Для чего нужен визуальный менеджмент

Визуальный менеджмент — Азбука бережливого производства

Новая серия Азбуки бережливого производства. Эта часть посвящена визуальному менеджменту. В видеоролике дано определение, приводятся примеры, рассказывается, на какие вопросы может давать ответы визуальный менеджмент, с помощью каких инструментов и в какой последовательности следует внедрять визуальный менеджмент. Смотрите.

Визуальный менеджмент — это расположение всех инструментов, деталей, производственных стадий и информации о результативности работы производственной системы так, чтобы они были хорошо видимы, и чтобы любой участник процесса с первого взгляда мог оценить состояние системы.

Как выглядит производство в «обычном состоянии»?

Глядя на тот или иной цех очень сложно определить, что в нем происходит, и что должно происходить. Попробуйте рассмотреть эту фотографию и ответить на следующие вопросы:

На эти вопросы очень сложно ответить в данной ситуации, потому что глазу не за что зацепиться, непонятно, как оценивать те или иные критерии.

Визуально понятное пространство

В «визуально понятном» пространстве все обстоит совершенно по-иному. Здесь показаны фотографии, на которых приведены примеры организации производства, организации офисной работы и того, как та или иная информация представлена для того, чтобы ее можно было легче воспринимать. Это и карточки заданий. Это и стандарты выполнения операций. Это и планы работ. Это и схемы размещения оборудования. Это и схемы размещения офисного оборудования. Это таблица перекрестного обучения. Так же это канбаны и продукция, которая сама выступает в роли заказов.

То же самое относится и к офису. В данном случае приведены примеры нескольких компаний, которые используют те или иные способы обозначения своих планов выполнения задач. Это канбанные доски, это таблицы, в которых визуализируются планы развития, это таблицы, в которых указана загрузка людей на определенных задачах.

Вот небольшой перечень вопросов, ответы на которые можно на самом деле «увидеть» в производстве или в офисе:

Согласитесь, было бы очень хорошо иметь возможность получать эту информацию немедленно, когда она требуется, а не спрашивать тех людей, которые работают в рабочей зоне, о том, каковы ответы на эти вопросы.

Инструменты визуального менеджмента

Есть целый ряд инструментов визуального менеджмента, здесь я привожу несколько из них.

Этапы внедрения визуального менеджмента

Визуальный менеджмент внедряется в несколько этапов.

В течение первого этапа производится организация рабочих мест. Это тот этап, на котором нужно использовать всю мощь и возможности 5S.

На втором этапе визуализируется важная информация, которая находится на рабочих местах: информация о безопасности, о качестве, о том, как выполняются операции и о том какое и как должно использоваться оборудование.

На третьем этапе визуализируются результаты и показатели эффективности того или иного процесса.

И на четвертом этапе внедрения визуального менеджмента внедряется принятие решений на основе этой визуализированной информации.

Источник

Лучше один раз увидеть

Как визуализация помогает повысить эффективность управления?

В последнее время о визуальном управлении говорят много и с «глубоким» пониманием темы. Однако российским бизнесом подход по-прежнему недооценен. О причинах дефицита внимания к визуализации в России можно лишь догадываться. Статистически достоверных исследований в этой области нет. Между тем в определенных сферах деятельности, например в медицине или на опасных производствах, отсутствие простых визуальных инструкций может стоить человеческой жизни. Попробуем разобраться, в чем ценность визуализации в управлении и как работает подход?

Слушаю, но не слышу

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. В этой поговорке заключен глубокий смысл. У вас есть мысль, которую вы хотите донести до собеседника. Самый простой способ – рассказать о ней в ходе беседы или в рамках устного сообщения. Но будьте готовы к проблемам: в ходе вербального контакта информация передается линейно, последовательно во времени. Слушателю приходится из одномерной последовательности слов создать в голове ту исходную целостную картинку, которую вы пытались воссоздать в словах. А это очень непросто.

Одним и тем же словам у отправителя и получателя могут соответствовать совсем разные мысли и образы: Петя сказал «привет», а Катя уже мысленно сыграла свадьбу и родила троих детей.

Слушатель может забыть важные части сообщения или не придать значения деталям.

Увидеть всё

К счастью, эту же мысль можно выразить, пояснить рисунком, схемой, графиком.

Оказывается, у этого способа есть серьезные преимущества:

В случае совместного обсуждения блок-схема, рисунок, чертеж, график становятся общей, одинаково воспринимаемой всеми основой. Изображение все участники дискуссии видят одинаково. Это позволяет выстроить четкую линию обсуждения и создать единую для всех картину ситуации. К тому же, изображение материально, его всегда можно посмотреть, а значит, ему не грозит «забвение».

У нас хорошо развито пространственное мышление, а значит, мы легко проецируем образы объектов в пространстве и расположение последних относительно друг друга. Еще задолго до появления речи предки человека вынуждены были решать задачи выживания – как избежать угроз, добыть пищу и продолжить род. Это требовало совершения простейших действий в пространстве: дотянуться, перенести, допрыгнуть, догнать, победить в схватке, убежать. Это значит, что наше образное, пространственное мышление имеет гораздо более глубокие эволюционные корни, чем речь и интеллект.

По тем же причинам у нас хорошо развит эмоциональный интеллект. Это – область чувств, переживаний, интуиции, подсознания. Использование фотографий, картинок, видеофрагментов позволяет быстрее «подключить» эмоции другого человека.

В процессе устных и письменных коммуникаций наш основной инструмент общения – это речь и текст. Но слова собеседника легко истолковать неверно. Поддержка вербальной информации рисунками, схемами, фотографиями позволяет снизить вероятность ошибки коммуникаций.

В качестве примера приведем случай из практики, демонстрирующий ограничения восприятия речи в рабочем процессе и преимущества визуализации как способа минимизации этих ограничений.

Курица второй свежести

Одна из российских торговых сетей долго не могла разобраться в причинах роста числа претензий от покупателей охлажденной курицы. Жалобы в основном сводились к тому, что курица оказывалась «не первой свежести».

Затраты компании росли, а репутация падала. На пути до прилавка курица проходила несколько рабочих этапов:

приемка от поставщика;

транспортировка в торговый зал;

выкладка на витрине.

Попытки самостоятельно разобраться с проблемой к успеху не привели. Решили привлечь консультанта. Что он сделал? Начал исследовать процесс от приемки на входе в магазин до охлаждаемой витрины. Это включало наблюдения и диалог с работником, отвечающим за определенную операцию. Единственный вопрос задавался на каждом из рабочих этапов: «Сколько времени, по мнению сотрудника, курица проводит от момента приемки до попадания на витрину?»

ответ сотрудника, отвечающего за приемку: минут 20;

ответ фасовщика: от 15 до 20 минут;

ответ грузчика: 10 минут;

ответ сотрудника, отвечающего за выкладку: минут 10.

Причем было достоверно известно, что поставщик привозит курицу надлежащего качества, обеспечив соответствующие условия транспортировки, а витрина в магазине обеспечивает необходимые условия хранения. Проблема, наверняка, была где-то между этими этапами, но четкого понимания, где именно, не было. До применения «генти генбуцу» – «иди и смотри» менеджеры компании на тот момент еще не доросли.

Почему же ответы персонала были так близки к идеалу, а проблема все же возникала?

Все оказалось просто. Каждый из сотрудников добросовестно относился к работе, старался выполнять ее хорошо. Проблема, как и предполагалось, возникала «между операциями». Приемщик доставлял продукцию на фасовку, где она «ждала» фасовщика. В этот момент фасовщик, как правило, был занят другими делами, и поставленная продукция часто оказывалась вне зоны его видимости. Похожая ситуация складывалась на каждой из операций. Сотрудник, давая ответ о времени процесса обработки курицы в магазине, опирался на оценку по собственной операции. Работу смежников в другой части процесса он не видел.

Задачу удалось решить с помощью карты потока создания ценности (КПСЦ) – инструмента визуализации, активно применяемого в бережливом производстве. На карте были отмечены:

фактическая длительность каждой из операций;

простои продукции между операциями.

Стало очевидно, что вместо 10–20 предполагаемых минут курица могла находиться в ненадлежащих условиях хранения до двух часов, и этого не замечали сами участники процесса. Убеждать в необходимости коррекции процесса не пришлось. Все было предельно ясно, и решения пришли быстро: требуется изменение стандартов работы и фокусировка на отладке взаимодействия между операциями.

Данный пример демонстрирует очевидность визуализации. Она обеспечивает групповую работу и позволяет обрисовать общую картину бизнес-процесса для не имеющих возможность наблюдать друг за другом сотрудников. Согласитесь, что таких процессов на любом производстве большинство!

Визуальная поддержка управления

Можно перечислить еще несколько рабочих задач, где группе участников процесса без визуализации не обойтись или работа без нее будет малоэффективна.

генерация новых идей;

описание инструкций и стандартов.

Так, визуализация сегодня крайне распространена в среде разработчиков: конструкторов, проектировщиков, дизайнеров, «авторов» стандартов. В этих командах реально встретить представителей новых творческих профессий с экзотическими названиями – скрайбинг-, чартрайтинг- и скетчноутинг-мастеров.

Без визуальных образов не обойтись и на этапе реализации стратегии. На кону стоит важнейшая задача – донести мысль правильно до каждого сотрудника, ведь от их видения зависит очень многое.

Скрайбинг – современная техника презентации. Термин возник от английского «scribe» – набрасывать эскизы или рисунки. Суть подхода в том, что речь выступающего «на лету» иллюстрируется рисунками на доске или бумаге. При этом возникает «эффект параллельного следования: когда мы и слышим, и видим примерно одно и то же. При этом графический ряд фиксируется на ключевых моментах аудиоряда. Задача скрайб-мастера – донести информацию, сделать ее привлекательной для слушателя и зрителя, помочь лучше ее запомнить и усвоить. Для этой цели создатели скрайбинга используют различные типы изображений: рисунки, пиктограммы, символы, отдельные ключевые слова (надписи, лозунги), схемы и диаграммы.

Чартрайтинг – навык оперативной визуализации значимой информации на бизнес-встречах для ее запоминания.

Скетчноутинг – визуализация мыслей.

Скетчи – визуальные заметки, помогающие фиксировать на бумаге только самые важные идеи. Для создания скетчей не обязательно уметь рисовать. Скетчи обычно состоят из традиционного рукописного текста, обрамленного рисунками, схемами, изобразительными элементами – рамками, стрелками линиями, типографикой.

Наверное, каждый из нас хотя бы единожды держал в руках японскую инструкцию по эксплуатации электронного прибора. В ней почти нет текста и много рисунков. Согласитесь, что это очень удобно.

Надо добавить, что визуализация возникает только там, где менеджер по-настоящему хочет достигнуть цели и повысить эффективность. Он понимает, что значительная часть его сотрудников – визуалы.

Визуальный способ восприятия для большинства предпочтителен. Потому думающий менеджер сознательно осваивает способы визуализации или же привлекает к этой работе помощников. Такой путь способствует:

уменьшению ошибок при коммуникациях;

подключению пространственного мышления;

подключению эмоционального интеллекта;

а в целом – организации эффективной групповой работы.

Благодаря всем этим преимуществам визуальный менеджмент быстро стал одним из ведущих soft skills менеджера 21 века. Вооружитесь флип-чартом, white-board или, на крайний случай, рулоном обоев, и вперед – к светлому, яркому и успешному будущему.

Источник

Визуальный Менеджмент

Содержание

Визуальный менеджмент (Visible management)

Определение

Визуальный менеджмент — новое слово в организации рабочих процессов

Запоздалая реакция на происходящее в цеху или офисе — причина ощутимого уменьшения прибыли. Эффективно решить эту актуальную для бизнеса проблему поможет новая форма управления — визуальный менеджмент. Его функционал позволяет правильно оценивать ситуацию и оперативно реагировать на негативные изменения в рабочем процессе.

Вид производства в морально устаревшем «обычном» состоянии

При организации производства по старинке со стороны кажется, что в цеху происходят неконтролируемые процессы. Сотрудники бессистемно выполняют свои обязанности, что приводит к потерям времени и снижению производительности.
При таком подходе невозможно ответить на простых и в то же время основных вопросов:

Даже опытному специалисту невозможно со стороны быстро оценить обстановку и сделать правильные выводы. А ведь оперативная реакция — залог быстрого исправления допущенных ошибок.

Что представляет собой визуально понятное пространство?

Современные стандарты и требования к производству меняют представление об организации процессов. Один из первых пунктов — создание визуально понятного пространства. Не все понимают, что это значит. Некоторых подобная терминология серьезно озадачивает. На самом деле ничего сложного в этом нет.

Визуально понятное пространство на производстве или в офисе позволяет со стороны максимально легко воспринимать информацию о рабочих процессах и при необходимости быстро реагировать на происходящее. Такой метод организации позволит оперативно ответить на ключевые вопросы:

Своевременные ответы на вопросы дают возможность избежать многих ошибок, приводящих к снижению эффективности производственных процессов.

Что потребуется для внедрения визуального менеджмента?

Чтобы успешно решить поставленную задачу, необходимо комплексно использовать несколько инструментов. Выборочное внедрение не принесет желаемого результата.
Вот наиболее важные и эффективные инструменты:

Совокупность этих инструментов позволит сотрудникам постоянно улучшать рабочий процесс, а руководителям — эффективнее контролировать каждый из этапов и быстро принимать правильные решения.

В какой последовательности внедрять визуальный менеджмент?

Для обеспечения максимальной эффективности визуальный менеджмент нужно внедрять поэтапно. Процедуру интеграции инновационного функционала выполняют в следующей последовательности:

После проведения перечисленных мероприятий значительно проще обеспечить обратную связь с сотрудниками и поддержать их в нужные моменты. Такая методика повышает эффективность вложений. Ведь она уменьшает количество времени, которое сотрудники расходуют впустую в поисках оптимального решения.

Примечание

Список рекомендованной литературы

Канбан для рабочих. Издательство Институт комплексных стратегических исследований.
ISBN 978-5-903148-46-2
Канбан и «точно вовремя» на Toyota: Менеджмент начинается на рабочем месте. Альпина Бизнес Букс.
ISBN 978-5-9614-0676-4
Джеффри Лайкер. Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира. Альпина Бизнес Букс.
ISBN 5-9614-0124-3
Желязны, Д. Говори на языке диаграмм: пособие по визуальным коммуникациям. Институт комплексных стратегических исследований
ISBN 978-5-903148-15-8
Роэм Д. Визуальное мышление. Как «продавать» свои идеи при помощи визуальных образов. М. : Манн, Иванов, Фербер, Эксмо.
ISBN 978-5-91657-587-3

Источник

Визуальный менеджмент

Визуальный менеджмент (визуальное рабочее место) – это четкое изложение всех стандартов, целей и условий работы на местах, это возможность сравнить фактическое положение дел с требованиями к эффективности производства, предоставленная каждому работнику. На этой основе можно реализовать мероприятия, направленные на приведение продукта в соответствие с требованиями. Формы визуального менеджмента:

Важно, чтобы вывешиваемая информация конкретно касалась специфических рабочих мест/процессов. Вывешивать информацию общего характера, затрагивающую общие отделы или работу всего предприятия не имеет смысла.

Визуальный менеджмент понимается как совокупность информации и методов, поддерживающих сотрудников при выполнении их работы и обеспечивающих обратную связь.

Примечание: Недостаточно только вывешивать информацию. Важно, чтобы каждый сотрудник рассматривал эти сведения как часть своих рабочих функций и тем самым непрерывно улучшал рабочий процесс.

Визуальные устройства важны для преобразования традиционного производства в производство Lean. Фактически, данное определение служит ключевой силой совершенствования и гарантирует, что Lean – усовершенствования ясно читаемы, понятны, и их постоянно придерживаются после внедрения мероприятий программы Kaizen. Визуальный менеджмент и программа 5S проводятся одновременно.

Схема 1. Комбинация организации рабочего места и визуального менеджмента

1. Вывешивание стандартов и пограничных образцов.

Выставление хороших и плохих деталей на рабочем месте, с комментариями по поводу того, почему эти детали плохие или хорошие. Особенно следует обращать внимание на детали, которые являются «почти хорошими» или «почти плохими» (пограничные случаи). Все критерии определения хороших деталей и деталей с дефектом должны быть четко установлены.

Все формы визуальных и/или акустических сигналов, дающие информацию о состоянии процесса, например, лампы сигнализации «тревоги», сирены и т.д.

Представляют собой световое табло или системы проводников, позволяющие четко определить место и вид проблемной ситуации. Эти системы поддерживают сотрудника в ситуации, когда ему необходима помощь в ходе выполнения про-цесса. Такие системы используются всемирно известными фирмами, чтобы ав-томатически остановить процесс, если нельзя оперативно решить проблему.

Приспособление автоматического стопора в автоматизированных установках, останавливающее производственный цикл при возникновении аварийных ситуаций (например, контроль нарушений при сверлении). Таким способом предотвращается производство дефектных деталей, проблема исследуется и устраняется до того, как процесс пойдет дальше.

Источник

Управление по целям, визуальный менеджмент и его применение в компании

Управление по целям – это комплексный подход, позволяющий фокусироваться на достижении результатов и добиваться наилучшего результата с помощью доступных ресурсов.

Управление по целям

Управление по целям включает:

Доска визуализации применяется для построения системы визуального менеджмента

Какие показатели использовать для визуализации?

Система управления должна обеспечивать каскадирование целей руководителя до каждого сотрудника. Это обеспечивает фокус каждого сотрудника на исполнении приоритетных задач и достижении приоритетных показателей. Цели каждого сотрудника должны быть привязаны к целям вышестоящего руководителя. Цели каждого руководителя должны полностью декомпозироваться на цели подчиненных сотрудников.

Для обсуждения данных для визуализации рекомендуется выбирать время, которое подходит для всех сотрудников. Обсуждение должно носить мотивирующий характер. Периодичность встреч необходимо выбирать не реже одного раза в неделю а можно и чаще.

Примером регулярных встреч являются утренние летучки. Для подведения итогов дня и снятия эмоционального напряжения летучки также могут проводиться в конце рабочего дня.

Использование досок визуализации для отражения КПЭ

Доски визуализации служат:

Доски визуализации являются эффективным инструментом управления результативностью каждого сотрудника и всего подразделения.

Помимо мотивации сотрудников и стимулирования здоровой конкуренции Доска позволяет сотрудникам видеть декомпозицию целей подразделения на индивидуальные цели, а также позволяет руководителю отслеживать динамику показателей.

Доска визуализации — фото

Управленческие показатели и их влияние на KPI — управление по целям

Система управленческих показателей подразделения определяет:

Система управленческих показателей должна быть взаимоувязана с целями подразделения (КПЭ, ППР) и позволять осуществлять как оперативное, так и среднесрочное управление, основываясь на количественных показателях.

Требуется включение показателей по процессам и инновационной деятельности подразделения в систему.

Комбинация организации рабочего места и визуального менеджмента

Видео — Использование визуального менеджмента. Визуальный менеджмент и управление целями

Источник