Для чего нужна автоматизация
Зачем нужна автоматизация
Проводить автоматизацию процессов следует для того, чтобы уберечь свою фирмы от лишних расходов. Некоторые руководители небольших фирм предпочитают справлять силами и умениями своих сотрудников. Но приобрести определенное программное обеспечение доступно многим, расходы на него быстро окупаются. Фирма в дальнейшем получает только прибыль.
Автоматизация особенно необходима на тех предприятиях, где численность сотрудников превышает семь человек. Руководителям невозможно контролировать большое количество работников без применения современных информационных систем.
Когда в компании произведена полная или частичная автоматизация, она повышает свою конкурентоспособность. Впоследствии такое предприятие сможет вытеснить тех конкурентов, которые не смогли адаптироваться в быстро меняющейся среде. Организация, деятельность которой автоматизирована, сможет занять «лучшее место под солнцем».
Все автоматизированные процессы имеют высокую скорость. Генерация сложнейших отчетов идет считанные минуты. Работник с соответствующей квалификацией выполнит их не менее чем за неделю, даже если будет оставаться после смены.
Правильно продуманное программное обеспечение будет простым и доступным для пользователей. Освоить автоматизированный процесс сможет даже студент, не имеющий опыта работы и необходимой квалификации.
Персональные компьютеры и установленные на них специальные программы не допускают ошибок. Автоматизация процессов позволяет устранить человеческий фактор, ведь машины не устают, не ленятся.
Программы обеспечивает безопасность хранящихся данных на персональном компьютере. В компаниях, где права доступа к информации расположены в строгой иерархии, можно проконтролировать, санкционированы ли действия каждого сотрудника.
Зачем нужна автоматизация бизнеса?
Автоматизация бизнеса – это перекладывание всех рутинных задач на плечи компьютера. Все процессы, проходящие в компании, упорядочены в одну единую систему.
Современная бизнес-среда очень динамична. Для успешного ведения бизнеса и оперативного принятия точных и взвешенных решений требуется эффективный управленческий учет.
Автоматизированные информационные системы, доступные компаниям на сегодняшний день, позволяют получать четкие и достоверные данные о деятельности сотрудников всех уровней, о главных задачах и целях, а также отчетность о прогрессивности их выполнения, на основании которых можно проводить любой подробный анализ ситуации на предприятии в целом или каждого процесса отдельно.
Главная цель внедрения автоматизации бизнеса в работу компании – оптимизация деятельности и, как следствие – рост финансовых показателей. Это достигается:
Так зачем нужна автоматизация бизнеса? Рассмотрим 5 веских причин, почему автоматизация в любой компании – это важно.
Процесс внедрения
Для внедрения программ управленческого учета руководителю или владельцу компании необходимо определиться с областью, где она требуется: отдел продаж и клиентская база (CRM-система), складской учет, корпоративная система связи между отделами (ERP-система), программа по работе с дисконтными картами и другое.
Далее составляется модель функционирования вашего предприятия для понимания ваших внутренних процессов. С учетом этой модели, особенностей бизнес-процессов компании и ваших пожеланий разрабатывается архитектура новой программы. И на выходе вы получаете такой программный продукт, который полностью удовлетворяет потребностям компании, высвобождая ресурсы для развития и увеличения продаж.
Автоматизация бизнеса – это просто. Вы всегда можете заказать бесплатную демо-версию, чтобы протестировать удобство и функциональность программного обеспечения, а также обратиться к нам за консультацией.
Автоматизация бизнес-процессов
Не знаете, как освободить время сотрудников и повысить эффективность каждого этапа работы? Рекомендуем заняться автоматизацией бизнеса! В статье рассказываем об особенностях автоматизации бизнес-процессов, трендах и тенденциях в ее развитии, приводим примеры.
Автоматизация бизнес-процессов — помогает освобождать ресурсы, отслеживать рыночные изменения, быстро менять стратегию продвижения. Это нужно любой организации, которая планирует свое развитие в условиях конкуренции. Автоматизацию можно назвать ключом к успеху, без которого стать лидером рынка очень сложно.
Руководство компаний тратит много сил на повышение эффективности коллектива. Без слаженной работы результата добиться сложно, и это понимает каждый. Разобщенность отделов и отдельных сотрудников наносит большой ущерб компании. Сотрудники стремятся сделать свою работу, но не задумываются над решением общей проблемы.
