Для чего нужна erp система
ERP-система: что это, для чего внедрять и нужна ли вашей компании
При внедрении готовых ERP-систем 53 % компаний испытывают серьезные трудности, которые требуют изменения бизнес-процессов и организационных подходов, и 44 % компаний сталкиваются с существенными техническими проблемами. В серии статей раскладываем по полочкам, что такое ERP-система, чем она выгодна, как определить необходимость ее внедрения, что нужно знать при выборе поставщика платформы и как ее внедрить.
Понятие ERP-системы пришло из США и дословно переводится как планирование ресурсов предприятия — Enterprise Resource Planning. Академически это выглядит так: «ERP — это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности».
Каждый поставщик может понимать разработанную им систему по-своему, исходя из ее направленности и решаемых задач. Например, одна ERP-система больше подойдет для ритейла, но не подойдет для нефтеперерабатывающего предприятия. Более того, каждая компания и ее сотрудник, который пользуется платформой, представляют ее по-своему, исходя из той части, с которой они соприкасаются в работе.
В своей сути ERP – это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных.
Для чего нужна ERP-система
Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.
С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу.
Как понять, что компании нужна ERP-система
Обычная история наших заказчиков выглядит следующим образом. В какой-то момент становится ясно, что все основные процессы автоматизированы, а эффективность работы не повышается.
Выясняется, что каждый процесс находится в своей отдельной информационной системе. Для их связки сотрудники вручную вводят данные в каждую систему, а затем руководство вручную собирает продублированные данные для анализа деятельности всей компании. В принципе, такая механика работы продуктивна до определенного момента. Главное – определить момент достижения максимальной эффективности до его наступления, а не тогда, когда менять механизмы процессов нужно будет в режиме аврала.
Ни одна из информационных систем никогда не сообщит, что настал момент, когда компания доросла до того уровня, когда нужна ERP-система. Мировой опыт показывает 4 основных признака, которые позволят это понять:
Данных для принятия взвешенного управленческого решения становится недостаточно.
Любое решение в бизнесе имеет последствия, которые в конечном итоге выливаются в финансовые потери или, наоборот, в доходы. Качество решения зависит от информации, на которой оно основывается. Если данные устаревшие, неполные или некорректные, решение будет неправильным или несбалансированным.
Основные причины противоречивости информации:
критически важная информация разбросана по отдельным сотрудникам и отделам;
отсутствуют регламенты для сбора данных;
сбор информации проводят сотрудники с различными ролями и в разное время.
При наличии ERP-платформы, подходящей под ваши бизнес-процессы, вы можете централизовать все данные. Вся информация создается каждым сотрудником и отделом в единой системе в режиме реального времени. Это означает, что данные, которые могут понадобиться вам и кому-либо еще в компании, всегда являются максимально точными и актуальными.
Недостаток интеграции между ИТ-системами приводит к сбоям в работе и мешает росту компании.
Каждая ИТ-система предъявляет свои требования к формату данных, построена в разное время и на различных технологиях, принципах и языках программирования. Это отражается на работе сотрудников, которые взаимодействуют словно на разных языках, и на скорости взаимодействия.
ERP-система объединяет отдельные функции в одном интегрированном и понятном пространстве. ERP-система работает как переводчик, говорящий на нескольких языках программирования, чтобы обеспечить совместную работу и согласованность.
Ваши клиенты недовольны обслуживанием.
Если клиенты жалуются или уходят, стоит задуматься об эффективности. Это связано со спросом, перевешивающим предложение, поздними поставками, медленным обслуживанием или просто общим ощущением, что у бизнеса нет ресурсов или времени, чтобы заботиться о каждом клиенте.
Когда бизнес вырос до уровня среднего или крупного, ERP превращает недовольных клиентов в лояльных. Клиенты начинают чувствовать улучшение обслуживания и проживают изменения вместе с компанией.
Вы используете устаревшие системы.
Согласно исследованию Veeam 2020 Data Protection Trends Report, главным барьером цифровой трансформации бизнеса являются устаревшие технологии. Если компания все еще работает с системами ручного ввода или бумажными документами, то в постпандемический период она точно окажется за бортом.
Кроме того, ИТ-системы в компании могут быть довольно современными, но дезинтегрированными. В таком случае каждый отдел создает свой информационный бункер, данные из которого выходят дозированно или некорректно. Если интеграция отдельных систем крайне затратна или невозможна, то необходимо менять их на единую ERP-систему.
