Для чего нужна оргсхема
Что такое организующая схема и почему она не нужна в большинстве компаний?
Что такое организующая схема и почему она не нужна в большинстве компаний?
Начнем с того что же все-таки такое организующая схема: Организующая схема или кратко оргсхема – это схема, обозначающая должности, функции, порядок действий и полномочия должностей в организации.
Почему компании применяют такой инструмент управления как оргсхема, ведь можно обойтись без помощи различных бизнес консультантов и экспертов, собственник всегда отлично знает, как работает бизнес. Консультанты будут задавать вопросы, указывать на проблемные места, что особенно слушать не приятно, а самое главное рассказывать, что нужно делать!
На самом деле если владелец захочет это сделать, то он и сам без особого труда и советов все быстренько устроит. Собственник сам решает, что и как ему продавать и на что ориентироваться, какие процессы нужны, а какие вообще не применимы в его бизнесе. Ведь он (собственник) давно привык к тому что его бизнес работает на ручном управлении.
Привык к тому что его рабочий день начинается в 6 утра и заканчивается в 5 часов ночи, он привык постоянно решать проблемы, бороться с трудностями и при этом персонал в большей его части приходит на работу в лучшем случае с 10 минутным опозданием и уходит ровно по часам оставляя его один на один с его БИЗНЕСом.
Персонал, который с каждым самым незначительным вопросом бежит к руководителю и отдает свою проблему ему. Ко всему этому в компании никто, включая самого собственника в большинстве ситуация не понимает кто и за что отвечает, кто что делает и, кто кому подчиняется.
В 90% случаях вновь принятые сотрудники сбегают на второй день и вакансии закрываются месяцами, а НР сообщает, что мол зарплата для кандидатов не в рынке, нет в городе специалистов и т.д.
Таких управленцев хватает на три – шесть месяцев, и они убегают сами или персонал убегает. Если бизнес работает в таком режиме и это всех устраивает, то конечно систематизация не нужна и не нужны консультанты, не нужна оргсхема.
Без условно, для работы любого бизнеса очень важным фактором является грамотная организация трудового процесса.
Существует мнение, что для процветания бизнеса будет достаточно, чтобы сотрудники усердно работали, но без правильной организации взаимодействия сотрудников и расстановки приоритетов по выполняемым задачам все усилия могут оказаться напрасными. Для обеспечения такой работы любая компания создает свою организующую схему.
Организующая схема состоит из 7 Отделений, каждое из которых отвечает за одну из основных функций, необходимых для успешной работы проекта. Нумерация отделений начинается с 7, потом 1, 2, 3, 4, 5 и 6.
Общий вид организующей схемы выглядит следующим образом:
Каждое отделение сформировано из нескольких отделов, которые, в свою очередь, состоят из секций, а секции — из терминалов. Терминал — это самая маленькая структурная единица, на которой сотрудники занимаются обработкой однотипных задач. К примеру, это может быть обзвон новых клиентов и т.п. А это означает, что однотипные задачи выполняются только теми сотрудниками, которые наиболее квалифицированы в данном вопросе, благодаря чему и заняли свой пост. Такой подход к организации выполнения задач позволяет достигнуть их реализации в максимально короткие сроки.
Каждый пост имеет свой ценный конечный продукт, который создается в результате деятельности на этом посту. Для того, чтобы работа сотрудников приносила максимум пользы для проекта, перед ними должны ставиться правильные задачи, достижение которых приведет всю организацию к развитию. Этот вопрос решается в Отделении 7 Управляющем, а именно в Офисе Учредителя. Основатель дает идею и создает технологию, реализация которой принесет проекту процветание. Эта информация передается в Офис Директора, который вместе с руководителями отделений решает, как наиболее качественно и быстро можно реализовать данную идею.
Также Офис Учредителя занимается:
Помимо этого, Управляющее Отделение занимается юридическими вопросами и вопросами безопасности компании, такими как оформление договоров
С функциями 7-го отделения мы уже разобрались. Далее рассмотрим, чем занимаются остальные 6 отделений
Отделение 1 Построения отвечает за:
Отделение 2 Распространения занимается:
Отделение 3 Финансовое занимается:
Отделение 4 Техническое отвечает за:
Отделение 5 Квалификации отвечает за:
Отделение 6 Расширения отвечает за:
Такая Организационная схема позволяет сотрудникам максимально быстро выполнять поставленные перед ними задачи. И как только достигается одна цель, сразу же начинается работа над осуществлением следующей.
Организующая схема в действии
Постоянные «завалы» на работе, перегруженность сотрудников, срывы сроков выполнения отдельных задач, «погребение» перспективных проектов под грудами бумаг на столе руководителя… На основании перечисленных симптомов компании можно поставить объективный диагноз: слабая структурированность и отсутствие четкого распределения обязанностей. Именно это «заболевание» нередко служит причиной низких темпов роста компании. Наш рецепт — внедрение организующей схемы (той самой, что впервые была предложена Роном Хаббардом).
Круг проблем
Зачастую в небольших компаниях один сотрудник выполняет несколько смежных функций. Например, за секретаря на телефонный звонок отвечает тот, кто оказался свободен от других дел.
Помимо непосредственной работы с клиентами, менеджеры по продажам и принимают заявки, и готовят договоры, и координируют работу технической службы. Тем более нелегко приходится генеральному директору: «по совместительству» он является и финансовым директором, и директором по продажам, по персоналу, по маркетингу, а кроме того, доделывает за остальными все то, что они не успели.
Подобное положение дел приводит к ряду проблем. Во-первых, очень трудно найти замену уволившемуся сотруднику. Ведь для выполнения одновременно нескольких различных функций нужно быть работником-универсалом. Найти такого готового специалиста просто невозможно, а его обучение занимает много времени. Во-вторых, если сотрудники (даже при их большом количестве) остаются «мастерами на все руки», то многие дела не доводятся до конца, забываются, что неизбежно приводит к снижению качества работы.
Как понять, насколько необходимы структурирование и перераспределение функций персонала? Чтобы объективно оценить сложившуюся ситуацию, можно попросить всех сотрудников в письменной форме перечислить дела, которыми они реально занимаются. Как правило, такие списки помогают определить, какие именно функции выполняет каждый конкретный человек; нередко к всеобщему удивлению выясняется, что в одном лице совмещаются пять — семь разных специалистов.
Пути решения
Оптимизация персонала требует последовательного применения следующих мер:
1. Формирование должностных обязанностей. Первый этап — группировка и перераспределение функций, результатом которых становится формирование новых должностей и выработка бизнес-процессов. Проще говоря, необходимо четко ответить на вопросы: кто из сотрудников, когда, для кого, что и почему делает. Решение этой задачи занимает несколько недель. Если выявляются важные функции, которые ранее вообще никем не выполнялись или выполнялись только время от времени, необходимо создать для них отдельные должности.
2. Построение так называемой организующей схемы (ОС) — схемы взаимодействия. В ней представлен ценный конечный продукт (ЦКП) организации, функции, необходимые для его получения, а также должности, отвечающие за выполнение этих функций. Данной схемы рекомендуется придерживаться при организации любой деятельности, направленной на получение ЦКП.
Справка
ОРГАНИЗУЮЩАЯ СХЕМА (ОС) — понятие, предложенное в работах Р.-Л. Хаббарда, основателя дианетики и сайентологии (активно пропагандировавшихся в начале 90-х и столь же активно потом раскритикованных).
Управляя собственным бизнесом, направленным на распространение сайентологических идей, Хаббард создал и применил ряд эффективных технологий управления. Насколько ценны были сами идеи, покажет история, однако в том, что бизнес оказался успешным, сомневаться не приходится.
Не стоит думать, что, используя организующую схему на практике, вы автоматически вступаете в ряды сайентологов. Эта модель не одно десятилетие успешно применяется при организации работы компаний самого разного профиля по всему миру.
ЦЕННЫЙ КОНЕЧНЫЙ ПРОДУКТ (ЦКП) — качественная, законченная продукция или услуга, переданная человеку или группе, для которых она является полезной, в качестве обмена на что-либо ценное. То есть то, что приносит компании прибыль и обеспечивает ее процветание.
По мнению разработчика схемы, Р.-Л. Хаббарда, в каждой компании существует «поток», который движется от одного «поста» (должности) к другому. Результатом движения этого «потока» и является продукт. Продукт, полученный каждым «постом», складывается в совокупный продукт организации.
При внедрении организующей схемы компании необходимо разработать:
Классическая организующая схема включает в себя семь отделений, каждое из которых представляет собой часть организации, отвечающую за одну из основных функций компании. Это отделения:
1) персонала и коммуникаций;
2) маркетинга и продаж;
3) финансов (бухгалтерия);
4) производства;
5) качества и квалификации;
6) по работе с клиентами (отвечает за вопросы расширения компании, открытие новых представительств и поиск клиентов);
7) административное (осуществляет функцию управления компанией).
Отделение, в свою очередь, состоит из трех или четырех отделов, каждый из которых выполняет функции, необходимые для производства конкретного продукта (например, отдел закупок, отдел рекламы и т. д.). В организующей схеме должны быть отражены только те функции, которые необходимы для производства качественного продукта в значительном объеме. Внедрение ОС позволяет устранить «лишние», неэффективные действия. Если ее нет, компания тратит силы впустую и наносит ущерб производству, поэтому любые усилия, затраченные на разработку правильной организующей схемы и ее использование, будут оправданными.
Отмечу, что в небольшой компании совмещение нескольких функций в одной должности практически неизбежно. Однако для получения оптимального результата деятельности «совместителя» необходимо четкое понимание того, какие именно функции совмещены.
3. «Обнародование» ОС. Организующая схема отражает стремление человека принадлежать к какой-либо группе и быть ее частью. Любой новичок, приступивший к работе в компании, предполагает существование некой структуры и схемы взаимодействия ее частей, если не вывешенной где-то в виде рисунка, то, по крайней мере, всем известной. Он изначально ориентирован на то, что в компании существуют ответственные лица и что за различные виды деятельности отвечают разные люди. Отсутствие ОС вызывает внутренний протест, не говоря уже о чувстве неуверенности из-за незнания своего места в организации.
Для наглядности схему можно выставить на всеобщее обозрение: на большой информационной доске вывесить списки всех подразделений с указанием должностей и выполняемых функций. В эту структуру компании попадают все сотрудники; каждому становится предельно ясно, кто кому подчиняется и какие обязанности исполняет. На этой схеме нужно обязательно представить продукты, производимые отдельными подразделениями и компанией в целом. Изучив стенд, любой «новичок» или гость (клиент) сможет быстро разобраться, как функционирует компания. А «бывалым» сотрудникам становится яснее, за что именно они получают заработную плату.
Результаты
В ходе реализации организующей схемы у каждого члена трудового коллектива появляется четкая зона ответственности; работа осуществляется по принципу «сделал сам — передай другому». Рабочий процесс становится более упорядоченным, получается нечто вроде конвейера, где каждый хорошо знает свой участок работы, делает свою работу быстро и качественно. При этом нагрузка на отдельных сотрудников уменьшается, а их производительность возрастает.
Меняются и функции руководителя. Как известно, основная задача любого управляющего — не «тащить» все «на себе», а создать команду, желающую работать и активно проявляющую инициативу. Правильная организующая схема позволяет «генеральному» четко делегировать функции и ответственность, и таким образом в полной мере реализовать желания и инициативы всего коллектива и его отдельных представителей. Благодаря внедрению схемы, руководитель лучше понимает причины возникновения внутренних и внешних проблем и факторов, сдерживающих рост компании. У него появляется возможность находить и устранять их источники, а также мотивировать персонал на решение проблем.
В итоге сотрудники перестают доставлять дополнительную «головную боль» руководителю и принимаются самостоятельно и позитивно действовать. У директора остаются время и силы заниматься не столько решением сиюминутных насущных задач, сколько стратегией развития компании в целом, и действовать, что называется, опережая события. Результатом принятых мер по оптимизации труда становится стремительное развитие компании и усиление ее влияния на рынке.
Ирина Величко
По материалам «Кадровик.ру»
Организующая схема компании
Для владельцев производственных компаний эта статья будет особенно полезна.
Из этой статьи Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом. Сможете скачать шаблон. Этот же материал есть в видео формате внизу статьи. + В конце статьи мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!
Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Может возникнуть вопрос — «Зачем это мне?».
Большинство владельцев малого и среднего бизнеса сталкиваются с аналогичными проблемами:
Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник.
Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы распечатать ее и заполнить для своего бизнеса.
Упрощенный вид организующей схемы:
Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения. По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.
Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?
№7. Административное отделение.
Управляет деятельностью компании, определяет цели, политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.
ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.
№1. Отделение построения.
Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.
ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.
№2. Отделение распространения.
Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.
ЦКП: Доход компании больше, чем расход.
№3. Финансовое отделение.
Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.
ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.
№4. Техническое отделение.
Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в ргсхемах производственных и торговых компаний.
ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.
№5. Отделение квалификации.
Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.
ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.
№6. Отделение по работе с общественностью.
Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару ( PR ).
ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.
Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек. Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.
Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.
Как же составить организующую схему для своей компании?
Обычно работа с оргсхемой строиться так.
Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.
И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций.
Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец. Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».
В итоге, после обсуждения появляется ОНА – Организующая схема компании. Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.
В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.
Мы часто слышим такой вопрос: «Я расписал функции по имеющимся людям, но некоторые функции остались не распределенными! Мне что, принимать людей? Но я не понимаю — смогу я им платить? Мы пока не можем себе этого позволить!»
Я всегда советую сначала проанализировать загрузку имеющихся сотрудников чтобы найти узкое место в предоставлении продукта клиенту. Например, Вы можете выявить, что на менеджере по продажам кроме самих продаж висят еще и другие обязанности, которые можно передать другому сотруднику. То-есть нужно оптимально распределить нагрузку уже сейчас чтобы как можно скорее увеличить доход и снять с Вас часть рутинной работы.
А дальше нужно считать экономику и целесообразность приема новых сотрудников. Следите за тем, чтобы прибыль на одного сотрудника не падала после увеличения штата, а наоборот росла.
Поэтому, для удобства я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения.
Организационная структура компании.
На структуре управления мы обычно выделяем 3 уровня — стратегический, тактический и операционный.
Итак, благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно! Имея теперь еще и структуру управления компанией можно написать должностные инструкции.
Совместное использование всех этих 3 инструментов (оргсхема, ЦКП, должностные инструкции) позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов. Владелец снижает свою нагрузку и может заниматься именно развитием бизнеса, а не тушением пожаров.
Как и обещала, даю ссылку:
Видео — Как оргсхема помогает навести порядок в управлении.
Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний?
Основное отличие — это компоновка отделов внутри 4 Технического отделения.
В торговой компании к техническому отделению относятся Закуп, Логистика и Склад! Причем логистика может быть как входящая (привозим товар на склад), так и исходящая — доставляем товар заказчику.
В производственной компании в 4 отделении указываются отделы Планирования, Подготовки и само Производство. В реальности функции отдела планирования в небольшой компании может выполнять 1 человек — инженер по планирования. В средних и более крупных производственных компаниях есть целый отдел, который занимается составлением плана производства.
К отделу подготовки можно отнести конструкторов, технологов, службу главного механика, снабжение. То есть все службы, которые должны технически обеспечить производство всем необходимым — чертежами, материалами, инструментом, исправным оборудованием, светом и теплом.
Как успешно ВНЕДРИТЬ оргсхему в компанию.
Чтобы оргсхема действительно помогла навести порядок в бизнесе ее нужно не только разработать, но и внедрить в компанию, в людей. Это, кстати, одна из основных ошибок владельцев бизнеса — разработать оргсхему «для себя». Если хотите, чтобы оргсхема действительно работала:
То нужно правильно внедрить оргсхему в сотрудников, обучить их. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргсхема и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить Вашим руководителям, рассказать какое место на оргсхеме занимает их подразделение и за что отвечает.
Нашим заказчикам мы помогаем подготовить и провести такое собрание. Вместе составляем сценарий встречи, при необходимости помогаем отрепетировать выступление. Правильно расставить акценты исходя из текущей ситуации. Заинтересовать сотрудников, а не напугать. Если сотрудники воспримут оргсхему как что то-то нудное и не понятное, то она вряд ли будет работать. Очень важно добиться, чтобы каждый сотрудник понимал и свои функции и функции коллег.
Проблемы при разработке и внедрении оргсхемы.
В своей практике я часто вижу, как владельцы бизнеса пытаются сами разработать организующую схему. Проблемы и ошибки, которые возникают при этом часто одни и те же. Поэтому я хочу поделиться с Вами. Надеюсь так Вам удастся избежать ошибок и быстрее навести порядок в управлении:
Скачивайте шаблон оргсхемы в формате pdf. Распечатайте его на формате А-1. Попробуйте заполнить вместе с командой. Действуйте!
Про 3 практических способа — как разработать оргсхему читайте здесь.
С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».