Автоматизация бизнес-процессов помогает сотрудникам понять, какова их роль в производстве продукта. Они наглядно видят результат общей работы и понимают ее значимость.
Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. Эффективное внедрение строится на крепком фундаменте:
Существует концепция развития компании, которая называется business management process. Она связана с внедрением автоматизации и повышение эффективности бизнеса. С ее помощью проводится:
Автоматизация бизнес-процессов повышает гибкость компании и помогает ей быстро реагировать на внешние изменения, выявлять слабые места и находить способ их усиления. Результат — улучшение качества работы организации.
Когда впервые стали применять автоматизацию
Этот термин появился благодаря инженерам-механикам в 20-х годах, которые использовали его по отношению к производственным этапам. В 80х был разработан другой подход к теории, который основывался на точных расчетах. Тогда на смену печатным машинам приходили портативные компьютеры, а позднее появился и интернет, который дал толчок развитию технологий и в корне изменил процесс автоматизации.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация призвана прийти на смену всем плохо функционирующих процессов. Например, это может быть ненужный сотрудник, без работы которого процесс передачи документов становится быстрее, или подрядчики, задерживающие доставку материалов. Таким «лишним элементом» может быть устаревшее оборудование, замедляющее производство продукции, или склад, расположенный на значительном удалении от производства.
Главные задачи автоматизации бизнес-процессов:
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Как говорилось выше, автоматизация необходима для повышения эффективности работы и увеличения прибыли. Цель не в замене сотрудников на роботов с последующим увольнением. Задача автоматизации — избавить специалистов от монотонных задач. С ее помощью получается научить сотрудников работать вместе, единой командой.
Главные преимущества автоматизации бизнес-процессов в следующем:
Этапы автоматизации бизнес-процесса
Тренды и тенденции в автоматизации бизнес-процессов
Каждое предприятие занимается автоматизацией внутренних процессов по-разному. Однако общие тенденции прослеживаются абсолютно у всех. Например:
Инструменты для автоматизации бизнес-процессов
Программа для автоматизации планирования всех ресурсов компании, в том числе денежных. Это комплексная система для управления всеми бизнес-процессами.
Технология по улучшению качества коммуникации с клиентом. Функционал позволяет быстро получить доступ к информации о клиенте и этапах работы с ним.
Система, позволяющая следить за реализацией проекта, делать прогнозы на этот счет, определять дедлайны, ставить задачи исполнителям и т.д.
ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.
Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов
Мы уже говорили, что бизнес-процесс состоит из этапов, которые выполняются разными членами группы. ПО должно иметь функцию представления этих этапов графическим способом, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем его роль, и как можно оптимизировать свою работу.
Исходя из того, что работать с программой автоматизации будут неподготовленные люди, она должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При этом доступ к системе легкий, а данные надежно защищены от утечки. Сотрудники должны иметь возможность работать с системой из любой точки мира, как с десктопа, так и с мобильника.
Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.
Программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь возможность интеграции с другими системами и одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. При этом важно, что была функция назначения ролей и доступа на основе этих ролей, т.к. не все данные предназначены для внимания команды сотрудников.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Есть два способа это сделать: своими силами или с помощью подрядчиков. У каждого из них есть преимущества и недостатки, которые мы изложили в формате таблиц.
Не нужно платить подрядчикам.
Низкий профессионализм в вопросе автоматизации.
Сотрудники знают о делах компании изнутри, им понятны ее особенности.
Отсутствие мотивации на быстрое решение задачи.
Конфиденциальность: утечки данных за пределы компании не происходит.
Помимо основной работы специалисты вынуждены решать задачу по автоматизации. Это сказывается на общей эффективности компании.
Не знают тонкостей работы инструментов автоматизации, могут использовать лишь самые известные инструменты.
Дополнительные расходы для компании, зачастую немаленькие.
Заинтересованность в быстром выполнении задачи.
Сторонние специалисты не в курсе внутренней кухни компании, а потому иногда их решения могут расходиться со спецификой бизнеса.
Работа специалистов заключается в настройке автоматизации, они не имеют других задач, и их работа не страдает.
Нет гарантий качественного выполнения работы.
Могут навязывать дополнительные продукты или свою систему автоматизации, которая не всегда подходит компании.
Выбор метода зависит от ситуации. Если необходима автоматизации внутренних процессов, лучше доверить ее членам своей команды. Если же речь идет о стандартных процессах, то можно обратиться к сторонним экспертам.
Пример автоматизации бизнес-процессов
Чтобы было понятнее, о чем мы говорили в этой статье, рассмотрим 2 задачи на примере СЭД «Корпоративный документооборот».
Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.
Решение: Доступ к бухгалтерским документам можно получить с помощью встроенных механизмов СЭД «Корпоративный документооборот». Его использование позволяет расшарить доступ к другой бухгалтерской базы в рамках одного сеанса работы. Все бухгалтерские документы могут быть использованы в бизнес-процессах, инициированных с помощью программы.
Надеемся, нам удалось подробно рассказать об автоматизации бизнес-процессов и убедить в их нужности и важности. Они серьезно упрощают жизнь сотрудников и позволяют не тратить время на выполнение монотонной работы. Компания от этого только выигрывает.
Хочешь получать еще больше полезных материалов, информацию о бесплатных вебинарах, скидках и новых курсах Like Центра?
Оставь свой email 😉
Like Centre — это не просто компания, занимающаяся созданием образовательных курсов, это настоящее сообщество предпринимателей, которые нацелены на развитие и готовы внедрять новые подходы ведения бизнеса.
Блог Лайк Центра помогает молодым стартаперам и опытным владельцам бизнеса черпать свежие идеи, первыми узнавать об эффективных инструментах и способах масштабирования своего дела. Это платформа для смелых, инициативных предпринимателей, которые не боятся рисковать, но риск этот должен быть оправданным и обоснованным.
В блоге в свободном доступе находится информация, которая помогает:
Мир меняется очень быстро, завладеть вниманием потребителя становится не так просто как раньше. Поэтому Лайк Центр делится актуальной информацией, которая помогает держать руку на пульсе и всегда оставаться в курсе изменений на рынке. При этом не забывает и об основных постулатах — нетленном своде правил, который помогает становлению и развитию бизнеса.
Новые технологии, маркетинговые приемы, дополненная реальность, соцсети с молниеносно изменяющимися алгоритмами — все это способно поставить в тупик. Поэтому Like Centre взял на себя обязательство пролить свет на все важные аспекты построения успешной компании, которая уверенно занимает высокие позиции на современных рынках, быстро подстраивается под нестабильную обстановку и неизменно выходит на новый уровень даже в кризисное время.
Безусловно, поддержка бизнеса не строится только на статьях из блога. «Лайк Центр» предлагает и обучающие курсы ведения бизнеса, которые содержат не только полезную информацию, но и реальные кейсы по выведению компании из кризиса, максимизации ее прибыли и решению других глобальных проблем.
Обучение ведения бизнеса подойдет тем, кто готов последовательно прилагать усилия, хочет всегда оставаться в курсе последних новостей и не бояться внедрять тенденции в работу.
Like Centre blog — это база знаний, позволяющая рассмотреть проблемы комплексно, оперативно их выявить и решить. А для тех, кто готов продвинуться дальше, Лайк Центр готов оказать помощь в ведении бизнеса в Москве и любом другом регионе России.
В блоге мы много рассказываем об этом, но лучше один раз попробовать самостоятельно. За 3 дня мы дадим все инструменты, чтобы начать. Четко, структурировано. Ничего лишнего.
Автоматизация: зачем и кому это надо
У меня агентство недвижимости. В этом бизнесе уже давно, но свою компанию открыл только год назад. Вместе со мной в штате 5 человек. Есть CRM система, ведем в ней учет клиентов, объектов и заявок, пользуемся базой собственников и выгрузкой на доски объявлений. Знаю что есть функционал бизнес процессов, но не использую. Зачем мне что-то автоматизировать, если и так справляемся.
Виталий, автоматизировать свои бизнес-процессы или нет, можете решить только вы сами. А вот судить, насколько это удобнее привычной работы вы можете по функционалу автоматической выгрузки объектов на доски объявлений. И да, это и есть готовый настроенный бизнес процесс. Именно про такие рутинные и энергозатратные действия идет речь, когда мы говорим про автоматизацию. То что обычно делается вручную, за вас будет делать CRM. Вот несколько причин для настройки своих бизнес-процессов.
Когда нужна автоматизация
Что дает автоматизация
Небольшие компании обычно автоматизируют процесс продажи, финансы, отчетность и аналитику.
Не обязательно автоматизировать все и сразу. Проанализируйте самые трудозатратные и проблемные процессы, где чаще всего случаются ошибки и недочеты, что не устраивает и хотелось бы поменять. Подробно опишите схему и обратитесь в техподдержку INTRUM, чтобы вам помогли с настройкой. Или посмотрите шаблоны в библиотеке бизнес процессов.
Что можно автоматизировать
Все те действия сотрудников, которые регулярно повторяются и вызывают больше всего вопросов, где есть ошибки или что отнимает много времени. Самый распространенный это процесс от приема заявки до оформления заказа. Здесь автоматизируем проблемные участки, назначаем ответственных за каждый этап.Рассылки. По email или смс. Это могут быть уведомления о статусе заказа, поздравления с ДР и праздниками, рекламная с новыми предложениями, скидками и акциями, программой лояльности или информирование о мероприятиях. Определитесь с частотой и временем, формой когда смс, а когда письмо, и содержанием. Заранее продумайте текст для рассылки.
Закупки и учет товара. Здесь подготовка и оформление сопутствующей документации на поставку, регулярность, напоминания о необходимости пополнения запасов.
Обработка входящих звонков. Для примера, автоматическая переадресация звонков на отдел продаж, на ответственного, на свободного сотрудника. Плюс готовые скрипты и сценарии.
Координация персонала. Отслеживание занятности, учет рабочего времени.
С чего начать
1. Пересмотрите процессы в своей компании
2. Определите, что нуждается в автоматизации
3. Законспектируйте в виде блок схем с пошаговым детальным описанием каждого участника процесса и действия.
4. Создайте бизнес процессы в CRM.
5. Регламентируйте. То есть закрепите обязанности за каждым сотрудником на уровне должностных инструкций и повседневных задач. Это пригодится, чтобы сделать процесс прозрачным для сотрудников и на случай, если сотрудник уволится и на его место придет новый. Во избежание конфликтов между сотрудниками, кто за что отвечает.
6. Для актуализации рекомендуется пересматривать бизнес процессы хотя бы раз в год, анализировать, уточнять.
Подытожим
Можно работать как привыкли или автоматизировать бизнес-процессы, потому что так удобнее и продуктивнее.
Чтобы автоматизировать вам понадобится проанализировать процессы в своей компании, выделить те, что больше всего тормозят работу и настроить их в CRM.
Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться
Помните старый мультфильм про Нехочуху? Ленивый мальчишка попал в страну великого Нехочухи, где большинство действий выполняли роботы. Надо сказать, мультипликаторы изобразили безрадостную картину автоматизации: человек внутри роботизированных процессов распадается как личность и теряет навыки социальной адаптации. Это идёт явно вразрез с любимым нами «Электроником», который как раз проповедует ценность соединения автоматизации и человеческого начала. Что-то нас в философию занесло.
А вот современный бизнес об автоматизации думает то как о вынужденности, то как о неоправданной трате, то как о единственной волшебной таблетке от всех проблем, и в целом относится к ней с подозрением. А зря. Раз так — начинаем ликбез по этой теме.
Определения автоматизации не существует?
Если вы попробуете найти определение автоматизации бизнеса в интернете, то встретите разные варианты, связанные с контролем, с роботизацией, с искусственным интеллектом и т.д. Ни одно из них не будет исчерпывающим и точным. Давайте попробуем дать определение здесь, на Хабре.
Пусть для начала будет так. Автоматизация бизнеса — это совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Звучит неплохо. Однако как автоматизация может быть совокупностью средств? Это процесс. Ага, например, автоматизация — это внедрение программ и установка устройств… Стоп. А есть ли жизнь после внедрения? Конечно, эксплуатация. Ок, подходим к новому определению: Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Куда ни шло, можно принять за рабочее, но всё равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, а если нет производственного ресурса и т.д.
