Для чего нужна корпоративная электронная почта
Кому и зачем нужна корпоративная почта?
Надежность работы электронной почты является абсолютной необходимостью для любого бизнеса. Почтовые сервисы, размещенные на собственных серверах, когда-то были стандартом для многих компаний, но сегодняшние облачные решения предлагают гораздо большую масштабируемость и гибкость. Поэтому за последние несколько лет произошел резкий рост числа пользователей облачной электронной почты. Как и следовало ожидать – переход на почтовый сервис в облаке дает значительные преимущества. В этой статье рассмотрим их подробнее и расскажем, как организовать корпоративную почту.
Зачем нужна корпоративная почта
Это вполне резонный вопрос, учитывая то, что почту можно организовать бесплатно. Но даже такая, казалось бы, незначительная деталь как доменное имя ящика, может сказаться на формировании ценности вашего бренда в умах клиентов. Адрес почты ‘ivanov777@mail.ru’ маловероятно вызовет доверие у потенциальных клиентов при рассмотрении коммерческого предложения. Кроме того, в случае если злоумышленники украдут ваши учётные данные, вернуть доступ к своему почтовому ящику будет проблематично. Решением является подключение домена к почте и создание почтовых ящиков типа ‘ivanov@yourcompany.ru’
Корпоративная почта – это почтовый ящик, который размещен на домене, принадлежащем компании. В их адресах будет присутствовать доменное имя вашей компании, а не названия чужих почтовых сервисов, типа yandex и mail.
Если вы используете свой домен для почты, то сможете легко менять поставщиков почтовых услуг, изменяя настройки forwarding из панели управления доменом, сохраняя при этом адрес. Если учётные данные вашей почты попадут к злоумышленникам, вы сможете спасти ситуацию убрав forwarding, не давая им возможности получить пароли ко всем вашим сайтам через почту. Таким образом, доменная бизнес-почта может одновременно быть конкурентным преимуществом и способом обеспечения безопасности данных.
Преимущества облачной почты
Никакого обслуживания сервера
Никто, кроме самого преданного технофила, никак не заинтересован в обслуживании сервера. Это сложно, дорого, и кажется, что их нужно обновлять примерно каждую минуту или около того. Переход на облачную почту означает перенос этой части ваших ИТ расходов с переменных на фиксированные. Облачная электронная почта – отличное решение для компаний с ограниченным бюджетом на ИТ:
Отказ от «железа» позволяет техническим специалистам сконцентрироваться не на обслуживании, а на новых проектах, которые приносят дополнительную прибыль.
ИТ-специалисты не тратят время на работу с электронной почтой – все администрирование берет на себя провайдер.
Отказ от физического почтового сервера позволит существенно сэкономить на электроэнергии и вложениях в аппаратное обеспечение.
Доступ всегда и везде
Облачная почта доступна из любого места, с любого устройства. Это особенно удобно, если у вас есть удаленные сотрудники, а такая тенденция сейчас наблюдается во многих отраслях. Такой подход сделает их работу более продуктивной. Все, что нужно, это подключение к Интернету. Учетные записи электронной почты в облаке синхронизируются мгновенно и автоматически, поэтому данные доступны с нескольких устройств.
Объема памяти облачной почты хватит для отправки и хранения мультимедийных сообщений, включая видео-сообщения. А самое главное, пользователи работают с последней версией почты, и всегда имеют актуальные данные.
Простое аварийное восстановление
Если все же случится непредвиденное и ваш внутренний сервер или сеть будут скомпрометированы, то и данные электронной почты также окажутся под угрозой. Задумайтесь на минуту о каждом файле, таблице или контракте, которые находятся в архивах почты, и представьте, насколько сильно скажется на бизнесе потеря всей этой жизненно важной информации.
С электронной почтой, работающей в облаке, проблемы с аппаратным обеспечением действительно не имеют значения. Даже если компьютер не работает, можно зайти с другого устройства и снова заняться своими делами, как обычно. С облачной почтой даже в случае сбоя, все ваши материалы с легкостью восстанавливаются за счет хранения данных в нескольких ЦОДах. Таким образом, время безотказной работы в вашей организации будет больше, чем в тех организациях, которые все еще полагаются на свои локальные решения.
