Для чего нужна офисная бумага в организации
Офисная бумага: основные характеристики и классы
Офисная бумага используется для печати текстов и документации на струйных и лазерных принтерах. В отличие от фотобумаги, у офисной нет специального покрывающего слоя, впитывающего чернила. Поэтому офисная бумага стоит существенно дешевле и лучше подходит для потоковой печати, а вот для фото её использовать не рекомендуется.
Выбирая подходящую марку, следует обращать внимание на класс бумаги, который задаёт совместимые типы устройств (на классе С, например, невозможна струйная печать), а также основные характеристики:
Формат офисной бумаги
Формат бумаги отвечает за её размеры (длину и ширину). Общепринятым стандартом для офисной бумаги является формат A4 (210 x 297 мм) — с ним работает подавляющее большинство бытовых и профессиональных печатных устройств. Аппараты под формат A3 (297 x 420 мм) встречаются куда реже, хотя такую бумагу также можно считать офисной. Иногда к классу офисных приписывают листы формата A2 (420 x 594 мм), хотя плоттеры, позволяющие работать с такой широкой бумагой, чаще заправляют рулонами.
Примечание : существует также офисная бумага форматов Letter (216 x 280 мм) и Tabloid (432 x 279 мм) — это американские стандарты, в России не использующиеся.
Плотность
Плотность бумаги определяется массой в граммах на квадратный метр площади (г/м2); англоязычное обозначение gsm — gram square meter. Для оргтехники стандартной считается 80 г/м2, хотя встречаются варианты от 60 до 280 г/м2. Важно не путать офисную бумагу высокой плотности с фотобумагой, имеющей специальное покрытие (глянец, матовая, микропористая). Последняя не подходит для печати на лазерных принтерах.
Примечание : важным параметром бумаги является толщина — от неё зависит способность принтера захватить лист. Частенько, толщину ошибочно считают прямо пропорциональной плотности, но это не совсем так (плотность ведь по площади, а не по объёму). То есть бумага 80 г/м2 от двух разных производителей может быть разной толщины. И, например, слишком толстая бумага — более рыхлая и плохо подходит для струйной печати водорастворимыми чернилами.
Яркость и белизна
Свет — электромагнитное излучение в видимом диапазоне, где каждому из спектральных цветов соответствует своя длина волны. То, что человеческий глаз воспринимает белым, является смешением всех видимых цветов. Таким образом, с физической точки зрения, способность материала отражать весь диапазон видимых волн определяет, насколько белым он кажется человеку. При производстве бумаги, для оценки такого субъективного параметра как «белость», используются два фотометрическсих параметра:
Примечание : свет попадающий на бумажный лист в результате делится на отражённый, поглощённый и прошедший сквозь. Если разделить отражённый и поглощённый листом свет к общему его количеству, можно получить важный параметр — непрозрачности бумаги. Очевидно, что при 100% лист вообще не пропускает света. Непрозрачность крайне важна, если бумагу планируется использовать для двухсторонней печати: в таком случае показатель должен быть не ниже 90%.
Класс офисной бумаги
Чтобы не морочить простым покупателям голову сразу несколькими числовыми характеристиками, офисную бумагу делят на три класса, от самой дешёвой к самой дорогой.
Класс С
Класс B
Класс A
Из соображений маркетинга, производители могут присвоить своей бумаге условные классы C+, B+, а иногда и A+. Смысл подобной маркировки в том, что какие-то характеристики продукта выше регламентированных, но вместе до следующего класса не дотягивают.
Впрочем, далеко не всегда на упаковке вообще указывают класс, ограничиваясь абстрактными баллами (или звёздочками) совместимости с тем или иным типом печатных устройств. Стоит понимать, что производитель вряд ли станет ставить своей бумаге единицы и двойки, даже когда это оправдано, так что стоит настороженно относится даже к трём из пяти балов.
Также стоит понимать, что понятие классов распространяются только на офисную, а для фотобумаги такое деление не применимо. Если на упаковке не указан класс, вероятнее всего листы не подходят для офисной печати.
Какой тип бумаги выбрать для работы в офисе?
Содержание
Бумага для офисной техники формата А4 — один из самых расходных материалов в деловом мире. Неважно, маленькое у вас ИП или огромная компания: отчеты, записки, копии презентаций и приказы почти всегда запрашиваются в печатном формате.
