Для чего нужен список участников общества
Список участников ООО
Формирование списка участников ООО может происходить на любом этапе деятельности организации. Этот документ представляет собой сведения обо всех участниках ООО, распределении долей в уставном капитале организации, а также о тех долях, что принадлежат обществу. Сюда же включается информация о входе-выходе участников, движении долей и т.п.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль документа
Цели создания списка участников ООО могут быть самыми разными – начиная от оповещения участников общества о проведении общих собраний и распределения между ними прибыли до подтверждающей функции (в том числе о том, что данный гражданин или организация является участником общества).
Список «учредителей» или «участников»
В названии документа кроется небольшой, но важный нюанс: список должен касаться не учредителей, а именно участников общества. Разница между ними заключается в том, что учредители – это лица или организации, которые принимали решение о создании общества и активно участвовали в этом процессе. А участниками считаются субъекты, которые вошли в состав общества в процессе его дальнейшей деятельности.
Другие источники информации об ООО (в части участников)
Сведения об учредителях и участниках ООО можно почерпнуть не только из списка, составленного самим обществом, но и из ЕГРЮЛ.
В госреестре содержится полная и подробная информация о деятельности каждой зарегистрированной в России организации, в том числе и обществах с ограниченной ответственностью.
Кто имеет право быть участником ООО
В соответствии с законодательством Российской Федерации в качестве участника ООО может выступать физическое лицо, имеющее или не имеющее гражданство нашей страны, а также юридическое лицо, зарегистрированное или незарегистрированное на территории РФ (за некоторыми исключениями).
Получение или переход доли также может осуществляться различными способами:
На основании каких документов составляется список
Главные документы, которые удостоверяют право субъекта на долю участника общества с ограниченной ответственностью — договоры по переходу долей (заверенные в нотариальной конторе), а также выписки из ЕГРЮЛ.
Кто формирует и ведет список
Составление и ведение списка участников ООО может входить как в обязанности одного из его участников, так и в должностные функции кого-либо из наемных сотрудников: юрисконсульта, секретаря и т.д.
В любом случае, это должен быть человек, получивший доступ к учредительным бумагам фирмы, умеющий пользоваться госреестром (информация из которого находится в открытом доступе) и имеющий представление о том, как формировать данный документ.
Как составить список участников, образец
На сегодняшний день не существует строгой унифицированной формы списка участников ООО, т.е. представители организаций и предприятий имеют полное право составлять этот документ в произвольном виде или, если в организации существует разработанный и утвержденный шаблон – по его образцу. Есть только два условия, которые необходимо соблюсти непременно: по своей структуре бланк списка должен соответствовать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапке» документа следует обязательно указать его название, наименование общества, список участников которого составляется, дату формирования бланка.
Затем в основной части нужно привести некоторые подробности:
Следующая часть списка формируется обычно в виде таблицы. В нее вписывается:
Заключительная часть документа касается долей, принадлежащих обществу и их движения. Она также оформляется в виде таблицы. В завершение бланк подписывается директором организации (в качестве него может быть как один из участников общества, так и наемный работник).
Тонкости и нюансы в оформлении бланка
Оформление списка, также как и его содержание может быть произвольным: документ допустимо печатать на компьютере или делать в рукописном варианте на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата (лучше, конечно, фирменный бланк А4).
Только одно правило необходимо соблюсти в неизменном виде: список должен быть удостоверен «живой» подписью директора организации или лица, исполняющего его обязанности (при этом применение факсимильных автографов недопустимо).
Необходимость ставить на документе печать возникает только тогда, когда норма по визированию бумаг при помощи штемпельных изделий закреплена во внутренних нормативно-правовых актах предприятия.
Список об участниках общества с ограниченной ответственностью составляется в одном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать в нужном количестве и его заверенные копии.
Сведения о формировании списка вносятся в специальный журнал учета, а если список требуется для предъявления в какое-либо стороннее учреждение – еще и в журнал исходящей документации.
Для чего нужен список участников общества
Статья 31.1. Ведение списка участников общества
1. Общество ведет список участников общества с указанием сведений о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом.
Общество обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников общества в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона с момента государственной регистрации общества.
Общее собрание участников общества вправе передать Федеральной нотариальной палате ведение и хранение списка участников общества в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата, ведение которой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.
(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2016 N 360-ФЗ)
2. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, если иной орган не предусмотрен уставом общества, обеспечивает соответствие сведений об участниках общества и о принадлежащих им долях или частях долей в уставном капитале общества, о долях или частях долей, принадлежащих обществу, сведениям, содержащимся в едином государственном реестре юридических лиц, и нотариально удостоверенным сделкам по переходу долей в уставном капитале общества, о которых стало известно обществу.
3. Каждый участник общества обязан информировать своевременно общество об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения, а также сведений о принадлежащих ему долях в уставном капитале общества. В случае непредставления участником общества информации об изменении сведений о себе общество не несет ответственность за причиненные в связи с этим убытки.
4. Общество и не уведомившие общество об изменении соответствующих сведений участники общества не вправе ссылаться на несоответствие сведений, указанных в списке участников общества, сведениям, содержащимся в едином государственном реестре юридических лиц, в отношениях с третьими лицами, действовавшими только с учетом сведений, указанных в списке участников общества.
5. В случае возникновения споров по поводу несоответствия сведений, указанных в списке участников общества, сведениям, содержащимся в едином государственном реестре юридических лиц, право на долю или часть доли в уставном капитале общества устанавливается на основании сведений, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц.
В случае возникновения споров по поводу недостоверности сведений о принадлежности права на долю или часть доли, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц, право на долю или часть доли устанавливается на основании договора или иного подтверждающего возникновение у учредителя или участника права на долю или часть доли документа.
(в ред. Федерального закона от 19.07.2009 N 205-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. В случае, указанном в абзаце третьем пункта 1 настоящей статьи, участники общества обязаны своевременно сообщать нотариусу для осуществления им нотариального действия по внесению сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения, иных сведений, предусмотренных настоящей статьей.
В указанном случае единоличный исполнительный орган общества, если иной орган не предусмотрен уставом общества, обязан своевременно сообщать нотариусу для осуществления им нотариального действия по внесению сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата сведения об участниках общества и о принадлежащих им долях или частях долей в уставном капитале общества, о долях или частях долей, принадлежащих обществу, иные сведения, предусмотренные настоящей статьей.
(п. 6 введен Федеральным законом от 03.07.2016 N 360-ФЗ)
Статья 31.1. Ведение списка участников общества
Статья 31.1. Ведение списка участников общества
ГАРАНТ:
См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к статье 31.1 настоящего Федерального закона
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 3 июля 2016 г. N 360-ФЗ в пункт 1 статьи 31.1 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2017 г.
1. Общество ведет список участников общества с указанием сведений о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом.
Общество обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников общества в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона с момента государственной регистрации общества.
Общее собрание участников общества вправе передать Федеральной нотариальной палате ведение и хранение списка участников общества в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата, ведение которой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.
2. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, если иной орган не предусмотрен уставом общества, обеспечивает соответствие сведений об участниках общества и о принадлежащих им долях или частях долей в уставном капитале общества, о долях или частях долей, принадлежащих обществу, сведениям, содержащимся в едином государственном реестре юридических лиц, и нотариально удостоверенным сделкам по переходу долей в уставном капитале общества, о которых стало известно обществу.
3. Каждый участник общества обязан информировать своевременно общество об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения, а также сведений о принадлежащих ему долях в уставном капитале общества. В случае непредставления участником общества информации об изменении сведений о себе общество не несет ответственность за причиненные в связи с этим убытки.