Данные в безопасности
При использовании облачного сервиса ваша корпоративная электронная почта будет находиться в высокозащищенном дата-центре. Это гораздо надежнее сервера внутри офиса. Облачные провайдеры выделяют гораздо больше ресурсов для защиты своих объектов, чем большинство других организаций. Поэтому переход к облачному решению – верный шаг с точки зрения защиты корпоративных данных.
Как организовать корпоративную облачную почту
Одним из лучших и проверенных временем решением является построение бизнес-почты на базе Hosted Exchange Server от Microsoft. В чем его преимущества?
Широкие возможности настройки. Бесплатная почта не предоставляет системному администратору удобных способов управления всеми ящиками. В корпоративной почте такие возможности есть – можно настраивать списки рассылок, фильтровать письма с нежелательных адресов и на нежелательные адреса, регулировать внесение изменений и удаление. Корпоративная почта является собственностью только вашей компании, поэтому только вы её контролируете. Это означает, что никто не сможет безвозвратно удалить какую-либо информацию, а уволившийся сотрудник не уйдет со всеми собранными контактами.
Дополнительный функционал. Hosted Exchange – больше, чем просто электронная почта. Это единая информационная среда для совместной работы, общие задачи, календари и контакты. Вы получите полный доступ к широким возможностям почтового клиента Microsoft Office Outlook для работы с электронной почтой. В бесплатных почтовых сервисах подобного функционала нет.
Мощный почтовый сервер без капитальных затрат. Решение Hosted Exchange можно арендовать в облаке. Это поможет избежать затрат на покупку и обслуживание собственного почтового сервера, лицензий на ПО Microsoft. Так вы сможете пользоваться всеми преимуществами корпоративно почты без больших капитальных затрат.
Корпоративная почта доступна через Интернет, данные хранятся в облаке, а контролируете их только вы. Вся информация передается по защищенному SSL соединению. Легкая миграция на сервис Hosted Exchange обеспечит быстрое развертывание и моментальное внедрение этого решения в ваши бизнес-процессы.
Если вы хотите воспользоваться всеми преимуществами облачной электронной почты, мы рекомендуем начать с малого – протестировать сервис. Так вы сможете определить, подходит ли вашей организации такое решение. После этого вы можете либо продолжить миграцию, либо Cloud4Y поможет это сделать за вас. Свяжитесь с нами по телефону +7 495 268 04 12 для получения дополнительной информации.
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Для чего используют корпоративную почту
Корпоративная почта — бизнес-инструмент, который помогает в ряде важных направлений Вашей деятельности. К ним относятся:
Разберем каждый из них подробнее.
Продвижение в сети интернет
Всякий раз отправляя письмо, Вы косвенно упоминаете название своей компании. Это один из ключевых элементов в построении бренда, а также маркетинговом развитии Вашего бизнеса.
Кроме этого, по ссылке, оставленной в подписи письма, возможны переходы на Ваш сайт, что в свою очередь дает возможность:
Безопасность передаваемой информации
Корпоративная почта — залог внутренней безопасности: она управляется своим администратором, а все электронные ящики принадлежат владельцу сайта. Как это работает?
Имидж компании
Дополнительным плюсом корпоративной почты является имя компании в составе названия электронных ящиков, что дает конкурентное преимущество и подчеркивает статус компании. Что это значит? Большинство клиентов и поставщиков, работающих B2B, чаще всего не обращают внимание на запросы по электронной почте от ящиков, созданных на бесплатных почтовых сервисах (@mail.ru @rambler.ru, @yandex.ru, @gmail.com) по ряду причин:
Удобство работы
Как бы странно не звучало, корпоративная почта может помочь и в организации бизнес-процессов компании. А именно:
Подробнее о внутренних рассылках можно прочитать в нашей статье здесь. При организации ее на сервисах Google и Яндекс Вы также получаете внутренний чат компании, который отлично помогает в согласовании мелких деталей. С помощью корпоративного чата:
Обратите внимание! Корпоративный чат, который предоставляют подобного рода сервисы, работает только при наличии доступа к Интернету. Если доступа нет, сотрудники не смогут вести переписку и обмениваться данными. Чтобы Вы и сотрудники компании не зависели от сети, мы предлагаем альтернативные корпоративные чаты, для работы которых не нужен Интернет.
На заметку! В настоящее время почтовые системы используют спам-фильтры под которые чаще всего попадают адреса бесплатных почтовых сервисов.
Подытоживая вышесказанное, можно с уверенностью сказать, что корпоративная почта — отличный инструмент для продвижения собственного бренда, а также оптимизации и упрощения некоторых бизнес-процессов. Кроме того, это небольшая, но все же гарантия защиты Вашей информации от сторонних лиц.
Если хотите безопасно обмениваться ценными данными, вести переписку с партнерами, привлекать новых клиентов и своевременно получать важную информацию, закажите настройку и сопровождение корпоративной почты прямо сейчас! Для получения более подробной информации об услуге свяжитесь с нами по телефону (посмотреть) или закажите бесплатную консультацию на сайте.
Корпоративная почта: для чего она нужна и можно ли без нее обойтись
Не так давно мне на почту пришло письмо: просят открыть доступ к базе одного моего клиента, для синхронизации с 1С. Письмо от некоего Пети с бесплатной почты mail.ru.
Понятно, что я удивился. Сначала позвонил клиенту, выяснилось, что у них действительно сейчас работает программист, и ему действительно нужна база. Заставил программиста выслать мне нормальное ТЗ с корпоративной почты. И тогда уже открыл доступ.
Этот инцидент сподвиг меня-таки написать эту статью про корпоративную почту. Потому что кажется, что всем всё вокруг понятно и очевидно, а на самом деле многие просто не задумываются о таких, как им кажется, мелочах.
Что вам дает корпоративная почта
То, что стоит после «собаки» в вашем почтовом адресе — это очень важно. И вот почему.
1. Культура делового общения. Когда ваш деловой партнер/клиент/контрагент получает от вас письмо, то первое, что он видит — это адрес вашей почты. Вы таким образом как бы представляетесь. И теперь сравните две ситуации.
а) В почте лежит письмо с адреса ivanov@sberbank.ru. Независимо от темы сообщения, вы уже видите, что вам пишет представитель Сбербанка — и, скорее всего, отнесетесь к письму серьезно.
б) В почте лежит письмо с ящика vasia@mail.ru. Если еще в теме письма написано что-то вроде «От Васи» — то это можно счесть даже некоторым хамством. Это все равно что вам звонят в офис — а вы вместо приветливого: «Здравствуйте! Компания «Ромашка», Василий» рявкнете в трубку: «Чё надо?!»
Этикет делового общения (в том числе и переписки) предполагает, что вы заботитесь об удобстве другого человека. Ему должно быть с первого взгляда понятно, кто пишет, из какой организации и по какому вопросу.
2. Поиск писем во входящих. Ситуация: полгода назад я общался с оператором связи «Мегафон». Понимаю, что надо снова связаться с ними, но не помню ни фамилии, ни адреса почты.
Что я делаю? Набираю в поиске почтовой программы «megafon» и мгновенно нахожу нужные мне пять писем. Если бы сотрудник «Мегафона» писал мне, например, с yandex.ru или mail.ru, это была бы совсем другая история.
Вот это раздражение от того, что сотрудник отнял у меня время и доставил неудобства — оно очень легко переходит на компанию в целом.
3. Дополнительная реклама сайта. Когда человек получает письмо с корпоративного ящика, то он видит после «собаки» домен сайта: например, 911@re96.ru. Велика вероятность, что он зайдет на этот сайт. Особенно если вы пишете в первый раз, и человек хочет узнать, что за компанию вы представляете — а лишний заход на сайт положительно влияет на его рейтинг в поисковых системах.
4. Имидж компании. Корпоративная почта, как и собственный сайт — признак солидности компании. И наоборот, если предприятие пользуется бесплатными почтовыми сервисами, тем же mail.ru — доверие к нему очень снижается.