Рынок офисной бумаги достаточно большой и живой. Россия, Австрия, Франция и другие страны-производители постоянно улучшают свою продукцию и ищут способы ее совершенствования.
На первый взгляд, все упаковки белой офисной бумаги одинаковые, но почему тогда их — такое большое количество? Как выбрать тип бумаги А4, и что значит плотность в характеристиках, рассказывает специалист Офисмага.
Типы офисной бумаги
Несмотря на простоту задачи (зашел, оплатил, ушел), прежде чем отправляться за покупкой, стоит ответить на несколько вопросов, а именно:
Как можно заметить, рынок представляет большое количество вариантов. От чего стоит отталкиваться при выборе бумаги?
Пробежимся коротко: вся офисная бумага от производителя, будь то для лазерных или струйных принтеров, делится на 3 класса: А, В и С. У некоторых производителей есть также премиальные линейки, но они востребованы в разы меньше по сравнению с «классическими» вариантами.
Класс «А» подразумевает под собой наивысшие показатели по всем характеристикам: непрозрачность, гладкость, яркость и другие свойства делают этот тип бумаги идеалом среди прочих, что в свою очередь отражается на цене. Такой расходный материал часто используется для документов, чей внешний вид играет не последнюю роль.
Помимо класса бумаги стоит брать в расчет вид техники, который будет использоваться. Например, если у вас лазерный принтер, то обращайте внимание, что бумага должна:
Часто для того, чтобы покупателю было проще сориентироваться в совместимости бумаги с техникой, на упаковке рядом с видами печати ставят отметки в виде звездочек от одной до пяти. Чем их больше, тем лучше совместимость с той или иной оргтехникой.
Не спешите отчаиваться, если таких обозначений не нашли. Покрутите пачку в руках или приблизьте изображение в каталоге: вы наверняка встретите пару фраз о совместимости на самой упаковке как на этом скриншоте.
Листы должны быть гладкими с аккуратно обрезанными прямыми краями. Если такое требование будет проигнорировано, то даже самый лучший по характеристикам расходный материал попросту может смяться и застрять в принтере.
Помните также о правильных условиях хранения офисной бумаги, которую вы закупаете.
Характеристики офисной бумаги
Если вам кажется, что разницы между классами нет и всё это выдумки, то спешим вас переубедить. Два листа бумаги для офисной техники часто могут соответствовать ГОСТ и относиться при этом к разным типам, которые отличаются по следующим показателям:
| Основные | Второстепенные |
|---|---|
| Плотность. | Жесткость. |
| Белизна и яркость. | Толщина. |
| Непрозрачность. | |
| Шероховатость. |
Плотность бумаги
Параметр, который определяет совместимость листов с оргтехникой. Если, например, бумага будет плотнее необходимого, то лист может не пройти на печать или помяться на выдаче.
Производители знают эту особенность, как знают и то, что самый востребованный показатель плотности — 80 г/м2 (есть еще иностранное обозначение gsm, расшифровывается как «грамм на квадратный метр»). Такому негласному стандарту мы обязаны компании Xerox: именно она придумала первый копировальный аппарат и заложила совместимость с бумагой такой плотности.
Также есть бумага в диапазоне от 90 до 130 г/м2. Производится она для специальной офисной техники и, как правило, эта особенность всегда указывается на самой электронике.
Белизна и яркость бумаги
На самом деле это два разных показателя, которые имеют отдельные обозначения на международной арене.
ISO это параметр белизны, CIE — яркости. Чем выше процент этих показателей, тем бумага белее и ярче, но при этом дороже.
Если для проверки белизны достаточно взглянуть на лист, то чтобы оценить яркость, нужно поднести бумагу на свет и посмотреть, каким сильным будет отражение от поверхности.
В России эти показатели чаще всего взаимозависимы, поэтому в характеристиках можно встретить одно значение вместо двух — белизну. Она может быть указана как до 100% (по ISO) так и выше 100% (по CIE) с обязательной пометкой, по какой шкале выставлен процент.
Например, самая яркая бумага в нашем каталоге —- французская Double A. Её показатель по CIE = 175%.
Если же вам необходимо распечатать презентацию или другой официальный документ, то стоит иметь про запас упаковку бизнес-класса.
Второстепенные характеристики — не значит не важные
Например, жесткость влияет на целостность листа во время печати. Если этот показатель ниже среднего, то офисная бумага может замяться, а если выше — есть вероятность, что лист не пройдет на печать.