Какие выгоды ERP-система дает бизнесу
ERP-система – это продукт, который компания приобретает за свой счёт. Ее внедрение рассматривается как инвестиция, которая должна принести прибыль. Ни один производитель ERP-системы не гарантирует, что она принесет компании рост доходов. И это касается не только ERP-систем, но и любых ИТ-решений. Однако все плюсы внедрения опосредованно влияют на прибыль:
Экономия на ИТ-системах
Вместо того чтобы тратить ресурсы на несколько разрозненных систем, каждая из которых нуждается в специализированной поддержке, инфраструктуре, лицензиях, обучении сотрудников, можно сосредоточить все затраты на одной ERP-платформе. Она состоит из модулей, которые заменяют разрозненные системы на интегрированные части.
Если ERP-систему разрабатывать с нуля под запросы конкретной компании, в нее можно включить сторонние системы и сервисы, с которыми будет удобно работать бизнес-партнерам, поставщикам, клиентам и иным контрагентам.
Полная прозрачность
ERP обеспечивает руководству полный доступ к каждому бизнес-процессу любого подразделения 24/7. Например, можно ежедневно отслеживать запасы, включая запланированные поставки и поставки, находящиеся в пути. Имея полную картину об объемах запасов, можно точнее контролировать оборотные средства.
Автоматизация отчетов и сильное планирование
ERP создает единую унифицированную систему отчетности для всех процессов. Она автоматически генерирует полезные отчеты и аналитику в любое время. С ней руководству не придется вручную собирать электронные таблицы и письма.
Таким образом, платформа освобождает время на стратегическое планирование, более качественный анализ и сравнение показателей отделов. ERP-система помогает найти в аналитике те тенденции, которые раньше не замечали и даже не имели шанса заметить.
Рост эффективности
Сама по себе ERP – не панацея. Важно не только соответствие специфике бизнеса, но и правильное внедрение. Согласно исследованию 315 поставщиков готовых ERP-систем, доля внедрений, успех которых был лишь частичным, оценивается на уровне от 25 до 41 процентов в зависимости от отрасли. Подходящая ERP существенно сокращает затраты времени и усилий на рутину.
Обслуживание клиентов
Обслуживание клиентов – это ключевая часть бизнеса. ERP-система переводит фокус внимания сотрудников с ведения реестров клиентов на построение и поддержание отношений с клиентами.
Как показывает статистика, 84 процента клиентов разочаровываются в компании, если не получают достаточно ответов на запросы. ERP дает сотруднику все необходимые сведения и историю клиента прямо в момент обращения. С ней сотрудники занимаются не бюрократией, а привлечением и удержанием клиентов. Клиенты чувствуют преимущества ее внедрения, даже не зная об изменениях в компании.
Защита данных
Едва ли найдется информационная система, которая может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Персональные данные клиентов и сотрудников, электронные письма, интеллектуальная собственность, финансовые данные, счета, контракты – чем больше систем обрабатывают эту информацию, тем сложнее отследить риски. ERP-система вводит единые стандарты доступа, ввода и вывода данных и централизованное хранение информации.
Однако чем больше доля рынка готовой ERP-системы, тем чаще она подвергается хакерским атакам. Предпочтительнее будет разработка собственной ERP-системы, доступ к кодовой базе которой будет только у вас. Если ERP-система для вашей компании разработана с нуля, хакеры не смогут найти копии системы, чтобы предварительно проверить ее на уязвимости.
Продуктивность совместной работы
Часто интерес к совместной работе отделов или сотрудников угасает, поскольку передача данных требует множества рутинных операций или по причине психологического климата в компании. Единая система автоматизирует доступ к информации, устраняет негативный опыт человеческого фактора и ускоряет коммуникацию внутри компании.
Единые бизнес-процессы
Готовые ERP-системы разрабатываются в соответствии с лучшими отраслевыми практиками. Это позволяет предприятиям стандартизировать свои собственные процессы.
Однако на деле предприятию приходится делать сложный выбор: либо долго и затратно настраивать и дорабатывать ERP-систему под стандарты предприятия, либо с болью настраивать собственные бизнес-процессы под стандарты ERP-системы.
Существует третий путь – изначально разрабатывать систему под собственные бизнес-процессы.
Масштабируемость
Независимо от того, расширяете ли вы свою клиентскую базу, выходите на новые рынки, внедряете новые процессы, отделы или продукты или иным образом масштабируете свой бизнес, при правильном выборе поставщика ERP-платформа подстраивается под изменения.
Поскольку ERP-система внедряется во все процессы компании, список преимуществ может увеличиваться в зависимости от специфики. На рынке разработаны десятки и сотни готовых решений, которые загоняют покупателей в рамки подписок, скорости обновлений и поддержки, закрытого функционала и архитектуры – в рамки одного поставщика. Только разработка собственной ERP-системы дает максимальные возможности без каких-либо ограничений.
О том, как выбрать производителя ERP-системы, какие вопросы ему задать, чтобы не потерять деньги, и что стоит учесть при планировании внедрения, читайте в следующих статьях.
Так зачем же внедрять ERP-системы
Казалось бы, этот вопрос давно уже решен и всем всё ясно. Нет, ребята, все не так, все не так, ребята. Я сам писал на эту тему несколько лет назад, но прошли годы, ситуация изменилась. Да и страна у нас сильно изменилась, это тоже важно.
Я постоянно веду переговоры с собственниками бизнесов и могу сказать однозначно — понимание, зачем внедрять ERP-системы, пришло далеко не ко всем.
Когда ты задаешь такой вопрос, то можно услышать много разных вариантов ответов.
Например:
И реже (но все чаще и чаще) звучат такие ответы как:
Автоматизация бизнес-процессов
Когда мне говорят, что для автоматизации бизнес-процессов, то я задаю вопрос «зачем?». Давайте представим себе ситуацию, что бизнес-процессы таки автоматизированы. А если при этом складские запасы увеличились?
Вы скажете, что такое невозможно. Да нет, возможно. Простая, бездумная автоматизация далеко не всегда ведет к положительным результатам.
Пример из реальной жизни:
Пару лет назад ездил на крупное предприятие, которое производит трубопроводную арматуру. Провели экскурсию по заводу, главный инженер очень хвалился новым краном и обрабатывающим центром. А затем была встреча с финансовым директором, где все было не так радужно. Финансовое состояние компании не только не улучшилось, оно ухудшилось. И новые автоматизированные центры обработки только усугубили эту ситуацию. Незавершенное производство начало ползти вверх.
Вот вы внедрили ERP-систему. Ваши бизнес-процессы автоматизированы. Давайте теперь взглянем на вашу финансовую отчетность. Расходная часть явно увеличилась. Ведь внедрение ERP — это затратное дело. А потом ее еще и поддерживать нужно. Это дополнительные расходы. Если, при этом, внедрение ERP не дало даже шанса на увеличение доходной части, то, к сожалению, вынужден констатировать — внедрение ERP системы принесло вашей компании только убытки.
Если вы круто автоматизируете, например, процесс приема заявок от клиентов, вложитесь в продвижение, но не решите проблему с управлением закупками и с грамотным управлением запасами, ситуация от такой автоматизации станет только хуже. В этой ситуации увеличится поток заказов, но процент удовлетворения спроса упадет, а запасы скорее всего вырастут.
Избавиться от бардака
Когда мне говорят, что внедряют ERP, чтобы избавиться от бардака, я задаю вопрос «как вы считаете, до эпохи ERP-систем не было компаний, в которых был порядок?». Ведь ERP системы изобретены не так давно. А раньше компании что делали?
Да и чего уж там греха-то таить, люди знающие этот рынок, подтвердят, что зачастую внедрение только вносит еще больше хаоса и бардака.
Лично наблюдал такие ситуации, и неоднократно. Когда после нескольких лет эксплуатации меня приглашали в качестве бульдозера, которому предстоит снести все и сделать заново.
Единая, монолитная система
Жизнь показывает, что это возможно далеко не всегда. Иногда приходится интегрироваться со сторонними приложениями через API, и в этом нет ничего плохого. Если в компании есть какой-то софт, прекрасно закрывающий какую-то часть и приносящий реальный эффект, то зачем его убирать? Пусть работает. Да, в итоге вся информационная система не будет монолитной. Ни и что?
Если не монолитная и не единая система приносит больше эффекта, чем единая, то…
Современные технологии
До сих пор во многих крупных мировых компаниях работают еще DOS продукты. Почему?
А потому что буржуи умеют деньги считать.
Гений менеджмента Джек Уэлч, когда к нему приходили с очередным прожектом, задавал один простой вопрос: «Какой профит компания получит, после внедрения этого нововведения?». Если докладчик мычал что-то невнятное, Джек его просто выставлял за дверь, а доклад отправлял в корзину для мусора.
Поэтому, если вам предложат внедрить ERP-систему, потому что это современно, то задайте предлагающему гениальный вопрос старика Джека ))
Тойотовский канбан изначально работал не только без ERP, но и вообще без компьютеров. Эффективность компании Toyota — это икона в области эффективности. Да, в конце прошлого века, сменилась рыночная парадигма. Рынок стал рынком покупателя, а не рынком производителя и применение канбана стало проблематичным. На многих предприятиях даже невозможным (более подробно писал тут). Но сам факт блестящей работы этой методики управления производством говорит о многом.
Сокращение штата
Не знаю, откуда взялся этот миф, но это 100% байка. Кого вы уволите? Кладовщика? Бухгалтера? Продавца? Закупщика? Финансиста?
Ну, хорошо, если у вас был отдельный финансист, который занимался составлением финансовой отчетности, то ок. Но это капля в море.
В 2008м году, ко мне обратилась довольно крупная компания, несколько сотен сотрудников. К этому моменту компания несколько лет внедряла американскую ERP-систему, на что потратила около 600 тыс евро. Так вот не только не получилось уволить финансистов, которых было трое. А еще и пришлось обратиться к нам, с тем, чтобы мы построили таки финансовую отчетность компании, потому как полноценно ее сделать в пафосной ERP так и не получилось. И заплатить нам не только за внедрение, но и платить за поддержку.
Улучшение качества планирования
Прекрасная причина для внедрения ERP-системы. Браво тому, кто ее ставит в качестве задачи, которую нужно решить.
Именно качество планирования приносит компании огромный эффект. Но только в одном случае — если в ERP-систему заложены соответствующие методики. В противном случае ничего кроме увеличения расходной части в отчете о прибылях и убытках компания не получит. Где ты, старик Уэлч…
Грамотный подход к этому процессу способен снизить складские запасы, ослабить зависимость компании от кредитных средств (и, как следствие, снизить расходы на их обслуживание), повысить уровень удовлетворенности/лояльности клиентов, сократить сроки производства и т.д.
Те, кто занимается производством/торговлей знают, что некачественное управление логистикой часто приводит к срывам сроков поставок. На складе лежит то, что сейчас не нужно и не лежит то, что нужно.
И винить закупщиков тут не в чем. Иногда они должны закупать сотни и даже тысячи наименований. А человек просто не способен без помощи специальных методик правильно выстроить очередь закупок. Без помощи этих методик он, по крайней мере, в 50% случаев будет заниматься не тем, что нужно и закупать не то.
То же касается и логистиков. Без специальных методик управления запасами складов/магазинов не обойтись. Да, применение простого канбана для управления запасами (привези то, что продал) уже даст гиперэффект. Но канбан не способен реагировать на меняющийся спрос и не способен автоматически регулировать уровень запасов. А методики Теории Ограничений способны.
Неправильная диспетчеризация заданий в производстве способная загнать производство в тупик. В прямом смысле. Скорость выхода продукции падает просто до катастрофических величин, незавершенное производство растет.
Тот самый завод, про который я писал выше, схлопотал эту проблему по полной программе. Реальная скорость выхода продукции с завода отличалась от конструкторской в сотни раз.
Клиент заказывал много наименований, но заказ надо было отгружать сразу и весь. Половина заказа была исполнена и лежала на открытой площадке и откровенно ржавела, а другая половина застревала в производстве. За «ржавчину» потом штрафы приходится платить. За просрочку поставки тоже. Для борьбы с ржавчиной изобретаются специальные профилактические мероприятия, которые стоят денег. Короче говоря ужас.
Снижение запасов
Очень интересная задача, способная принести компании реальные, живые деньги. И писать тут можно бесконечно.
Для снижения запасов существует несколько главных направлений:
Применение работающих методик способно кардинально решить вопрос с запасами.
Я помню такой диалог. Сижу в кабинете финансового директора. Ему звонит помощник и жалуется, что банки атакуют. Нужно платить проценты по кредитам. При этом запасы на складе превышают миллиард рублей. И постоянно растут. Вот туда и уходят эти кредиты.
Ситуация, когда на одном складе/магазине лежит товар, который не продается, а в другом магазине этого товара не хватает, я думаю, знакома многим. Это тоже следствие отсутствия методик управления. И ERP система внедрена, и все вроде ок, только пользы от этого нет.
Оптимизация ассортимента тоже важный нюанс. Какой товар пора выводить из оборота, а какой наоброт держать на складах? Какой товар приносит больше дохода компании, а какой меньше. Один товар может приносить 100р прибыли, а другой 1000р. Но на складе держать надо тот, который приносит 100р., а тот, который 1000р. вообще вывести из оборота, потому что он тупо не продается. Такое запросто возможно.
Скорость потока производства
Это время, за которое вы способны выполнить заказ. Это не то время, за которое вы выполняете какую-то операцию. Это скорость выхода продукции. От момента запуска заказа в производство до момента отгрузки.
Очень важный момент. И здесь без методик управления с задачей не справиться.
Здесь и методики диспетчеризации заданий и методики управления закупками и синхронизация закупок с производством и много чего другого надо применять. В противном случае производство превращается в черную дыру, которая поглощает заказы. В нее всё входит, но ничего не выходит. Производство начинает пожирать деньги компании. Заказы буквально застревают в производстве и это превращается в ад. Начальники бегают по цехам и проталкивают заказы. Я сам лично такую картину наблюдал неоднократно. И ERP система там тоже внедрена и целый отдел в компании создан для ее поддержки. А денег на оплату % по кредитам нет…
А философия очень проста — чем быстрее вы выпустите продукцию с завода, тем быстрее получите деньги. Чем дольше заказ находится в процессе производства или лежит на складе в ожидании, тем хуже для компании. Для решения этой задачи совершенно не достаточно внедрить ERP-систему. Для решения этой задачи нужна ERP-система, в которую заложены методики, способные решить эту задачу. Чувствуете разницу?
Точно в срок
Отгружать заказы точно в срок — ахиллесова пята многих компаний. Это очень сложная задача.
Однако, если применять правильные методики управления закупками/производством, это решаемо.
У меня есть клиент, который сразу говорит клиентам, что в случае неотгрузки в срок, заплатит штраф. Он единственный на рынке, кто может себе позволить такое сказать клиентам. Потому что у него нет проблем с отгрузкой в срок. Мы как-то считали у него этот процент, так вот он превысил 99%. Это просто космос для среднестатистической компании. Такой уровень невозможен, если вы просто внедрили современную ERP-систему или автоматизировали бизнес-процессы. Это возможно только, если внедренная ERP система знает, как достичь такого результата.
Убытки в проектном бизнесе
Вот простой пример. Ко мне приехал на переговоры собственник одной региональной строительной компании. Компания два года подряд заканчивает с убытками. Но никто не знает в чем причина. И инвестиций нет, а убытки есть.
Сделки очень сложные, длятся по году-два. Какие-то проекты просто съедают прибыль. А понять какие именно, компания не может.
Когда проект начинается, он точно прибыльный. Но затем он меняется в процессе и прибыль исчезает. Это сложный вопрос, мы на разработку методик для его решения потратили несколько лет. Кратко я эти вещи описывал здесь. Эту задачу тоже невозможно решить просто автоматизацией. Потому что это не имеет никакого отношения к автоматизации.
Вывод
ERP-система должна приносить компании совершенно конкретный эффект, который должен выражаться в деньгах. И возможно это только, если компания будет применять определенные методики управления, которые смогут дать этот эффект и которые заложены в такую систему. И меня немного умиляет, когда в качестве главного преимущества ERP-системы называют ее монолитность. Я, конечно, тоже за монолитность, но это совершенно не важно, монолитная ваша система или модульная. Это важно для ее обслуживания, то есть вопрос чисто технический, мелкий, можно сказать.
А если модульная система приносит компании экономический эффект, а монолитная нет, то вы какую выберете?
Что такое ERP-система простыми словами: расшифровка понятия, примеры и классификация программы для управления предприятия
Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами – ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.
Сущность и структура ERP
Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:
Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.
Как узнать, что пришло время ERP
Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.
Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:
Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.