Руководителю, который не придает этому значения, стоит задать себе несколько вопросов.
а) Вы уверены, что с такой почтой компания не выглядит как перекупщик и не отталкивает потенциальных клиентов?
б) Вы же понимаете, что полностью бесплатным бывает только сыр в мышеловке. Стоимость одного сервера в хорошей комплектации приближается к 2 млн рублей. Вопрос: как бесплатные почтовые сервисы окупают эти затраты? Недавно услышал интересную мысль: если вы не платите за товар или услугу, значит, вы и есть товар 🙂 Тут есть над чем подумать.
Конечно же, экономия — вещь хорошая. И платить за ненужное действительно не надо. Главное понять, где вы действительно сэкономите, а где больше потеряете. Я об этом уже писал: Как сэкономить на обслуживании компьютеров в офисе и потерять сто тысяч за три дня.
в) Когда сотрудник работает с клиентами со своей личной почты, то вы не знаете, как и о чем он с ними общается. И если он решит перейти к конкурентам — то не забудет ни об одном вашем клиенте. Он будет дальше вести с ними переписку и переманивать к себе.
Как перейти на корпоративную почту
Мне часто задают вопрос: сколько это стоит — перейти на корпоративную почту? Отвечаю: нисколько. Ноль рублей.
Если у вас есть сайт, то, скорее всего, есть уже и оплаченная почта. Почти все хостеры предоставляют это в комплекте.
Другой частый вопрос: что делать, если наши клиенты привыкли к старой почте? Как их «перевести»? Помогут следующие шаги:
1.Уведомить контрагентов. Можно, не мудрствуя лукаво, написать своим контрагентам о том, что адрес изменился. По электронной почте или другим способом: например, вложить информационное письмо в закрывающие документы.
2. Настроить два ящика: старую почту и новую. Принимаем письма и с того и с другого ящика, но сами пишем и отвечаем на письма только с нового. Со временем все привыкнут, и письма будут приходить на новый ящик.
3. Настроить автоответ в почтовой программе. Что-то вроде: «Вы написали в компанию ООО «Ромашка». К сожалению, данная почта уже не работает, убедительно просим написать на новую почту, адрес такой-то».
4. Указать на сайте новые ящики. В разделе «Контакты» создать почтовые формы для разных получателей и назвать их функционально:
Такими несложными действиями примерно за полгода можно плавно перейти к использованию новых ящиков.
Какие имена придумать для корпоративных ящиков
Учитывая, что домен ваш, то все вам доступны вообще любые имена. Тут речь идет только о том, чтобы они легко воспринимались на слух и легко запоминались.
Обычно пишут либо фамилию (если компания крупная, то еще первую букву имени), либо название должности — как правило, в сокращении. Примерно так:
В принципе, такие имена диктовать удобно. Но многие предпочитают односимвольные имена, скажем e@re96.ru — они совсем короткие, на слух воспринимаются отлично. В этом случае можно создать псевдоним почтового ящика (Alias).
Что это? Это ящик с другим именем из того же домена, который умеет только пересылать на основной адрес. Разберем пример.
Допустим, наша корпоративная почта выглядит как ivanov.ivan@re96.ru. Мы хотим создать себе дополнительное имя, более простое, чтобы диктовать его по телефону. Создаем псевдоним с именем i@re96.ru и пересылаем его на основной адрес. Таким образом, дальнейшая переписка продолжится с полного адреса ivanov.ivan@re96.ru. Очень удобно.
Этот инструмент можно использовать также в борьбе со спамом и вирусами.
Решили мы разместиться в справочниках. Чтобы не светить свой настоящий адрес, делаем для каждого справочника свой псевдоним:
В справочниках будут фигурировать псевдонимы, а письма будут приходить вам на основной ящик.
Если в какой-то момент мы видим, что на эти ящики стало приходить много спама (а спамеры часто берут адреса именно из популярных справочников) — удаляем их и создаем новые:
Такую процедуру можно проводить раз в год.
Заодно напомню: категорически нельзя размещать в открытых источниках (справочники, торговые площадки) адрес почты, который установлен на «ответственном» компьютере. То есть, таком, на котором стоит 1с, сервисы банков, интернет-отчетность и т.д.
Распознать вредоносное письмо с вирусом неискушенному человеку непросто. А придет оно как раз на адрес, размещенный в открытых источниках.
Но это уже совсем другая история, и про это я писал отдельную статью: Как не поймать вирус на ПК, даже если у вас нет антивируса.
Андрей Лодочников, директор компании «Решение»
Почта со своим доменом: создаем корпоративный email
На днях наткнулся на любопытный материал Geekhacker о том, как создать корпоративную почту. Среди прочего там был топ почтовых сервисов, почти все из них российские. Решил поделиться текстом.
Корпоративная почта позволяет эффективно настраивать холодные и маркетинговые рассылки, налаживать взаимодействие сотрудников компании без необходимости личной встречи или телефонных звонков. Это отличный инструмент для решения текущих задач и не только. Если сотрудник удаленный, то с ним удобнее всего общаться как раз посредством e-mail.
Некоторые пользователи не понимают разницы между стандартной электронной почтой и корпоративной. Хотя различий много. В данном материале мы расскажем о корпоративной почте и рассмотрим лучшие платформы для создания почтового сервера и удовлетворения всех потребностей вашего бизнеса.
Это электронная почта, использующая домен вашей компании, а не стандартные префиксы вроде «mail.ru», «yandex.ru» или «list.ru». Стоит заметить, что в 2021 году на корпоративной почте держится весь маркетинг, хоть последняя и является платной.
Ведь такой вариант имеет ряд определённых преимуществ перед стандартной почтой:
Это только некоторые преимущества корпоративной электронной почты перед стандартной. Домен можно создать для одной организации и добавить сотрудников, присвоив каждому собственный адрес электронной почты. Для коммуникации с определённым работником достаточно будет нажать всего одну кнопку в окне почтового ящика и написать сообщение. Интерфейс выглядит точно так же, как и в обычном почтовом ящике, поэтому переезд не доставит проблем.
Во-первых, это отличный способ подтвердить состоятельность своего бизнеса. Но есть и другие преимущества, о которых стоит сказать подробнее.
Особенно, если при этом используется собственный домен:
Есть несколько основных правил при создании бизнес емейла, которые позволят повысить продажи и обеспечат письмам соответствующий приоритет:
Корпоративную почту можно создать на своём хостинге или же используя специальный почтовый сервис. Оба варианта платные, но собственный хостинг используется только в тех случаях, если кроме самой почты больше ничего не требуется: никаких дополнительных инструментов предоставлено не будет.
Всё дело в домене. Когда пользователь видит после значка «@» наименование компании, а не банальное «google.com», ему понятно, что письмо пришло от определённой компании, а не от мошенника, решившего немного заработать.
Иными словами, письма от компании с собственным доменом заслуживают больше доверия, чем стандартные сообщения. Высока вероятность того, что письмо не попадёт в папку со спамом и будет действительно прочитано.
Также корпоративные почтовые ящики не блокируются, если с них отправлено слишком много писем. А вот «гражданские» ящики могут быть заподозрены в рассылке спама, что приведёт к перманентной блокировке.
Процесс создания на любом сервере состоит из определённого количества шагов. Обычно их не более пяти. Каждый шаг необходим, так как является компонентом одного процесса. Пропускать их нельзя. Вот, что нужно сделать:
Одна важная особенность при создании корпоративной почты: выбираем среди тарифов те, что предлагают максимум возможностей для ведения современного бизнеса. Так можно существенно сэкономить. Ведь базовой почты (пусть и правильно настроенной) может и не хватить для всех нужд корпорации. Теперь же стоит посмотреть, к какой системе осуществить подключение и где создать учетные записи сотрудников.
На самом деле, многие компании предоставляют возможность создать собственный домен. Среди них есть даже такие гиганты, как Yandex и Google. Однако существуют и другие более адаптированные под рынок СНГ варианты.
Стоимость:311 рублей за пользователя в месяц.
Площадка, предоставляющая широкие возможности. Здесь почта входит в состав сервиса Яндекс 360 для бизнеса. Есть возможность зарегистрировать довольно много ящиков с неограниченным объёмом на один домен. Скорость работы сервиса зависит только от вашего провайдера. Рекомендуем просматривать почту в браузере, без использования почтовых программ, так как протокол IMAP, используемый на этом сервере, довольно сложно прописать в настройках. Штатный трекер сервиса работает стабильнее.
Из других особенностей стоит отметить:
Технологии Яндекса защищают Диск (облачное хранилище) от взлома и вирусов. Информация хранится на серверах в разных геолокациях. Разрешено создать столько ящиков, сколько нужно: их объём и число алиасов не ограничены. Можно использовать Телемост без регистрации и приглашать коллег по ссылке. Сервис подойдёт для небольшого бизнеса, но в плане удобства он не очень. Тем не менее, сервис активно используют в странах СНГ. Хоть пробный период здесь и отсутствует. Защита сервиса реализована силами Лаборатории Касперского.
Стоимость:от 5000 до 7800 рублей в год (в зависимости от тарифного плана)
Это продукт позволяющий управлять документами, редакторами, почтой, календарём и внутренней соцсетью. Он предназначен для малого, среднего и большого бизнеса, госорганов и учреждений образования.
В состав сервера входят такие инструменты и модули, как:
Именно последний модуль вызывает наибольший интерес. Его можно получить бесплатно, если приобрести продукт «Р7-Офис. Корпоративный сервер» и развернуть его в локальной сети предприятия или компании. Допускается использование почтовых программ (Thunderbird, The Bat и так далее) для отправления и принятия email. Но их нужно уметь правильно настраивать (прописывать DNS, SPF1 Name и маршрутизации, применять соответствующие настройки конфиденциальности, настраивать фильтры антиспама и так далее).
Почтовый модуль надёжно защищён от атак различного характера и может управляться системным администратором. Присутствует круглосуточная техническая поддержка. Есть возможность присвоить каждому работнику собственный электронный адрес (несмотря на количество сотрудников). Администрирование возможно удалённо. Разобраться с администрированием легко сможет любой технический специалист. В любом случае, можно рассчитывать на помощь службы поддержки.
Стоимость:от 2990 до 3990 рублей в месяц (только почта)
Весьма известный сайт, объединяющий в себе новостной портал, продвинутую поисковую машину, большое количество сервисов и услуг, а также почтовый сервер с возможностью создания корпоративных почтовых ящиков. Весь функционал платформы, который нужен для бизнеса откроется только после приобретения полного пакета. По умолчанию можно будет назвать корпоративную почту и настроить подписи (соответствующий параметр в настройках).
Платформа Mail.ru для бизнеса предлагает такие вещи, как:
Что касается корпоративной почты на Mail.ru, то она характеризуется приоритетной поддержкой, полным отсутствием рекламы, возможностью совершать аудио и видео звонки, повышенным уровнем безопасности, наличием расширенных инструментов для контроля пользователей в пределах одного домена для одной корпорации (примерно такая же система используется в Zoho). Подписка поможет в ведении бизнеса.
Стоимость:от 398 до 1329 рублей за пользователя в месяц (в зависимости от тарифного плана)
На этой популярной площадке от всемирно известной корпорации почта для бизнеса входит в состав пакета G-Suite и Google Workspace. Есть возможность пользоваться всеми прелестями корпоративной почты бесплатно в течение 14 дней.
Предложение от Google включает в себя такие возможности, как:
Можно использовать корпоративные адреса электронной почты, которые легко запоминаются и положительно влияют на имидж компании. Также есть возможность создавать списки рассылки. Можно отправлять приглашения в Календаре, добавлять задачи в список. Кроме того, благодаря дополнениям Google Workspace есть возможность разместить на боковой панели свои любимые сторонние приложения (например SEO инструменты). Также есть возможность полностью использовать возможности G Suite.
Корпоративная почта на собственном домене – непременный атрибут современной продвинутой компании. Такая почта помогает в рассылках и вызывает уважение у потенциальных клиентов. К тому же, проще работать с сотрудниками. А правильное добавление SPF-записи даст возможность использовать данный инструмент максимально эффективно.