Для чего нужна система управления
Зачем нужно управление
Производственный цикл, в котором задействованы производственные ресурсы, разделяется на функциональные блоки, которые должны взаимодействовать между собой, выполняя общую для всех задачу. Отдельная структура необходима для того, чтобы координировать эти усилия и направлять их. Эта же структура должна определять направления развития предприятия, его маркетинговую и кадровую политику. Осуществляет эти функции аппарат управления, который в структуре любого предприятия отделен от производственных блоков.
На предприятии, чтобы осуществлять управление им, существует система руководителей разных уровней. Они назначаются для всех подразделений и обеспечивают как горизонтальные связи на одном уровне, так и вертикальные – от руководителя низших звеньев к генеральному директору.
Руководители младшего, низового звена, работают непосредственно с исполнителями. Их задачей является организация, обеспечение и контроль за выполнением производственных задач и планов, использованием сырья и эксплуатацией оборудования. Это самая многочисленная часть аппарата управления. Управленцы среднего звена служат посредниками между высшим руководством и руководителями низового уровня.
Самый высокий уровень управления представляет последнее звено, в обязанность представителей которого входит принятие важнейших решений, от которых зависит деятельность компании, предприятия. Именно они и несут ответственность за эту деятельность. Принимаемые ими решения, через управленцев среднего и низшего звена доводятся до непосредственных исполнителей.
Такая организационная и управленческая структура характерна для любого предприятия, в котором существуют подразделения и отделы. Она позволяет управлять предприятием и всем его руководящим звеньям обеспечивать этот процесс за счет планирования, организации, мотивации и контроля.
О СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ЧТО ТАКОЕ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ?
Для начала нужно разобраться, почему «система управления организации». Я рассуждаю следующим образом: организация — это любое искусственное образование, в котором занято более одного человека, которые должны каким-то образом организовывать совместную работу для достижения какой-либо цели. Соответственно, под термином «организация» понимается собирательный образ, обобщающий такие понятия как «бизнес», «компания», «предприятие», «учреждение», «группа компаний», «корпорация» и т. д.
Теперь ответим на вопрос, что такое система управления организации. К сожалению, существует распространённая ситуация, когда при упоминании термина «система управления организации» у владельцев бизнеса, топ-менеджеров и руководящих работников возникают ассоциации с информационной системой типа ERP или другим программным продуктом.
Рисунок 1. Система управления организации
Закономерный вопрос, почему система управления организации, а не система управления организацией? Потому что, как уже было написано выше, это система, с помощью которой сама организация (люди, которые работают внутри неё) управляет объектами управления, т. е. клиентами, партнёрами, ресурсами, оборудованием, продуктами, технологиями, персоналом и т. д. При этом организация сама определяет, что для неё является объектом управления, исходя из её целей, видов деятельности, применяемых стандартов и практик управления, специфики отрасли и размеров.
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ?
Существует ещё масса аргументов за разработку системы управления организации, таких как повышение эффективности управления, масштабирование бизнеса, сокращение затрат, повышение производительности труда, внедрение информационных систем, но, на мой взгляд, все эти аргументы являются вытекающими из трех основных, а соответственно, вторичными.
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПОСТРОЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
В силу этих проблем, трудно оценить проект, т. е. объем работ, сложность, сроки, качество и риски, и ещё сложнее определить ценность продукта, который будет получен на выходе. В результате, на практике очень часто разработка системы управления организации носит неорганизованный, бессистемный или симптоматический характер, например, в рамках проектов внедрения информационных технологий или внедрения каких-нибудь новомодных управленческих «заманух», а документация системы управления организации большей частью неактуальна и не соответствует реальному положению дел в организации.
РЕШЕНИЕ
На мой взгляд, одним из оптимальных решений является использование процессного подхода к организации работы.
В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.
В качестве примере приведем BPMN процесса обработки заявки клиента IT-аутсорсинговой компаний «Smart IT company» на рисунке 2. 
Рисунок 2 — Процесс обработки заявки клиента IT-аутсорсинговой компаний «Smart IT company»
ОБ УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ПРОСТЫМИ СЛОВАМИ
Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.
Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).
При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.
Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.
Проектируем систему управления организации: методология, инструменты, команда
Андрей Недолужко
Управляющий партнёр компании Experts2biz
Эксперт по проектированию архитектуры бизнес и ИТ-систем
Консультант по бизнес-процессам девелопмента и управления недвижимостью
В данной статье речь пойдёт о системном подходе в использовании инструментов в проектах построения системы управления организации.
Основные идеи статьи
Система управления организации — нематериальный продукт, поэтому её сложно оценить и сформулировать требования к ней. Требования будут постоянно меняться по мере построения и развития системы. Поэтому проекты создания подобных систем должны носить итерационный характер. Ключевые факторы успешности проекта: проектирование системы управления организации с использованием специализированного программного обеспечения, правильная организация процесса и распределение ролей проекта.
Определение
Прежде, чем рассуждать о системных подходах для построения системы управления организации, необходимо определиться с вопросами «Что такое система управления организации?» и «Зачем вообще нужна система управления организации?»
Что такое система управления организации?
Для начала нужно разобраться, почему «система управления организации». Я рассуждаю следующим образом: организация — это любое искусственное образование, в котором занято более одного человека, которые должны образом организовывать совместную работу для достижения цели. Соответственно, под термином «организация» понимается собирательный образ, обобщающий такие понятия как «бизнес», «компания», «предприятие», «учреждение», «группа компаний», «корпорация»
Теперь ответим на вопрос, что такое система управления организации. К сожалению, существует распространённая ситуация, когда при упоминании термина «система управления организации» у владельцев бизнеса, и руководящих работников возникают ассоциации с информационной системой типа ERP или другим программным продуктом.
На самом деле система управления организации — это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды (клиенты, партнёры, ресурсы, оборудование, продукты, технологии, персонал) для достижения своих целей в долгосрочной перспективе. Элементами этой системы являются:
Рисунок 1. Система управления организации
Закономерный вопрос, почему система управления организации, а не система управления организацией? Потому что, как уже было написано выше, это система, с помощью которой сама организация (люди, которые работают внутри неё) управляет объектами управления, клиентами, партнёрами, ресурсами, оборудованием, продуктами, технологиями, персоналом При этом организация сама определяет, что для неё является объектом управления, исходя из её целей, видов деятельности, применяемых стандартов и практик управления, специфики отрасли и размеров.
Для чего нужна система управления организации?
Есть, по меньшей мере, три веских аргумента:
Существует ещё масса аргументов за разработку системы управления организации, таких как повышение эффективности управления, масштабирование бизнеса, сокращение затрат, повышение производительности труда, внедрение информационных систем, но, на мой взгляд, все эти аргументы являются вытекающими из трех основных, а соответственно, вторичными.
Основные проблемы построения эффективной системы управления организации
С одной стороны, аргументов в пользу построения системы управления организации предостаточно. Однако, в большинстве случаев организации сталкиваются с рядом проблем, основные из которых следующие:
В силу этих проблем, трудно оценить проект, объем работ, сложность, сроки, качество и риски, и ещё сложнее определить ценность продукта, который будет получен на выходе. В результате, на практике очень часто разработка системы управления организации носит неорганизованный, бессистемный или симптоматический характер, например, в рамках проектов внедрения информационных технологий или внедрения новомодных управленческих «заманух», а документация системы управления организации большей частью неактуальна и не соответствует реальному положению дел в организации.
Какую альтернативу можно предложить в подобной ситуации? Другими словами:
Решение
На мой взгляд, одним из оптимальных решений является использование итерационного или цикличного подходов в построении системы управления и ориентация на стандарты PMBOK (руководство к своду знаниями по управления проектами) и BABOK (руководство к своду знаний по ).
В этом контексте, следует обратить внимание на существенные изменения (по отношению к предыдущим версиям) в четвёртой версии стандарта по управлению проектами PMBOK, где акцент сделан на то, что реализация подобных проектов должна носить итерационный характер. Другими словами, стандарт PMBOK признаёт тот факт, что гибкие методологии реализации проектов имеют преимущества по сравнению с жёсткими методологиями, построенными по принципу «водопада», где выполнив все работы одной фазы проекта, приступают к следующей. Однако стандарт PMBOK определяет только общие вопросы реализации проектов, и не даёт детальных методических рекомендации по технологии выполнения подобных проектов. Я предлагаю воспользоваться некоторыми идеями и практиками стандартов и методологий из индустрии программного обеспечения, таких как RUP или Microsoft Solutions Framework MSF, адаптировав их под задачи создания системы управления организации.
RUP — подразумевает итерационную и инкрементную модель разработки, в то время как MSF — спиральную модель разработки с поддержкой итеративности. Несмотря на некоторые отличия, в основе этих подходов лежит общая концепция, они в разное время были предложены одним и тем же человеком — немецким специалистом в области программного инжиниринга Барри Боемом (к слову, водопадная модель разработки также принадлежит его авторству). То есть, разницы между итерационным и спиральным подходом практически никакой нет, вопрос просто в том, кто как лучше воспринимает модель.
В качестве примера можно привести традиционное концептуальное изображение RUP — Рисунок 2
Рисунок 2. Традиционное изображение методологии RUP
Сущность методологии RUP заключается в том, что процесс разработки состоит из четырёх фаз, каждая из которых может быть разбита ещё на отдельные итерации. В ходе выполнения каждой фазы/итерации осуществляются постоянная последовательность определённых процессов. Попробуем рассмотреть аналогичную модель в контексте построения системы управления организации.
Жизненный цикл системы управления организации можно представить следующим образом:
Соответственно, фазы проекта создания системы управления организации будут аналогичны фазам, определённым в RUP. Однако контекст фаз будет другим — Таблица 1
Таблица 1. Фазы проекта разработки системы управления организации
Процессы каждой итерации выглядят следующим образом — Таблица 2.
Таблица 2. Процессы разработки системы управления организации
Ознакомившись с подобной организацией процессов, можно спросить:
Дело в том, что именно эти вопросы охватывают процессы и процедуры, описанные в стандартах PMBOK или BABOK,
Таким образом, использование PMBOK и BABOK в качестве базы избавляет от необходимости разрабатывать процессы самостоятельно.
В результате получается следующая концептуальная модель построения системы управления организации, аналогичная RUP — Рисунок 3. Естественно, отображение трудозатрат выглядит несколько утрированно, но, тем не менее, оно даёт представление о том, как распределять ресурсы в ходе выполнения проекта.
Рисунок 3. Итерационный процесс разработки системы управления организации
Место инструментов в проекте
В качестве примера рассмотрим систему Business Studio. Этот продукт предоставляет набор возможностей, который позволяет рассматривать его как центральный инструмент для проектирования верхнего уровня системы управления организации (Рисунок 4).
Рисунок 4. Уровень проектирования системы управления организации
Также Business Studio может использоваться при решении задач на других стадиях проекта:
Таблица 3. Применение Business Studio, на разных фазах проекта
Таким образом, применение системы Business Studio позволяет закрыть целый комплекс задач создания системы управления организации — Рисунок 5.
Рисунок 5. Область применения Business Studio
Команда
Широко распространено заблуждение, что для создания системы управления организации достаточно купить специализированное программное обеспечение (одно или несколько рабочих мест, в зависимости от размеров и целей организации)и обучить специалистов. Однако из рисунков 4 и 5 следует, что возможности современных программных продуктов охватывают различные процессы и, соответственно, области знаний, и для каждого процесса к пользователю системы предъявляются особые требования в плане навыков, знаний и опыта. Поэтому для достижения максимального эффекта в проекте построения системы управления можно выделить следующие роли — Таблица 4.
Таблица 4. Роли команды, использующей систему
Как видно из таблицы 4, можно выделить пять ключевых ролей исполнителей, которые будут участвовать в проекте создания системы управления организации. Они выполняют совершенно различные функции, имеют различные зоны ответственности и требования к квалификации. Обеспечение человеческими ресурсами данных ролей — это, собственно, уже другой вопрос, который зависит от объёмов проекта и возможностей организации. Естественно, для небольших организаций некоторые роли могут совмещаться: например, может также выполнять роль или специалиста по (но не две сразу), возможны и другие варианты. Основное правило — не должно быть явного конфликта интересов: например, специалист по разработке документации системы управления не может выполнять роль специалиста по качеству, иначе качество будет страдать. С другой стороны, и для крупных и для небольших организаций можно активно использовать аутсорсинг или инсорсинг ресурсов:
Заключение
Залогом успешного выполнения проекта разработки системы управления организации является тщательный выбор методологических инструментов. Необходимо учитывать современные тенденции в проектном менеджменте и смежных видах деятельности, в частности индустрии ПО, которые делают акцент на гибких (agile) методах реализации подобных проектов.
Поэтому предложенный подход организации проекта имеет целый ряд преимуществ, ключевые, на мой взгляд:
В конечном итоге, повышается вероятность получения именной той системы управления, которая необходима организации для достижения поставленных целей, а программное обеспечение для превращается из дорогой игрушки в ключевой инструмент построения и развития организации.
Литература:
[1] Якбсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения. — СПб.: Питер, 2002 — 496 с. ил
[2] Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — Четвётое издание. ©2008 Project Management Institute, Inc
[3] A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK ® Guide), Version 2.0. ©2009 International Institute of Business Analysis. Toronto, Ontario, Canada
Опубликовано по материалам:
Журнал Intelligent Enterprise № 12, 2012
Система управления
Структура управления — систематизированный (строго определенный) набор средств сбора сведений о подконтрольном объекте и средств воздействия на его поведение с целью достижения определённых целей. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента.
Техническая структура управления — устройство или набор устройств для манипулирования поведением других устройств или систем.
Объектом управления может быть любая динамическая система или её модель. Состояние объекта характеризуется некоторыми количественными величинами, изменяющимися во времени, то есть переменными состояния. В естественных процессах в роли таких переменных может выступать температура, плотность определенного вещества в организме, курс ценных бумаг и т. д. Для технических объектов это механические перемещения (угловые или линейные) и их скорость, электрические переменные, температуры и т. д. Анализ и синтез систем управления проводится методами специального раздела математики — теории управления.
Структуры управления разделяют на два больших класса:
Содержание
Типы систем автоматического управления
Система автоматического управления, как правило, состоит из двух основных элементов — объекта управления и управляющего устройства.
По цели управления
Объект управления — изменение состояния объекта в соответствии с заданным законом управления. Такое изменение происходит в результате внешних факторов, например вследствие управляющих или возмущающих воздействий.
Системы автоматического регулирования
Системы экстремального регулирования
Способны поддерживать экстремальное значение некоторого критерия (например, минимальное или максимальное), характеризующего качество функционирования данного объекта. Критерием качества, который обычно называют целевой функцией, показателем экстремума или экстремальной характеристикой, может быть либо непосредственно измеряемая физическая величина (например, температура, ток, напряжение, влажность, давление), либо КПД, производительность и др.
Адаптивные системы автоматического управления
Служат для обеспечения желаемого качества процесса при широком диапазоне изменения характеристик объектов управления и возмущений.
По виду информации в управляющем устройстве
Замкнутые САУ
В замкнутых системах автоматического регулирования управляющее воздействие формируется в непосредственной зависимости от управляемой величины. Связь выхода системы с его входом называется обратной связью. Сигнал обратной связи вычитается из задающего воздействия. Такая обратная связь называется отрицательной.
Разомкнутые САУ
Сущность принципа разомкнутого управления заключается в жестко заданной программе управления. То есть управление осуществляется «вслепую», без контроля результата, основываясь лишь на заложенной в САУ модели управляемого объекта. Примеры таких систем : таймер, блок управления светофора, автоматическая система полива газона, автоматическая стиральная машина и т. п.
В свою очередь различают:
Характеристика САУ
В зависимости от описания переменных системы делятся на линейные и нелинейные. К линейным относятся системы, состоящие из элементов описания, которые задаются линейными алгебраическими или дифференциальными уравнениями.
Если все параметры уравнения движения системы не меняются во времени, то такая система называется стационарной. Если хотя бы один параметр уравнения движения системы меняется во времени, то система называется нестационарной или с переменными параметрами.
Системы, в которых определены внешние (задающие) воздействия и описываются непрерывными или дискретными функциями во времени относятся к классу детерминированных систем.
Системы, в которых имеет место случайные сигнальные или параметрические воздействия и описываются стохастическими дифференциальными или разностными уравнениями относятся к классу стохастических систем.
Если в системе есть хотя бы один элемент, описание которого задается уравнением частных производных, то система относится к классу систем с распределенными переменными.
Системы, в которых непрерывная динамика, порождаемая в каждый момент времени, перемежается с дискретными командами, посылаемыми извне, называются гибридными системами.
Примеры систем автоматического управления
В зависимости от природы управляемых объектов можно выделить биологические, экологические, экономические и технические системы управления. В качестве примеров технического управления можно привести:
Система управления организацией
Что такое система управления
Система управления — совокупность компонентов, образующих иерархию контуров циркуляции и преобразования данных в процессе реализации концепции управления, задачей которого является обеспечение соответствия действий принятому плану организации.
Признаками, согласно которым определенную систему причисляют к группе системы управления, являются:
Осуществление управления происходит при условии реально существующей и действующей системы, с помощью которой решают управленческие задачи. В целом, управление является разновидностью взаимоотношений участников системы:
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.
В рамках организации роль субъекта управления или носителя власти может играть руководитель, делегирующий ответственность и полномочия на нижестоящих, согласно иерархии, менеджеров. Объектами управления могут являться подразделения организации, специалисты, ресурсы и т.д.
Система управления представляет собой комплекс элементов, которые взаимозависимы и взаимосвязаны между собой. Данные компоненты едины и образуют упорядоченную целостность. Основным трендом упорядочения системы управления является цель ее функционирования.
Компоненты системы управления:
Важным критерием оценки системы управления является сбалансированность и соответствие организованным целям. Такой комплекс должен быть контролируемый, отличаться гибкостью, адаптивностью.
Описание работы системы управления
Управляемая группа состоит из элементов, задействованных при создании материальных и духовных благ или предоставления услуг. К данному понятию относятся подчиненные. Управляющую группу создают для реализации всех функций, с помощью которых выполняются поставленные перед организацией задачи.
Неотъемлемым условием для реализации управленческой стратегии является наличие ресурсов:
Управляющая группа отвечает за координацию работы всех сотрудников с использованием технических средств таких, как связь, техника, а также несет ответственность за производство и дальнейшее совершенствование организации.
К данному направлению относят руководителей. Они подчинены старшему менеджеру. Количество руководителей определяется размерами штата сотрудников и организационной структурой.
Управляющие подсистемы включают несколько этапов:
Путем объединения перечисленных компонентов управления достигается цель организации. В любой концепции присутствует субъект и объект управления. Примерами объектов являются:
В качестве субъекта системы управления выступают разнообразные структуры управленческого персонала. Существует несколько форм координирования работы в организации:
Типы системы управления
Управленческие комплексы могут отличаться. Среди систем управления выделяют два типа:
Существенное отличие этих систем заключается в том, что для закрытой системы управления характерен блок управления в виде составной части этой системы, в отношении которой осуществляется управление. Основным критерием эффективности работы в случае открытой системы являются свойства, присущие управляющему устройству. К примеру, эффективность системы, которой управляет человек, определяется человеком. В ситуациях, когда процесс самой управляемой операции значительно влияет на ход управления, систему принято считать закрытой.
В закрытом типе системы управления присутствует обратная связь:
Не для всех закрытых систем представляется возможным производить коррекцию параметров. Некоторые информационные потоки представляют собой замкнутый контур.
Обратная связь основана на обратном воздействии итогов управления системы на процесс самого управления, либо применении данных, поступающих от объекта управления. Обратная связь может быть нескольких видов:
В случае положительной обратной связи усиливается действие выходного сигнала. Отрицательная обратная связь приводит к ослаблению входного сигнала. Положение системы ухудшается при положительной обратной связи. Восстановление равновесия наблюдается во время отрицательной обратной связи.
Виды систем управления
Рассматриваемые комплексы отличаются по ряду признаков. Исходя из характера управляющего воздействия, системы классифицируют по следующим категориям:
Параметры системы
Комплекс управления является неотъемлемой частью организации и представляет собой относительно самостоятельную систему в целом комплексе, составляющих организацию. С помощью системы управления выполняют взаимосвязанные манипуляции, формирующие и использующие организационные ресурсы для достижения ее цели.
Ключевыми параметрами систем являются:
Примеры систем управления
Примеры процесса целенаправленного воздействия на объект, которое необходимо для обеспечения работы объекта по конкретной программе, можно обнаружить в любых сферах деятельности.
К управляемым объектам относятся:
Управляющими объектами могут быть: