Для чего нужен резерв на оплату отпусков
Как рассчитать резерв отпусков на 2022 год
Резервы по отпускам в бухгалтерском и налоговом учете — это аккумулирование средств, которые предназначены для выплаты будущих сумм работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.
Кто обязан создавать
Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.
Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник будет отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.
Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Типовые проводки при начислении резерва отпусков для коммерческих организаций
Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:
Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство, как создать и использовать резерв отпусков в бухучете организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Методики создания оценочного обязательства в бухучете
Необходимо как минимум один раз в год создать резерв на оплату отпусков по ПБУ 8/2010 пункт 15 по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: они могут уволиться, компания примет новых сотрудников, и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.
Налоговый учет
Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.
Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:
Процент отчисления рассчитайте по формуле:
Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:
На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:
Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.
Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.
Пример расчета отпускного оценочного обязательства
ООО «PPT.ru» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2021:
Пример, как формируется таблица резерва отпусков:
Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2021 в составе внереализационных доходов в размере:
Другие способы расчетов
Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:
При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:
Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.
Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении
Производить расчет резерва отпусков на 2022 год в бюджетном учреждении предлагается одним из трех методов.
Метод 1. Персонально по каждому сотруднику:
Метод 2. По учреждению в целом:
Метод 3. По отдельным категориям (например, отдельно по каждому структурному подразделению):
где К1, К2. Кn — неиспользованные дни отдыха по каждой категории сотрудников,
ЗП1, ЗП2. ЗПn — средняя дневная зарплата по каждой категории сотрудников.
Пример, как формируется резерв отпусков в бюджете на 2022 год
Средняя дневная зарплата сотрудников — 1000 руб.
Число неиспользованных отпускных дней на 31.12.2021 — 125.
Сумма резервируемых отпускных на 01.01.2022 составит:
Зарезервированы денежные средства на будущие отпускные платежи
Резерв на оплату отпусков в 2020 году
Резерв на оплату отпусков создается организацией добровольно. В основном этот резерв создают крупные компании с большой численностью персонала. Целью такого резерва является стремление руководства равномерно распределить расходы и выстроить работу компании без сбоев в отпускной период. Резерв на оплату отпусков в 2020 году в налоговом и бухгалтерском учете различается.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете в 2020 году
Резерв отпусков, как уже сказано выше, создается, чтобы равномерно учитывать расходы в течение года (ст. 324.1 НК РФ).
Если компания принимает решение создавать резерв на оплату отпусков, это решение нужно закрепить в учетной политике.
Компания должна составить смету, в которой указывается: размер ежемесячных отчислений, рассчитанный из предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков, включая взносы. Процент отчислений определяется, как отношение суммы расходов на оплату отпусков за год к годовому размеру расходов на оплату труда.
Формула расчета отчислений при создании резерва отпусков
| Ежемесячный % отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам | = | Предполагаемый размер выплаты на предстоящий год с учетом с взносов | / | Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на предстоящий год с учетом взносов | х | 100% |
Расходы на формирование резерва на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда.
На конец налогового периода бухгалтерия фирмы проводит инвентаризацию резерва. Невыплаченные суммы резерва на конец года включаются в налоговую базу текущего налогового периода.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете может создать организация, применяющая метод начисления (ст. 324.1 НК РФ). На сумму отчислений в резерв можно уменьшать налоговую базу по прибыль с января текущего года. То есть, до начала отпускного периода.
Организации, работающие кассовым методом, в налоговом учете создать резерв не могут. Поскольку при кассовом методе расходы учитываются только после их фактической оплаты. Выплаченные отпускные можно учесть при расчете налогооблагаемой базы по прибыли только после того, как отпускные выплачены работнику.
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете в 2020 году
В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков формируют, чтобы учесть обязательства организации перед работниками (п. 5, 8 ПБУ 8/2010). Оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений.
Организации обязаны создавать резерв на основании ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».
Не создавать резерв на отпуска и не исполнять ПБУ 8/2010 могут организации, которые применяют упрощенные способы ведения бухучета. Они вправе сами принять решение: создавать резерв или нет.
В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков должен быть равен общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом НДФЛ и страховых взносов. Конкретной методики определения величины отпускного резерва нет. Методику расчета организация вправе определить самостоятельно и закрепить её в учетной политике.
Проводки для создания резерва на оплату отпусков
Учет резерва на оплату отпусков ведут на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 откройте субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам».
Резервирование сумм отражают по кредиту счета 96. Корреспонденция будет с тем счетом, на котором отражена зарплата работников:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
Если у вас создан резерв на оплату отпусков, списывайте затраты на выплату отпускных за счет созданного резерва. Суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте, учитывайте отчисления в резерв на оплату отпусков в течение календарного года в составе затрат согласно положениям ПБУ 8/2010.
