Для чего нужна erp
Что такое ERP система
Многие компании по мере роста бизнеса приходят к пониманию, что им требуется какая-то ERP-система. Если в малом бизнесе удается обойтись без этого инструмента, то средний бизнес с каждым днем активнее пользуется подобными средствами. Но чтобы выбрать ERP-систему, и даже для того, чтобы понимать, требуется ли в бизнесе этот продукт и какие преимущества принесет его использование, важно правильно понимать, что это такое.
В своих статьях я часто занимаюсь описанием различных понятий. Как известно, чтобы продать какую-либо услугу, покупатель должен понимать, что это такое и почему ему эта услуга необходима. При этом очень важно договориться о терминах, только в этом случае результат будет соответствовать ожиданиям клиента. При этом термин ERP является одним из самых сложных и спорных.
Описание ERP системы
ERP – термин маркетинговый. Чтобы понять, о чем идет речь, а также изучить историю происхождения этого сокращения, можно обратиться к Википедии:
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности[1][2]. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия
Это определение абсолютно верное, но относительно сложное для восприятия, особенно, если человек незнаком с такими понятиями, как «балансировка ресурсов» или «модель данных». При этом важно понимать, что термин ERP является, прежде всего, маркетинговым, и не имеет под собой какой-то глубокой методической базы. А потому я предлагаю такое определение:
ERP – это, прежде всего, информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.
Что такое критически важные данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что некоторые ERP-системы имеют модуль «Производство», при этом он является отдельным программным продуктом, который не подключен по умолчанию к другим системам и блокам. Другие пытаются совмещать в себе все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать разные виды ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этом вопросе подробнее. А сейчас вернемся к терминам.
Из чего состоит ERP система
Все ERM-системы, независимо от того, кто их разработчик, объединяет общая архитектура, которую можно описать следующим образом:
1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.
2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.
1. Модули внутреннего использования. Этот уровень – подключаемые модули, которые используются сотрудниками компании. Это управление складом, производство, бухгалтерия, CRM и пр. Модули можно подключать, отключать, настраивать силами специалистов по внедрению. В стандартный набор обычно входят — MRP, HR, CRM, Управление снабжением и закупками.
2. Модули работы с внешними пользователями. Этот слой содержит в себе модули, необходимые для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Некоторые ERP-системы содержат в себе готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные инструменты «надстройки» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетов).
3. Коннекторы — готовые решения для связи со сторонними приложениями. Чаще всего используют API из ядра платформы. Позволяют интегрировать телефонию, настроить обмен данными с сайтом или любыми программными продуктами и системами. Коннекторы предназначены только для обмена данными и обычно используются для обмена данными с EDI,
CMS, CAD, BI, OLAP и др. То есть с теми системами которые не входят в EPR, но используются в компании.
Описанная выше структура характерна для ERP с логической точки зрения. У некоторых систем нет ярко выраженной модульности, они все уже встроены в программу, но использовать их можно отдельно друг от друга по мере необходимости. Другие называют отключаемые модули подсистемами. А часть ERP-систем выделяют все модули действительно в отдельные продукты. И предлагают купить ядро, а к нему – перечень модулей на выбор. С возможностью в будущем покупать и добавлять возможности по мере необходимости.
Преимущества модульной структуры ERP
Важным преимуществом ERP систем является возможность подключать и применять любой из модулей (внутренний или внешний) в сжатые сроки. Причем, возможности, которые таким образом подключаются к ERP, добавляются в систему абсолютно «бесшовно». В этом заключается важное отличие ERP от интеграции нескольких программных продуктов между собой или от системы, которая выросла из специализированной за счет многочисленных доработок и надстроек силами собственных или приглашенных IT-специалистов.
Нередко я слышу от клиентов фразу «мы разработали свою ERP-систему». На самом деле в этом случае применяется не ERP, а некое подобие, разросшееся из какой-то специализированной системы. Например, начали работать в CRM, потом дописали к ней модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д. Или начали с учетной системы и сайта, и также – проводили интеграцию, дописывали модули, все это каким-то образом «стыковали» друг с другом.
Все это не является ERP системой. Основное отличие ERP от любых подобных программ заключается в том, что ERP изначально создается в виде конструктора из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрены самые разные возможности.
ERP – это продукт, который изначально создан, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой – для обеспечения максимума возможностей.
В ERP системе очень четко разделены границы модулей. И отключение любого из них (кроме некоторых базовых справочников и возможностей) никак не повлияет на работу оставшихся. В самописных системах, которые разрастаются из специализированных, как правило подобная архитектура не предусмотрена. И если вы отключите возможности, например, бухгалтерии, скорей всего, программа перестанет работать или будет работать не корректно. Потребуется вмешательство программиста и значительные доработки. Подобные программные продукты, как правило, используют общие документы и компоненты в них тесно переплетены между собой. Архитектура ERP – по-настоящему модульная. И это очень важно понимать.
Т.е. если вы выбираете ERP-систему, вы получаете единую систему для автоматизации различных подразделений вашей компании плюс широкий перечень возможностей для развития. Вам очень долго не потребуется менять программный продукт, достаточно будет вызвать специалистов, которые помогут подобрать и подключить готовые модульные решения. А их существует огромное количество для самых разных сфер бизнеса и особенностей работы.
Для чего используется ERP система?
Внедрение любой ERP-системы позволяет получить определенные преимущества и особенности. О том, кому и зачем необходимо внедрение ERP, давайте разберемся подробнее.
Принцип единой базы данных: контроль, управление, точность и оперативность
Для понимания этого принципа давайте представим компанию до и после внедрения ERP. Допустим, организация имеет собственное производство. Вероятнее всего, учет на производстве ведется в таблицах Excel либо в специализированной программе. Складской учет работает в собственной учетной системе, бухгалтерия – в бухгалтерском программном обеспечении. Передача данных от подразделения к подразделению производится в виде бумажных документов, а иногда даже в устной форме, после чего вручную вносится в нужную систему учета.
Такой подход очень сильно зависит от человеческого фактора, в итоге, сведения поступают с задержками, часто – значительными. Нередки искажения и ошибки, а в некоторых случаях какие-то данные вообще не поступают в систему по причине человеческого фактора, что приводит к сбоям в работе, необходимости в регулярных сверках и т.д. Более того, любая ошибка и последующее исправление может привести к значительным убыткам. Например, ошибка в коде или размерах при передаче данных из проектировочного отдела на производство оканчивается очень печально, так как производится в итоге совсем не то, что было заказано и спроектировано. Возникают простои, списания брака или избыток товаров на складе, срыв сроков по договору с клиентом и т.д.
В случае внедрения ERP системы создается единая база данных, в которую собирается вся информация, используемая разными подразделениями. В этом случае процент ошибок значительно снижается, так как данные вносятся в систему один раз специалистом, после чего считываются автоматически всеми подразделениями в необходимом для работы формате и кодировке.
Кроме того, скорость передачи данных при применении единой базы становится мгновенной. Т.е. сразу после того, как проектировщики или специалисты по продажам внесли в базу заказ, его видят в проектном отделе или на производстве. Также и отметка об оплате появляется на заказе сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а те, которые все же возникают, устраняются значительно быстрее.
А потому ERP система необходима компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором.
Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка
Если компания нацелена на максимальное соответствие постоянно меняющимся условиям рынка и потребностям клиентов, ей просто необходимо оперативный обмен данными между подразделениями и оперативность принятия управленческих решений.
Небольшая компания в случае поступления нетипичных заказов или изменения объемов закупки тех или иных товаров, конечно, может обойтись и без ERP-системы. Когда все сотрудники работают в одном небольшом офисе, всегда можно скоординировать действия между собой, а заказ сформировать на основе данных из заказов даже в Excel-таблицах.
В условиях среднего бизнеса, где имеются несколько подразделений, филиалов, возможно, свое производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей покупателей становятся критичны. Важно, чтобы вся информация собиралась в сжатые сроки, производились своевременные закупки, а также вносились оперативные изменения в план производства и поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.
Сложные бизнес-процессы: интеграция уже не помогает
Еще один случай, когда без ERP-системы не обойтись, это компании, в которых по мере роста и развития появляются сложные процессы, требующие значительных объемов обмена данными. На определенном этапе интеграция между несколькими программными системами становится сложной, громоздкой и нерентабельной. ERP система становится решением этой проблемы.
Что получает бизнес от внедрения ERP
ERP — это, прежде всего, возможность объединить все бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе, а потому преимущества решения можно перечислять долго. Ниже я выделил только некоторые, которые я считаю наиболее значимыми:
Что важно знать при выборе ERP системы
Один из первых вопросов, которые возникают при выборе любого программного обеспечения – это выбор между Saas или Stand-Alone, т.е. оплачивать доступ к системе, расположенной в «облаках» или покупать «коробочное решение». Подробно об этом выборе я рассказывал в статье Что такое CRM-системы и как их правильно выбирать?
В случае ERP-систем существует точно такой же выбор, как и при внедрении CRM-систем. Вы также можете обратить внимание на SAAS-решения или купить и внедрить “коробку”. Но есть один нюанс, который очень важно учитывать. Дело в том, что ERP — система сама по себе крупная, включающая большое число возможностей. Фактически, в ней объединяются все данные о работе компании. И в случае применения “облака” будет крайне сложно сменить сервис, если в этом возникнет необходимость. В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в варианте SAAS, массив данных в ERP объемен и громоздок, и в случае перехода с одного программного продукта на другой, возникает вопрос, что с ними делать.
А потому имеет смысл ориентироваться на покупку программного продукта «в коробке» и последующую его установку на собственных или арендованных серверах. Итак, на что нужно в первую очередь обращать внимание:
Недостатки ERP-систем
Недостатки этого типа программных продуктов являются следствием их преимуществ. Единая база данных и единая система порождают значительное количество связей, высокую сложность самой системы и высокие требования к аппаратной (серверной) части. А потому для организации работы ERP-системы необходимо мощное оборудование, что влечет за собой соответствующие затраты.
Еще одна проблема, которая очень часто возникает при внедрении ERP системы, это обеспечение безопасности данных. Так как в системе работают все подразделения и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. И если при использовании отдельных специализированных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой сотрудник, начальник подразделения, руководитель), то система прав доступа в ERP получается сложной. Здесь нужно настроить и доступ к модулям для разных подразделений, и внутри каждого отдела настроить иерархию. Столь сложная настройка часто приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и отладку.
Кроме того, применение единой системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по той или иной причине перестает работать ERP-система (отключается электричество или возникают другие проблемы на сервере), останавливается работа всей компании. А потому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию.
Также ERP-системе присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно — высокий уровень вхождения и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение.
Так зачем же внедрять ERP-системы
Казалось бы, этот вопрос давно уже решен и всем всё ясно. Нет, ребята, все не так, все не так, ребята. Я сам писал на эту тему несколько лет назад, но прошли годы, ситуация изменилась. Да и страна у нас сильно изменилась, это тоже важно.
Я постоянно веду переговоры с собственниками бизнесов и могу сказать однозначно — понимание, зачем внедрять ERP-системы, пришло далеко не ко всем.
Когда ты задаешь такой вопрос, то можно услышать много разных вариантов ответов.
Например:
И реже (но все чаще и чаще) звучат такие ответы как:
Автоматизация бизнес-процессов
Когда мне говорят, что для автоматизации бизнес-процессов, то я задаю вопрос «зачем?». Давайте представим себе ситуацию, что бизнес-процессы таки автоматизированы. А если при этом складские запасы увеличились?
Вы скажете, что такое невозможно. Да нет, возможно. Простая, бездумная автоматизация далеко не всегда ведет к положительным результатам.
Пример из реальной жизни:
Пару лет назад ездил на крупное предприятие, которое производит трубопроводную арматуру. Провели экскурсию по заводу, главный инженер очень хвалился новым краном и обрабатывающим центром. А затем была встреча с финансовым директором, где все было не так радужно. Финансовое состояние компании не только не улучшилось, оно ухудшилось. И новые автоматизированные центры обработки только усугубили эту ситуацию. Незавершенное производство начало ползти вверх.
Вот вы внедрили ERP-систему. Ваши бизнес-процессы автоматизированы. Давайте теперь взглянем на вашу финансовую отчетность. Расходная часть явно увеличилась. Ведь внедрение ERP — это затратное дело. А потом ее еще и поддерживать нужно. Это дополнительные расходы. Если, при этом, внедрение ERP не дало даже шанса на увеличение доходной части, то, к сожалению, вынужден констатировать — внедрение ERP системы принесло вашей компании только убытки.
Если вы круто автоматизируете, например, процесс приема заявок от клиентов, вложитесь в продвижение, но не решите проблему с управлением закупками и с грамотным управлением запасами, ситуация от такой автоматизации станет только хуже. В этой ситуации увеличится поток заказов, но процент удовлетворения спроса упадет, а запасы скорее всего вырастут.
Избавиться от бардака
Когда мне говорят, что внедряют ERP, чтобы избавиться от бардака, я задаю вопрос «как вы считаете, до эпохи ERP-систем не было компаний, в которых был порядок?». Ведь ERP системы изобретены не так давно. А раньше компании что делали?
Да и чего уж там греха-то таить, люди знающие этот рынок, подтвердят, что зачастую внедрение только вносит еще больше хаоса и бардака.
Лично наблюдал такие ситуации, и неоднократно. Когда после нескольких лет эксплуатации меня приглашали в качестве бульдозера, которому предстоит снести все и сделать заново.
Единая, монолитная система
Жизнь показывает, что это возможно далеко не всегда. Иногда приходится интегрироваться со сторонними приложениями через API, и в этом нет ничего плохого. Если в компании есть какой-то софт, прекрасно закрывающий какую-то часть и приносящий реальный эффект, то зачем его убирать? Пусть работает. Да, в итоге вся информационная система не будет монолитной. Ни и что?
Если не монолитная и не единая система приносит больше эффекта, чем единая, то…
Современные технологии
До сих пор во многих крупных мировых компаниях работают еще DOS продукты. Почему?
А потому что буржуи умеют деньги считать.
Гений менеджмента Джек Уэлч, когда к нему приходили с очередным прожектом, задавал один простой вопрос: «Какой профит компания получит, после внедрения этого нововведения?». Если докладчик мычал что-то невнятное, Джек его просто выставлял за дверь, а доклад отправлял в корзину для мусора.
Поэтому, если вам предложат внедрить ERP-систему, потому что это современно, то задайте предлагающему гениальный вопрос старика Джека ))
Тойотовский канбан изначально работал не только без ERP, но и вообще без компьютеров. Эффективность компании Toyota — это икона в области эффективности. Да, в конце прошлого века, сменилась рыночная парадигма. Рынок стал рынком покупателя, а не рынком производителя и применение канбана стало проблематичным. На многих предприятиях даже невозможным (более подробно писал тут). Но сам факт блестящей работы этой методики управления производством говорит о многом.
Сокращение штата
Не знаю, откуда взялся этот миф, но это 100% байка. Кого вы уволите? Кладовщика? Бухгалтера? Продавца? Закупщика? Финансиста?
Ну, хорошо, если у вас был отдельный финансист, который занимался составлением финансовой отчетности, то ок. Но это капля в море.
В 2008м году, ко мне обратилась довольно крупная компания, несколько сотен сотрудников. К этому моменту компания несколько лет внедряла американскую ERP-систему, на что потратила около 600 тыс евро. Так вот не только не получилось уволить финансистов, которых было трое. А еще и пришлось обратиться к нам, с тем, чтобы мы построили таки финансовую отчетность компании, потому как полноценно ее сделать в пафосной ERP так и не получилось. И заплатить нам не только за внедрение, но и платить за поддержку.
Улучшение качества планирования
Прекрасная причина для внедрения ERP-системы. Браво тому, кто ее ставит в качестве задачи, которую нужно решить.
Именно качество планирования приносит компании огромный эффект. Но только в одном случае — если в ERP-систему заложены соответствующие методики. В противном случае ничего кроме увеличения расходной части в отчете о прибылях и убытках компания не получит. Где ты, старик Уэлч…
Грамотный подход к этому процессу способен снизить складские запасы, ослабить зависимость компании от кредитных средств (и, как следствие, снизить расходы на их обслуживание), повысить уровень удовлетворенности/лояльности клиентов, сократить сроки производства и т.д.
Те, кто занимается производством/торговлей знают, что некачественное управление логистикой часто приводит к срывам сроков поставок. На складе лежит то, что сейчас не нужно и не лежит то, что нужно.
И винить закупщиков тут не в чем. Иногда они должны закупать сотни и даже тысячи наименований. А человек просто не способен без помощи специальных методик правильно выстроить очередь закупок. Без помощи этих методик он, по крайней мере, в 50% случаев будет заниматься не тем, что нужно и закупать не то.
То же касается и логистиков. Без специальных методик управления запасами складов/магазинов не обойтись. Да, применение простого канбана для управления запасами (привези то, что продал) уже даст гиперэффект. Но канбан не способен реагировать на меняющийся спрос и не способен автоматически регулировать уровень запасов. А методики Теории Ограничений способны.
Неправильная диспетчеризация заданий в производстве способная загнать производство в тупик. В прямом смысле. Скорость выхода продукции падает просто до катастрофических величин, незавершенное производство растет.
Тот самый завод, про который я писал выше, схлопотал эту проблему по полной программе. Реальная скорость выхода продукции с завода отличалась от конструкторской в сотни раз.
Клиент заказывал много наименований, но заказ надо было отгружать сразу и весь. Половина заказа была исполнена и лежала на открытой площадке и откровенно ржавела, а другая половина застревала в производстве. За «ржавчину» потом штрафы приходится платить. За просрочку поставки тоже. Для борьбы с ржавчиной изобретаются специальные профилактические мероприятия, которые стоят денег. Короче говоря ужас.
Снижение запасов
Очень интересная задача, способная принести компании реальные, живые деньги. И писать тут можно бесконечно.
Для снижения запасов существует несколько главных направлений:
Применение работающих методик способно кардинально решить вопрос с запасами.
Я помню такой диалог. Сижу в кабинете финансового директора. Ему звонит помощник и жалуется, что банки атакуют. Нужно платить проценты по кредитам. При этом запасы на складе превышают миллиард рублей. И постоянно растут. Вот туда и уходят эти кредиты.
Ситуация, когда на одном складе/магазине лежит товар, который не продается, а в другом магазине этого товара не хватает, я думаю, знакома многим. Это тоже следствие отсутствия методик управления. И ERP система внедрена, и все вроде ок, только пользы от этого нет.
Оптимизация ассортимента тоже важный нюанс. Какой товар пора выводить из оборота, а какой наоброт держать на складах? Какой товар приносит больше дохода компании, а какой меньше. Один товар может приносить 100р прибыли, а другой 1000р. Но на складе держать надо тот, который приносит 100р., а тот, который 1000р. вообще вывести из оборота, потому что он тупо не продается. Такое запросто возможно.
Скорость потока производства
Это время, за которое вы способны выполнить заказ. Это не то время, за которое вы выполняете какую-то операцию. Это скорость выхода продукции. От момента запуска заказа в производство до момента отгрузки.
Очень важный момент. И здесь без методик управления с задачей не справиться.
Здесь и методики диспетчеризации заданий и методики управления закупками и синхронизация закупок с производством и много чего другого надо применять. В противном случае производство превращается в черную дыру, которая поглощает заказы. В нее всё входит, но ничего не выходит. Производство начинает пожирать деньги компании. Заказы буквально застревают в производстве и это превращается в ад. Начальники бегают по цехам и проталкивают заказы. Я сам лично такую картину наблюдал неоднократно. И ERP система там тоже внедрена и целый отдел в компании создан для ее поддержки. А денег на оплату % по кредитам нет…
А философия очень проста — чем быстрее вы выпустите продукцию с завода, тем быстрее получите деньги. Чем дольше заказ находится в процессе производства или лежит на складе в ожидании, тем хуже для компании. Для решения этой задачи совершенно не достаточно внедрить ERP-систему. Для решения этой задачи нужна ERP-система, в которую заложены методики, способные решить эту задачу. Чувствуете разницу?
Точно в срок
Отгружать заказы точно в срок — ахиллесова пята многих компаний. Это очень сложная задача.
Однако, если применять правильные методики управления закупками/производством, это решаемо.
У меня есть клиент, который сразу говорит клиентам, что в случае неотгрузки в срок, заплатит штраф. Он единственный на рынке, кто может себе позволить такое сказать клиентам. Потому что у него нет проблем с отгрузкой в срок. Мы как-то считали у него этот процент, так вот он превысил 99%. Это просто космос для среднестатистической компании. Такой уровень невозможен, если вы просто внедрили современную ERP-систему или автоматизировали бизнес-процессы. Это возможно только, если внедренная ERP система знает, как достичь такого результата.
Убытки в проектном бизнесе
Вот простой пример. Ко мне приехал на переговоры собственник одной региональной строительной компании. Компания два года подряд заканчивает с убытками. Но никто не знает в чем причина. И инвестиций нет, а убытки есть.
Сделки очень сложные, длятся по году-два. Какие-то проекты просто съедают прибыль. А понять какие именно, компания не может.
Когда проект начинается, он точно прибыльный. Но затем он меняется в процессе и прибыль исчезает. Это сложный вопрос, мы на разработку методик для его решения потратили несколько лет. Кратко я эти вещи описывал здесь. Эту задачу тоже невозможно решить просто автоматизацией. Потому что это не имеет никакого отношения к автоматизации.
Вывод
ERP-система должна приносить компании совершенно конкретный эффект, который должен выражаться в деньгах. И возможно это только, если компания будет применять определенные методики управления, которые смогут дать этот эффект и которые заложены в такую систему. И меня немного умиляет, когда в качестве главного преимущества ERP-системы называют ее монолитность. Я, конечно, тоже за монолитность, но это совершенно не важно, монолитная ваша система или модульная. Это важно для ее обслуживания, то есть вопрос чисто технический, мелкий, можно сказать.
А если модульная система приносит компании экономический эффект, а монолитная нет, то вы какую выберете?