Чем меньше шероховатость (или иначе: чем больше гладкость), тем качественнее и чище печатается картинка.
Непрозрачность —- очень важный фактор для двусторонней печати и цветных изображений. Мало кому хочется, чтобы текст с обратной стороны просвечивался, верно?
Толщина: нельзя путать этот показатель с плотностью. Более того, чем он больше, тем меньше он подходит для печати на некоторых устройствах, т.к. такая бумага часто бывает пористой.
Есть также такие характеристики, как влажность, стойкость к нагреву, срок хранения и электропроводность.
Среди отечественных производителей популярностью пользуется офисная бумага SvetoCopy (Светокопи), но это далеко не единственная марка, на которую стоит обратить внимание.
Одни из популярных позиций каталога являются:
Что касаемо класса цветной бумаги для офисной техники, то чаще это «А». Не спешите расстраиваться, если вариант подошел вам по цвету и цене, но на нем не указан тип. Благодаря тому, что вы знаете, какими показателями должна обладать хорошая бумага, сделать правильный выбор будет проще простого!
Бумажная продукция – важная составляющая работы любого офиса
Казалось бы: сегодня вся информация хранится в электронном виде, но, несмотря на это бумажная продукция просто необходима для обеспечения работы в любом офисе. Любая организация в течение рабочего дня использует огромное количество продукции, изготовленной из бумаги. И это не только собственно бумага, но и различные бланки, бухгалтерские книги, а также бумажные канцтовары.
Виды бумажной продукции для офиса
Существует огромное количество видов бумажной продукции, причем это могут быть как предметы бытового назначения, так и товары, применяемые в офисе. Для офиса важно наличие всех необходимых видов продукции, изготовленной из бумаги. В работе практически любой организации применяются следующие основные ее виды:
Потребности и приобретение
Еще до момента открытия каждая организация должна определить ориентировочную потребность в бумажной продукции каждого вида. Прежде всего, составляется номенклатура всех необходимых видов продукции, изготавливаемых из бумаги. Такая номенклатура индивидуальна для каждой организации и зависит от рода деятельности и индивидуальных особенностей компании.
В последствии производится ориентировочный плановый расчет необходимого количества такой продукции на определенный период времени (обычно на год). Так же производится коррекция потребности на основании данных о расходах продукции каждого вида. Не стоит заказывать слишком много бумажной продукции, так как ее хранение требует определенных площадей. В то же время слишком маленькая партия заказа может привести к дополнительным расходам (оптом дешевле) и нехватке офисных принадлежностей.
По окончании расчета потребности производится поиск поставщиков бумажной продукции, а также анализ рыночных цен. Удобно заказывать продукцию из бумаги в интернет- магазине «ОФИСКЛАСС». Этому есть несколько объяснений. Во-первых, в этом магазине есть в наличии продукция всех необходимых видов в большом ассортименте. Во-вторых, по причине отсутствия арендной платы цены здесь обычно гораздо ниже. И, наконец, здесь предлагается доставка продукции, поэтому отсутствуют дополнительные затраты.
Приобретая продукцию, важно побеспокоиться о ее качестве. Эксплуатационные характеристики бумаги во многом зависят от ее состава. Если в ее состав входит большое количество карбоната кальция, а также кислоты, такая продукция быстрее подвергается пожелтению и разрушению, а также может оказывать влияние на работу офисной техники. Важно также обращать внимание и на другие характеристики бумаги, как то: жесткость, толщина, белизна, стойкость к нагреву, гладкость.
Грамотный и правильный подход к выбору, а также расчету потребности на расходные материалы – залог удачного бизнеса, ведь бумажная продукция несет значительную долю затрат.
Офисная бумага: для чего она нужна субъектам предпринимательской деятельности?
Успешная деятельность субъекта предпринимательской деятельности в современных условиях – это не только решение профильных вопросов бизнеса. Функционирование вспомогательных отделов компаний сопрягается с подготовкой приказов и распоряжений, составлением накладных и смет, договоров, отчетов, коммерческих предложений — офисная бумага расходуется в огромном количестве.
Запасы «стратегического ресурса» необходимо пополнять, для чего представители делового сообщества и обращаются за помощью в нашу компанию. В неограниченном количестве купить офисную бумагу оптом можно посредством специализированного виртуального ресурса salestrain.ru. Для этого необходимо лишь зайти на сайт, внимательно изучить содержание прайс-листов, после чего совершить заказ. Оформление заявки производится как в результате заполнения стандартной формы, расположенной на площадке, так и в ходе телефонного разговора с менеджером.
Утром клиенты оставляют пожелания относительно приобретения целлюлозно-бумажной продукции – в вечерние часы они уже получают сведения о дате прибытия и номере вагона с грузом столь необходимого для функционирования офисов товара. Согласитесь – немногие поставщики смогут похвастать подобной стремительностью. Мы ценим время своих клиентов, готовы выполнять возложенные на себя обязательства и, самое главное, располагаем всеми необходимыми для этого возможностями. Активное сотрудничество ведется с предпринимателями как близлежащих регионов, так и отдаленных областей необъятной России. Мы поставляем бумагу «Оffice Master»; высокого качества, в полной мере удовлетворяющую строгим критериям качества международного стандарта ISO 216.
В чем наш секрет? Столь необходимая офисная бумага А4 оптом доставляется к клиентам с минимальными временными издержками потому, что транспортировка осуществляется преимущественно, по железной дороге. Россия – обладательница самых протяженных в мире ж/д магистралей, добраться с их помощью удается в самые удаленные уголки страны. ОАО РЖД – наш постоянный клиент и проверенный партнер, при доставке офисной бумаги формата А4 покупателям мы используем не только железную дорогу как важнейший ресурс, но и всю прилегающую к ней инфраструктуру (склады, терминалы, перегрузочные пункты). Проблемы с оснащением заказчиков бумагой решают максимально оперативно, что и успели по достоинству оценить наши многочисленные клиенты.
Для чего нужна офисная бумага в организации
Обычная офисная бумага формата А4/А3 плотностью 80 г/м 2 подразделяется на 3 класса:
Система классификации офисных бумаг в России и в Европе немного отличаются. Наш класс B соответствует европейскому C, а наш B+ соответствует европейскому B. Так бумага DataCopy в России позиционируется как офисная бумага класса A, но в Европе она относится к классу B+.
В последнее время граница между классом C и классом B размывается. В конечном итоге это приведет к тому, что останется только два класса офисных бумаг: офисная бумага для повседневного применения и офисная бумага премиум-класса.
Это гораздо более понятно для потребителя офисных бумаг.
Иногда еще можно встретить писчую бумагу советского формата С11: 203 x288 мм. Она чуть меньше, чем формат А4.
Наконец, для офисных аппаратов встречается бумага формата A3+. Этот размер чуть больше, чем А3, а именно: 329 x 483 мм.
Другие форматы бумаги не считаются офисными. Хотя эти форматы могут присутствовать в офисной оргтехнике. Например, во многих принтерах и копирах предусмотрена работа на форматах более маленьких, чем А4. В частности, во многих офисных струйных принтерах предусмотрена работа на формате фотографий 100 x 150 мм и даже печать на компакт-дисках.
Толщина офисной бумаги измеряется обычно в микронах (мкм), то есть в тысячных долях миллиметра. Толщина бумаги, вообще говоря, жестко не привязана к плотности бумаги. Поэтому покупатели часто считают, что разные офисные бумаги стандартной плотности 80 г/м могут на ощуп казаться разной плотности. На самом деле на ощуп определяется не плотность офисной бумаги, а ее толщина. Поэтому всякие разговоры о том, что какие-то производители офисной бумаги не выдерживают плотность 80 г/м 2 можно вести только если проводится взвешивание пачки бумаги на весах. Нетрудно вычислить, что лист офисной бумаги формата А4 плотностью ровно 80 г/м 2 должен весить 4,9896 г, а вся пачка (без упаковки) 500 листов должно весить примерно 2 кг 495 г. Если при взвешивании получается меньшее число, то, действительно, заявленная стандартная плотность не выдержана.
Толщину разных марок офисной бумаги одной и той же плотности 80 г/м 2 можно сравнить положив на стол две стопки из пяти пачек двух разных марок бумаги. Это будет ровно по 2500 листов в каждой стопке. И существенная разница в высоте стопок будет свидетельствовать о существенной разнице по толщине.
При одинаковой плотности чем толще бумага, тем она более рыхлая и пористая. Это не всегда хорошо для струйных принтеров, если чернила не пигментные, а на водной основе. Чем тоньше бумага при той же плотности, тем она более спрессована.
Если рассматривать не разные марки офисной бумаги, а одну и ту же марку, то чем больше плотность бумаги, тем больше ее толщина. Здесь обычно прямая зависимость между плотностью бумаги и ее толщиной.
Производители офисной бумаги не считают, что толщина бумаги влияет на прохождение бумаги через оргтехнику и поэтому, как правило, не указывают толщину своей бумаги в списке характеристик. Считается, что на проходимость офисной бумаги через копировальный аппарат или принтер влияет плотность бумаги. Толщина офисной бумаги одной и той же марки может слегка варьировать от одной партии к другой. Что также может являться причиной разных слухов о браке или пиратстве в приозводстве офисной бумаги.
Еще один миф, который бытует среди покупателей офисной бумаги. Часто путают толщину листа с упругостью листа. Толщина листа бумаги это строгая объективная величина, которую можно померить приборами. А вот объективного понятия упругости бумаги не существует. Начнем с того, что бумага в отличие от большинства металлов и других материалов имеет сильные пластические свойства. Сожмите любую бумагу на сгибе и распрямите ее опять. На листе остался след сгиба и лист не принял свою первоначальную форму. Чем больше величина сгиба, тем менее упругой становится бумага. Далее упругость бумаги зависит от размера поперек сгиба. Чисто субъективно визитка кажется более упругой, чем лист бумаги формата А3. Этим пользуются некоторые продавцы и в качестве образца бумаги дают покупателю потрогать кусочек бумаги размером с визитку или еще меньше, чтобы субъективно покупателю казалась эта бумага более жесткой, а значит и более толстой.
Из-за того, что не существует объективного определения белого цвета с точки зрения физики, в мире применяется несколько разных шкал измерения белизны бумаги. Самые распространенные две системы измерения. Первая система это система измерения белизны в процентах, где 100% означает идеальный белый цвет, который на практике никогда недостижим. Вторая система называется система CIE.
Как известно, бумага производится из целлюлозы, а та в свою очередь из древесины. Поэтому естественный цвет бумаги должен быть цветом дерева на свежем срезе. Чтобы бумага стала белой, при ее изготовлении используются сложные технологии химического отбеливания (часто хлором) и физического отбеливания добавлением обычного мела. Все производители бумаг имеют свои секреты отбеливания. У самых белых бумаг степень белизны может достигать 98%. Разница белизны бумаги в 1%-2% на глаз практически незаметна. Цвет бумаги гораздо сильнее и заметнее меняется в зависимости от освещения: солнечное, пасмурное, лампа накаливания или лампа дневного света.
Для мелкотиражного изготовления визиток в офисах и квартирах используют офисную бумагу повышенной плотности. Обычно это бумага плотностью от 200 г/м до 300 г/м. Используется или офисная бумага для лазерных принтеров и копиров, если визитки печатаются на ч/б или цветном лазерном принтере или на струйном принтере без полноцвета. Для струйного полноцвета применяют фотобумагу для струйной печати или микропористую фотобумагу.
На офисных принтерах и копирах применяют и другие материалы формата А3/А4.
Это прежде всего прозрачные пленки для проекционных апаратов на презентации, калька для выгонки оригинал-макета на офсетную печать, термотрансферная бумага для переноса изображения на ткань и дизайнерская художественная бумага для имитации живописи.
Бумага в рулонах шириной от 210 мм до 420 мм применяется в основном на матричных принтерах. При этом такая бумага бывает как с боковой перфорацией (дырочки по бокам), так и без перфорации. Сама бумага в таких рулонах (роликах) обычно по характеристикам напоминает писчую бумагу плотностью 60-70 г/м.
Рулонную бумагу большой длины, которую требуется после печати разрывать на одинаковые листы, часто не сворачивают в ролик, а фальцуют гармошкой на листы формата А4 или А3. Для того, чтобы легче было разрывать бумажную ленту на отдельные листы, по сгибам такой бумаги делают мелкую перфорацию.
Некоторые струйные принтеры имеют возможность работать с рулонной фотобумагой.
На старых факс-аппаратах применяются ролики факс-бумаги, которые представляют собой термобумагу. Такая термобумага чернеет в местах нагрева. Специальные термоголовки под действием электротока нагреваются в нужных местах и изображение наносится на факс-бумагу.
Аналогичный механизм печати работает в новых кассовых аппаратах и производит печать на чековой бумаге (кассовой ленте). Чековая бумага современных кассовых аппаратов также является термобумагой.
На плоттерах используется как широкоформатная рулонная бумага, так и листовая бумага больших форматов: A0, A1 и A2.