Создание организующей схемы компании
Я часто слышу сравнение надежного бизнеса со швейцарскими часами. Они прочные, стабильные, являются атрибутом статуса. Но главное часто кроется в мелочах, которые мы не замечаем. Часы надежные из-за механизма функционирования, из-за системы, которая определяет движение каждой стрелки. Как и швейцарские часы, бизнес не должен требовать вашего постоянного внимания. Каждый предприниматель мечтает о том, чтобы лишь изредка поглядывать на свой бизнес и проверять, все ли идет по плану. Если компания не требует постоянного внимания владельца, то ценность и стоимость такого актива возрастают в разы.
Здесь мы расскажем о главном инструменте менеджмента, который лежит в основе удаленной и автоматизированной системы управления компанией. Это оргсхема.
Что такое «организующая схема»?
Организующая схема или кратко оргсхема – это схема, показывающая должности, обязанности, последовательность действий и полномочий в организации. Она регламентирует организационную структуру компании. Преимущество оргсхемы в ее материальности. Это в первую очередь бизнес-документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс. Оргсхема содержит в себе функционал подразделений компании в виде списка должностей в каждом подразделении с их ключевыми обязанностями.
«Продукты» каждого отдела четко сформулированы и обозначены на оргсхеме. Из них складывается продукт всей компании. Продукт – это результат деятельности, поэтому продуктом может быть и предоставленная услуга. Это касается абсолютно всех компаний. Продукт, производимый торговой компанией, – это, по сути, логистика. Продукт юридических консультаций – оказанная услуга, полезные рекомендации. Продукт есть у любой деятельности, именно за продукт клиент нам платит деньги. Его мало интересует процесс, его интересует результат.
«Организующая» – потому что описывает все функции, которые должны выполняться в компании для успешной деятельности. Благодаря организующей схеме становится понятно, кто за какие функции отвечает и кто кому подчиняется. Не имеет значения, каков размер компании, руководству необходимо понимать, какие именно функции должны выполняться, чтобы бизнес‐процесс давал ожидаемый результат. Организованность возможна только тогда, когда каждый сотрудник понимает свои функции и знает функции других, чтобы можно было с ними взаимодействовать.
Автором этого инструмента управления – оргсхемы – является американский писатель и философ Л. Рон Хаббард, который был ещё и выдающимся менеджером. Он разработал систему управления организацией – Hubbard Management System. На наш взгляд, это оптимальная система для малого и среднего бизнеса. Компания «Высоцкий Консалтинг» помогает владельцам бизнеса выводить свои компании на новый уровень развития и эффективности при помощи этой системы. Как мы это делаем, я подробно описал в своей книге «Моя компания работает без меня».
Организационная структура на оргсхеме
Структура компании – это форма, согласно которой осуществляется деятельность. Если представить функционал в виде потока воды, именно организационная структура определяет, куда этот поток будет двигаться, то есть выступает в виде русла. Без такого инструмента деятельность компании беспорядочна и плохо контролируема.
Наличие четкой организационной структуры в компании – это очень хорошо! Но этого недостаточно. Необходимо создать документ, на котором записаны должности, иерархия, которая называет и определяет полномочия и область ответственности каждого сотрудника, а также результат, который ожидается от каждого. Это как раз и есть оргсхема. Компания работает как единый механизм, направленный на достижение цели.
Организационная структура является основой для систематизации бизнеса. Сначала определяется идея, цель, продукт, стратегия. Затем нанимаются люди, которые могут выполнять функции. Затем идет составление и запуск рекламных, маркетинговых кампаний, цель которых – привлечь клиента. После этого клиент покупает продукт, это оформляется и проводится через отделение финансов. Продукт предоставляется, проверяется качество и удовлетворенность клиента. И затем успешное предоставление продукта делается известным с помощью партнерских программ и мероприятий для потенциальных клиентов. Новые клиенты направляются в коммерческий отдел.
Глобально, для того чтобы достичь необходимого результата, необходимо выполнять семь основных функций. Этим функциям соответствуют семь отделений в компании. Функции такие:
1. Административная функция
Административная – определение идеи, цели, стратегии, технологии, рынка и т.д. Процесс внедрения оргсхемы начинается с разработки организационной структуры. Сначала определяется и формулируется Ценный Конечный Продукт (ЦКП) компании. Исходя из продукта, формируется основной бизнес-процесс. Затем формулируются ЦКП для каждого из семи отделений и каждого отдела внутри отделений. Из ЦКП отделов складываются ЦКП отделений, а из ЦКП отделений – ЦКП компании. После продуктов описываются должности каждого сотрудника. В стандартной структуре семь отделений. В каждом отделении – три отдела. Во главе стоит владелец (учредитель), за ним директор, заместители директора, руководители отделений, отделов и другие сотрудники.
2. Функция построения и персонала
Построения и персонала – организация рабочего процесса и обеспечение компании квалифицированным персоналом. Это отделение отвечает за кадры, их учет, найм, адаптацию, введение в должность, контролирует соблюдение корпоративных правил и стандартов, обеспечивает работу внутренней коммуникационной системы компании. Продукт отделения заключается в работающих бизнес-процессах компании, в продуктивно работающих и выполняющих свои обязанности сотрудниках.
3. Функция распространения
Распространение – реклама, маркетинг, продажи. Для того чтобы клиент приобрел продукт, необходимо продвижение, донесение до покупателя ценности продукта и продажа. Этим занимается отделение распространения.
4. Финансовая функция
Финансовая – принятие денег, оформление, распределение. Все финансовые потоки контролируются в этом отделении. Его основные задачи – увеличение материально-денежных активов компании и порядок в финансах.
5. Производство
Производственное (техническое) отделение отвечает за сам продукт. У рекламного агентства это созданная и запущенная реклама для клиентов. В компании «Высоцкий Консалтинг» это предоставленный консалтинг, работа отделения начинается в момент предоставления консалтингового проекта «Школа Владельцев Бизнеса» и заканчивается, когда в компании владельца инструменты управления внедрены.
6. Качество и квалификация
Проверка и коррекция качества продукта, а также обучение персонала компании. Самое сложное и загадочное отделение, и наименее популярное в России. Для того чтобы ваши клиенты возвращались, именно это отделение отслеживает их удовлетворенность продуктом. Одним из способов повысить качество продукта является повышение квалификации сотрудников, их профессиональное обучение.
7. Связи с общественностью или PR
Работа с партнерами, мероприятия, СМИ и любые контакты с новой публикой. О продукте вашей компании можно рассказать. Успехи и достижения – это то, о чем говорят и пишут. Именно с помощью связей с общественностью вы можете получить новых клиентов и сделать вашу компанию известной. Это отделение отвечает за имидж и репутацию компании, за ее медиаобраз. От того, как вас видит потенциальный клиент на этапе первого касания, во многом зависит ваше дальнейшее взаимодействие.
Когда одна из основных функций не выполняется, появляется узкое место, которое мешает развитию и расширению компании. Без работающей оргсхемы такое узкое место заметить крайне сложно. Типичная картина для малого и среднего бизнеса – это развитые отделения распространения (маркетинг, продажи) и производства и практически отсутствующие отделения качества и PR.
Производственный цикл начинается с административного отделения. Именно в этом отделении находится владелец бизнеса. Его главная задача заключается в стратегическом управлении компанией. Он задает вектор движения, определяет, каким будет продукт и формулирует цель компании. Любые инновации, изменения начинаются в этом отделении. Именно поэтому мы предоставляем консалтинговые услуги только владельцам. Если изменения пытается внедрить, к примеру, директор, а владелец не согласен или не понимает их, то ничего внедрить не удастся.
Развитие организующей схемы
Систематизация бизнеса превращает бизнес в актив, который может работать автономно, без вас и приносить стабильную прибыль. Это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов.
После того как определены цели, замыслы, продукт, разработка оргсхемы продолжается:
Это лишь небольшая часть процесса разработки оргсхемы. Для того чтобы оргсхема заработала, требуется внимание профессионала от начального этапа до полного внедрения в работу компании. Нарисованная и повешенная на стену схема ничего не меняет в бизнесе. Необходимо понимание технологии расстановки людей по постам и внедрения изменений в бизнес. Неверно сформулированный ценный конечный продукт для нескольких должностей перечеркивает результат всей работы. Именно поэтому я не рекомендую внедрять организационную структуру самостоятельно. К тому же, разработка оргсхемы с консультантом занимает 20 часов. Если владелец занимается этим самостоятельно, методом проб и ошибок, то весь процесс затягивается на долгие месяцы.
Если вы предприниматель и заинтересованы в систематизации своего бизнеса – регистрируйтесь на специальный тренинг по разработке оргсхемы за 4 дня. И ваша компания сделает свой первый шаг на пути к системности.