4. Общество и не уведомившие общество об изменении соответствующих сведений участники общества не вправе ссылаться на несоответствие сведений, указанных в списке участников общества, сведениям, содержащимся в едином государственном реестре юридических лиц, в отношениях с третьими лицами, действовавшими только с учетом сведений, указанных в списке участников общества.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 19 июля 2009 г. N 205-ФЗ в пункт 5 статьи 31.1 настоящего Федерального закона внесены изменения
5. В случае возникновения споров по поводу несоответствия сведений, указанных в списке участников общества, сведениям, содержащимся в едином государственном реестре юридических лиц, право на долю или часть доли в уставном капитале общества устанавливается на основании сведений, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц.
В случае возникновения споров по поводу недостоверности сведений о принадлежности права на долю или часть доли, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц, право на долю или часть доли устанавливается на основании договора или иного подтверждающего возникновение у учредителя или участника права на долю или часть доли документа.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 3 июля 2016 г. N 360-ФЗ статья 31.1 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 6, вступающим в силу с 1 июля 2017 г.
6. В случае, указанном в абзаце третьем пункта 1 настоящей статьи, участники общества обязаны своевременно сообщать нотариусу для осуществления им нотариального действия по внесению сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения, иных сведений, предусмотренных настоящей статьей.
В указанном случае единоличный исполнительный орган общества, если иной орган не предусмотрен уставом общества, обязан своевременно сообщать нотариусу для осуществления им нотариального действия по внесению сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата сведения об участниках общества и о принадлежащих им долях или частях долей в уставном капитале общества, о долях или частях долей, принадлежащих обществу, иные сведения, предусмотренные настоящей статьей.
Как составить и вести список участников ООО
В обычных случаях список участников общества используется для получения адресов при отправке сообщений или уведомлений о проведении общего собрания. После проведения собрания и принятия решений, список предоставляется нотариусу, который заверяет принятое решение и состав участников собрания.
В соответствии ч. 2 ст. 13.25 КоАП, при отсутствии списка участников, на организацию может быть наложен штраф до трехсот тысяч рублей. Но наказание в виде штрафа накладывается на организацию в редких случаях. Но это не отрицает факта, что при отсутствии списка или недостоверных сведениях, проверяющие органы не используют законную возможность.
Содержание:
Какие сведения должны быть внесены в список
В документе указывается информация об участниках, их доля в УК организации. Стоит учитывать, что в документе должна быть представлена информация, которая указана в ЕГРЮЛ.
При изменении каких-либо данных, которые присутствуют в списке, участники общества должны сообщать руководителю организации о произошедших изменениях. Такие действия регламентируются п. 3 ст. 31 Закона об ООО. В законодательстве не указано конкретных сроков, когда участник общества должен сообщить информацию. По желанию участников общества, сроки предоставления информации об изменениях можно предусмотреть в уставе.
Пример
О формулировке в уставе уведомлять общество об изменениях в определенный срок.
Участник общества в течение трехдневного срока обязан уведомить организацию об изменении сведений, включенных в список участников.
Уведомление направляется участником руководству организации в письменном виде письмом с описью вложения и уведомлением о вручении письма адресату, либо передается непосредственно руководителю общества.
При возникновении споров, в соответствии с п. 5 ст. 31.1 Закона об ООО, отдается информации из ЕГРЮЛ.
Как ведется список
За ведение списка отвечает руководитель организации. Все данные, поступившие от участников, он вносит в документ. Дополнительно он вносит сведения, присутствующие в ЕГРЮЛ. Участники общества своим решение могут внести поправки в устав организации и доверить ведение списка участников другому органу управления.
Если после предоставления изменений будет обнаружено, что директор не внес соответствующие изменения, участник вправе обратится в судебные органы с исковым заявлением и суд обяжет руководителя внести необходимые изменения.
Согласно абз. 3 п. 1 ст. 31. 1 Закона об ООО, участники могут доверить ведение списка нотариусу. В этом случае руководитель организации и участники общества будут сообщать об изменениях нотариусу.
При изменении существующих данных необходимо составить список на дату, когда они представлены. После оформления нового списка рекомендуем сохранить старый вариант. Это может пригодиться на случай возникновения спора или обнаружения расхождений в представленных данных.
Пример
Как ведется список участников общества
Рассмотрим простую ситуацию. Общество было создано 20 мая 2015 года. При его создании был сформирован список участников. После начала деятельности различные партнеры или иные структуры запрашивали список участников. Организация составляла новый список на актуальную дату, но сведения не менялись, и представленная информация соответствовала сведениям, указанным в списке от 20 мая 2015 года.
15 мая 2018 года один из участников общества решил продать свою долю третьему лицу. О своем решении он сообщил обществу. После завершения сделки был составлен новый список. В обновленном варианте списка присутствуют два прежних участника и один новый, который приобрел долю. В списке обязательно должна присутствовать информация о проведенной сделке. Необходимо указать реквизиты договора, на основании которого была передана доля новому участнику общества. После оформления нового списка, он подшивается к старому варианту.
Все новые документы, относящиеся к списку участников общества, подшиваются в хронологическом порядке. После предоставления новых данных участником, составляется новый список на текущую дату, и он подшивается к старым вариантам. В качестве основания внесения изменений указывается уведомление от участника.
Вопрос
Как осуществляется процедура передачи ведение списка нотариусу?
Ответ
На общем собрании участники принимают решение о передаче полномочий в нотариальную систему. Если в организации один учредитель, то достаточное го письменного решения.
После принятия решения, руководитель или участник направляется к нотариусу и передает список. Передача может осуществляться представителем, но для подтверждения полномочий должна присутствовать доверенность.
После получения списка, нотариус вносит список в единую систему, которая отслеживает все нотариальные действия. Стоимость услуги внесения сведений составляет шестьсот рублей.
Вопрос
Как вносятся сведения, если ведение списка закреплено за нотариусом?
Ответ
Внесение новых сведений относительно организации нотариусу представляет руководитель или его представитель по доверенности.
Если изменения касаются участника, то сведения представляет сам участник или его представитель.
Вопрос
Как можно получить сведения из списка. Если ведение закреплено за нотариусом?
Ответ
Если потребовались сведения из списка, то обратиться к нотариусу могут директор организации, участники общества или их представители. Согласно действующему законодательству, директор обязан предоставлять сведения из реестра по требованию участников иди органа управления.
Если директор, получив запрос о созыве внеочередного собрания, но в течение пяти суток не принял соответствующее решение или отказал в проведении, то инициаторы созыва могут самостоятельно созвать собрание. В этом случае директор обязан предоставить данные из списка с указанными адресами участников и необходимыми сведениями.
Реестр участников ООО: как хранить, чтобы не наказали
В «текучке» участников, то есть совладельцев ООО, нет не то что «ничего криминального», но даже просто необычного. Бизнес – штука подвижная, трансформирующаяся. Кто-то в него поверил и «влился», кто-то – разочаровался и «вылился». И никто за это не осудит и не накажет. Если, конечно, все правильно оформлять и должным образом хранить соответствующие документы.
Для того чтобы кандидатуру нового участника общества рассмотрели на стадии подготовки к проведению общего собрания учредителей, потенциальный совладелец компании должен подать заявление.
Документ о принятии в общество и внесении вклада должен соответствовать правилам, которые установлены пунктом 2 статьи 19 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО), и содержать сведения о размере и составе вклада, порядке и сроках его внесения, части доли, которую третье лицо хотело бы иметь в компании после принятия решения об увеличении уставного капитала общества, и иные условия внесения вкладов и вступления в общество.
Для идентификации будущего участника в заявлении рекомендуется указать полностью Ф. И. О., паспортные данные, адреса регистрации и направления корреспонденции, если они различаются. Если же в собственники вступает юридическое лицо, то в документе нужно указать наименование фирмы, данные о госрегистрации, ИНН/КПП и дать ссылку на документ, подтверждающий полномочия лица, выступающего от имени компании.
Способ направления заявления новый участник вправе выбрать самостоятельно, поскольку Закон об ООО не содержит положений, определяющих правила направления таких документов. При этом допустимы способы, предусмотренные для направления участниками требования о проведении внеочередного общего собрания собственников бизнеса.
Если вопрос об увеличении уставного капитала общества планируется рассмотреть в рамках очередного общего собрания участников, порядок принятия решения о проведении собрания по данному вопросу будет соответствовать правилам принятия решения о проведении очередного общего собрания. Если же планируется внеочередное собрание – порядок принятия решения о его проведении будет соответствовать правилам принятия уполномоченным органом решения о проведении внеочередного общего собрания участников.
Вне очереди
При подготовке решения о проведении внеочередного общего собрания необходимо иметь в виду, что такой документ должен содержать дату, место и время проведения встречи, заранее нужно определить форму собрания, повестку дня, порядок уведомления участников о внеочередном собрании, подготовить информацию для участников встречи и порядок ее предоставления.
Участникам встречи рекомендуется также подготовить:
Для ознакомления информация и материалы должны быть предоставлены за 30 дней до проведения собрания, если меньший срок не предусмотрен уставом компании.
Если порядок и способы информирования совладельцев бизнеса не определены, то информация должна быть направлена вместе с уведомлением о созыве общего собрания. Кроме того, пунктом 6 главы I части «Б» Кодекса корпоративного управления (утвержден в 2014 году, рекомендации по применению – в письме ЦБ РФ от 10.04.2014 № 06-52/2463) рекомендуется размещать материалы на сайте фирмы, напоминает консультант по юридическим вопросам компании «Ю-Софт» Ольга Крикунова.
После утверждения повестки дня внеочередного общего собрания председательствующим участником выносится на обсуждение каждый вопрос по отдельности. В самом же протоколе отражается информация о лице, выступавшем по данному вопросу, а также о содержании его выступления.
Участники собрания должны иметь возможность беспрепятственно общаться и консультироваться друг с другом по вопросам голосования, не нарушая порядок ведения собрания.
«Добро пожаловать, или Посторонним вход воспрещен»
Решение о принятии нового участника принимается путем голосования «за» или «против». При этом принятым оно считается тогда, когда в соответствие с Законом об ООО набрано необходимое количество голосов.
Обратите внимание: подсчет голосов должен быть прозрачным и исключать возможность фальсификации результатов. Для исключения сомнений в правильности подведения итогов целесообразно оглашать итоги голосования до завершения общего собрания. В протокол собрания в общем порядке заносятся результаты голосования.
После принятия решения об увеличении уставного капитала на основании заявления третьего лица у нового совладельца компании возникает обязанность внести вклад. Он должен быть внесен третьим лицом в течение шести месяцев после принятия на общем собрании участников решения об увеличении уставного капитала общества.
Срок для внесения вклада начинает течь с момента подведения итогов голосования.
Форма, в которой вносится вклад, указывается в заявлении участника и решении об увеличении уставного капитала.
Если претендентом на место совладельца вносится неденежный вклад, то для проведения оценки его стоимости должен быть привлечен независимый оценщик.
В соответствии с пунктом 2 статьи 66.2 Гражданского кодекса РФ участники общества не вправе оценивать неденежный вклад в размере, превышающем установленную им сумму.
Регистрируем изменения
Для госрегистрации изменений и дополнений, внесенных в устав общества, в течение месяца со дня, когда третье лицо внесло вклад, необходимо подать документы в ФНС по месту нахождения компании. Их список указан в пункте 1 статьи 17 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Закон о регистрации) и подпунктах 21, 47 Административного регламента. В частности, к ним относятся следующие документы:
Документ могут быть направлены заявителем, его представителем или нотариусом по просьбе заявителя. Отправить бумаги можно письмом с объявленной ценностью с описью вложения, в форме электронных документов, подписанных усиленной электронной подписью, лично или через МФЦ.
Из положений пункта 2 статьи 9 Закона о регистрации и пункта 16 Административного регламента следует, что датой представления документов при осуществлении государственной регистрации признается день их получения регистрирующим органом.
Бумагой, подтверждающей факт внесения записи в ЕГРЮЛ, является лист записи Единого государственного реестра юридических лиц по форме № Р50007. На регистрацию отводится не более пяти рабочих дней со дня представления документов (п. 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона о регистрации, абз. 1 п. 16 Административного регламент).
Список участников ООО
Бизнес – это бесконечная суета, форс-мажоры и цейтноты. Какие-то обязанности представляются нам важными, первостепенными. Мы о них помним и исполняем. А какие-то – не очень. Настолько «не очень», что мы напрочь о них забываем, а вспоминаем, только отвечая на вопросы проверяющих. Вот взять, к примеру, список участников ООО. Этот документ представляет собой сведения обо всех участниках ООО, распределении долей в уставном капитале организации, а также о тех долях, что принадлежат обществу. Сюда же включается информация о входе-выходе участников, движении долей и т. п. На усмотрение руководства организации могут быть внесены и дополнительные сведения, например, информация: о номинальной стоимости каждой доли; об обременении долей, если таковые имеются, и др.
В самом названии документа кроется небольшой, но важный нюанс: список должен касаться не учредителей, а именно участников общества. Разница между ними заключается в том, что учредители – это лица или организации, которые принимали решение о создании общества и активно участвовали в этом процессе. А участниками считаются субъекты, которые вошли в состав общества в процессе его дальнейшей деятельности.
Список участников обязано вести каждое ООО, даже если участник там всего один, с момента регистрации общества (п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО). Предполагается, что это защитит права всех акционеров компании, обеспечит прозрачность и достоверность юридически значимых сведений о долях ООО, упростит процесс управления бизнесом. Сведения об участниках и размерах принадлежащих им долей вносятся в список на основании той информации, которую участники сами предоставили обществу в соответствии с пунктом 3 статьи 31.1 Закона об ООО, например, путем заполнения специального листа или анкеты. Эти сведения нужны для созыва общего собрания участников ООО, принятия решений о распределении прибыли общества, проведения сделок и других значимых действий. Утвержденной формы документа, который участник должен предоставить в таком случае обществу, так же как и формы самого списка участников, не существует. В этой связи общество может разработать и утвердить формы таких документов самостоятельно.
В «шапке» документа следует обязательно указать его название, наименование общества, список участников которого составляется, дату формирования бланка.
Затем в основной части нужно привести некоторые подробности:
Следующая часть списка формируется обычно в виде таблицы. В нее вписываются:
Заключительная часть документа касается долей, принадлежащих обществу, и их движения. Она также оформляется в виде таблицы.
Обязанность по ведению списка участников законом возложена на единоличный исполнительный орган общества (генерального директора, президента и др.). Но обычно эту функцию делегируют кадровику, юристу или бухгалтеру. То есть человеку, имеющему доступ к учредительным бумагам фирмы, умеющему пользоваться госреестром (информация из которого находится в открытом доступе). Порядок ведения списка участников может быть закреплен в локальном нормативном акте (положении, регламенте, порядке и т. п.). Подписывает список участников, как правило, все же именно руководитель.
Как правило, список ведется таким специалистом в электронном виде. А в случае необходимости (после первичного оформления и потом – после внесения каждого изменения) список распечатывается и заверяется подписью руководителя и печатью общества. Если список объемный, то при необходимости предоставления информации третьим лицам можно изготовить выписку из него. При оформлении копии оригинал ксерокопируют целиком и на копии оформляют заверительную надпись.
Если список (или его копия, или выписка из него) насчитывает более одной страницы, то его (ее) нужно прошить надлежащим образом и на обороте документа в месте сшива наклеить небольшой листок бумаги с надписью: «Прошито и пронумеровано __ листов». Далее проставить дату заверения сшива, а также подпись руководителя и печать организации так, чтобы они частично заходили на приклеенный листок, а частично были на последнем листе прошитого документа. Заверительную надпись ниже подписи рационально оформлять на одностраничной выписке или на одностраничной копии. Если же копия получилась многостраничной (с выпиской это реже случается), то можно не заставлять руководителя расписываться дважды (при заверении копии на лицевой стороне и потом – сшива на обороте), а включить весь необходимый текст в наклеиваемый на сшив листок, который руководитель подтвердит один раз своей подписью.
Хранить всегда. Хранить везде?
У себя
В соответствии с пунктом 1 статьи 50 Закона об ООО общество обязано хранить среди прочего внутренние документы, к которым относится список участников общества. В течение какого срока? В Законе об ООО лишь указано, что общество обязано хранить его с момента государственной регистрации, без конкретизации порядка и срока хранения. А согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), хранить список следует постоянно (в электронном или бумажном виде). При этом следует обеспечить беспрепятственный доступ к нему всех участников общества. Согласно статье 8 Закона об ООО, руководитель не вправе отказать (даже если очень хочется), если участник общества потребовал предоставления тех или иных документов. Нести список в налоговую (или в другой орган) для регистрации не нужно.
У нотариуса
С недавних пор ведение и хранение списка участников можно передать нотариусу – то есть доверить Федеральной нотариальной палате (изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 360-ФЗ). В этом случае список ведется в электронном виде в информационной системе нотариата. Любые изменения/выписки тарифицируются как нотариальные действия. И все это, разумеется, платно. Но не очень дорого. Нотариальный тариф за это действие составляет 600 рублей (ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате), а предельный размер услуг правового и технического характера для Москвы – 1166 рублей. Таким образом, в столице общая стоимость ведения и хранения списка участников общества не может превышать 1766,25 рублей. Да, это тоже деньги. Но зато уплата этой суммы в какой-то степени как раз и будет способствовать равноправию всех участников и защитит интересы собственника вне зависимости от его отношений с главой компании. Нотариус – лицо независимое, а значит, он поможет сохранить равноправие всех участников общества и защитить интересы собственника. При этом доступ к реестру получит любой участник общества в любое время и в любом месте его нахождения. Даже если нотариус заболеет или уйдет в отпуск, доступ к реестру будет открыт – чего может не случиться в случае болезни или отпуска генерального директора.
Некоторые сведения из списка – например, об оплате долей каждым из участников общества и о долях самого общества – не содержатся в ЕГРЮЛ, а значит, в случае утери списка их восстановление будет очень трудоемким для акционеров. Нотариус минимизирует эти риски и обеспечит контроль за информацией.
«Опечатывать» список участников ООО нужно только в том случае, если норма по визированию бумаг при помощи штемпельных изделий закреплена во внутренних нормативно-правовых актах предприятия. Список составляется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать в нужном количестве его заверенные копии. Сведения о формировании списка вносятся в специальный журнал учета, а если список требуется для предъявления в какое-либо стороннее учреждение – еще и в журнал исходящей документации.
В случае, если ведение списка с согласия общего собрания участников общества делегировано Федеральной нотариальной палате (ФНП), список заносится в специально созданный в рамках единой информационной системы нотариата реестр списков участников ООО (п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО).
Если потребуется внести изменения в список или получить выписку из него, сделать это может каждый участник общества либо единоличный исполнительный орган на основе договора, свидетельства о праве на наследство, протокола, решения, передаточного акта и других подтверждающих документов (п. 94 Регламента совершения нотариусами нотариальных действий).
Для получения выписки надо подать заявление. Выписка выдается на основании сведений, полученных из единой информационной системы нотариата. Нотариальный тариф за выдачу выписки составляет 40 рублей за каждую страницу в пределах первых десяти, 20 рублей – за каждую страницу начиная с 11-й. Предельный размер услуг правового и технического характера для Москвы составляет 58 рублей.
P.S. За отсутствие списка участников общество может быть привлечено к административной ответственности, предусмотренной частью 2 статьи 13.25 КоАП РФ – «Нарушение требований законодательства о хранении документов». Диапазон штрафов по ней – от 2500 до 5000 рублей (для должностных лиц) и от 200 000 до 300 000 рублей (для компаний).
Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование