Для чего нужен лист заверитель

Как оформить лист-заверитель дела — образец заполнения для скачивания

Лист-заверитель является учетным документом и содержит информацию о деле, к которому он относится. В статье представлен образец заполнения данного бланка в качестве примера.

Правильным образом составленные документы позволяют поддерживать порядок в кадровых бумагах, а также избежать проблем и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Что такое лист-заверитель дела

Представляет собой документ, содержащий информацию о деле, к которому он относится. На момент его оформления дело должно быть пронумеровано и сшито. Заверительный лист составляется в момент его передачи для хранения в архив. Данный бланк имеет второе название – его часто именуют заверительной надписью дела.

Указанный документ относится к категории учетных. Объясняется это тем, что он включает в себя данные об особенностях содержания дела, а также специфике формирования документа.

В заверителе отображаются сведения об общем числе листов, фиксируются нестандартные моменты в нумерации документации, если таковые имеются.

В целом, это отдельная страница, после оформления которой специалист, несущий ответственность за данную функцию, подшивает ее к соответствующему делу.

Как оформить

Для ряда документов, представляющих собой особую важность, действующим на территории РФ законодательством установлены образцы, которыми необходимо руководствоваться при их оформлении. Лист-заверитель является одним из таковых.

Приказом Минкультуры РФ №526 установлено, что, процедура заполнения заверительной надписи считается составной частью процедуры оформления различных дел. По этой причине был разработан образец бланка листа-заявителя. Для того чтобы его найти, достаточно ознакомиться с Приложением 8 правил архивного дела — скачать его пустой бланк и образец заполнения можно в статье ниже в формате ворд.

При необходимости на предприятии может использоваться собственный вариант оформления заверительной надписи дела. Использование унифицированного образца не является строгим обязательным правилом.

Среди реквизитов листа-заверителя должна присутствовать информация стандартного характера:

В самом листе должны присутствовать следующие данные о личном деле гражданина:

Если в деле присутствуют так называемые «особенные» листы, факт их наличия отражается в листе-заверителе. Страницами с особенностями могут считаться следующие:

Заверительная надпись оформляется на чистом листе формата А4. Ошибок и исправлений не допускается. Заполняется в момент, когда папку с документами готовят для передачи на хранение в архив компании.

Заверитель оформляется для всех дел без исключения. Необходимость его наличия установлена на законодательном уровне.

Согласно действующим на территории РФ нормам ведения документооборота, дело, подготавливаемое для передачи на хранение в архив организации по окончанию календарного года, обязательно должно иметь лист-заверитель.

Оформленный соответствующим образом документ прикрепляется в конец папки с документами. При этом он не должен располагаться на титульнике или обороте последней страницы.

Скачать образец заполнения

Выводы

Лист-заверитель – документация, оформляемая в процессе подготовки личного дела для передачи в архив предприятия. Для грамотного составления заверительной надписи разработаны специальные правила, использование которых является обязательным.

Представляет собой документ, в котором содержится основные данные о содержании дела и особенностях его заполнени. Отображаются сведения о количестве страниц, наличии листов с дефектами и т.д.

Занимается оформлением указанного документа, как правило, сотрудник, ответственный за ведение внутреннего документооборота – специалист отдела кадров.

Источник

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель — это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Содержание документа

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

Источник

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Содержание документа

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

Источник

Лист-заверитель дела (бланк, образец, скачать)

Согласно «Основным Правилам работы архивов организаций», утв. Коллегией Росархива от 06.02.2002 все дела постоянного либо временного хранения (больше 10 л.) подлежат полному оформлению. Это значит, что дело требуется подшить либо переплести, а также пронумеровать. Затем требуется подготовить лист-заверитель и, если есть необходимость, внутреннюю опись приобщенных документов. Эта же норма оговорена и в Правилах архивного дела, утв. Минкультуры (Приказ №526 от 31.01.2015). К сведению, именно на эти два нормативных акта следует опираться при подготовке дел для их последующей передаче на сохранение в архив.

Отсюда следует, составление листа-заверителя является обязательным требованием при полном оформлении дела, которое передается для архивного сохранения как минимум на 10 л. Это важный документ, который содержит обязательную информацию о количестве пронумерованных листов дела, внутренней описи, прочие нюансы нумерации.

Составление, подготовка листа-заверителя производится по большей части с применением норм и предписаний, определяемых Правилами, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015.

Формат, бланк листа-заверителя

Итак, до передачи дела на сохранение его нужно оформить в общеустановленном порядке. Для этого понадобится помимо прочего заполнить лист-заверитель, указав в нем число листов дела, их действительное физическое состояние и нюансы нумерации. Следует заметить, что речь идет о делах, которые оформлены на бумажном носителе.

Для листа-заверителя предусмотрен типовой одностраничный бланк. Один его вариант, более поздний, представлен Приложением № 9 Правил, утв. Росархивом, а второй – Приложением № 8 Правил, утв. Минкультуры РФ. Оба варианта практически идентичны и предусматривают занесение одних и тех же данных.

В отличие от первого, второй бланк, введенный распоряжением Минкультуры РФ (Прил. № 8), дополнен еще одной строкой. В ней нужно детализировать подшитые и пронумерованные листы, т. е. указывать №№ первого и последнего листа. В остальном, как форма, так и порядок заполнения бланка на 2021 г. не претерпели никаких изменений и остались прежними.

Считается, что Правила, которые утверждены Росархивом, носят скорее методический характер, а Правила, утв. Приказом № 526 Минкультуры РФ, – нормативный. Для целей практического применения последний документ имеет доминирующее значение. Соответственно, далее будет рассматриваться форма листа-заверителя, введенного более актуальным распоряжением Минкультуры.

Содержание листа-заверителя, оформляемого к делу: что следует заполнять

Для оформления листа-заверителя рекомендуется использовать отдельный лист бумаги формата А 4 (210 х 297 мм), который можно будет после заполнения подшить.

Его типовой бланк включает типовые реквизиты документа, а также информацию, касающуюся дела, оформляемого для архивного хранения. Структура бланка предусматривает занесение следующей информации:

Оформленное дело должно иметь шаблонный состав, отмеченный выше назваными нормативными актами. В частности, обложку, титул, внутреннюю опись, приобщенные, подшитые документы, лист-заверитель.

Как установлено, такие дела должны включать не больше 250 страниц при толщине до 4 см. К ним приобщают по экземпляру каждого документа за один конкретный год. Исключением могут быть судебные, переходящие либо личные дела, которые ведутся на протяжении всего периода трудовой деятельности работника.

Приложения, при их наличии, присоединяют к документам. Если одно приложение включает более чем 250 листов, его оформляют отдельным томом, о чем в документе делается соответствующая отметка.

Как правильно подготовить лист-заверитель

При оформлении следует учесть нормы п. 3.6.16 Правил, утв. Росархивом. Ими, как, собственно и порядком, введенным Минкультуры, установлено, что составлять лист-заверитель надлежит на обособленном листе, если речь идет о деле либо картотеке. Если же он оформляется к книге, то тогда его составляют на обратной стороне последнего чистого листа книги. При заполнении бланка рекомендуется принять во внимание следующие пояснения:

Нередко после оформления и сдачи дела на сохранение в его состав вносят изменения. Такое случается по разным причинам: при повреждении документов либо когда требуется заменить подлинный документ ксерокопией.

Какие бы изменения не вносились в состав дела, их всегда нужно фиксировать. Обычно это делается при помощи акта, где их отмечают. Далее делается соответствующая пометка в листе-заверителе со ссылкой на данный акт, заверенная подписью ответственного полномочного сотрудника архива.

Пример 1. Образец заполнения бланка листа-заверителя

Рассматриваемый образец листа-заверителя составлен делопроизводителем Б. Л. Разниченко. В бланк занесены следующие сведения:

Лист-заверитель датирован 09.08.2021 и подписан собственноручно делопроизводителем Б. Л. Разниченко. Использованные данные в предложенном образце условны. Для заполнения взят бланк, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 (см. бланк № 1, представленный выше в таблице). Сведения, которые занесены в него, выделены желтым цветом.

Прочие требования к оформлению дел, передаваемых на архивное хранение

Обращаясь вновь к методической основе Правил Росархива, отдельное внимание следует уделить некоторым особенностям полного оформления дел постоянного (временного) хранения. Данный момент важен особенно в части систематизации, обработке, группировки документации. Самоочевидно, правильный подход к данному этапу процедуры и соблюдение общих требований к оформлению упрощает весь процесс подготовки дел для последующей передачи их на сохранение.

Стандартно приобщаемые к делу документы попросту переплетают либо подшивают в твердую картонную обложку (на 4 протокола). При этом все булавки и прочие металлические крепления убирают. Невостребованные трудовые, военные билеты и т. п. документы вкладывают в конверт, а его подшивают к делу. Если таких невостребованных документов много, то их оформляют описью автономно. Далее, в порядке очередности, в конце оформляемого дела подшивают чистый лист-заверитель, а в его начале – бланк внутренней описи, используемой и для учета ценной документации.

Особое внимание следует обратить на особенности нумерации приобщаемых документов, которые детально описаны в п. 3.6 Правил, утв. Росархивом. Данный момент действительно важен, поскольку правильная расстановка страниц обуславливает точное, адекватное полное оформление всего дела, в том числе и листа-заверителя.

Итак, согласно предписаниям Росархива, все листы подлежат валовой нумерации, что характерно, именно арабскими цифрами. Но бланк заверителя она не затрагивает, а опись нумеруется обособленно, отдельным порядком. Также отдельно проводится нумерация томов и частей, а на иллюстративных материалах (фото, диаграммах, прочее) номера страниц проставляют вверху, на обратной стороне листа.

Каждый сложенный лист (применительно к формату А3 и А2) нумеруется в развернутом виде по верхнему полю справа. Лист, на котором вплотную приклеены фото, вырезки и прочая документация, следует нумеровать одним листом. Если документы приклеены к листу одним краем, то все нужно нумеровать по-отдельности.

И еще один нюанс, который следует учесть. Конверты с содержимым тоже нумеруют порознь: сначала сам конверт, а затем, по очереди, все вложения. Нередко к делу приобщают периодику. Как правило, такие документы, особенно печатные издания, имеют собственную нумерацию. Если она «вписывается» в расположение листов, то ее разрешается сохранять. Если нет, то в данном издании (иной документ) проставляются номера общим порядком.

Распространенные ошибки при подготовке листа-заверителя

Ошибка 1. Нельзя размещать оформленный надлежащим образом лист-заверитель на лицевой главной стороне обложки сшитого дела. Также запрещается прикреплять его к последнему документу в деле даже к его обратной части, на которой ничего нет.

На практике применяется два способа размещения листа-заверителя, которые признаны правильными. Первый: его оформляют обособленно, на отдельном листе и подшивают в конце дела. Второй: в готовом виде подклеивают верхнюю часть листа-заверителя к обратной стороне верхней обложки. Последний вариант используется тогда, когда дело подшили, переплели без листа-заверителя.

Ошибка 2. Лист-заверитель к делам преходящего хранения оформлять не требуется. Как правило, такие дела не нумеруют, не сшивают. Их обычно подшивают в папках и в таком виде оставляют на временное сохранение в организации. После завершения срока хранения их уничтожают.

Важно! Временное хранение дела означает период его сохранения до 10 лет.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Что предпринять, если при подготовке дела к сдаче на сохранение обнаружено много ошибок именно в нумерации листов?

П. 3.6.15 Правил Росархива гласит, что в подобных ситуациях производится их перенумерация. Как это происходит? Предыдущие (старые) номера попросту зачеркивают, а вместо них записывают новые. Что важно, при перенумерации составляется другой лист-заверитель, но старый при этом не изымается – его просто перечеркивают и оставляют в деле.

Если ошибок не много, то, согласно Правилам, при подготовке дела к сдаче в госархив разрешается использовать литерные номера листов. Но подобное использование нужно предварительно согласовывать с самим госархивом.

Вопрос №2: Как правильно рассчитать общее число прошитых, пронумерованных листов дела?

При подсчете следует приплюсовать литерные и учесть пропущенные листы. Так, к примеру, в деле всего 100 листов. Помимо них имеется один опущенный лист («51») и два литерных (21а и 21б). Подсчет производится так: 100 + 2 – 1 = 101. Итого суммарное число листов в деле равно 101.

Источник

Лист заверитель

Лист-заверитель в системе учетных документов

Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией. Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел. Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы. Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.

От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е. принцип его формирования.

Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц. Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.

Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.

Бланк листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

К стандартным реквизитам бланка относятся:

В бланк вносят следующую информацию:

Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);

Особенности физического состояния и формирования дела;

Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:

Подшитые в дело служебные бумаги;

Заполнение листа-заверителя

При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:

Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;

Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);

Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;

Перечислить литерные номера.

Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перечислить пропущенные номера;

Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.

Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.

Указать количество листов внутренней описи;

Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается.

К подобным особенностям можно отнести:

Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.

Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.

Проставить дату оформления;

В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги. В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела. В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.

Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.

Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева

Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Лист-заверитель дела

Скачать бланк листа-заверителя

Скачать образец заполнения

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Открытие расчетного счета в банке «Тинькофф»

Подать заявку на регистрацию счетаза 9 минут

Открытие расчетного счета в банке «Точка»

Подать заявку на регистрацию счеталучший мобильный банк 2015, 2016, 2017

Открытие расчетного счета в банке «Восточный банк»

Подать заявку на регистрацию счетакредит для бизнеса сразу после открытия счета

Открытие расчетного счета в банке «Открытие»

Подать заявку на регистрацию счетаспецпредложения от AmoCRM, Tilda, Shiptor, Insales

Открытие расчетного счета в банке «ВТБ»

Подать заявку на регистрацию счетапереводы наличных 0 руб. комиссия

Бланкер.ру

Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела.

Лист-заверитель дела в обязательном порядке должен быть составлен на отдельном листе, в котором фиксируются:

Таким образом, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 4 … – лист 2а будет литерный т.к. первоначально он не был пронумирован. Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов. Особенности состояния и формирования дела заполняют только в том случае, если речь идет о документах с неразборчивым текстом, склеенных или порванных листов и т.д. В случае, если дело подшито без составления листа-заверителя, то его следует прикрепить на внутреннюю сторону обложки дела или же наоборот – поместить после последнего документа и прошить.

Лист-заверитель дела должен быть подписан его составителем. При этом необходимо дать расшифровку должности и подписи, а так же проставить дату. В процессе использования единиц хранения в случае необходимости в лист-заверитель могут вноситься нужные отметки.

Составление заверительной надписи (листа-заверителя)

Пример оформления листа-заверителя дела

Составление внутренней описи документов дела, которая представляет собой учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Пример внутренней описи

Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу выполняется по установленной форме (приложение 4).

Обложка дел постоянного хранения и документов поличному составу должна быть прочной. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется бескислотный картон.

Правила оформления обложки дел постоянного и долговременного хранения установлены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», а также закреплены в Основных правилах работы архивов организаций. На обложке должны быть следующие данные:

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

Наименование организации, структурного подразделения на обложке дел постоянного хранения указывается полностью в именительном падеже и оформляется ниже верхнего поля с целью проставления наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.

При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования. Если дело сформировано за период, когда название организации (структурного подразделения) менялось, то на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения), при этом прежнее наименование заключают в скобки.

Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, когда структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т. п.

Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенкла турой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок каждого тома (части). В заголовок могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность.

В связи с тем, что заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел в начале года, он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отразить основное содержание документов. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т. д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указываются автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

Аннотация к документам составляется в случаях, если вделе имеются:

Аннотация пишется после заголовка с красной строки. В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Если в заголовке дела содержатся распорядительные документы, то в него вносятся номера этих документов.

Дата дела обязательно указывается на обложке дела. Она должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

При обозначении дат используют буквенно-цифровой способ: число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц — словами:

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, дата не проставляется, так как она отражена уже в заголовке дел.

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т. д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год».

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то проблемы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком:

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года, может быть уточнен по решению ЭК учреждения.

На делах постоянного хранения пишут «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения после того, как годовой раздел описи, содержащий данное дело, утвержден ЭПК архивного органа. В нем указываются номер фонда, номер подписи и номер дела.

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение.

На личных делах и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу с ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

В конце года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел содержанию подшитых документов; вводятся дополнительные сведения (например, номера приказов и протоколов, виды и формы отчетных документов), проставляются крайние даты.

Источник