Для чего нужна автоматизация делопроизводства в организациях рф
Популярные системы электронного документооборота
Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.
Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Посмотреть ответ
Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.
Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ
Суть систем СЭД
Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:
СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.
Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.
Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:
Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.
Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ
Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).
Плюсы внедрения СЭД
Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:
Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.
Какие бывают СЭД
Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.
ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.
В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:
Как выбрать подходящую СЭД
Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.
Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:
Рассмотрим каждый фактор подробнее:
Краткий обзор нескольких популярных СЭД
На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.
Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией.
В. Баласанян,
генеральный директор компании ЭОС
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия
Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы
Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д.).
Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:
Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
«Электронная революция» в работе с документами
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.
Как автоматизировать делопроизводство
Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив».
Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии «документооборота» ( workflow ), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.
Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.
Традиционные функции системы автоматизации делопроизводства
Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.
Новые функции систем электронного документооборота
По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.
Прием электронных документов
Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel ) с последующей автоматической регистрацией таких документов.
Хранение электронных документов
Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.
Управление движением документов
Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.
Аутентификация пользователей и разделение прав доступа
В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).
Электронный документооборот и новые управленческие схемы
В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, «горизонтального» документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.
Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть «через голову» вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов «через руководителей» позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.
Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять «горизонтальный» документооборот. Напротив, именно сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.
Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.
Электронный и бумажный документооборот в одной системе
В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.
Составляющие экономического эффекта
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Будет полезно компаниям, которые планируют перейти с бумажных документов на электронные
Михаил Кратов
Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.
Что такое электронные документы и система электронного документооборота
Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.
Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.
Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.
Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:
Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.
Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день
Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота
На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».
Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.
При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.
Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.
Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.
При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:
Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.
У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.
При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы
Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.
В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.
Плюсы и минусы ЭДО
Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.
Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:
Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.
Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.
Что могут современные системы электронного документооборота
Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.
Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.
Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.
Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.
Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.
Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.
Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.
Как выбрать подходящую систему
Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.
Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.
Как перейти на ЭДО
Процесс подключения по шагам.
Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.
Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.
Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.
Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:
Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают
Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Бухгалтер на удаленке без отпусков и выходных
Электронное кадровое делопроизводство, или Как работать с документами по‑новому
координатор кадрового и hr-направления в Контур.Школе
В России идет эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство. Давайте разбираться, какие плюсы и минусы от перехода в «цифру» для российских компаний
Эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство (ЭКДП) проводится в рамках Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ.
Срок проведения эксперимента: 5 мая 2020 — 31 марта 2021.
Эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова рассказывает о целях и задачах проекта, а также об условиях участия и подготовительных мероприятиях.
Электронный документооборот в кадрах: о переходе
Кто может присоединиться к эксперименту по переходу на электронный кадровый документооборот?
— Участие в эксперименте — добровольная процедура, присоединиться может любая организация. Для этого надо подать заявление до 1 декабря 2020 года. А вот дату, когда организация примкнет к проекту, каждый работодатель определяет самостоятельно.
Выйти из участия в эксперименте можно в любой момент, направив заявление.
Важно: в эксперименте не могут участвовать дистанционные работники и работники, направляемые временно работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).
Какие предусмотрены этапы перехода к пилотному проекту по применению ЭКДП?
— Прежде чем подавать заявление в Минтруд, необходимо выполнить перечень обязательных подготовительных мероприятий.
Действия работодателя:
После выполнения перечисленных действий можно подавать заявление на участие в эксперименте в Минтруд.
Вести кадровое делопроизводство одновременно в бумажном и электронном виде сложно?
— Нет, здесь главное отслеживать, от каких работников получали согласие на ведение делопроизводства в электронном виде, а от каких нет. Дополнительно контролируйте этот вопрос, чтобы не допустить нарушений в оформлении трудовых отношений.
Эксперимент привязан к какой-либо определенной информационной системе?
— Теоретически у организаций есть выбор: работать в информационной системе «Работа в России» или при помощи своей электронной площадки. Но на практике собственную систему придется адаптировать для использования и хранения электронных кадровых документов, необходимо будет обеспечить возможность ее взаимодействия с «Работой в России».
Важно: работники имеют право в письменном заявлении сообщить о желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».
Появятся особенности хранения документов при переводе их в цифровой формат?
— Если работодатель использует свою информационную систему, то обязанности по хранению документов возлагаются на него. Порядок хранения должен быть определен в локальном нормативном акте работодателя. Дополнительно это условие должно быть продублировано в трудовом договоре с работником, который выразил желание присоединиться к эксперименту.
Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Если будет использоваться система «Работа в России», то обязанности по сохранности документов возлагаются на оператора системы «Работа в России».
Работать в системе «Работа в России» для работодателя менее рискованно, нежели в своей собственной?
— Вопрос неоднозначный. С одной стороны, да. С другой стороны, размещение документов в системе «Работа в России» может повлечь дополнительный надзор и контроль со стороны контролирующих органов. Одно из направлений развития электронного кадрового делопроизводства — автоматизация контрольно-надзорных мероприятий, возможность вести их также в электронном виде.
В цифровой формат надо перенести все кадровые документы?
— Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно. Кто-то ограничит комплект, а кто-то захочет перевести в электронный формат все документы, которые оформляют при трудовых отношениях.
Исключение: трудовая книжка не участвует в эксперименте. Это связано с тем, что вопросы ее ведения и перехода на формат предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ регулирует Трудовой кодекс и Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Как подписывать электронные кадровые документы?
— Способ подписания документов работодатель устанавливает самостоятельно. Есть нюанс относительно подписи при заключении трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений.
При использовании информационной системы работодателя необходимо:
При использовании системы «Работа в России»:
Можно ли сказать, что электронный кадровый документооборот облегчит работу отдела кадров?
— Ответ на вопрос зависит от количества работников, согласившихся участвовать в эксперименте. Может получиться, что в рамках одного структурного подразделения мнения работников разделятся:
В целом участие в проекте позволит легче ознакамливать с документами, подписывать их в тех случаях, когда закон устанавливает правила о наличии подписи работника или письменной формы, а роспись по ряду причин невозможно получить, например как в период режима повышенной готовности при соблюдении режима самоизоляции.
На кого будут возложены расходы по ведению электронных документов? Кто должен оплачивать расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника?
— Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника несет работодатель (ч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ).
Это дорого для работодателя?
— Это будет зависеть от стоимости информационной системы, в которой будут храниться электронные документы.
Самая большая статья расходов — получение усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи. В среднем ее цена составляет 3 000 руб., и она выдается на определенный срок, например год, потом ее снова нужно продлевать.
Какие плюсы участия в эксперименте для работника и для работодателя?
— Из очевидных плюсов: сократится бумажная волокита, станет больше места для хранения документов на бумаге, работники смогут знакомиться с документами и не приезжать в офис. Будет более гибкий формат регулирования трудовых отношений, не зависящий от территориального нахождения работника и работодателя.
Особенно выгодно ЭКДП для крупных работодателей — существенно сокращается время на подписание документов.
Какие минусы участия в эксперименте для работника и для работодателя?
— Недоверие к информационным системам, степени их защиты от хакерских атак, большие временные затраты работодателя на подготовительные этапы в части перехода на электронное кадровое делопроизводство, разработку локальных нормативных актов, с которыми также потребуется ознакомление всех работников. В случае использования собственной информационной системы у работодателя появится новая статья расходов на получение усиленных электронных подписей (квалифицированных или неквалифицированных).
Какая ответственность предусмотрена для работодателя?
— Это будет зависеть от ситуации. Есть два сценария.
Для чего нам эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство?
— Эксперимент по ЭКДП позволит собрать и оценить плюсы и недостатки перехода на оформление трудовых отношений в цифровом формате.
Для организаций с большим количеством работников, особенно в случае их территориальной удаленности, эксперимент позволит быть более гибкими, мобильными, быстрыми в части решения кадровых вопросов.
Прекрасно, что законодатели решили сначала протестировать идею на добровольцах. Это поможет учесть возникающие вопросы и проблемы при дальнейшем развитии законодательства в сфере электронного кадрового делопроизводства.
Какие ожидания у кадровиков? Как они восприняли эксперимент?
— Крупные компании с большой численностью работников положительно настроены. Более того, еще до эксперимента они внедряли элементы кадрового делопроизводства по тем документам, по которым законодательно не установлено требование об ознакомлении работников под роспись. Эксперимент позволит перевести в «цифру» и важнейшие документы, которые оформляются в трудовых отношениях, и по которым установлена обязанность по наличию ознакомления работников под роспись.
Малый бизнес к эксперименту относится в основном настороженно, желающих участвовать — мало. И на то есть объективные причины. В 2020 году, как мы все знаем, кадровики еще осуществляют мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки, появились новые формы отчетности плюс работы прибавилось в части соблюдения требований санитарно-эпидемиологических норм. Времени и сил на мероприятия по переходу на электронное кадровое делопроизводство нет.
Ваше личное мнение: стоит ли участвовать в эксперименте по переходу на ЭКДП?
— Положительно отношусь к эксперименту. Большинство моих партнеров также выразили желание присоединиться к нему. Если есть возможность значительно упростить документооборот, уйти от сложных волокит с документами, то нужно использовать такую возможность.
Совет: если работодатель подумывает о присоединении к эксперименту, ему стоит поторопиться. Помимо работы с информационной системой, разработки локальных нормативных актов и решения ряда других вопросов нужно успеть уведомить работников не позднее чем за месяц о начале эксперимента. И успеть подать соответствующую заявку в Минтруд до 1 декабря 2020 года.