Зато, если обратиться к источникам, все статьи про автоматизацию бизнеса сразу сводятся к автоматизации бизнес-процессов. Их точно и ёмко определяет википедия: «Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.» Ну а автоматизация — это как раз процесс внедрения и эксплуатации программных средств для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Всё просто.
В теории, в идеальном мире автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно дискретизировать, разложить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть масса активностей, не попадающих под определение бизнес-процесса, сами процессы неоптимизированы или отсутствуют вовсе, а вся работа ведётся стихийно. Поэтому в задачи автоматизации неожиданно попадает огромный подготовительный этап, в коде которого нужно проанализировать, описать и подготовить бизнес-процессы.
Мы приняли решение: для всех, кто пришёл с Хабра и оставил заявку в форме, бесплатный анализ бизнес-процессов компании будет доступен всегда. Это работа наших экспертов, связанная с анализом вашего бизнеса с последующей выработкой рекомендаций и обычно она стоит от 15 000 рублей, но нам для
науки хвоста не жалкоХабра ничего не жалко. Записывайтесь, мы с вами свяжемся, назначим время (это займёт далеко не 15 минут) и обсудим бизнес-процессы вашей компании или проблемы с бизнес-процессами. Общение с экспертом не накладывает на вас никаких обязательств.
Какой бизнес нужно автоматизировать?
А если немного распространиться, то грамотная и своевременная автоматизация улучшает положение дел в любой компании: от Газпрома до цветочного магазина. У компаний разные метрики, бизнес-процессы, но есть группа целей автоматизации, которая универсальна для большинства организаций.
Что можно автоматизировать в бизнесе?
Однозначно нельзя автоматизировать всё, поскольку есть такие вещи как коммуникация, человеческое мышление, общение с клиентами и т.д. Есть ряд активностей, который исключены из процессов и могут лишь использовать какие-то программы, но при этом не быть автоматизированными до конца, например, корпоративная культура, подбор персонала, управление персоналом, управление компанией в целом. Эти активности отличаются от бизнес-процессов высоким уровнем социальности, вовлечением человека не только как работника, но и как личности.
А вот остальные процессы можно вполне автоматизировать. Как мы уже упомянули, есть три основных группы бизнес-процессов.
Группа процессов
Вид и особенности автоматизации
Что даёт автоматизация бизнесу?
В любом бизнесе сейчас собирается много данных и они открывают интересные перспективы для работы с клиентами: можно совершать допродажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и проч. Более того, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она как правило из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в БД несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей коммерческой и производственной информации храниться максимально надёжно.
Это вообще про весь российский бизнес. Только большинство пока на стадии отрицания
Автоматизация упорядочивает, налаживает оперативную работу и управление задачами. Все сотрудники (причём совершенно не важно, удалённые или офисные) работают в едином информационном пространстве АСУ (PM, ERP, CRM…), координируют свои действия, получают и делегируют задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, распределяют свою нагрузку во времени. Руководителю больше не нужно вызывать каждого к себе и разжёвывать задачи — достаточно поставить их в системе и проконтролировать выполнение. Вся оперативная работа ведётся в единой системе и любой сотрудник может получить доступ к данным в рамках своих компетенций, а также запросить доступ или выгрузку данных, если в этом есть необходимость. Вне автоматизации всё это представляет собой сплошную стихийную коммуникацию, в которой несложно забыть, ошибиться или просто «незаметно» не выполнить задачу.
Человеческий фактор — это, пожалуй, самое первое, с чем борется автоматизация в компании. Вот примерный минимум корпоративных проблем, с которыми сталкивается малый и средний бизнес: упущенные возможности контакта с клиентами, забытые и нигде не зафиксированные данные, растянутые во времени элементарные задачи, офисная и удалённая прокрастинация, работа «налево» по профилю компании, «свои» приватные клиенты менеджеров, хищение коммерческой информации и проч. Когда в руках, а точнее на серверах бизнеса появляется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов всех уровней (управляющие, операционные, поддерживающие), большинство этих проблем легко и относительно безболезненно решаются.
Безопасность — важная функция автоматизации бизнеса. Благодаря своей архитектуре и программным функциям АСУ защищают ваши данные от несанкционированного доступа, позволяют контролировать финансовое состояние ваших клиентов, логировать действия в системе. Увы, не бывает абсолютной защиты — однако наличие автоматизации значительно сокращает риски, связанные с информационной безопасностью, — в некоторых компаниях практически до нуля (особенно в малом бизнесе).
