Для чего нужна система электронного документооборота
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.
Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.
Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:
ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.
Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.
После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.
При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.
Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.
Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.
Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.
Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.
ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.
Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
Принципы работы в Диадоке
Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.
Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.
Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.
После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.
Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.
Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.
Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.
Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.
Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.
Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.
Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.
Как выглядит документ в Диадоке?
Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.
Основные этапы перехода на ЭДО
Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.
Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.
После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.
Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.
Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.
Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.
Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.
После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Зачем нужна система электронного документооборота?
В одной организации резко повысилась исполнительская дисциплина, когда к каждой еженедельной оперативке стал готовиться отчет, содержащий информацию о том, сколько документов у каждого на исполнении, сколько исполнено в срок, а сколько – с нарушением.
О.Г. Подолина, независимый консультант
П.Н. Кочеткова, менеджер по работе с клиентами, компания «ИнтерТраст»
Сейчас делопроизводство все чаще называют документационным обеспечением управления. Почему? Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.
Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации.
Задачи службы ДОУ организации
Основная задача службы ДОУ – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.
Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача службы ДОУ. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.
Другая немаловажная задача службы ДОУ – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Поэтому инициатива по внедрению электронного документооборота должна исходить от руководителя именно этой службы. Перед ним возникает цель обосновать руководителю организации необходимость внедрения электронного документооборота.
Какие доводы помогут руководителю службы ДОУ убедить генерального директора во внедрении электронного документооборота? Выгоды, которые получают от этого разные службы компании.
Электронный документооборот для руководителя компании
Для руководителя всю работу с документами можно разделить на две большие группы:
• принятие решений;
• контроль исполнения решений.
При принятии решений главная беда руководителя заключается в нехватке времени на сбор необходимой информации и ее анализ.
Система электронного документооборота позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого предусматриваются различные системы ее классификации и поиска.
СЭД также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.
Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить его можно, используя заранее сформированные в СЭД подборки документов (так называемые базы знаний) по определенному вопросу.
В одной организации резко повысилась исполнительская дисциплина, когда к каждой еженедельной оперативке стал готовиться отчет о ее состоянии, содержащий информацию о том, сколько документов у каждого на исполнении, сколько исполнено в срок, а сколько – с нарушением. Была также организована подготовка справки о состоянии дел по каждому документу на исполнении. Это позволило сосредоточить внимание руководителя на вопросах, действительно требующих внимания.
Ручная подготовка такой справки – весьма трудоемкий процесс, да и цена любой ошибки очень высока. В любом случае при подготовке справки пройдет довольно много времени с момента сдачи последней справки до момента выдачи готовой сводки о состоянии исполнительской дисциплины. При наличии системы электронного документооборота такую сводку можно составить в любой момент одним нажатием кнопки «Сформировать отчет».
Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы.
Электронный документооборот для секретаря
Организация работы с документами занимает большую часть рабочего времени секретаря. Именно на секретарей, как правило, ложится нелегкая работа по оформлению документов, их регистрации, контролю исполнения. Все эти операции трудоемки, поиск документов сложен, неоднозначен и занимает много времени.
Что дает секретарям внедрение системы электронного документооборота (СЭД)? Главное преимущество, по отзывам секретарей, поработавших с подобного рода системами, – возможность легко и быстро найти любой документ и получить ответы на вопросы «Исполнен ли он?», «Отправлен ли ответ по документу?», «Когда ответ был отправлен?», «Приходил ли ответ?», «Кому был отправлен на рассмотрение?» и пр.
При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок, проверить не одну страницу журналов регистрации.
Первый выигрыш секретаря: снижается трудоемкость поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов.
Второй выигрыш секретаря: облегчается контроль исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий.
Третий выигрыш секретаря: снижается время подготовки, согласования и утврждения итоговых документов, контроля исполнения решений.
На заметку!
Если всю работу с документами перенести в систему электронного документооборота, контролировать процессы работы с документами станет гораздо легче.
Электронный документооборот для финансово-бухгалтерских служб
Все чаще СЭД функционируют совместно с системами упраления ресурсами и финансово-бухгалтерскими учетными системами. Различия между ними основываются на методах обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные, условно представляемые в виде связанных таблиц предопределенной структуры. В СЭД работают с неструктурированными данными, текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (реквизиты) может храниться в структурированном, подобном табличному виде. Основное деление потока информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для бизнес-процесса – структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными выполняют учетные системы, в том числе ERP, с неструктурированными – СЭД или, по зарубежной классификации, системы управления корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management).
