Для чего нужен реестр документов
Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов
Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.
Общие сведения
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).
Несколько слов о форме ТОРГ-31
Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.
Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.
Заполняем реестр по форме ТОРГ-31
Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:
В табличной части нужно указывать такие данные:
На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк. 
После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.
Разрешено ли вносить исправления в документ?
Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:
Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.
Реестр документов – порядок применения и правила оформления
В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.
На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.
В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
Назначение
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Образец оформления реестра документов
Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:
Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.
В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.
Правила оформления и составления
Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.
Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.
В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).
Правила ведения
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
Кроме того важно помнить о таких моментах, как:
Содержание и структура
Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.
Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.
В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:
Особенности составления и содержания реестра для передачи документов
Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.
Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.
Преимущества использования
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:
Что такое реестр документов, правила оформления и ведения
Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.
Понятие и определение
Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.
Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.
Правовое регулирование
Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.
При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.
Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.
Для чего необходим
Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.
При использовании реестра решаются следующие задачи:
Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.
В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.
Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:
Подготовка бумаг к учету и составлению реестра
Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:
Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.
Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.
Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.
Правила оформления реестра
Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:
При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.
В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.
Конкретные рекомендации по оформлению даются индивидуально. При ведении реестра с договорами требуется указывать в таблице не только наименование и содержание, но сумму и срок документа, а также информацию о сторонах, заключивших соглашение.
Особенности некоторых типов на видео:
Правила ведения
Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.
По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.
Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.
При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.
Содержание и структура
Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:
Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников. При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет. По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.
Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.
Особенности составления реестра для передачи бумаг
Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.
Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.
При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:
Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.
Преимущества применения
Среди преимуществ применения выделяют:
Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.
Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.
Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.
К чему приводит неучтенная документация
Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.
Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.
Реестр в электронном виде
Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.
Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.
Среди преимуществ электронного формата выделяют:
Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.
Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.
Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Как подтвердить льготу по НДС в разделе 7 — составляем реестр документов
Будьте готовы, что льготы, заявленные в декларации по НДС, придётся подтвердить. Налоговая вышлет требование о пояснениях, на которое нужно ответить в течение пяти дней. С 23 ноября 2020 года направляйте в ответ электронный реестр подтверждающих документов по форме ФНС, тогда инспекция запросит только часть документов.
Когда и как подтверждать льготы по НДС в 2021 году
На льготы по НДС имеют право организации и предприниматели, которые занимаются определённой деятельностью (ст. 56 НК РФ). Например, от НДС освобождены продажа некоторой медтехники, булочек в школьной столовой, услуги по перевозке пассажиров, ритуальные услуги и пр.
Если вы указали такие льготы в разделе 7 декларации по НДС, будьте готовы подтвердить их налоговой (п. 6 ст. 88 НК РФ). ИФНС направит требование о пояснениях, ответить на которое нужно в течение пяти рабочих дней. Если этого не сделать, последует штраф — 5 000 рублей за первое и 20 000 рублей за повторное нарушение.
При проверке льгот ФНС пользуется риск-ориентированным подходом. Это значит, что первоначально она не требует от компании все документы по льготным операциям. Для подтверждения льготы достаточно направить в налоговую реестр подтверждающих документов.
Как подать реестр документов, подтверждающих льготу
Реестр документов подаётся в ответ на требование налоговой о представлении пояснений. Начиная с 23 ноября 2020 года, его можно направлять по ТКС, в электронном виде в формате xml (письмо ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589).
Форма реестра рекомендована, но не обязательна. Подать пояснения можно в любом виде, но у электронного реестра по форме есть преимущество — только при его подаче налоговая потребует не все документы по льготе, а только часть. Если пояснения составлять не по форме или подать реестр в бумажном виде, документы придётся представлять в полном объёме.
Инспекция изучит информацию в представленном реестре и истребует документы, подтверждающие обоснованность налоговых льгот (ст. 93 НК РФ). С помощью системы АСК-НДС инспекция оценит уровень налогового риска организации. Именно от него зависит количество истребуемых документов — 5 % при низком уровне и до 40 % при высоком. На подачу документов отводится 10 рабочих дней со дня получения требования.
Есть ещё одно ограничение по списку документов — минимум 50 % от объема запрошенных документов должны подтверждать наиболее крупные суммы операций, по которым применены льготы.
Критерии оценки риск-ориентированного подхода
Критерии оценки риск-ориентированного подхода к проведению камеральных проверок деклараций с льготами приведены в письме ФНС РФ от 26.01.2017 № ЕД-4-15/1281@ и дополнены письмом от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.
При проведении камеральных проверок налоговики учитывают совокупность следующих факторов:
СУР автоматически распределяет плательщиков НДС на три группы риска: высокий, средний, низкий. Распределение основано на данных о налогоплательщике, которые есть в налоговой. Информация о присвоенной группе риска закрыта.
Информация о присвоенных критериях налогового риска отображается в программном комплексе «АСК НДС-2». Результаты оценки налоговики используют при камеральных, выездных и встречных проверках.
Как заполнить реестр документов по НДС
Порядок заполнения реестра дан в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589. Перечисляя все документы в реестре, сгруппируйте их сначала по кодам операций, затем по видам, а затем по контрагентам. Разберём заполнение по графам:
Общую сумму льготной операции укажите в строке «Всего по коду».
Общую сумму по всем контрагентам укажите в строке «Всего сумма операции».
Пример реестра подтверждающих документов по НДС
Рассмотрим заполнение реестра на примере аптеки ООО «Булат». В I квартале 2021 года организация оказывала услуги по изготовлению лекарственных препаратов и ремонту протезно-ортопедических изделий.
Лекарства изготавливались по запросу городских медицинских учреждений. Общая сумма выручки по необлагаемым операциям — 500 000 рублей. Услуги по ремонту протезно-ортопедических изделий оказывались юридическим и физическим лицам на общую сумму 125 000 рублей.
Общая стоимость медицинских услуг, предоставленных аптекой, составила 625 000 рублей. Напомним, что такие медицинские услуги не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ).
Аптека сдала в налоговую декларацию по НДС за I квартал 2021 с заполненным разделом 7 по коду операции 1010269 (реализация услуг аптечных организаций) и получила требование о представлении пояснений по льготе. В ответ на требование «Булат» представит заполненный реестр:
Можно ли не отвечать на требование налоговой по льготам
Налоговики запрашивают пояснение практически по всем декларациям с заполненным разделом 7. При этом они ссылаются на п. 6 ст. 88 НК РФ. Но эта статья разрешает истребовать пояснения и документы именно по льготным операциям, а не по всем, которые освобождены от НДС или не признаются объектами налогообложения (ст. 146, 149 НК РФ). При истребовании органы должны опираться на понятие «льготы», закреплённое в п. 1 ст. 56 НК РФ.
Требовать подтверждения права на льготу налоговая может, только если организация на самом деле имеет преимущества перед другими налогоплательщиками. Иными словами, операции облагаются налогом не у всех, а только у компаний из определённых категорий. Например, не облагаются налогом и не являются льготными операции по продаже земли, гарантийному ремонту, распространению рекламных материалов стоимостью до 100 рублей за штуку, получению процентов по займам.
По таким операциям налоговики не вправе запрашивать документы (письма Минфина от 11.02.2019 № 03-07-07/8029 и от 03.12.2014 № 03-07-15/6190, п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014). Привлечь к ответственности и оштрафовать за непредставление пояснений в этом случае нельзя.
Игнорировать требование налоговой мы не рекомендуем. Следует хотя бы направить письмо с отказом в представлении документов или представить пояснение с документом-обоснованием. Например, если вы продаёте необлагаемую медтехнику, таким документом будет регистрационное удостоверение.
Письмо об отказе в представлении документов должно содержать ссылку на статью, в соответствии с которой операцию нельзя признать льготной. Вот пример:
«В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 146 НК РФ операции по реализации земельных участков и долей в них не признаются объектом обложения НДС. Отсутствие таких операций в перечне объектов налогообложения не является налоговой льготой. Правом не начислять НДС с выручки от продажи земельных участков могут пользоваться любые организации без каких-либо ограничений. В связи с этим ООО “Звезда” уведомляет об отказе представить документы, указанные в требовании от 12.04.2021 № 321».
Читайте также
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.