришлось делить проект на итерации, чтобы наращивать функционал постепенно.
Мы выбирали между amoCRM и Creatio. Продажи можно было бы легко собрать на базе амо. Но чтобы сделать полноценный портал потребовалось бы очень много «костылей». Поэтому выбрали более гибкую платформу.
Creatio больше чем просто CRM: можно добавить почту, интегрировать мессенджер и любой другой серверный или облачный сервис. А главное — настроить отдельные разделы внутри системы.
Для проекта нужен был недорогой мессенджер, который можно интегрировать с порталом. Приоритет отвели opensource сервисам — их можно «развернуть» на своем сервере и не тратить деньги на подписку.
Рассматривали Slack, Rocket.Chat, Mattermost и MS Teams. Хотели интегрировать мессенджер через iFrame или сделать прямую интеграцию. Сравнили условия бесплатных тарифов — получилась таблица с параметрами.
Slack — бесполезен в бесплатном тарифе из-за ограничения в сообщениях. При штате в 10+ человек истории переписки практически не будет из-за ограничения в количестве сообщений. Крутой по функционалу мессенджер, но для бюджетного проекта не подходит.
Rocket.Chat. В бесплатной серверной версии все отлично. Единственный минус — на каждую команду нужно «поднимать» отдельный сервер, что неудобно.
Mattermost — чтобы добавлять новые команды не нужно делать отдельные сервера как в Rocket.Chat. Минус — отсутствие звонков, как аудио, так и видео.
MS Teams. Бесплатная облачная версия лучше Слака. Главный минус — нужно разрабатывать свою интеграцию для корпоративного портала.
Само собой серверные версии мессенджеров имеют преимущество перед бесплатными облачными. Им доступны почти все функции платных тарифов в бесплатном (Open Source) варианте. Но не стоит забывать, что для поддержки своего сервера нужны отдельные ресурсы.
В нашем проекте мы выбрали MS Teams, так как большая часть софта тоже от Майкрософт. У клиента были куплены лицензии Active Directory, а к ним поставляется MS Teams. Далее это расширяется за счет комплексной подписки на Office 365. В итоге «весь комплект» не влечет дополнительных издержек.
Самая большая сложность в нашем проекте — связка Creatio и MS Teams. Готового решения по интеграции нет, поэтому мы разрабатываем его сами. На выходе получится удобный сервис для клиента. Для нас — готовое решение по связке MS Teams и Creatio.
Сейчас проект на стадии реализации. В июле мы запускаем MVP и тестируем его на фокус группе, смотрим, что удобно, а что нет. После тестов корректируем тех.задание по актуальным требованиям и «собираем» финальную версию.
Зачем компании нужен корпоративный портал
Корпоративный портал — это площадка для организации работы, хранения информации и общения между сотрудниками внутри компании.
В статье вы узнаете:
Какие задачи решает портал?
Независимо от набора инструментов, базовый функционал портала действует на 4 бизнес-задачи:
Объединение компании
Единая рабочая среда упрощает процесс распространения актуальной информации от компании:
Портал также дает инструменты для внутреннего общения:
Организация работы сотрудников
Для постановки и контроля задач портал оснащен рядом инструментов:
Увеличение продаж
Базовый функционал CRM-системы включает:
Автоматизация бизнес-процессов
В корпоративном портале есть инструменты для того, чтобы автоматизировать регулярные внутренние процессы компании:
Кому полезен портал?
Помимо общего улучшения в организации, корпоративный портал может стать главным инструментом в обязанностях отдельных должностей:
Главная выгода внедрения портала организация рабочих процессов. Инструменты могут быть разные, но для получения эффекта важно грамотно ими пользоваться.
Битрикс24 Корпоративный портал это:
Первый Бит поможет с внедрением корпоративного портала на базе Битрикс24. От разработки индивидуального дизайна внутреннего портала до обучения персонала и сопровождения.
Корпоративный портал: как, зачем и почему
Интранет, внутрифирменная информационно-коммуникативная сеть, предоставляет уникальные возможности в работе с персоналом. Это эффективный инструмент формирования корпоративной культуры, транслирования корпоративных стандартов, управления информационными потоками и бизнес-процессами. В данной статье представлен реальной опыт создания корпоративного портала в крупной холдинговой компании.
Для чего нам понадобился корпоративный портал
Компания, в которую я пришел работать год назад, — это структура, имеющая филиальную сеть в ряде регионов страны, а также дочерние зависимые общества (в том числе и за рубежом). Организация молодая, с динамично развивающейся корпоративной культурой, формирующимися традициями и нуждающимися в систематизации бизнес-процессами.
Хорошо фирмам, где численность персонала невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда у вас много больше сотни сотрудников? Вот именно, каждому-то руку не пожмешь… Потому одним из приоритетов в моей работе стало развитие эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Разумеется, стояли цели сделать информационные потоки и процессы развития корпоративной культуры управляемыми, транслировать единые стандарты и принципы деятельности, повысить степень удовлетворенности работников трудом, развивать принципы социального партнерства между работниками и администрацией. И вот в качестве одного из инструментов для реализации этих задач решили использовать корпоративный портал.
«Соцсеть» против «АСУПов»
Внутрикорпоративная «соцсеть» позволяет реализовать коммуникации, автоматизировать, структурировать и ускорить важные бизнес-процессы.
По замыслу пользовательской основой портала должно было явиться… общение, а все остальные процессы могли бы на этом базироваться. Вы, наверное, удивлены, ведь обычно большинство компаний начинают формировать корпоративную «виртуальную среду» как раз с бизнес-процессов. Но если на первом этапе внедрять посредством портала, к примеру, документооборот или систему отчетности, то большинство работников сочтут это «обязаловкой» и «увеличением объема операций». (Не случайно так трудно проходит внедрение всевозможных «АСУПов» — автоматизированных систем управления персоналом.) Если же сначала предложить людям аналог социальной сети, пользование которым всемерно поощряется, то процесс пойдет совсем по-другому.
Само по себе общение — как деловое, так и неформальное — крайне важно для людей. В наших интересах сделать это общение структурированным и защищенным. Ведь если работники будут восполнять недостаток в коммуникации «трепом» на деловые темы на сайте «Одноклассники» (а мы не в силах запретить им посещать социальные сети в нерабочее время), то это огромный риск утечки коммерческой информации.
Тратить нельзя экономить
Убедившись в важности внедрения корпоративного портала, прежде чем выходить к руководству с предложениями о финансировании проекта, мы решили проанализировать варианты, которые предлагает нам рынок. Оказалось, их три. Первый — пригласить веб-разработчиков, чтобы они создали приемлемую оболочку «с нуля»; потом ввести в штат несколько программистов, чтобы они создавали новые разделы портала. Срок разработки внутреннего сайта в этом случае не короток. К тому же увеличение ФОТ, особенно в период кризиса, — затея сомнительная.
Второй вариант — купить платформу, куда уже заложены определенные основы для создания корпоративного портала. В своей практике в одной из организаций мне уже приходилось сталкиваться с подобным решением: установили платформу, руководство требовало ведения отчетности через этот ресурс, но популярностью он не пользовался, потому что не был социально-ориентированным.
Да, эта платформа будет функциональной (например в плане взаимодействия с различными офисными приложениями), но, чтобы она стала корпоративным порталом с «человеческим лицом», придется потрудиться. Потребуются специалисты — «узкие профи», а их днем с огнем… Сами они это понимают, и компания вынуждена им переплачивать. Стоимость внедрения подобных решений может составлять порядка 1,3 млн. руб.
Вариант третий — купить готовое портальное решение на базе своеобразного конструктора с интуитивно-понятным интерфейсом, который бы позволял управлять корпоративным порталом без специальных знаний программирования и html-верстки. Установить этот «конструктор» самостоятельно (или с помощью техподдержки поставщика), интегрировать пользователей и постепенно наполнять и модернизировать данное решение в соответствии со своими идеями и нуждами. Стоимость такой затеи обходится в сумму от 35 тыс. руб. и зависит от числа пользователей ресурса.
Мы пошли именно по такому пути — выбрали готовое портальное решение, разработанное на базе веб-технологий, от поставщика, хорошо зарекомендовавшего себя в этой сфере.
Техническая суть
Не буду «грузить» коллег терминологией и техническими подробностями. Скажу только, что приобретенный нами «web-конструктор» состоит из элементов, знакомых всем пользователям Интернета — таких как поиск, теги, блоги, социальные сервисы и т. п. Это простые и привычные уже практически любому человеку инструменты, а ведь никто никого никогда не учил работать с поисковыми сетями или в социальных сетях. Так вот оказалось, что эти же принципы с легкостью переносятся в корпоративную среду, помогая работать с информацией — накапливать ее, публиковать, искать, использовать.
Вообще технологии, применяемые в Интернете, сейчас активно проникают в сферу управления персоналом и управления корпоративными знаниями. Кстати, на Западе это направление получило даже отдельное название — Enterprise 2.0.
Экономическое обоснование
Принято считать, что кадровики только и делают, что тратят деньги компании. Потому, определившись с выбором, мы стали готовить «железобетонное» обоснование своей затеи:
В качестве союзников внедрения корпоративного портала в компании мы привлекли разработчиков приобретаемого продукта, а также их методики расчета эффективности.
Наши коллеги рассуждали так: корпоративный портал — это решение для экономии ресурсов, для повышения производительности работы сотрудников. В чем можно измерить экономию? В деньгах, естественно. Деньги сэкономленные есть деньги заработанные. Если говорить о работе сотрудников, то деньги — это их время. Когда люди меньше времени тратят на поиск информации, нужной для работы, а больше на саму работу, компания выигрывает. Когда каждый сотрудник за счет использования возможностей портала экономит хотя бы 5 минут времени в день… Считайте сами, сколько стоит 5 минут рабочего времени в зависимости от ФОТ.
Сравните, в какую сумму обойдется внедрение корпоративного портала с эффектом от экономии всего 5 минут рабочего времени всех сотрудников в год и вы сможете посчитать рентабельность от внедрения этого решения. Это, конечно, казуистика, но с руководством и экономистами нужно говорить языком фактов и цифр.
На стыке профессий
Насколько нужно кадровикам — инициаторам внедрения портала разбираться в технических вопросах? Отвечу так: необходимо, хотя бы поверхностно. Это поможет обойти возможные препятствия как со стороны собственных IT-служб, так и со стороны провайдеров. Надо же нам как-то противостоять их «шаманству». Представьте: приходит специалист, «бьет в бубен», произносит на непонятном для кадровика языке словосочетания, больше напоминающие заклинания, и требует за это приличных денег по принципу — «непонятно — значит, умно, а поэтому дорого».
Нет, дорогие мои, все гениальное — просто. Уважающие себя провайдеры предельно прозрачны. Больше того, грамотные разработчики стараются максимально упростить задачу для будущих пользователей, а особо профессиональные компании даже создают виртуальную лабораторию, которая позволяет «пощупать» их продукт. Но ведь нам надо понимать, что «пощупать», правда?
Еще один важный момент — система обновлений. Если вы приобретаете продукт и вам говорят, что сразу после интеграции все исправления и обновления будут платными, то от такого продукта лучше отказаться. Это заведомо повлечет за собой дополнительные траты и недовольство руководства. Надежный провайдер бесплатно предоставляет обновления в течение определенного периода — как правило, одного года.
* * * Что касается кадровика, то на период внедрения корпоративного портала ему лучше забыть о спокойной жизни (если она у него была). Процесс этот требует терпения, интереса к инновациям, креатива и готовности работать сверхурочно. Кстати, взамен можно приобрести новые полезные навыки и оживить интерес к работе.
Теперь поговорим о «начинке» корпоративной сети.
Хорошо тем компаниям, численность персонала которых невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда число сотрудников перевалило за сотню? Да и ни для кого не секрет, что, помимо исполнения трудовых обязанностей, для людей крайне важно общение — как неформальное, так и деловое. И тут на помощь приходит Интранет.
Разделы и функции корпоративного портала условно можно объединить в следующие блоки:
Естественно, все это и сразу каждому сотруднику не нужно, поэтому наш корпоративный портал содержит функцию гибкой настройки — каждый пользователь может сформировать свой индивидуальный рабочий стол, просто перетаскивая или скрывая информационные блоки.
Если компания имеет вертикальноинтегрированную структуру, то на портале можно создать разделы для вышестоящей и организационно-подчиненной структуры и разграничить доступ каждой из структур к разделам портала. Можно расположить систему формирования отчетности на портале, фиксировать сроки и качество подготовки отчетов. Кадровику, подавшему такую идею, цены не будет.
Для нормального функционирования портала необходимо принять меры по обеспечению безопасности и защиты каналов доступа к этому информационному ресурсу. Если кадровики этого не предусмотрят, то будут иметь противодействие со стороны службы безопасности, а если таковой нет, то просто рискуют нанести вред своей компании. Поэтому в случае привлечения внешних провайдеров к реализации этого проекта, для получения дистанционной технической поддержки, одновременно с подписанием договора следует подписать соглашение или обязательство о неразглашении персональных данных и сведений, размещаемых на вашем портале.
После одобрения этого проекта, выделения средств и приобретения всех необходимых составляющих, мы установили этот ресурс на сервер, а дальнейшую работу разбили на несколько этапов.
На первом этапе готовая структура, предложенная разработчиком, была нами модернизирована посредством заложенного в систему конструктора и наполнена контентом. После этого в систему портала были интегрированы пользователи головной организации.
На следующем этапе корпоративный портал работал в тестовом режиме. В процессе опытной эксплуатации функции портала адаптировались исходя из потребностей структурных подразделений компании в оптимизации бизнес-процессов. С участием ИТ-специалиста портал дополнялся новыми возможностями и решениями.
Третий этап — подключение удаленных пользователей из филиалов. Таким образом мы хотели постепенно формировать у всех сотрудников целостное восприятие протекающих бизнес-процессов и повысить у каждого работника ощущение сопричастности к задачам, реализуемым компанией.
Фактически сейчас создается виртуальный офис компании, куда сотрудники могут попадать из любой точки и в любое время.
Постоянно опаздываете? Мы вам покажем.
Если кто-то считает, что достаточно заполучить оборудование, развернуть на нем систему страниц, функций и сервисов и все завертится, закрутится, все станут счастливыми обладателями инструмента от кадровой службы, то он ошибается.
Помимо разных технических проблем, возможны сложности, связанные с изменением внутренней корпоративной культуры. Как и любое новшество, портал требует адаптации восприятия сотрудников к использованию его возможностей в работе. Работать «как раньше» всем привычнее, и потребуется время, чтобы все больше работников понимали преимущества внедряемой системы.
Поскольку процесс изменения корпоративной культуры — штука довольно длительная, то и сейчас мы стараемся использовать все формы и методы «встраивания» портала в жизнь компании. Методов «из-под палки» мы избегаем, а дополняем этот ресурс удобными сервисами и постепенно интегрируем использование портала в нормы и правила. Например, не так давно мы разослали с портала всем сотрудникам сообщение: «Постоянно опаздываете? Мы вам покажем. ». Отчеты зафиксировали всплеск посещений. Сотрудники ринулись смотреть — неужели за опоздания на работу вводятся карательные меры? По ссылке они обнаружили новость о том, что на корпоративном портале добавился новый сервис — маршруты городского транспорта, который покажет им, как добраться из точки А в точку Б быстрее.
Мы пришли к мысли (как бы она нам ни претила), что работники с большей охотой пойдут на корпоративный портал изучать меню в столовой, чем «презентацию стратегических задач, экстраполированных на фоне конвергенции экономических базисов, и кластерно-фокусный анализ экзистенциальных символов современной экономики», например. Сотрудники — это люди, а людям хочется признания. Поэтому мы организовали возможность рассказать желающим о своих увлечениях, дали возможность всем и каждому высказать «свое авторитетное мнение» по ряду вопросов, разместили доску Почета с фотографиями.
Постепенно наряду со всеми этими внешними атрибутами портал наполняется составляющими, куда более важными для развития бизнеса. Вот уже и наши партнеры заинтересовались этим решением — привлекают нас для обмена опытом с целью внедрения такого же инструмента.