Начисление отпускных в бухучете отразите проводками:
ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 70
ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по пенсионным взносам»
ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на медицинское страхование»
ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
Если суммы ранее признанного оценочного обязательства оказалось недостаточно, начисляйте отпускные в общем порядке:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) КРЕДИТ 70
Ответственность за отсутствие резерва на оплату отпусков
Если организация, которая обязана создавать резерв на оплату отпусков, его не создает, на организацию могут наложить налоговый и административный штраф.
Налоговый штраф
Отказ создавать резерв может быть расценен налоговой, как грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Такое нарушение в течение одного года обойдется организации штрафом в размере 10 000 руб. Если это нарушение зафиксируют дважды, штраф увеличится до 30 000 руб.
Административный штраф
Если в результате отказа от создания резерва любая из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов, заплатить придется и административный штраф. Для должностных лиц или главного бухгалтера, ответственного за ведение учета, штраф составить 10 000 руб. Повторное нарушение обойдется штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.
Зачем нужен резерв на оплату отпусков
Резервы на оплату отпусков согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» обязаны создавать все компании. Право не создавать резерв предоставлено только маленьким компания на упрощенных системах учета.
Но, не стоит рассматривать требование законодательства о создании резерва исключительно, как навязывает никому не нужных проблем сверху.
Для многих компаний создание резерва может оказаться полезным
Плюсы создания резерва на оплату отпусков
При наличии у компании резерва на оплату отпусков, вы можете уменьшать налог на прибыль ежемесячно, даже в те месяцы, когда никто из работников не ушел в отпуск и отпускные вы не выплачивали.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Резерв на отпуска в бухгалтерском учете — кто обязан его формировать, а кто нет, как его рассчитать, как отразить в бухучете? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в статье. И обязательно увидите пример расчета резерва на практике.
Резерв на отпуск как оценочное обязательство
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010, отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь, для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:
Инструкция: как рассчитать резерв отпусков
Как рассчитать резерв на отпуск:
Для чего нужен резерв отпусков
ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Вот что такое резерв отпусков простым языком — запас отпускных, который создается в текущем периоде, а используется в будущем. Деньги на 2022 год резервируем в 2021-м, а в 2022 году зарезервируем средства на 2023 год.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто создает
В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать фонд оплаты отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:
А в ФСБУ для госсектора «Выплаты персоналу» указано, как посчитать резерв отпусков в бюджетном учреждении, автономной и казенной организации (приказ Минфина № 184 от 15.11.2019). Это федеральный стандарт обязателен к применению с 1 января 2021 года.
С какой периодичностью это делать
Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. В ФСБУ «Выплаты персоналу»: как часто учреждению следует производить корректировку начисленного резерва на отпуска — ежемесячно, ежеквартально или за год. А в коммерции отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря (ПБУ 8/2010). Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в бухучете в последний день каждого квартала.
Как рассчитать
Минфин разъяснил, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков для госсектора — они изложены в письме Минфина № 02-06-07/104576 от 30.11.2020:
Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.
Методика 1: персонифицированный расчет
Вот формула, как рассчитать резерв по отпускам на 2022 год, если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику:
Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:
Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.
Пример расчета по методике 1
Приведем пример расчета резерва отпусков на 2022 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:
Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.
Ставки по страховым взносам составляют:
Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.
Расчет для Иванова:
Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.
Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).
Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.
Методика 2: расчет по учреждению
В этом случае используется такая формула:
Сумму страховых взносов определяем так:
Пример расчета по методике 2
Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бух. и налог. учете с примером расчета в 2022 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.
Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000.
Суммарная ставка 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850.
Итого необходимо зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850.
Методика 3: по категориям работников
Самая сложная формула, выглядит она так:
Запас на страховые взносы считаем по формуле:
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | 0 |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 | 0 |
Как отразить в учете бюджетного учреждения
В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили проводки и примеры резерва отпусков в бюджетном учреждении в 2022 году в таблице (письмо Минфина № 02-06-07/104576):
| Содержание операции | Бухгалтерская запись | |
|---|---|---|
| Дебет | Кредит | |
| Принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 93 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211 |
| Формирование резерва на отпуск за отработанное время | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 20 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211 |
| Принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время (одновременные проводки) | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 13 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 93 211 |
| Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211 | |
| Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время | Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 12211 |
| Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211 | Кт хххх ххххх ххххх 111 1 302 11 737 | |
Какие проводки использовать для коммерции и НКО
Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:
Для отпускных и компенсаций:
Что делать, если резервной суммы не хватило
В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».
Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).
Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.