Обратите внимание!
Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, а это – возможность избежать финансовых санкций.
Для передачи товара покупателю накладная на отгрузку товара (документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах предприятия) должна быть распечатана, подписана и согласована со всеми необходимыми инстанциями. Покупатель расписывается в получении на бумажном документе, на нем ставят печати, указывают сведения о доверенности, вносят записи об отклонениях по качеству и количеству товара, т. е. отражается история совершения сделки и все сопутствующие этому реквизиты. В дальнейшем документ может понадобиться именно в таком виде для целей судопроизводства или для контрольных органов. В то же время данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде для определения складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т. д., поэтому документ (в данном случае – накладная) может быть зарегистрирован в СЭД как электронный с хранением отсканированного образа и одновременно введен в ERP-систему в виде набора структурированных учетных данных. При этом важнейшим для учета является тот факт, что один и тот же бумажный документ по мере его прохождения между участниками сделки порождает несколько учетных действий, для контроля правильности которых требуется обращение к нему или его актуальной копии. Так, при отгрузке клиенту с доставкой своим транспортом товар сначала списывается в резерв, и лишь после получения подписанной накладной с фактически довезенным количеством (кроме сбоя, брака и т. п.) проводится списание товара с учета. На документе подобные корректировки будут выполнены, например, исправительной записью, заверенной печатью и подписью. Для оперативного отражения изменений в реквизитах, например в количестве, требуется своевременная доставка копии документа с итоговыми сведениями в учетное подразделение, что не всегда (особенно в территориально распределенных компаниях) можно обеспечить. Решением таких задач является электронный документооборот, однако, будучи отделенным от учетной системы, он не позволяет учетному работнику оперативно отслеживать изменения по документу и связь этих изменений с отражением их в учетных записях. Интеграция СЭД, содержащей образы первичных учетных документов в актуальном состоянии и историю их изменения, с учетной системой, в которой эти документы отражаются на учетных регистрах, обеспечивает решение этой проблемы. Наиболее характерным образцом интеграции СЭД и учетной системы является электронный архив первичных финансово-бухгалтерских документов.
Выигрыш для финансово-бухгалтерских служб. СЭД позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.
Выигрыш для организации в целом. Снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.
Электронный документооборот для конструкторских и технологических служб
Разработка конструкторской документации все чаще ведется с использованием специализированных программ. Чертежи – не просто листы ватмана, это файлы. Когда наработан большой архив проектной документации, гораздо легче дорабатывать уже имеющееся документы, нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти. Для реализации этих задач в СЭД может быть реализован архив конструкторско-технологической документации.
Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом. Необходимые документы легко найти, а также сделать нужные копии. Трудоемкость разработки измененных документов снижается в десятки раз, как следствие – у специалистов появляется больше возможностей повысить качество разрабатываемых документов.
Электронный документооборот для юристов
Задачи юриста организации многообразны и многоплановы. Ему нужно следить за законодательством, изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о необходимых изменениях в деятельности компании. Юрист готовит и согласовывает договоры, занимается получением лицензий и разрешений, отслеживает сроки окончания лицензий, чтобы вовремя получить новые. На юридическую службу может возлагаться задача подготовки комплектов документов для участия в конкурсах и тендерах. Все это – работа с документами.
Чтобы выполнять ее еще более четко и качественно, электронный документооборот предлагает различные инструменты для ускорения работы и возможности выполнять ее быстрее и качественнее. СЭД позволяет:
• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего доступа и гарантированно обновляться;
• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое «блуждание» документов;
• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и разрешений;
• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов.
Юристам было дано задание согласовать договор. Очень важно сделать это вовремя – задержка с согласованием может привести к потере клиента. Но еще важнее, чтобы в договоре были отражены все спорные вопросы и, если дело дойдет до рассмотрения в суде, интересы организации были бы защищены. Чтобы проверить качество согласования документов, потребуется проанализировать ход дел по серии аналогичных договоров. Если это делать вручную – предстоит очень трудоемкая работа. Система электронного документооборота позволяет сгруппировать документы по нужным критериям, проследить связи между ними, что существенно снижает трудоемкость данного анализа.
Важно знать!
Снижение срока согласования договоров (при сохранении высокого уровня их проработки и подготовки) – необходимое условие успешной деятельности в современном мире, привлечения и сохранения клиентов.
Кроме работы с договорами на юридические службы часто возлагают обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений, вести большую переписку.
Претензионная работа тоже связана с большим количеством документов, контролем за соблюдением сроков их исполнения.
Еще одно направление работы юридических служб – ведение библиотек нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов. Гораздо проще ориентироваться среди этих документов, искать нужные, когда они организованы в электронную библиотеку.
Выигрыш для юридической службы при внедрении СЭД. Юристы могут снизить трудоемкость работы по подготовке договоров, контролю сроков, поиску необходимых нормативных документов.
Коротко о главном
Организация рациональной работы с документами – основная задача службы ДОУ. Руководители и специалисты различных подразделений могут не знать и даже не догадываться о том, что их работа может быть организована иначе и лучше. И задача руководителя делопроизводственной службы – организовать внедрение системы электронного документооборота. Особенно важно провести пропаганду новых методов работы, так как понимание преимуществ СЭД приходит не сразу.
Одной из основных проблем успешного внедрения новых систем является сопротивление персонала. Люди боятся, что они станут ненужными или что им придется работать более интенсивно. Подобные соображения не высказываются открыто, поэтому сопротивление выражается в скрытых формах.
Наш совет!
При внедрении СЭД важно довести до сознания людей новую трактовку автоматизации: внедрение системы будет означать не сокращение потребности в персонале, а возможность выполнения работы на другом качественном уровне.
Когда приходит понимание внедрения СЭД?
Как показывает опыт, понимание важности электронного документооборота приходит не сразу. Можно выделить несколько уровней развития организации, характеризующихся разной степенью внедрения электронного документооборота.
Разработка плана организации работы с документами
Разработка плана внедрения электронного документооборота
В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами
В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, у персонала отсутствует необходимый опыт и квалификация. Какая- либо ответственность не определена
Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные элементы плана вводятся по мере необходимости, поэтому результаты непоследовательны и спонтанны. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются
Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы по работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный
Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес- специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами
В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели
Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, документированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, и вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей, регулярных проверок качества процесса нет
Необходимость развития электронного документооборота ясна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются
Управляемый и измеримый
Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Определена ответственность за процесс на высшем уровне, обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации
Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, документировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает требования бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства
Эффективно поставленный документооборот дает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес-процессов
Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией по работе с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты
Пройдя все ступени развития, электронный документооборот становится частью корпоративной культуры. Как показывает практика, для достижения полного внедрения СЭД необходимо пройти все стадии, перепрыгнуть по ступенькам не удастся.
Оценка эффективности внедрения СЭД
Итак, мы рассмотрели выгоды от внедрения СЭД для разных отделов компании, но только качественные выгоды. Возможно ли как-то количественно оценить экономический эффект от внедрения СЭД?
Существуют две противоположные точки зрения на этот счет. Сторонники первой считают, что оценивать эффективность внедрения СЭД можно и нужно. А их противники придерживаются мнения, что эта затея пустая, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным результатам очень сложно, если вообще возможно.
В основном это объясняется тем, что все положительные изменения происходят на качественном уровне, который плохо поддается количественной оценке.
Некоторые количественные оценки результатов внедрения СЭД все же возможны, но это становится реальным только тогда, когда организация достигнет достаточно высокого уровня развития автоматизации процессов документооборота – на 4-й и 5-й стадиях развития (согласно классификации «Уровни развития организации»).
Подведем итоги
От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.
Отделу ДОУ представляется редкая возможность повлиять на эффективность работы своей организации в целом. Для этого требуется наладить пропаганду новых методов работы и добиться понимания необходимости внедрения СЭД, участия в этом первых лиц. В свою очередь, руководство и другие сотрудники компании не преминут отметить высокий профессионализм служб ДОУ и их вклад в организацию эффективной работы с документами.
Руководители службы ДОУ наряду с сотрудниками IT-подразделений могут принять участие в составлении технического задания на разработку СЭД, выборе и внедрении СЭД, обучении сотрудников, подготовке локальных нормативных документов по электронному документообороту и во многих других процессах. В этом вы сможете убедиться, читая материалы специалистов, которые хотят поделиться с вами на страницах журнала своим уникальным опытом.