Для чего нужна коммуникация
Коммуникативные навыки: почему они так важны и как их усовершенствовать.
Мы постоянно слышим о том, что без хороших коммуникативных навыков не обойтись ни в профессиональной жизни, ни в личной. Они позволяют нам легче находить общий язык с разными людьми, эффективнее работать в команде и быстрее продвигаться по карьерной лестнице. Но что именно означает термин «коммуникативные навыки»? Почему они так важны для успеха? И, наконец, что делать, чтобы их улучшить? На все вопросы мы постараемся ответить в этой статье.
Что такое коммуникативные навыки и почему они так важны?
Коммуникативные навыки — это способность передавать и получать информацию. И на первый взгляд кажется, что ничего сложного в этом нет. В конце концов, ещё детьми мы научились говорить и понимать чужую речь. Но суть здесь не только в обмене информацией как таковом, но и в умении максимально точно выражать свои мысли, улавливать смысл сказанного собеседником и адекватно реагировать на чужие сообщения. Всё это и есть эффективное общение.
Специалисты, обладающие хорошо развитыми коммуникативными навыками, востребованы во всех отраслях. Умение эффективно общаться помогает избегать недопониманий и конфликтов, быстрее находить решения сложных вопросов и работать продуктивнее. А это, в свою очередь, экономит ресурсы компаний. Поэтому коммуникативные навыки необходимы всем, без привязки к сфере деятельности, должности и опыту. Ведь независимо от того, работаете ли вы разработчиком программного обеспечения или менеджером по продажам, вам необходимо уметь представлять свои идеи другим людям.
Чтобы научиться общаться эффективно, нужно освоить целый ряд навыков. Давайте подробнее остановимся на самых важных из них.
5 главных навыков для эффективного общения.
Конечно же для того, чтобы сделать хорошую презентацию для большой аудитории и чтобы обсудить рабочие вопросы с начальником, нужны разные навыки. Но есть определённые умения, без которых невозможно рассчитывать на эффективное общение в любой ситуации.
Прежде всего, нужно научиться не только слушать, но и слышать. Ведь часто бывает, что вместо того, чтобы сосредоточиться на смысле сказанного собеседником, мы начинаем заранее обдумывать свой ответ. Эффективная коммуникация начинается с умения слушать: быть внимательным на протяжении всего разговора и задавать уточняющие вопросы, если это необходимо. Попробуйте попрактиковаться — и вы будете поражены, насколько это улучшит ваши коммуникативные навыки!
Независимо от того, разговариваете ли вы с кем-то лично, по электронной почте или по телефону, очень важно выражаться чётко и кратко. Чтобы не запутать слушателя и избежать недопонимания, лучше всегда дать себе время подумать и сформулировать то, что собираетесь сказать. Также стоит уделить внимание тому, насколько громко вы говорите. Если голос слишком тихий, собеседники будут плохо вас слышать. А если слишком громкий, это может восприниматься как агрессия.
Под невербальной коммуникацией подразумевается передача информации между людьми без использования речевых сигналов. Язык тела, жесты, мимика, интонации крайне важны в общении. Исследования показывают, что от 70 до 93 процентов информации мы получаем как раз через такие невербальные подсказки. И их правильная интерпретация является необходимым условием эффективного общения.
Эмпатия — ещё один навык, без которого невозможно обойтись. Чтобы по-настоящему понять другого человека, мы должны быть способны поставить себя на его место, распознать его эмоциональное состояние, разобраться в его чувствах. Это позволит адекватно вести разговор.
Также, чтобы общаться эффективно, нужно научиться справляться с собственными эмоциями. Ведь часто случается, что в пылу спора люди говорят что-то такое, о чём позже жалеют. Умение управлять стрессом позволяет сохранять ясность собственных суждений даже во время самых бурных дискуссий.
Все эти навыки — универсальные. Они пригодятся независимо от того, общаетесь ли вы с клиентами, коллегами или друзьями. Но как же их усовершенствовать?
Как развить коммуникативные навыки?
Коммуникативные навыки каждого человека формируются в течение всей его жизни. Но есть множество способов, которые помогут усовершенствовать их довольно быстро. Вот несколько идей для начала.
Навыки эффективного общения — один из самых востребованных работодателями «мягких» навыков. К тому же они нужны для выстраивания продуктивных взаимоотношений не только на работе, но и во всех других сферах жизни. И приложить немного усилий для их совершенствования определённо стоит.
Важность коммуникации
Для каждой компании наступает период, когда заработная плата перестает мотивировать сотрудников… Как правило, на этом этапе менеджеры и начинают задумываться о «системе» мотивации. Но всегда ли дело только в мотивации?
Большинство компаний проходит несколько этапов становления: сначала стартап, с узким кругом сотрудников и всеми сопутствующими особенностями («универсальные бойцы», зарплаты «в конвертах» и пр.). Со временем бизнес взрослеет, растет количество работников, компания структурируется, становится публичной… Постепенно отлаживаются базовые HR-процессы, в том числе система мотивации: разрабатываются программы, направленные на повышение производительности труда, лояльности, вовлеченности и т. д.
Под мотивацией, как правило, подразумевают набор факторов, которые должны «драйвить» сотрудника, побуждать его к «правильному» поведению и достижениям. Эти факторы называют по-разному: «совокупная компенсация», «совокупное вознаграждение», «совокупное поощрение». Я предпочитаю термин «совокупная компенсация» (СК). В большинстве случаев совокупная компенсация включает в себя:
Основная задача системы мотивации — обеспечивать привлечение, вовлечение и удержание лучших сотрудников. Эффективная система мотивации:
Но чтобы система мотивации (даже самая лучшая) заработала, люди должны:
а) узнать о ней;
б) понять, какие ценности она для них создает и
в) принять предложенные «правила игры».
Как же можно обеспечить все эти условия: информирование, понимание и принятие? Только через коммуникацию!
Во-первых, правильная коммуникация помогает сотрудникам понять используемые руководством методы мотивации. Если люди не воспринимают ценности программ, предусмотренных политикой мотивации, эти программы не будут работать.
Во-вторых, эффективные коммуникации определяют взаимоотношения между компанией и сотрудниками, формируют корпоративную культуру, в том числе и «культуру мотивации».
Мой друг (с компаньоном) создал компанию по продаже металлопластиковых окон. Сначала все было хорошо, бизнес активно развивался, нанимались сотрудники… Затем отцы-основатели перестали заниматься продажами, сосредоточившись на развитии бизнеса.
Но со временем вместо того, чтобы искать новых клиентов, менеджеры по продажам начали все чаще общаться между собой или «уходить» на больничный. Разумеется, доходы перестали расти. После длительных раздумий директора пришли к выводу: «Что-то нужно делать с мотивацией». Посовещавшись, приняли решение: уменьшить на 50% фиксированную зарплату и ввести переменную часть вознаграждения — процент от суммы продаж (заказов). При этом менеджерам по продажам подробности не раскрыли — просто сказали, что будет введена новая система оплаты труда.
Разумеется, получив зарплату «по-новому», сотрудники ничего не поняли: «Почему такая сумма? За что? Что нужно сделать, чтобы заработать больше?» В следующем месяце ситуация повторилась. Несмотря на то что новый подход к оплате труда был вполне разумным, энтузиазм людей упал до «нуля». Продажи продолжали стремительно снижаться, более того, из компании начали уходить лучшие — квалифицированные и лояльные сотрудники. Судя по всему, они решили: зачем напряженно работать, если зарплату все равно уменьшают, сколько и за что заплатят — непонятно…
Чтобы спасти компанию, директора вновь занялись продажами. Через какое-то время доходы выросли — то есть причина все-таки была не в рынке, продуктах или конкурентах. В недоумении собственники собрали оставшихся сотрудников, и начали разбираться.
Что же оказалось? — Люди просто не понимали принципов расчета вознаграждения. После разъяснения формул, по которым рассчитывались бонусы, сотрудники воодушевились, составили личные планы и начали работать «с огоньком». Думаю говорить о том, что фирма очень успешна до сих пор — излишне.
Среди основных функций менеджмента коммуникация является одной из важнейших (рисунок). Именно коммуникация (от лат. communicatio — сообщение, передача) связывает отдельных людей в коллектив, обеспечивает их слаженную, эффективную работу — а значит, управляемость. Основные цели коммуникации — достичь понимания между отправителем и получателем информации и побудить человека к действиям.
Рис. Задачи менеджеров
Что такое стратегическая коммуникация? Это коммуникация, задача которой — донесение до каждого сотрудника стратегических целей компании, а также проектов, программ, задач и т. д., оказывающих непосредственное влияние на достижение поставленных целей.
Эффективная коммуникация повышает осведомленность и информированность сотрудников о системе мотивации в компании, понимание ими ценности СК. Чтобы коммуникация была эффективной, необходимо обеспечить:
Хорошо подготовленная коммуникация должна содержать призыв к действию. Конечно, человек — не автомат, он действует, когда:
«Перескакивать» через этапы нельзя, иначе не достичь мотивирующего эффекта.
Как сделать коммуникацию эффективной? Первый шаг — разработать программу информирования сотрудников — коммуникационную кампанию. Коммуникационная кампания — это заранее продуманный, спланированный комплекс действий, направленный на установление контакта и/или донесение информационного сообщения до человека или группы людей, цель которого — добиться полной осведомленности реципиентов о предмете и/или побуждение к конкретным действиям.
В первую очередь — еще до начала «активных действий» нужно определить:
При оценке эффективности коммуникационной кампании чаще всего используются следующие показатели:
Каналы коммуникации:
1) личная встреча;
2) использование корпоративных СМИ, объявлений и пр.;
3) рассылки по электронной почте, информация на сайте компании и пр.;
4) комбинированные каналы.
Технические средства передачи информации:
1) CD/DVD (при широкой филиальной сети — для передачи записей выступлений руководителей и пр.);
2) видео/web-конференции;
3) электронная почта;
4) телеконференции;
5) корпоративный интернет-портал.
Методы получения обратной связи:
1) анкетирование;
2) интервьюирование;
3) тестирование;
4) голосование.
План подготовки коммуникационной кампании приведен в таблице 1. Чтобы кампания была успешной, очень важно последовательно пройти все этапы.
Табл. 1. План подготовки коммуникационной кампании
Этап
Ответственные
Департамент по персоналу, отдел коммуникаций
Определение понятия общения
Само понятие общения имеет несколько определений, что связано с разными взглядами ученых и специалистов на данную проблему. Каждый из специалистов в этой области предлагает свое виденье и трактовку. Мы же просто попытаемся свести все к общему знаменателю.
Согласно краткому психологическому словарю, понятие общения – это сложный многоплановый процесс, направленный на установление и развитие контактов и связей, включающих обмен информацией, взаимодействие, восприятие и понимание собеседника.
Значение слова «общение» может меняться. Как было сказано выше, связано это с различными точками зрения, характерными для разных ученых и разного времени. Однако, в целом сущность общения остается неизменной – это обмен информацией с применением различных средств коммуникации.
Характерные свойства и черты общения
Понятие межличностного общения имеет три характеристики – это содержание, функции и средства. К содержанию относится передача информации, понимание и восприятие, взаимодействие собеседников, влияние друг на друга, взаимная оценка и обоюдное управление деятельностью. Из содержания вытекают основные функции общения, которые разделяются на коммуникативную, информационную, когнитивную, эмотивную, контативную и креативную. В случае отсутствия или нарушения хотя бы одной функции общения, оно страдает.
Природа возникновения общения и потребности в нем
Общительный человек смело шагает навстречу новому – новым знаниям, новой информации, новым людям. Открытые и любознательные личности, сами того не замечая, обеспечивают себе массу интересных встреч, событий, знакомств, новых целей, но ведь сущность общения, как и само общение, заключается не только в этом. Для каждого человека возможность пообщаться с себе подобными является залогом постоянного пополнения жизненного багажа, интеллектуального и психологического развития. В этом же проявляются и основные цели общения. Дарованная природой особенность помогла человеку выжить и утвердиться среди других, более сильных видов.
Как вы думаете, открыли бы вы в себе тягу к точным наукам или музыке, если бы не ходили в школу и не посещали эти предметы, какими бы скучными они ни казались вам изначально? Нет, ведь общение играет крайне важную роль, а учитель, преподавая нам в школьные годы какой-либо предмет, беседуя с нами, учениками, не только выявляет те или иные способности, но и помогает развивать их, параллельно прививая и основные правила общения.
Становление личности
На этапе становления человека, как личности, то есть, еще со школьных лет, особенно важную роль играет общение с родителями. В идеале, необходимо стараться беседовать с ними, как можно больше и чаще, делиться новостями, происходящими событиями. Предельно важно в разговорах с родителями не обманывать их, быть откровенным, искренним и честным. Таковы цели общения и их основные правила на данном этапе.
То, что школьникам кажется непонятным, к примеру, родительский запрет, в большинстве случаев оказывается правильным решением. Только представьте, если бы в юношеские годы нам было позволено абсолютно все. Наверное, неприятности преследовали бы нас на каждом шагу, и мы, будучи еще детьми, понятия бы не имели, как из них выбраться.
Как все зарождалось?
Задумывались ли вы когда-то над тем, зачем человеку общение? Попробуйте представить, что в ходе эволюции речевой аппарат так и не начал бы развиваться, а сами люди не проявляли бы стремления хоть как-то контактировать друг с другом. Как вы считаете, если бы стремление к коммуникации и получению новой информации у человека отсутствовало, а значит, отсутствовали бы и все функции общения, была бы эволюция в том виде, в котором мы ее видим сейчас и видели с тех пор, как человечество заинтересовалось развитием всего живого? Имели бы мы хоть малейшее понятие о том, что это такое – эволюция? Ответ однозначный – ничего этого бы не было. Общение сыграло свою роль, собственно, в нем и состоит основа выживания всех сложных видов, которая развита у многих живых организмов. И пусть у них это представлено не в том виде, к которому мы привыкли, тем не менее…
Общение – залог развития цивилизации, нерушимый фундамент социума. Однако, стоит понимать, что под этим подразумеваются не только звуки, которые мы способны воспроизводить своим речевым аппаратом. Глухонемые люди ведь тоже «разговаривают» друг с другом, правда, используют для этого не слова, а жесты.
Общение в любой его форме – это обмен информацией, единственный возможный вариант передачи новых знаний, навыков, опыта другим людям, ведь только так можно помочь друг другу, помочь выжить человеческому виду и развиваться дальше, но ведь и это не единственная функция общения.
Какую роль играет коммуникация в человеческой жизни?
На вопрос, зачем человеку общение, отвечает история первобытного общества. Человеческая речь – это «первое дитя» коммуникации, которая у первобытных людей происходила посредством жестов. Именно тогда формировались первые правила общения, зарождались общие понятия, обозначение предметов, а затем уже формировалась и письменность. Так родился социум и общество в целом, установились правила межличностного общения, действующие и по сей день.
Нормальное, полноценное формирование психики, как и ее дальнейшее развитие, невозможно представить без коммуникации. Следовательно, роль общения в жизни человека предельно высока. Это ведь единственный способ обмена информацией, восприятия и понимания окружающего мира. Общение – это то, что отличает человеческий вид от других биологических видов, обитающих на Земле.
Невозможно недооценить и роль общения в профессиональной деятельности человека. Это специфический вид межличностного взаимодействия, так как в профессиональной деятельности есть свои правила общения, ограниченные общепринятыми правилами поведения и межличностных отношений в пределах одной организации (компании). Это еще называют корпоративной этикой.
Зачем коммуникация нужна человеку?
Общение играет важнейшую роль в жизни человека. Разница может заключаться разве что в его количестве и частоте. Так, кому-то будет достаточно один-два раза в неделю выбраться куда-то с друзьями и побеседовать с ними, чтобы поднять настроение и улучшить самочувствие, а все оставшиеся дни такой человек вполне может находиться в одиночестве. А для кого-то общение играет более важную роль – такой человек и 20-ти минут не может провести наедине с собой, начинает страдать от скуки и испытывать непреодолимое желание с кем-то контактировать. К слову, такое желание в большей степени нацелено на сам процесс, а не на его конечный результат.
Что порождает желание коммуницировать?
Люди жаждут общаться, можно назвать это банальным желанием, но более правильный термин – это потребность.
Так, с большой вероятностью можно сказать, что у детей общение – это неврожденная потребность. Формируется она под влиянием активности, которую проявляют присутствующие рядом взрослые, и возникает, зачастую, приблизительно к двум месяцам.
А вот подростки убеждены, что испытывают непреодолимое желание пообщаться. Убеждены они и в том, что делать это они могут ровно столько, сколько сами посчитают нужным. Именно поэтому большинство подростков протестуют против попыток взрослых контролировать их потребность в проведении времени с друзьями, а значит, и в дружественных беседах. На данном этапе не стоит забывать об основных функциях общения, которые играют свою роль в формулировке коммуникативных навыков.
У взрослых людей нужда в коммуникации тоже проявляется довольно сильно. Многие мужчины и женщины, контактируя с кем-либо меньше, чем им самим этого хочется, начинают погружаться в негатив.
Отсутствие межличностных контактов и его последствия
То, какова степень потребности человека контактировать и взаимодействовать с себе подобными, определяет его жизнь в целом и нахождение (место) в обществе. Это может быть семья, рабочий коллектив, друзья, школа, группа в университете. Человек, лишенный возможности разговаривать и контактировать с другими людьми, а значит, неспособный выполнять все функции общения, никогда не сможет стать социальной личностью, приобщиться к социуму и культурно развиться. Человека он будет напоминать разве что внешне.
«Дети-маугли», лишенные возможности контактировать и взаимодействовать с представителями своего вида непосредственно после рождения или в раннем детстве, доказывают этот факт, а значит и то, насколько важной является роль общения в жизни человека. Находясь в изоляции от человеческой речи, они, естественно, даже не догадываются о том, каково это – побеседовать с кем-то. Организм у таких личностей развивается естественным образом, а вот развитие психики задерживается, а то и вовсе не происходит. Основная причина этого кроется в отсутствии коммуникативного опыта с другими людьми, а значит, и в отсутствии всех функций общения. Собственно, такие случаи, как ничто иное, доказывают то, насколько человеку важно контактировать и разговаривать с другими людьми.
Многогранность общения в целях
То, ради чего и почему человек, как и любое другое живое существо, проявляет такого рода активность как коммуникация и потребность в ней – это и есть главные цели общения. Так, животные общаются для побуждения себе подобного к определенным действиям либо предупреждение о воздержании от какого-либо действия. Этот процесс подчиняется исключительно животным инстинктам, которым, собственно, и руководствуются представители фауны.
Стили и классификация
Исходя из некоторых особенностей, общение в жизни человека можно разделить на прямое (непосредственное) и косвенное (опосредствованное). В первом случае общение собеседников происходит напрямую, они общаются друг с другом, применяя соответствующую мимику, жесты, интонацию и тон.
Во втором случае информация между собеседниками передается не напрямую, а опосредовано (письма, документация, СМИ и т. д.). Стоит отметить, что прямое общение обладает лучшей результативностью и воздействием на собеседника, чем косвенное. Однако, первый вид в большей степени может быть подвергнут эмоциям, так как такое общение в жизни каждого человека происходит в реальном времени, а второй – здравому рассудку, так как есть время для того, чтобы осмыслить ситуацию, проанализировать ее.
Существуют также формальный и неформальный типы общения, из которых следует, что отношения между людьми бывают деловыми и личными. Следовательно, и правила общения для каждого из двух типов будут отличаться. В первом случае выражается симпатия или антипатия в отношении друг друга, уважение или его отсутствие, доверие или недоверие. А вот деловое общение – это отношения, которые складываются между людьми, состоящими в тех или иных социальных группах, организациях. В его основе лежат права и обязанности, действующие в той или иной группе (организации). Следовательно, роль общения в профессиональной деятельности человека и роль такового в повседневной, бытовой жизни существенно отличается. Если в первом случае человек ограничен определенными рамками и правилами, продиктованными организацией (компанией), то во втором он ограничен лишь своим собственным мнением, желаниями и особенностями характера. Общей здесь может быть разве что роль воспитания, но не роль общения в целом.
Искусство межличностной коммуникации
Общение – это естественный процесс. При идеальных обстоятельствах все люди должны беспрепятственно контактировать друг с другом. Вот только на деле, в реальной жизни некоторые особи испытывают боязнь коммуникации, которую называют социофобией. Потребность в контакте с другими людьми в таком случае отсутствует практически или полностью. Зачастую подобный страх возникает еще в подростковом возрасте, который является самым сложным этапом в жизни любого человека.
В случае, когда первый опыт осознанного вхождения в общество, первое общение с кем-либо имеет негативный характер, то и в дальнейшем такой человек будет испытывать проблемы с межличностными связями. Это сводит к минимуму потребность в разговорах и беседах с себе подобными, нередко приводит к замкнутости или же порождает желание избегать подобных «раздражителей», то есть социума в целом.
Значение общения в человеческой жизни невозможно переоценить. Это искусство и навыки, которые приобретаются с годами. Вполне естественно, что коммуникативные навыки человека зависят не только от его личностных характеристик, но и от окружения, в котором он находился (находится) на разных этапах своей жизни.
Однако соблюдая правила межличностного общения, можно избежать многих неприятностей:
Соблюдая простые правила
Как правило, беседы с родными, близкими и друзьями не вызывает у нас затруднений. Мы испытываем наиболее сильную тягу к разговорам с такими людьми, тем более, что мы прекрасно знаем об их реакции на те или иные высказывания, реплики, новости. С незнакомыми людьми желание пообщаться не столь высоко, но нередко оно является вынужденным, необходимым. Говорить с незнакомцами нужно только в положительном ключе, проявляя лишь положительные свойства и черты характера, будучи доброжелательными. Делать это лучше с улыбкой на лице, соблюдая существующие правила общения. Еще более важно, чтобы фразы, сказанные вами, были к месту.
Напоследок предлагаем вашему вниманию несколько эффективных рекомендаций для грамотного построения межличностных отношений и взаимодействия с окружающими: