Для чего нужен жизненный цикл проекта
Управление проектами
Методология управления проектами PMBoK
Жизненный цикл проекта
Жизненный цикл проекта — набор фаз, через которые проходит проект с момента его инициации до момента закрытия.
Фазы, как правило, являются последовательными, а и их названия и количество определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью. Проект может быть разбит на фазы в зависимости от функциональных или частичных целей, промежуточных или поставляемых результатов, определенных контрольных событий внутри общего содержания работ или доступности финансов. Фазы, как правило, ограничены во времени, и имеют начальную и конечную или контрольную точку. Жизненный цикл может документироваться в рамках методологии. Жизненный цикл проекта может определяться или формироваться уникальными аспектами организации, отрасли или используемой технологии. В то время как каждый проект имеет определенное начало и окончание, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ.
Жизненные циклы проекта могут варьироваться в широком диапазоне от предиктивного или управляемого планом подхода с одной стороны и до адаптивного или управляемого изменениями подхода — с другой. В предиктивном жизненном цикле продукт и поставляемые результаты определяются в начале проекта, а любые изменения в содержании тщательно управляются. В адаптивном жизненном цикле продукт разрабатывается в ходе многократных итераций, а детальное содержание определяется для каждой итерации только после начала итерации.
Характеристики жизненного цикла проекта
Проекты различаются по размеру и сложности. Все проекты могут иметь следующую структуру жизненного цикла (см. рис. 2-8):
Жизненный цикл проекта: что это такое
Что собой представляет жизненный цикл проекта
Если говорить простыми словами, что собой представляет жизненный цикл проекта, то это период времени с момента появления идеи самого проекта, его планирования, реализации, контроля до завершения проекта с его полной ликвидацией. Каких-то чётких границ фазы жизненного цикла не имеют. Проект приступает к другой фазе процесса лишь после того, как достигнет планируемого исхода на предыдущей стадии.
Для жизненного цикла проекта очень важно всё мелочно проработать, изучив все возможные риски. В будущем, если Ваш проект будет развиваться еще и в интернете, он сможет привлечь лиды, что это такое простыми словами знает любой начинающий предприниматель. Такой трепетный подход поможет добиться максимальных доходов.
У жизненного цикла проекта имеются различные фазы. Первая начальная фаза, базируется на мониторингах рынка и анализе компании, а также в ней составляется тщательно разработанный план проекта. Далее следует инвестиционная фаза. Суть её заключаются в том, что подписываются все договоры с поставщиками, компания нанимает команду для проекта. Только после этого следует эксплуатационная фаза.
Чем заканчивается фаза инициации жизненного цикла проекта
На данный момент большинство менеджеров большое внимание уделяют вопросу, который определяет, чем заканчивается фаза инициации жизненного цикла проекта. Обусловлено это тем, что так они могут установить ключевые факторы успеха.
На фазе инициации жизненного цикла проекта большую роль играют цели компании (точные и практичные, базирующиеся на SMART- принципе). Важную роль играет консультация клиента. Это нужно для того чтобы помочь определиться с основными условиями заказчика. Многие хотят лишь настроить рекламу в Яндекс Директ и ограничиться этим на фазе инициации. Такое предположение ошибочно.
Фаза инициирования проекта обладает наибольшей степенью неопределенности исходных и конечных данных, возможностью их корректировки и с достаточно маленьким временным периодом для принятия решения. На данной фазе следует обратить наибольшее внимание содействию топ-менеджмента, то есть желание менеджмента искать и предоставлять требуемые ресурсы для проекта (финансовые, технологические, человеческие).
Фаза заканчивается тем, что компания принимает конечное решение по поводу инициации конкретного проекта. После чего обычно наступают следующие друг за другом фазы разработки, реализации, распространения и потребления.
Что такое жизненный цикл сделки проекта
Вообще, понять, что такое жизненный цикл сделки проекта довольно просто. Жизненный цикл сделки это период времени, которое протекает с момента самого первого пересечения с клиентом до момента получения денежных средств.
Допустим, что для продвижения своего проекта среди потенциальных клиентов, Вы пользуетесь контекстной рекламой в интернете, что в итоге оказывается довольно результативно. Тогда жизненный цикл сделки будет с момента клика клиентом на Ваш сайт до момента, как он оплатит товар или услугу.
Существуют различные стадии жизненного цикла проекта. Во-первых, это подготовительная стадия, на которой требуется изучить клиента, чтобы при встрече проговорить его ожидания и цели от сделки. Во-вторых, следует подготовить документы к отправке (бриф, КП, маркетинг-кит и т.д.) и собственную презентацию. Так Вы сможете максимально перекрыть возражения клиента. Далее следует стадия, на которой клиент решает, нужна ли ему сделка с Вами или нет. В положительном случае происходит закрытие сделки на продажу.
Таким образом, при управлении различными проектами в компании жизненный цикл проекта является важной составляющей. С помощью структурированности, которую он дает, становится возможным облегчить контроль исполнения проекта.
Управление проектами
Жизненный цикл и фазы проекта
Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации принято называть проектным циклом или жизненным циклом проекта. Для каждого проекта, вне зависимости от лежащего в его основе замысла, характерен жизненный цикл определённой продолжительности.
1. Жизненный цикл и фазы проекта
Жизненные циклы проекта понимаются как определенные фазы, через которые проходит тот или иной замысел в процессе своей реализации, а также функционирования. Такое разделение важно не только с теоретической, но также и с практической точки зрения, ведь оно дает возможность лучше контролировать процесс производства.
Определение термина Понятие жизненного цикла проекта подразумевает под собой определенную последовательность этапов по реализации той или иной идеи касательно производственного или управленческого процесса. Роль данного понятия может быть выражена в следующих утверждениях:
— определяет продолжительность проекта, четко обозначая даты его начала и завершения; позволяет детализировать процесс реализации замысла, разбивая его на конкретные фазы;
— дает возможность четко определить количество задействованного персонала, а также необходимые ресурсы;
— облегчает процедуру контроля.
Стадии жизненного цикла проекта
В процессе реализации того или иного замысла касательно производственного процесса или прочих мероприятий на предприятии можно выделить несколько последовательных моментов. Так, принято выделять следующие этапы жизненного цикла проекта:
Стоит отметить, что данное деление на этапы жизненного цикла проекта весьма условное. Каждая организация вправе самостоятельно детализировать этот процесс и разбивать его на стадии.
Можно выделить четыре основные фазы жизненного цикла проекта, а именно:
Особенности жизненного цикла проекта
Жизненные циклы проекта, как уже было сказано выше, могут быть выстроены индивидуально с учетом специфики того или иного предприятия. Тем не менее, все они имеют некоторые общие особенности, а именно:
— Наибольшим количество затрат и персонала, задействованного в реализации проекта, является в середине цикла. Начало и конец данного процесса характеризуются невысокими показателями.
— На первом этапе наблюдается наибольший уровень риска, а также неуверенности и сомнений по поводу успешного исхода деятельности.
— В начале жизненного цикла проекта участники имеют огромные возможности касательно внесения изменений и совершенствования методик достижения целей.
С течением времени это становится сделать все сложнее.
Каскадная модель жизненного цикла проекта
Несмотря на то что жизненные циклы для каждого отдельно взятого проекта или организации могут существенно отличаться, существуют некоторые общепринятые модели, которые могут послужить базовой основой. Одной из самых распространенных является водопадная, которая подразумевает последовательное выполнение каждого запланированного действия и характеризуется следующими особенностями:
составление четкого плана действий по достижению поставленных целей;
по каждому действию определяется определенный перечень задач, а также обязательных к исполнению работ;
внедрение промежуточных (контрольных) этапов, на которых будет проводиться контроль за соблюдением ранее разработанного плана.
Жизненные циклы проекта, которые отличаются цикличностью, разрабатываются согласно спиральной модели. На каждом витке определяется эффективность разработки в соответствии с ее стоимостью. Эта модель отличается тем, что при ее разработке одна из ключевых позиций отводится рисковой составляющей, которая чаще всего включает в себя следующие пункты:
— недостаток квалифицированных и опытных кадров;
— возможность выйти за рамки бюджета или же не уложиться в заданные сроки;
— потеря актуальности разработки за время ее реализации;
— необходимость вносить изменения в процессе производства;
— риски, связанные с внешними факторами (перебои с поставками, изменение рыночной ситуации и так далее);
— несоответствие производственной мощности необходимому уровню;
— противоречия в работе различных подразделений.
Жизненные циклы проекта могут быть рассмотрены с точки зрения инкрементной модели. Наиболее актуальным и обоснованным ее использование будет в том случае, когда предполагается сложная и масштабная работа с большим количеством участников. В данном случае объемный проект расчленяется на множество мелких составляющих, которые, реализуясь по частям, впоследствии складываются в масштабный проект. Инкрементная модель не требует единовременного вложения всей необходимой суммы средств. Можно постепенно вносить небольшие суммы, покрывающие каждый из этапов. А поскольку весь проект разбит на небольшие составляющие, то он является достаточно гибким и позволяет в любое время вносить соответствующие изменения. И одним из самых важных моментов является минимизация рисков, которые равномерно распределяются между фазами (инкрементами).
Принципы жизненного цикла проекта
Жизненные циклы проекта характеризуются рядом принципов, а именно:
наличие детального плана, в котором четко прописаны все временные периоды, сроки, участники, а также показатели в цифровом выражении, которые должны быть достигнуты по итогам работы;
должна быть разработана система отчетности, в соответствии с которой по завершении каждой стадии будет проводиться мониторинг соответствия достигнутых результатов заявленным;
наличие системы анализа, в соответствии с которой может быть спрогнозирована будущая ситуация, с целью внесения коррективов;
в организации должна быть налажена система реагирования на непредвиденные ситуации, чтобы работа могла быть направлена в нужное русло на любом из этапов жизненного цикла.
Все лекции. Лекция 1 общее представление о проектной деятельности
8.2 Зачем нужен жизненный цикл?
Приведем основные задачи, которые могут решаться на выделенных фазах проекта. Напомним, что наполнение фаз проекта сильно зависит от сущности проекта.
Часто жизненный цикл путают с группами процессов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение. Эти группы процессов управления могут присутствовать на каждой фазе проекта.
8.4 Виды жизненных циклов проектов
Фазы проекта могут выполняться не только последовательно, но и в некоторых проектных ситуациях могут перекрываться. Существуют ситуации, когда проект может только выиграть от использования перекрывающихся или параллельно идущих фаз. При этом в одном проекте между различными фазами могут применяться разные связи (перекрывающиеся, последовательные, параллельные). Выбор типа связи между фазами зависит, например, от требуемого уровня контроля, степени неопределенности.
Со всеми типами связи:
Когда какая модель предпочтительна?
Водопадные модели, как правило, являются предпочтительными, когда требования и способы их реализации максимально четко определены и понятны; используется неизменяемое видение продукта; если продукт необходимо предоставить полностью для того, чтобы он имел ценность для заинтересованных сторон проекта.
Итеративные и инкрементные жизненные циклы обычно используются, когда цели и содержание могут меняться во времени, когда необходимо уменьшить сложность проекта (содержание проекта трудно определить заранее) или если частичная поставка продукта является выгодной и представляет ценность для заинтересованных сторон.
Вообще, применение итеративного подхода подразумевает, что команда проекта владеет определенными коммуникационными навыками, способна к самоорганизации. Поэтому для малопытных команд, в частности реализующих учебные проекты, предпочтительнее начинать анализировать проект с точки зрения водопадной модели.
9.1 Значимость плана для управления
Когда вы гуляете не спеша, вы можете выбрать любую дорогу и посмотреть, куда она вас приведет. Однако, когда вы отправляетесь в командировку и едете в аэропорт, вам лучше понимать, как туда добраться вовремя. Независимо от того, насколько вы будете быстро ехать, если вы выбрали не тот путь или перед вами внезапно развели мосты, вы не сможете добраться к назначенному времени. Если вы хотите все же улететь, вам нужно запланировать, как вы собираетесь добраться и с тем, что вы должны с собой взять.
Плaн проекта – это дорожная карта, которая приведет вас к пункту назначения. Чем меньше времени, денег или ресурсов у вас есть, тем более внимательно вам нужно планировать. Планирoвание проекта схоже с планированием других мероприятий – выясняется, что необходимо сделать, прежде чем это сделать. Как и многое вокруг нас, планы проектов обречены на изменение. Однако несмотря на неизбежность изменений, наличие плана проекта позволит вам быть у руля и направлять прoект в нужную сторону.
Успех реализации проекта во многом зависит от того, как он был спланирован. Зачастую причиной неудачи проекта, выхода проекта за рамки плановых сроков и бюджета является то, что на этапе планирования не были учтены (включены в план) те или иные работы, которые «появились» во время реализации (выполнения) проекта и потребовали дополнительных затрат. Появление новых, незапланированных работ является одним из существенных рисков проекта.
Планирование – это процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки.
9.2 Что планируем (объекты планирования)?
Планирование проекта нацелено на разработку плана управления проектом, который содержит информацию: почему проект необходимо выполнять и как команда проекта собирается это сделать.
План управления проектом (англ. Project Management Plan) – утвержденный документ, в котором указано, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль и управление проектом, как проект будет завершен.
Плaнирование проекта – это процесс, который длится практически в течение всего проекта, а никак не разовое мероприятие. В зависимости от выбранного вида жизненного цикла (водопадный, итеративный или инкрементный) основное планирование происходит в начале проекта или для каждой итерации в отдельности. В любом случае, после того, как началось выполнение задач по проекту, будут появляться изменения, которые потребуют доработки плана.
9.3 Календарный план проекта
Одним из важных элементов плана управления проектом является календарный план проекта (иногда еще его называют расписанием работ проекта, план-графиком проекта, календарным графиком и т.д.).
В контексте данной лекции термины «работа» и «задача» являются синонимами.
Календарный плaн проекта (англ. Project Schedule) – перечень планируемых работ проекта со сроками исполнения и ответственными лицами, подготовленный в утвержденной форме.
По сути, календарный плaн работ отражает, какие задачи должны быть выполнены, когда и с помощью каких ресурсов.
– когда после очередного шага уточнения на задачу может быть назначен один исполнитель,
Иерархическая структура работ (англ. Work Breakdown Structure) – это представление результатов и работ проекта в структурированном виде, необходимое и достаточное для эффективного осуществления процесса управления проектом.
Важно: результаты и работы, которые не входят в ИСР, находятся за рамками проекта!
9.4 Шаги по разработке календарного плана
Разработка календарного плана обычно включает в себя ряд шагов, последовательность которых может меняться в зависимости от предпочтений планировщика:
1. Построение иерархической структуры работ. На данном шаге определяются задачи, которые должны быть выполнены для достижения цели проекта. ИСР может строиться:
– «сверху-вниз», когда постепенно детализируется каждая фаза проекта,
– «снизу-вверх», когда сначала выявляются работы, а затем они группируются в более крупные блоки,
– оба подхода вместе.
2. Определение последовательности работ. Для выстраивания логической последовательности выполнения работ используются связи между задачами.
Существуют разные варианты связей между задачами. Примеры вариантов связей между задачами:
– Мы не можем построить второй этаж, пока не построили первый;
– Мы не можем запустить опрос, пока не сформировали перечень вопросов;
– Мы не можем начать раздавать билеты на мероприятие, пока не запустили рекламную кампанию;
– Подготовка декораций должна быть закончена до окончания репетиций.
Связь между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Иногда такую последовательность называют сетевым графиком проекта.
3. Определение временных параметров проекта. Для каждой работы задаются ее временные характеристики: длительность, трудозатраты, дата начала или дата завершения. Даты должны быть согласованы с календарем, в том числе, должны быть учтены выходные, праздники, рабочее время команды проекта. При использовании информационных систем планирования даты начала и завершения задачи рассчитываются автоматически, в зависимости от установленных связей между задачи и длительностью задачи.
Подтрудозатратами понимается количество рабочего времени, необходимого для выполнения работы. Измеряются в человеко-часах.
Например, если два сотрудника в течение трех рабочих дней (считаем, что в рабочем дне 8 часов) готовили презентацию для финального выступления, то трудозатраты будут равны 16 чел.час.
Существуют задачи – вехи, которые обладают нулевой длительностью, однако их использование помогает в управлении проектом.
Жизненный Цикл Проекта: Простая Формула для Эффективного Управления
Каждая организация, будь то стартап или международная корпорация, заинтересована в успешной реализации проектов. И хотя для каждого из них требуется индивидуальный подход, все проекты имеют схожую структуру.
Иными словами, независимо от того, какая методология выбрана для управления проектом, у каждого из них всегда будет начало, середина и завершение. Это — жизненный цикл проекта.
Люди, не специализирующиеся на управлении проектами, могут думать, что вести его не так уж и сложно: достаточно договориться с клиентом, составить план и указать дедлайны. Однако, это не так просто, как кажется на первый взгляд.
Из нашей статьи вы узнаете, что такое жизненный цикл проекта и чем полезно деление проекта на этапы.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики.
Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.
Согласно опросам Института Управления Проектами (PMI), в среднем организации теряют почти 10% от каждого вложенного доллара из-за низкой производительности. Примерно каждый третий проект не достигает поставленной изначально цели, 43% выходят за рамки бюджета, а почти половина (48%) не завершена в срок.
При этом 85% руководителей высшего звена считают, что их организации работают на полную мощность и достигают поставленных стратегических целей. Такое расхождение цифр провоцирует значительные финансовые потери у предприятий по всему миру.
Жизненный цикл проекта помогает:
Из каких же фаз состоит жизненный цикл проекта?
Фазы жизненного цикла проекта
По данным Project Management Body of Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл состоит из пяти фаз:
Как правило, этапы цикла идут последовательно, один за одним. Но бывает иначе. Если в ходе реализации появляются изменения, всегда можно вернуться на стадию планирования, чтобы скорректировать работу команды проекта в будущем.
Рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.
1. Инициация
Инициация — это старт работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ положительный, приступайте к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнеров.
Фаза инициации включает в себя множество обсуждений, исследований и анализов. На встречах с потенциальными партнерами постарайтесь выяснить, что для них важно, какие проекты они вели в прошлом и чего ожидают от будущих.
Задача этого этапа — определение общих целей, реализация которых приведет каждую из сторон к желаемому результату.
После достижения соглашений, необходимо зафиксировать основные тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав — это формальный, довольно краткий документ, который описывает проект. Он является важной составляющей планирования, так как используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все спорные моменты на протяжении рабочего процесса.
В уставе отражается следующая информация о проекте:
2. Планирование
Когда документы подписаны и условия финально утверждены заинтересованными сторонами, начинается стадия планирования.
Теперь менеджер переходит к созданию подробного плана проекта (или дорожной карты), к которому каждый участник команды может обратиться на любом этапе рабочего процесса. В документе подробно изложены детали и цели, которые соответствуют ожиданиям сторон.
На этапе планирования менеджер разбивает рабочий процесс на мелкие задачи, создает команду, распределяет роли, чтобы, в том числе, успешно управлять командой, разрабатывает пошаговую последовательность выполнения задач и обозначает сроки. Чтобы задачи имели больше шансов на успех, важно убедиться, что для каждой из них хватает ресурсов.
Уместно отметить, что диаграмма Ганта — отличный инструмент для создания дорожной карты и контроля над ней. Диаграммы идеально подходят для планирования и составления графиков и для дальнейшего отслеживания прогресса на всех фазах жизненного цикла.
С помощью диаграммы Ганта вы также сможете:
Когда готов календарный график, обозначены ключевые роли и зоны ответственности, выявлены возможные риски и пути их предотвращения, а бюджет спланирован, настает время для организационного совещания.
В ходе этой встречи менеджер представляет проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана, отвечает на вопросы, а также знакомит всех с инструментами, которые команда будет использовать в процессе работы. После общего собрания каждый из членов команды должен иметь четкое представление о проекте в целом, его этапах и их реализации.
Для этого после совещания рекомендуется дать участникам постоянный доступ к плану проекта. Так, члены команды смогут постоянно быть в курсе дел и изменений в ходе рабочего процесса.
3. Исполнение
Теперь, когда проект утвержден, команда сформирована и готова приступать к делу, рабочий процесс переходит к фазе исполнения.
Задача менеджера на этом этапе — проконтролировать синхронный запуск работы всех отделов и убедиться, что каждый выполняет свою задачу.
4. Контроль
Эта фаза, как правило, совпадает с фазой инициации. Потому что для достижения поставленных целей и максимально успешного завершения проекта недостаточно только благополучно запустить рабочий процесс. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану.
Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер контролирует ресурсы и своевременное выполнение задач, координирует участников команды, оперативно вносит правки в план проекта в случае непредвиденных обстоятельств.
Изменения в плане на этой стадии — абсолютно нормальное явление. Гибкость в этом случае даже играет на руку. Ведь чем раньше выявлена проблема, тем быстрее она решится. И не забывайте, что все нововведения должны быть обязательно согласованы с клиентом.
Проводите промежуточные совещания с командой. На этих встречах менеджер собирает отзывы участников проекта о рабочем процессе, обсуждает нововведения и корректировки. Также совместные обсуждения спорных моментов часто приводят к новым, зачастую более эффективным решениям проблемных ситуаций.
5. Завершение
Это последний этап, означающий официальное его окончание. Но не стоит сразу же умывать руки и переключаться на следующие задачи. Для того чтобы оставить приятное впечатление от профессионализма и работы команды, опытный менеджер:
Теперь проект официально завершен.
GanttPRO — онлайн инструмент для управления проектами на основе диаграммы Ганта. Сервис легко позволяет разделить проекты на фазы, а также соблюдать и контролировать все процессы их жизненного цикла.
Пример жизненного цикла проекта
Давайте подробнее рассмотрим все этапы жизненного цикла на примере планирования, организации и проведения музыкального фестиваля.
Так, на стадии инициации необходимо:
Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы составляем уже более детальный план действий (фаза планирования). Для этого нужно:
Теперь, когда команда грядущего музыкального фестиваля ознакомилась с подробным планом, можно смело запускать рабочий процесс (фаза исполнения).
Начинаются активные подготовительные работы: поиск места проведения, переговоры с музыкантами, разработка визуала фестиваля, его анонсирование и так далее.
Далее команда переходит к работе на локации. Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры. На территории проведения фестиваля появляются игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие другие развлечения.
Проходят генеральные репетиции, закупается вода, готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец, настает день мероприятия.
Все это время менеджер (или менеджеры) проекта контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс (фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер оперативно решает проблемы, корректирует план, а изменения обсуждаются и согласовываются с командой на промежуточных встречах.
Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и обсудить с командой результаты работы (этап завершения).
Теперь можно расслабиться и отпраздновать с коллегами очередной успешный кейс.
Заключение
Временами управление проектами кажется делом непосильным. Однако, разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.