Несмотря на то, что автоматизация бизнеса и особенно бизнес-процессов — хороший такой «пунктик» команды РегионСофт (мы даже запилили мощный модуль автоматизации процессов в своей CRM с мастером настройки и визуальным конструктором, а ещё бесплатно проводим базовый аудит бизнес-процессов по заявкам с этой ссылки), мы не берёмся утверждать, что автоматизация — лекарство от всех болезней бизнеса и та самая волшебная кнопка «Сделать зашибись».
Прежде всего нужно выбрать правильные процессы для автоматизации:
Как измерить эффективность автоматизации?
Измерять ROI автоматизации бизнеса сложно и у каждой компании могут быть свои качественные показатели и количественные метрики. Лучше запланировать целевые показатели заранее, чтобы понять скорость происходящих изменений.
Если говорить чисто экспертно, то для компаний без риска банкротства и прочих финансовых проблем принято считать срок окупаемости систем автоматизации так: оптимистичный сценарий — 1 года, реалистичный сценарий — 2 года, пессимистичный — от 3 лет. Однако это весьма усреднённый показатель, поскольку у компаний разный оборот, разные цели автоматизации, разная стоимость самого ПО. Поэтому лучше подумать о показателях и результатах внедрения системы автоматизации заранее.
Что может стать показателем эффективности внедрения системы автоматизации в малом и среднем бизнесе:
Один из рабочих методов — оценивать по стоимости бизнес-процесса или трудозатратам каждого сотрудника. Рассмотрим на примере.
Давайте возьмём упрощённый, абстрактный бизнес-процесс — продажа флешек корпоративному клиенту в рекламном агентстве. Схема такая: клиент обратился с просьбой изготовить флешки с нанесением — менеджер берёт в работу — первый звонок — встреча и обсуждение дизайна и объёма — согласование — подготовка КП — согласование от клиента — подготовка договора — (параллельный процесс проверки наличия нужного объёма изделий на складе и дозаказ или пересогласование дизайна изделия) — предоплата — запуск в производство — отгрузка образца — согласование — производство партии — отгрузка и закрывающие документы — конец сделки — отправка предложения клиенту по сувенирке к новому году (…) Процесс закрывается. Это довольно простой, линейный бизнес-процесс.
Менеджер Вася тратит на всю эту цепочку примерно 8 рабочих дней, но не целиком, а в среднем по 2 часа в день (встреча длиннее, звонок короче и т.д.). Итого Вася потратил 16 часов на этого клиента. Из них самые длинные этапы: встреча (ничего не поделаешь, её не учитываем), подсчёт товара на складе и общение с логистом (2 часа), подготовка КП (1 час), подготовка договора (2 часа), подготовка закрывающих документов (1 час). Итого 6 часов оперативной работы с документами и складом. Час работы Васи обходится работодателю в 400 рублей (чистые васины + налоги и соцстрах), то есть эта вот работа — 2400 рублей. Не очень много, если учесть, что заказ будет большим. Пусть наш Вася больше ничего в компании не делает, только флешки с нанесением продаёт корпам, значит, за месяц он может обслужить 10 клиентов. То есть оперативная работа Васи обойдётся в 24 000, в год — 264 000 (1 месяц он в отпуске).
А теперь представим, что в компании есть CRM, в которой отображаются остатки на складе в режиме реального времени, включены шаблоны КП и договоров, есть печатные формы всей закрывающей документации. Васе не нужно перепечатывать и копипастить наименования, считать цены и стоимость, искать скидки, вбивать реквизиты, искать логиста и перебирать виды флешек по коробочкам — он всё это видит в CRM и заполняет документы в 10-20 кликов, выбирая точные наименования, условия скидок, услуги и т.д., отсылая всё это из почты в CRM клиенту. При самой низкой сноровке он потратит 1 час, то есть в 6 раз меньше. И компании в год его оперативная возня обойдётся в 44 000? Нет, больше — потому что Вася сможет обслужить гораздо больше клиентов. То есть накладные расходы на сделку сократятся, а количество сделок вырастет. В масштабах даже небольшого рекламного агентства это прямо норм.
Смоделируем: рынок конкурентный, не безграничный и Вася смог обслужить в среднем в месяц по 15 клиентов. По старой схеме компания бы за его рутину заплатила 396 000 рублей (11 месяцев * 15 клиентов * 2400 рублей). По новой схеме с CRM — 66 000 рублей. При этом 1 лицензия CRM на Васю стоила примерно 16 000 рублей навсегда, без аренды (представим, что компания купила единоразово 10 лицензий RegionSoft CRM Professional Plus). То есть чисто экономия на части процесса (на малой части!) уже окупает лицензию сотрудника. А ведь ещё и автоматизирован «дорогой» логист, склад и проч. То есть стоимость бизнес-процесса благодаря автоматизации становится ниже. А мы с вами ещё не посчитали увеличение дохода за счёт прибывших клиентов, на которых у Васи стало хватать времени.
А теперь вернёмся к вопросу экономического эффекта от внедрения системы автоматизации. Можно провести расчёт для каждого этапа всех процессов в компании и каждого задействованного сотрудника — в конечном итоге получится примерный эффект. Только не забывайте, что для оценки стоимости владения системой вам понадобится рассчитать интегральный показатель совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO), который включает затраты, связанные с приобретением, внедрением и эксплуатацией АСУ; а «стоимость» сотрудника и часа его работы следует рассчитывать не по чистой заработной плате, а по ФОТу, социальным затратам, косвенным затратам (оргтехника, содержание офиса, интернет и т.д.)
Не забывайте, что ТСО для облачных систем нужно умножать на количество используемых месяцев и он будет постоянно расти за счёт периодических платежей, а для десктопных систем ТСО чаще состоит из единовременного платежа за лицензии (ну или рассрочки), стоимости доработки, поддержки и обновлений. Иногда компании выгоднее иметь ТСО хоть и больше, но распределённым во времени — для таких компаний мы, например, и для десктопной RegionSoft CRM предлагаем аренду с возможностью выкупа ПО после 7 месяцев аренды и кучей других бонусов.
Средства автоматизации бизнеса
Система автоматизации — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. В принципе, к средствам автоматизации бизнеса (который включает в себя всё, от тендеров до производственного процесса) можно отнести все средства: станки, оборудование, робототехнику, программное обеспечение, каналы связи, сети и проч. Это огромный пласт знаний, который относится к каждой конкретной организации. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, рассматривается программное обеспечение + сопутствующее аппаратное обеспечение (сервера, VDS, штрихкодеры, кассы, электронные ценники, терминалы, карты, СКУД и т.д.)
Мы в рамках Хабра и своих компетенций тоже будем говорить о программах, которые позволяют бизнесу автоматизировать по большей части оперативную работу.
Как выбрать средство автоматизации?
Есть два основных пути выбрать систему автоматизации бизнеса.
CRM как частный случай автоматизации бизнеса
CRM-система — один из самых популярных инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса. И если раньше CRM-система автоматизировала только отдел продаж и немножечко маркетинг, то сейчас большинство современных решений на рынке представляют собой универсальные бизнес-комбайны. Например, наша редакция RegionSoft CRM Enterprise Plus уже фактически полноценная ERP и может в одной программе: автоматизировать продажи, управление проектами, задачами, KPI, работу с первичными документами, включает в себя почту, телефонию, мультивалютный учёт, логистику, складской учёт, кассовый учёт, многопередельное производство, механизм расчётов, имеет более 100 типовых отчётов, различные конструкторы и, конечно, механизм автоматизации бизнес-процессов. А кроме этого, раз в 2-3 года выходят мажорные релизы, которые добавляют самые востребованные функции к уже существующим. Вся эта история называется сквозной автоматизацией — самым безопасным и удобным способом автоматизации, когда практически вся компания может работать в одной информационной среде.
CRM-система на сегодняшний день это базовый элемент автоматизации, понятный и остро необходимый, особенно в кризис, особенно для распределённой команды. Да что там говорить — необходимый всегда!
Однако, выбирая CRM, как и любое другое средство автоматизации, нужно помнить о трёх главных правилах:
У нас действует акция «Осень вступает в свои права» — вы можете купить RegionSoft CRM на очень хороших условиях:
Мультик про Нехочуху, если вы вдруг не олд и не бумер: