Для чего нужен шредер обоснование в госучреждении

Для чего нужен шредер обоснование в госучреждении

Существует вероятность того, что небрежно оставленный документ с конфиденциальными данными станет инструментом для нанесения ущерба Вам или Вашему бизнесу, или что Вы, сами того не подозревая, нарушите закон «О персональных данных».

Что уничтожать?

Почему лучше уничтожать документы самостоятельно?

Имея под рукой шредер, вы можете уничтожать документ сразу после того, как он потерял актуальность.
Уничтожать документы посредством собственного шредера намного дешевле, чем использовать услуги стороних организаций.
Передавая документ на уничтожение специальным организациям, вы повышаете риск кражи информации.

Чем опасна кража конфиденциальных документов?

Неправильное хранение и уничтожение конфиденциальной информации и факт ее кражи может привести к нарушению Закона «О персональных данных» и повлечь за собой административную или уголовную ответственность. Кража конфиденциальной информации может нанести непоправимый вред бизнесу.

Шредеры: Как выбрать шредер?

Таким образом, чтобы правильно подобрать шредер, необходимо ответить на несколько вопросов:

Где будет использоваться шредер?

Какой уровень секретности требуется?

Шредеры условно можно поделить на несколько групп, исходя их степени секретности (DIN), которую они обеспечивают. Чем выше уровень секретности DIN, тем большую защиту обеспечивает шредер. В таблице подробно описаны все уровни DIN, которые есть в шредерах Fellowes.

Какие дополнительные функции шредера Вам необходимы?

Шредеры Fellowes обладают множеством инновационных функций, которые обеспечивают простоту эксплуатации, экономичность, надежность.

Источник

Офисные шредеры: для чего они нужны?

В современной бизнес-среде ни одна компания не обходится без собственного офиса. Однако сегодня мало укомплектовать офис мебелью, компьютером и принтером, важно также обеспечить его дополнительным оборудованием, которое способно сделать работу офисных работников проще и эффективнее.

Ламинаторы, брошюраторы и конечно же шредеры – это сегодня неизменные атрибуты каждой организации, которая имеет дело с документами. При этом последние играют особенно важную роль в наше время, когда информация стала наиболее ценным товаром на рынке.

Что представляет собой шредер?

Шредер предтавляет собой специальное устройство, основное предназначение которого – уничтожение бумаг, кредитных карт, носителей цифровой информации. Он позволит измельчить носители конфиденциальной информации на очень мелкие кусочки, которые невозможно будет использовать для восстановления данных.

Для чего нужен шредер?

Очень часто ценные документы просто выбрасываются в урну, а это грозит тем, что такая документация может легко попасть в руки конкурентов. Результатом такой халатности могут стать значительные финансовые и имиджевые потери. Кроме того, завалы всевозможных документов нередко приводят к снижению продуктивности и эффективности труда сотрудников офиса, мешая в повседневной работе. В этом случае шредеры помогут оперативно избавиться от документации, содержащей коммерческую тайну, и организовать рабочее место персонала.

Виды шредеров

В зависимости от условий эксплуатации и требований к защите информации разные виды таких устройств могут предназначаться:

для персонального использования – простые модели, которые подойдут для использования в быту, а также в небольших организациях, где не требуется повышенная защита информации;

для офисов – такие шредеры имеют длительный срок службы и могут работать продолжительное время без остановки. Имеют среднюю степень защиты;

для использования в промышленности – мощные устройства, предназначенные для измельчения различных типов материалов, вплоть до холодильников. Они перемалывают вещи для последующей переработки;

для архивов – используются для переработки большого количества макулатуры, могут работать долгое время без перерыва.

Уничтожители бумаг, или шредеры, – это важный атрибут обеспечения безопасности вашего бизнеса, который так же необходим, как охранник или специалист по компьютерной защите.

Источник

Какие бывают шредеры по типам резки — описание видов

Шредер – это техника для измельчения бумаги. Сегодня прибор усовершенствован и применяется также для переработки вторичного сырья. Сейчас существует ряд моделей данного измельчителя, как ручных шредеров для бумаги, так и работающих на электричестве. Габариты их тоже могут различаться – от компактных приборов (мини шредер) до больших комплексов на колесах.

Шредер – что это такое и для чего он нужен

Часто понятие «шредер» можно услышать от работников офиса, так как без этого уничтожителя бумажных носителей информации не обойтись. Прибор можно увидеть, как в частных фирмах, так и в государственных организациях и крупных корпорациях.

Со временем носители информации изменили свой облик, теперь сведения присутствуют не только на бумагах, но и дисках, пластиковых картах и т. д. И безопасная утилизация различных конфиденциальных документов сейчас как нельзя актуальна.

Впервые прототип современного измельчителя был изобретен в 1909 году, когда бруклинский изобретатель и предприниматель Аббат Август Лоу подал патентную заявку на «корзину для бумажных отходов». Это и был первый уничтожитель бумажных отходов. Патент получили, но в производство его изобретение так и не запустили.

Лишь спустя несколько лет, в 1935 году, другой изобретатель Адольф Эхингер соорудил собственный измельчитель бумаги. В качестве основы была взята обычная лапшерезка. Позже его шредеры были оборудованы электрическим двигателем и активно продавались различным организациям и предприятиям.

Если главное предназначение уничтожителя макулатуры, это обеспечение секретности для предприятия или другой организации, то в качестве косвенной причины его использования можно выделить обеспечение порядка в офисе.

Как выглядит шредер

Конкретного стандарта внешнего вида аппарата нет. У каждого производителя имеется своя техника с уникальным корпусом и управлением. Поэтому невозможно ответить однозначно на вопрос: как выглядит шредер. Основной же тип работы у всех моделей одинаков.

Основа данного приспособления в его ножах. Они выполняют главную работу, то есть режут листы. В движение ножи приводятся с помощью электромотора. От качества их лезвий будет зависеть и цена офисного уничтожителя бумаг, документации, чертежей и т. д.

Важен и подающий механизм, доставляющий бумагу к ножам. Его работа должна быть правильной и оперативной.

У всех шредеров есть корзина, где копятся отходы от переработанного сырья. Чем больше такой контейнер, тем выше стоимость модели. Если говорить о промышленных аппаратах, то объем их емкости может составлять 200 л.

Самыми небольшими бывают шредеры для домашнего использования, офисные чуть крупнее. Наиболее крупными бывают промышленные агрегаты.

Какие существуют шредеры

Созданное когда-то Адольфом Эхингером устройство сегодня применяется в каждом офисе. Наиболее приобретаемыми считаются электрические приборы, но ручные модели все еще используют ввиду их невысокой стоимости. Отличаются приборы и своими размерами, есть компактные, которые хороши для мелких организаций, а вот уничтожители отходов с крупными габаритами на колесах используют на промышленных предприятиях.

Различают приборы в основном по типу резки.

Какие бывают шредеры по типам резки

После рассмотрения, что такое шредер, нужно разобрать, какие типы резки бывают у данных приспособлений. Их сразу несколько, и они имеют свои различия:

Существуют также и садовые шредеры, способные измельчить растительный мусор. Это может быть листва или трава. В последующем их используют в качестве подкормок для растений.

Промышленные шредеры уничтожают не только бумагу и картон. Они могут измельчить машинные шины, пластиковый мусор, пластмассу, и даже электронику.

Различаются модели и по способу резки:

Внимание! Нельзя измельчать бумажные носители, покрытые ламинирующей пленкой, трехслойный картон, листы с наклейками, где применяется клей особо липкой консистенции. Из-за них ножи быстро затупятся и перестанут выполнять свою работу.

Чем промышленный шредер отличается от офисного и домашнего

Шредер промышленный более крупный в сравнении с офисными или домашними. Разнится и их предназначение. Промышленные конструкции делятся на 2 вида:

Первая группа – это однороторные устройства.

Второй вид – 2-х и 4-х роторные механизмы.

Современные промышленные шредеры (для дерева и других твердых предметов) крайне необходимы на производстве. Вот только небольшое количество достоинств такой техники:

Однороторные промышленные шредеры снабжены сеткой, способной регулировать размеры отверстий, чтобы образовывались нужные фракции на выходе. Переработчики макулатуры часто пользуются именно такими приспособлениями, так как они без проблем справляются с большим объемом бумаги и картона.

Двухвальные приспособления имеют два ножа-диска. Они размещены на вращающихся с различной скоростью валах. Производительность их выше, они справятся с картоном любой твердости.

Шредеры с 4 роторами безотказно справляются, помимо картона и с другими бытовыми отходами:

У таких аппаратов присутствуют специальные режущие диски и ножи в виде крюков, способные переработать даже шины и асфальт.

Изделие работает до тех пор, пока измельченные части не достигнут размера, способного свободно проникать через отверстия установленного сита.

Разработчики шредеров постоянно совершенствуют свою продукцию, добавляя новые функции. В результате последние агрегаты являются самыми безопасными и быстрыми, отходы они измельчают в автоматическом режиме.

О садовом измельчителе Bosch — принцип работы, лучшие модели

Мусорные корзины для офиса — описание и разновидности

Стадии переработки бумаги в домашних условиях и на заводах

Принцип работы валковых дробилок — область применения

Промышленные пылесосы для уборки производственных помещений

Измельчители пищевых отходов для кухни: какие бывают, критерии выбора

Источник

Зачем нужны уничтожители документов и какую пользу они приносят?

Существует множество примеров в мировой практике, когда компании, занимающиеся промышленным и коммерческим шпионажем или государственные органы, обеспечивающие оперативную разработку объекта, внедряли в фирмы своих агентов на работу в качестве обыкновенных уборщиц, мусорщиков, дворников и т.д. и те, пользуясь возможностью, собирали смятые или слегка разорванные деловые бумаги, клочки записок с электронными кодами доступа и т.п.. Информации из добытых таким способом документов c избытком хватало не только для того чтобы узнать важные технологические секреты или нанести серьезный ущерб репутации фирмы, но и довести данную фирму до полного банкротства.

Взять, например, одного из самых известных и неуловимых хакеров Кевина Митника. Этот человек по объему причиненного ущерба экономике США является своеобразным абсолютным чемпионов. Недаром его провозгласили персональным врагом США. По данным некоторых источников он очень часто пользовался услугами мусорной корзины, особенно в тех случаях, когда предметом его внимания являлась фирма с профессионально поставленной системой защиты электронной информации. Все что ему было нужно это клочок бумаги, с написанным на нем небрежно, для памяти, от руки, подобием какого-либо пароля доступа или параметра компьютерной сети. Результат был один- за свою невинную небрежность люди лишались целых состояний, здоровья, семьи, друзей, ставили крест на своей перспективной карьере и т.д.

Производимые в соответствии с тщательно разработанной структурой пользования, уничтожители документов HSM пригодны для всех без исключения организаций: правительственных учреждений, финансовых и юридических институтов, производственных и торговых предприятий, издательств, информационных и рекламных агентств. Они необходимы как в офисах с высокой численностью сотрудников, так и в приемной начальства. Уместны не только на производстве, но и домашних кабинетах, в которых всегда найдется, что по прочтению уничтожить. Но даже если Ваши деловые бумаги не содержат секретной информации, то исполнительные и строгие по дизайну шредеры HSM в любом случае помогут навести порядок на рабочем столе, тем самым повысив комфорт Вашей работы.

Источник

Как избавиться от старых документов: макулатура, камин на даче или шредер?

Пожалуй, в любой организации бывает такое явление, как старые документы. Это могут быть старые первичные документы, выставленные счета, акты, черновики из документов с ошибками, просто рабочие тетради и наброски. список можно продолжать до бесконечности.

Как правило, выглядит это нелицеприятно — заваленные бумагой шкафы, ящики столов, накопители, ящики и коробки в коридорах, в подсобках, на складах. Когда такое начинаешь разбирать, можно, к удивлению, найти рекламный буклет из стоматологии, договор с другой компанией (так и не заключенный), несколько резюме сотрудников, которых не взяли на работу и так далее.

А что мы нарушаем?

Вообще, такое «бумагохранилище» в принципе в офисе не допускается. Это — нарушение пожарной безопасности.

Во-вторых, если в компанию придет налоговая проверка (или проверка от другого ведомства, хоть от Роструда) — проверяющие скажут вам огромное спасибо. Особенно за рабочие заметки, тетради, да и просто за кучу документов с ошибками. Тот же Роструд, если жалоба к ним прилетела, придут, будут искать и рыть, что называется, до победного конца. А здесь вы им разве что красным бантиком все это добро не перевязали.

Различные черновики из резюме, трудовых договоров, анкет могут содержать в себе персональные данные. Их необходимо хранить в определенном порядке. И если жалоба будет в Роскомнадзор — они тоже найдут, чем для себя можно поживиться на вашем «Клондайке».

Наверное, о документах с образцами подписей и печатей, а также блокнотах с паролями, логинами, и прочей информации для доступа куда-либо говорить вообще не нужно, тут все и так понятно.

С другой стороны, если поспешить, и избавиться от документов, срок хранения по которым не истек, то можно попасть под административное правонарушение по ст. 15.11 КоАП. Ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года.

Просто выбросить коробки с документами на помойку нельзя. И для это есть как минимум три причины:

При этом в любое время вы можете сами забрать необходимые вам документы (например, при налоговой проверке) или работники компании Делис Архив доставят их вам в офис. Также мы поможем перевести документы в электронный вид (при необходимости предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив»).

С чего тогда начать?

С того, что документы нужно рассортировать. Для начала хотя бы по направлениям — сюда кадры, сюда юридические документы, сюда бухгалтерские, вот это для продажников. А что-то — однозначно мусор.

Необходимо назначить комиссию из числа сотрудников, которая будет за этот разбор завалов отвечать. Резонно — из каждого направления, чтобы они могли понять и оценить, куда относится тот или иной документ. Хотя в небольших компаниях это делается, как правило, устно, и участвуют обычно все сотрудники, каждый разбирает завалы на своем рабочем месте.

Всякие черновики и буклеты старые рекламные брошюры и прочую бессистемную макулатуру описывать и фиксировать не обязательно. А вот с бухгалтерскими документами все сложнее. Решением — какие документы остаются, у каких закончился срок хранения и прочими аналогичными важными вопросами, занимается специальная экспертная комиссия.

Про экспертную комиссию мы рассказывали вам в прошлой статье блога и предлагали получить бесплатно типовые формы по комиссии на e-mail.

Документы для утилизации можно освободить от скрепок,, файлов, папок. Часть этого добра еще в будущем пригодится, а на канцелярии вы сэкономите.

Если на утилизацию идет небольшое количество документов, можно воспользоваться шредером. Если документов много, далеко не одна коробка, лучше обратиться в специализированную организацию, которая и документы вам разберет, рассортирует и разложит, а подлежащие уничтожению — уничтожит на промышленном оборудовании. В Делис Архив мы выполняем все эти операции, в том числе самостоятельно вывозим и утилизируем документацию на собственном шредере в вашем присутствии.

Макулатуру принимаете?

Как быть с затратами на утилизацию?

Бухгалтеров, конечно, в первую очередь интересует как учесть затраты на утилизацию и можно ли их учесть при расчете налогооблагаемой базы. Отвечаем:

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение бумаг включаются в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99) Кредит 76.

Источник