Для чего нужен личный помощник
Юлия Юрченко: Будущее, в котором у каждого сотрудника есть личный помощник
Это избавит от рутины
Рутинные задачи, которые часто выполняются на автомате и не требуют особой квалификации, часто занимают уйму времени. Во многих компаниях часть рутины скидывают на секретарей или стажеров, но они не способны покрыть все задачи. К тому же ассистенты обычно есть только у высокопоставленных сотрудников, и вот менеджер по продажам тратит полдня на то, чтобы отксерить или подшить какие-то документы или написать скучный отчет.
По данным портала HRplus, HR-специалисты тратят на рутинные операции от 29 до 58% своего рабочего времени. И хотя часто на помощь приходит автоматизация, передать всю рутину компьютеру не всегда возможно. Например, машину нельзя посадить на обзвон кандидатов — сегодня многие прочно ассоциируют звонки от роботов со спамом. А вот личные ассистенты эйчаров могли бы прозвонить всех откликнувшихся на вакансию и провести первичный отбор по заданным критериям.
Это добавит рабочее время
Логичный вывод из предыдущего пункта: если не тратить рабочие часы на скучные монотонные задачи, будет больше времени. А еще сил и настроя на работу. Сегодня маркетолог или пиарщик приходит на работу, открывает почту, видит сто непрочитанных писем — и идет за кофе, потом тратит час на удаление лишнего и поиск важного, потом снова идет за кофе. А если бы он приходил и сразу получал список срочных и приоритетных писем, требующих ответа? Без спама или неважной информации? Это же сразу плюс два рабочих часа и плюс сто к мотивации. Правда, очередь в офисную кофейню станет меньше.
Это поможет успевать больше
Личный помощник — это прекрасное решение проблемы «Я не успел сегодня, давайте уже после выходных». Потому что как это не успел? А чем занимался? Почту за тебя разобрали, документы рассортировали, отчет заполнили (твоя задача — только просмотреть и проверить), чеки за командировку нашли, нужный телефон отыскали, даже за кофе сходили. А значит, можно наконец сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Если не отвлекаться на мелочи — их выполнит ассистент — и не терять из-за этого концентрации, не выполнить задачу в срок становится просто невозможным.
Это поможет стать лучше
Делегировать задачи — сама по себе задача, причем непростая. Чтобы ассистент эффективно работал, ему нужно поручать понятные дела с четко понятным и измеримым результатом. Когда мы только разрабатывали Want, мы обнаружили, что люди совершенно не умеют делегировать: не все понимают, что ассистенту нельзя поручить творческое задание или что-то, напрямую связанное с вашей профессиональной деятельностью. Написать речь для презентации на конференции — нет. Оформить готовую презентацию в PowerPoint — возможно (перепроверить точно надо будет). Собрать документы для регистрации на этой конференции — да!
Человек, умеющий декомпозировать задачу, эффективно делегировать и грамотно выстраивать коммуникацию с другим человеком, пусть и ассистентом, очень быстро превращается в эффективного менеджера.
Это уберет нерабочие задачи
Не секрет, что практически каждый сотрудник на работе не только работает. Записать ребенка в сад, дозвониться до налоговой, спланировать отпуск, забронировать столик в ресторане — когда, если не в рабочее время? И вот эти задачи очень легко перекинуть на личного помощника — именно так и поступают генеральные директоры и СЕО. Если же такая возможность появится у каждого сотрудника бухгалтерии и рядового менеджера, представьте, как вырастет их эффективность. А если не вырастет, руководитель сможет сделать выводы.
Это даст больше информации о сотрудниках
Кстати, о выводах. Представьте себе, если бы у каждого руководителя при этом был доступ к закрытой статистике по задачам, которые его сотрудники ставят своим ассистентам. Какие выводы можно было бы сделать? Например, насколько эффективно человек распоряжается чужим временем и силами. Какую именно работу он делегирует. Много ли среди задач личных — или ассистент выполняет половину рабочих обязанностей сотрудника. В общем, взаимодействие с таким вот ассистентом — а фактически подчиненным — поможет понять, например, справится ли сотрудник с более сложными задачами или руководством коллективом. А это уже можно использовать при повышениях или оценке того, все ли работники оптимально подходят для своих должностей.
Зачем руководителю личный помощник?
Принеси мне кофе! (уже не могу его пить, но ты приноси-приноси)…
Подними бумаги с пола! (да, я их специально снова уронил)…
Да, такое бывает. Однако, современный бизнес-мир меняет подход к функционалу личного помощника. Что действительно становится важно, так это время. Время руководителя.
Вокруг масса тренингов по «тайм-менеджменту». Да, это один из необходимых пунктов для «прокачки» себя, как менеджера. Стоит воспользоваться предложением. Причем лучше сходить на тренинг, чем просто посмотреть на видеохостинге. Качественнее заходит в голову. Хотя здесь дело предпочтений.
Подумайте, сколько времени у вас уходит на однотипные / стандартные / простые задачи? Здесь у каждого своя математика. Поэтому рассмотрим примеры «универсальных задач» из арсенала руководителя, которые можно передать личному помощнику:
2. Планирование графика встреч и переговоров. Можно самому, а зачем? Уже придуманы облачные календари. Помощник прекрасно видит свободные окошки и без Вас.
3. Вести протокол совещания. Может вести сотрудник из прямого подчинения. А еще этот сотрудник мог бы выступить в более серьезной роли. И после встречи разослать письмо участникам. Несколько минут точно нужно.
4. Подбор и бронирование билетов и отелей. Здесь все просто. Просто нужно время. Довольно часто много времени.
5. Отвечать на почту. У Вас 300 писем в день? 50 удалить, 200 переслать, на 50 ответить самому. Итого 250 писем отдадим помощнику на съедение. Получим +30 минут к свободному времени.
6. А телефон? Пробовали звонки фильтровать через помощника, как это делает почтовый гигант в вашем mail?
Очень просто! Необходимо нанять себе личного помощника!
после начала работы с личным помощником:
«…теперь я отправляю запрос о поиске не в поисковик, а в мессенджер помощнику и занимаюсь другими задачами…»
«…кофе я делаю сам! Это мой утренний check-лист перед взлетом…»
«…помощник? Позвольте! Это моя правая рука! Она даже из партнеров сроки поставки новые выжимает…»
Профессия личный помощник руководителя: чем интересна и перспективна эта работа
Привет, дорогие читатели. На связи Василий Блинов.
Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.
Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:
По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.
Если до этого момента вы читали книгу «7 профессий для быстрого заработка в интернете» и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.
Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.
Кто такой личный помощник предпринимателя?
Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.
Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.
На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.
Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.
Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.
С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.
Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.
Почему я нанял помощника без опыта?
В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.
Кому нужен удалённый личный помощник?
В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.
Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.
Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.
Обязанности и функции
Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:
Ключевые навыки помощника руководителя
По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:
Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:
Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.
Нужно ли иметь образование?
Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.
В интернете дела обстоят немного по-другому.
Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.
Какими качествами должен обладать?
Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.
В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.
Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?
Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.
Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.
Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.
Плюсы и минусы профессии
Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:
1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт — это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.
2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.
3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.
4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.
Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.
Заключение
В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.
На этом у меня сегодня всё.
Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!
P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.
С 2015 года работаю удалённо и развиваю бизнес в интернете. Создал более 20 источников дохода онлайн. Изучаю инвестирование и активно инвестирую в различные инструменты.
2 года прожил в Азии (о. Бали и о. Панган), продолжаю путешествовать по миру, помогать людям становиться финансово грамотными и улучшать своё качество жизни.
Сбежала из офиса, от двенадцатичасового рабочего дня. Поиски работы на сайтах результатов не дают.
Хочется начать работать на дому, потому что это удобно. Потому что это самодисциплинирует. Потому что это намного интереснее, чем сидеть в душных офисах под взором начальства.
Василий, спасибо большое за Ваши статьи,они помогают во всём разобраться и начать действовать. Прочитаю всё, а потом на биржу фриланса зайду, попробую заработать свои первые деньги. Цели поставлены, осталось набраться знаний.
Ксения, Вам удалось что-нибудь найти.
Благодарю за статью, написано сжато и по делу, как я люблю) хочу попробовать себя в этой профессии, хотелось бы пообщаться, например в skype, с человеком, который уже имеет опыт работы личным помощником. Если кто-то может мне с этим помочь, я буду безмерно рада и бесконечно благодарна)
Очень интересная и познавательная статья. Планирую менять работу. Первое в списке моих плюсов — умение организовать работу и управлять проектом. Поэтому личный помощник — хороший вариант. Впервые вижу, что эта профессия востребована во фрилансе, но этого и следовало ожидать от века интернета)) Не сильна во всех заморочках с сайтами, но это лишь вопрос времени при желании.
Спасибо, статью возьму на заметку.
Сейчас наверное сложно найти помошника со всеми перечисленными навыками т.к. он или цены себе не сложит (захочет все и сразу) или очень долго нужно искать.Поэтому согласен с автором, лучше обучать человека с нуля.
Ещё и полезное дело сделаешь, обучив новичка без опыта, который хочет работать удалённо необходимым для этого навыкам.
P.S. Антон, у меня на блоге идёт постоянный конкурс и вы получаете по нему приз за первый комментарий, в размере 50 рублей, пришлите номер WM или яндекс денег. :-p
Добрый день, Галина. Любая биржа фриланса так работает. Создаёшь задание под нужную специальность и его выполняет знающий человек.
Спасибо за статью.
Дается очень много полезной информации.
Среди всех профессий мне, как новичку приглянулась именно эта профессия.
:p
Такой помощник за дёшево работать не захочет. Можно изучить английский и заграницу, тогда будет гуд))
знание одного английского языка за границей ничего не даст. Многие жители Европы свободно говорят на 3-4 языках и на миллионеров они не похожи. Европа это не рай, там тоже много проблем, своих особенностей и т. д.
я как раз ищу удаленную работу, хочу быть личным помощником)
спасибо Василию за интересную статью)
хотелось еще уточнить, когда ждать остальные части по этой теме? или они уже есть?
В процессе, ещё жду от одного топового автора по обучению на личного помощника инфобизнесмена ответа, чтобы рассказать о его курсе :p
Думаю к концу мая будут.
Василий, спасибо за такую информационную статью! Очень грамотно все расписано и статья будет полезна и интересна, кто ищет удаленную работу!
Василий, очень интересно про удаленного помощника, пожалуй в таком объеме больше нигде не видела информации.
Спасибо за статью, как раз ищу работу в этом ключе. Вы очень вдохновляете, даёте направление для возможного развития.
Спасибо. Очень интересно. В статье ответы на интересующие меня вопросы. Тоже очень хочеться попробовать работать на удаленном доступе)) помощником руководителя. :p
Благодарю за полезную статью, Василий. Очень хочется найти удаленную работу и больше всего склоняюсь к работе помощником т.к. для чего-то своего маловато опыта. А помогать и развиваться одновременно — это идеально (особенно для мам в декрете). Проблема только в том, где можно найти руководителя, который захочет взять себе в помощники новичка без опыта работы?
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
⏱ Время прочтения — 12 минут
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
К мысли о поиске персонального помощника каждый приходит по разным причинам: кто-то стал уходить с работы в ночи, кто-то начинает чувствовать, что тратит всё время на рутинные дела и «операционку», для кого-то секретарь — признак статуса и уровня должности.
Причины поиска помощника
Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.
«Если ваша компания достигает численности 20 человек или у руководители появляется более чем четыре направления внимания (маркетинг, работа с клиентами, контроль финансов, работа с поставщиками и т. д.), то пора задуматься о помощнике, который будет помогать отслеживать сроки, встречи и договоренности». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал» 2. Личные.
Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.
Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.
Какой бы причиной ни руководствовались вы, плюсы от появления такого сотрудника вы оцените довольно быстро. Помощник, взяв на себя организационные и рутинные задачи, вернет вам возможность заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.
Однако даже при таких очевидных преимуществах многие руководители долго не решаются взять себе помощника. Самая распространенная причина — некогда: трудно искать, долго обучать, неизвестно, подойдет ли новый человек, а ресурса (и материального, и морального) на всё это нужно немало. Представляя эти дополнительные затраты, многие руководители откладывают принятие решения о помощнике на неопределенное время, продолжая каждый день на работе погребать себя под рутинными задачами.
Чтобы облегчить принятие решения, брать или нет помощника, директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова советует задать себе следующие вопросы:
В них входит отправка документов, подтверждение встреч и платежей, бронирование машин, ресторанов, билетов, написание типовых писем, контроль плановых вопросов. Для более точного ответа на этот вопрос попробуйте вести 3–4 дня дневник рабочего дня, в котором будете отмечать типы активности и время, потраченное на них. Если процент таких задач более 40%, то вам точно пора задуматься о помощнике.
Например, стратегия развития, отношения с ключевыми клиентами, поставщиками. Если подобная работа постоянно откладывается или занимает менее 40% вашего рабочего времени, то пора задуматься о помощнике.
Если в компании появится сотрудник с окладом 50 000 — 100 000 рублей, насколько расходы на его содержание будут критичными для бизнеса?
Если вы приняли решение о найме персонального помощника, то перед вами встает еще несколько вопросов:
По стратегии поиска существует несколько подходов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Итак, способы поиска помощника директора:
Спросите, нет ли у них знакомых с нужными навыками, которые ищут работу. В данном поиске есть свои преимущества: вы не тратите время на поиск и отбор, вы не платите знакомым, вам дают развернутые рекомендации на кандидата. Но есть очень большие недостатки: вы берете не того человека, который подходит именно вам, а того, кого посоветовали. В некоторых случаях не очень удобно отказывать родственникам или знакомым, которые не просто предлагают кандидата, но и всячески его расхваливают или рекомендуют взять. Отказывая в таком случае, вы как бы демонстрируете недоверие рекомендателю.
Вы можете выложить пост о поиске помощника на своих страницах в соцсетях и получить какое-то количество откликов от людей различного уровня профпригодности. Можете зарегистрироваться на hh.ru и поискать кандидата по размещенным там резюме. Или опубликовать вакансию и ждать откликов, а затем разбирать резюме и приглашать подходящих соискателей на собеседование. «Проведя минимум 10 интервью, вы, вероятно, определитесь с потенциальным претендентом на роль помощника. Но вам еще предстоит мотивировать его прийти именно к вам, — говорит директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова. — Сейчас мы работаем в условиях рынка кандидатов, и большинство соискателей будут иметь на руках 1–2 конкурирующих предложения».
Такой подход однозначно сэкономит вам время на первичном подборе. Опытные рекрутеры предоставят вам резюме нескольких кандидатов, подходящих по требованиям и с проверенными рекомендациями. К минусам этого варианта найма можно отнести платность услуги, а также то, что хорошего рекрутера также еще надо найти, иначе можно получить не лучших и тщательно отобранных, а просто первых попавшихся кандидатов. Поэтому рекомендуем искать исполнителя такой задачи на проверенных площадках, таких как HRspace.
Шаги по поиску помощника
1. Сформулируйте требования.
Определившись с тактикой поиска, очень важно четко сформулировать требования к будущему сотруднику. Четкое понимание, кто вам нужен, позволит быстрее разбирать отклики на вакансию. Определитесь с функционалом помощника:
«В соответствии с уровнем опыта и квалификации различается и уровень заработной платы. Если работа помощника требует свободного знания иностранного языка, то ожидания кандидатов по зарплате увеличиваются на 20–30%. Конечно, вы можете взять человека с меньшими навыками, под обучение, и изначально платить ему небольшой оклад, но постепенно вводить в его функционал сложные задачи и поднимать оплату труда. Но в этом случае есть риск, что сотрудник будет медленно разбираться в теме, в процессе погружения допускать ошибки, возможно, критические, а после обучения уйдет к другому работодателю». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»
2. Оцените уровень квалификации.
Наиболее успешный метод определения уровня квалификации кандидатов — структурированное интервью по компетенциям. Точно зная, какие компетенции нужны в вашей компании, задавайте вопросы о том, что кандидат делал в схожих ситуациях. Таким образом вы оцениваете его действия, а не его самоописание как квалифицированного специалиста. Например, что делал человек при столкновении с агрессивным посетителем в приемной. Какие шаги предпринимал в условиях аврала, когда одновременно надо было сделать несколько задач. Как принимал ключевые решения в жизни — например, о выборе места учебы, о смене работы и т. д. Таким образом вы сможете оценить его подход к решению конфликтных ситуаций, умение расставлять приоритеты и реальные критерии принятия решения.
3. Определите уровень оклада.
4. Продумайте характеристики рабочего места.
«Всё же люди приходят на работу не только ради денег, но и для самореализации. И если это не учитывать, то компании грозит текучесть персонала, а это дополнительные силы, время и деньги». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»
После того как вы нашли себе помощника, важно избежать нескольких наиболее часто встречающихся ошибок.
Кажется, что профессионал своего дела сам должен со всем разобраться на новом месте, но в этом случае период адаптации затянется и проходить будет, скорее всего, напряженно для обеих сторон. Спланируйте погружение помощника в дела, определите критерии прохождения испытательного срока, создайте комфортную эмоциональную атмосферу, а не «дерите три шкуры» с ассистента в первую же неделю.
Не стоит рассчитывать, что с первых же дней появления у вас персонального помощника ваша жизнь кардинально изменится. Учитывайте период адаптации и погружения — никто не способен сразу же начать делать всё и идеально! Человеку просто необходимо время, чтобы понять, что и как у вас в компании устроено. И на начальном этапе именно вы будете вкладывать силы в обучение нового специалиста, зато потом он снимет с вас огромное количество задач.
Другая крайность: желание оградить нового сотрудника от рабочих трудностей, пока он не разберется в деталях и не адаптируется. Излишнее ограждение от сложных задач не дает возможности профессионального роста и не разгружает руководителя. Если вы понимаете, что вам легче всё сделать самому, чем вновь и вновь объяснять помощнику, то вам явно надо его менять.
Даже если вы наняли суперопытного бизнес-ассистента, ключевые решения по работе с подчиненными, с клиентами, контрагентами, должны оставаться за вами, как за руководителем. Высококлассный помощник может провести предварительный анализ, подготовить данные, уточнить ситуацию, но основные переговоры и решения — всегда ваша задача.
«Работа с помощником — это новый этап в работе руководителя, — говорит Марина Миронова. — Потребуется время на поиск и встраивание нового человека в бизнес-процессы вашей компании, но в случае успешного прохождения этих этапов у вас появится настоящая «правая рука», которая разгрузит вас и позволит заняться по-настоящему важными стратегическими задачами».
9 функций персонального помощника
Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.
«Я работаю, и внезапно возникает необходимость взглянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами, — приводит пример Александр Высоцкий. — Я открываю мессенджер и надиктовываю моему помощнику голосовое сообщение: «Дружище, привет! Найди мне функциональные оргструктуры всех ресторанов, которые были на наших консалтинговых программах. Подбери, проверь и пришли пакет ссылок»».
Задание несложное, но при этом руководитель экономит кучу драгоценного времени.
Ситуация: завтра у директора координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут шеф понимает, что не попросил его подготовить интересующий документ. Он не обращается к руководителю службы финансов, а пишет помощнику.
«Поверьте, даже то, что я не думаю, через какой канал (мессенджер, почта, телефонный звонок) мне связаться с каким-либо сотрудником, экономит мне время, — поясняет Александр. — То есть персональный помощник дает мне возможность сконцентрироваться исключительно на бизнесе».
Руководителю нужна презентация. Он говорит об этом помощнику, и тот передает запрос от лица директора дальше.
«Честно говоря, я даже не знаю, кто конкретно в компании отвечает за эту функцию, — улыбается Александр. — Но помощник добивается того, чтобы презентация была сделана в срок и передана мне».
Также помощник управляет встречами и координацией с высшим менеджментом компании. Например, после совещания с руководителем службы финансов шеф понимает, что хочет сделать эту встречу регулярной. Он просит помощника найти время, удобное для обеих сторон, и сделать ее повторяющейся, добавить в «Google календарь». Для этого у помощника есть доступ к календарю и электронной почте директора. Когда вопрос с координацией решен, он просто оповещает шефа.
«У меня есть требование: если назначена встреча в «Google календаре», то все документы должны быть там же прикреплены к ней, — поясняет генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — Я должен заранее посмотреть все файлы и подготовить вопросы, если необходимо. Помощник добивается, чтобы любое запланированное мероприятие было «упаковано» в календаре согласно стандартам нашей компании».
К тому же помощник следит, чтобы встречи не пересекались и не шли сплошным потоком — чтобы руководитель бизнеса не был перегружен. Если назначается встреча, которая выходит за рамки обычного рабочего времени, — ассистент дополнительно согласовывает это с руководителем.
Шеф может увлечься: долго работать над каким-то проектом, засидеться с кем-то на совещании. Помощник напоминает ему о том, что нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то ехать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.
Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными и важными событиями.
Помощник организует оплаты и приобретения по личным просьбам шефа. Например, ассистент может отправить деньги маме руководителя или собрать для нее посылку. «Для Руслана это проще организовать, ведь он в России, где живет мама, а я в Штатах, — поясняет Александр Высоцкий. — Или надо оплатить услуги преподавателя английского, с которым я занимаюсь. Или купить билеты и сделать бронь номеров в гостиницах».
Помощник ищет для шефа различную информацию по покупкам: где заказать тот или иной товар, что лучше купить. Ему нужно поискать, почитать отзывы. «Например, в прошлом году я летал во Францию и хотел привезти сыр, который очень люблю, — приводит пример генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — И я вспомнил, как кто-то говорил о том, что в США нельзя провозить продукты питания. Но я засомневался, что это правда. Тогда я обратился к Руслану, и он изучил этот вопрос подробно». У помощника больше времени узнать о товарах отзывы, изучить характеристики и предоставить варианты выбора.
Иногда шеф делает какие-то приобретения, которые относятся к компании. Например, новое оборудование для записи видео и выхода в прямой эфир. Или какие-то юридические услуги. Компания должна компенсировать руководителю его траты, но для этого нужно подавать заявки на выделение средств, следить за их согласованием и оплатой. Эта задача также делегируется помощнику.
Как отслеживать эффективность помощника
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить ее продукт. «На мой взгляд, продукт помощника — освобожденное у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач, — говорит Александр Высоцкий. — Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчет, указывая, сколько часов он потратил на задачи, и распределяя их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня».
Важные качества помощника
Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают удовольствие от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают его работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и руководить. Эти качества точно не для персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее, при этом оставаясь несколько в тени. Такие люди обычно не склонны «скакать» с одной работы на другую, а настроены на долгосрочное сотрудничество с одним шефом.
Избавиться от привычки делать всё самому непросто, но поверьте — оно того стоит! Учитесь делегировать, и ваши освободившиеся ресурсы поведут ваш бизнес к новым успехам в разы эффективнее.