Для чего нужна спецификация к договору
На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.
Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.
Для чего требуется
Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.
На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.
Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.
Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.
Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.
Какие данные указываются в спецификации
Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
— наименования, юрид. названия, адреса сторон;
— налог. и банк. реквизиты;
— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.
Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.
Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.
Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.
Можно ли обойтись без спецификации
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Обращайтесь к специалистам
Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.
Форма спецификации к договору поставки
Спецификация к договору поставки — это приложение к контракту, в котором конкретизируются основные условия сделки. Этот документ часто используется и является одной из основных форм делового документооборота, поэтому он должен быть корректно составлен и содержать все необходимые условия.
Когда заключается договор
Купля-продажа товара, оказание услуг, выполнение работ — основные операции, характерные для предпринимательской деятельности. Любая сделка требует оформления договорных обязательств. Гражданский кодекс РФ допускает заключение контракта в устной форме, если письменная форма не установлена как обязательная (статьи 158 и 434 ГК РФ). Письменная форма договорных обязательств является предпочтительной, поскольку позволяет согласовать условия, удовлетворяющие обе стороны сделки. Условия подробно формулируют в приложении или в тексте контракта. Договор является заключенным в том случае, если в нем согласованы все существенные стороны:
Статья 429.1 ГК РФ допускает заключение рамочного контракта. В нем согласовываются общие условия, которые в дальнейшем конкретизируются путем заключения приложений. Рамочные договорные обязательства согласовываются на длительный период времени. Они удобны, если предполагается длительное сотрудничество, например:
Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.
Как заполнить спецификацию, уточняющую условия контракта
Вначале определим, что такое спецификация к договору поставки, — это приложение к рамочному контракту. Оно является его неотъемлемой частью и хранится вместе с основным документом. В этом приложении конкретизируются предмет сделки, цена поставляемой продукции, стоимость оказываемых услуг. Допускается включение в него уточнения сроков и условий поставки.
Поскольку форма спецификации к договору поставки не установлена законодательно, составить ее разрешено в произвольном виде. Но необходимо соблюдение правил, установленных деловым документооборотом.
Образец спецификации к договору поставки оборудования или продукции
Договор поставки – одно из самых распространенных соглашений. Именно поэтому часто возникают связанные с ним вопросы. Грамотное составление договора – залог его успешной реализации и всего бизнеса в целом. В договорных отношениях нужно очень внимательно относиться ко всем мелочам, ведь одна неверная запятая может дорого обойтись.
Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.
Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.
Что это такое?
Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.
На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.
Что в ней указывается
Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме. Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения. Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.
Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):
Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.
Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.
Если вас интересует, как заполнить образец гарантийного письма на оплату, ознакомьтесь с этой статьей.
Правила заполнения
В договоре поставки обязательно должна быть ссылка на спецификацию. Но одной ссылки недостаточно, необходимо прописать, что это неотъемлемая часть данного соглашения. Спецификация выполняется на отдельном листе и подписывается сторонами до момента передачи товара либо продукции. Ее следует согласовать, ведь получить товар, не соответствующий избранным критериям покупателя, не хочется никому. Это лишние убытки и нервотрепка, тем более если начнется изматывающая и длительная судебная тяжба.
Отсутствие подписи одной из сторон является основанием для неисполнения такой спецификации, она не считается согласованной и заключенной. Подписанная спецификация, наоборот, имеет юридическую силу и обязательна для ее исполнения. Она аналогично договору поставки заключается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Основные требованию к заполнению:
Конечно же, качество продукции, которая закупается, может быть проверено со стопроцентной гарантией, только если поставщик – проверенный постоянный партнер. Поэтому многие специалисты, в том числе юристы, рекомендуют заключать долгосрочные договора поставки, которые разбиваются на периоды. А спецификация будет ассортиментным перечнем закупаемого товара для каждой конкретной сделки. В таких случаях в ней оговаривают такие моменты, как условия и сроки поставки, форма расчета, период и сумма платежа. Дополнительно по мере необходимости указывают и сведения о месте разгрузки.
Спецификация к договору | Форма в 2021 году
Спецификация не является обязательным документом, который нужно составлять при заключении договора, т.к. все вопросы стороны вправе предусмотреть в самом тексте договора. Однако на практике именно путем согласования спецификации стороны обычно регулируют единицы измерения, количественные характеристики и другие вопросы по сделке. Рассмотрим основные правовые аспекты этого документа.
Что такое спецификация к договору подряда?
Общие положения о подряде (пар. 1 гл. 37 ГК РФ) не содержат правила об обязательном составлении спецификации.
В то же время правило о свободе договора (ст. 421 ГК РФ) позволяет сторонам самостоятельно решать вопрос о необходимости этого документа.
Если стороны решили составлять спецификацию к договору, то она становится неотъемлемой частью договора.
Рассмотрим также правила о сделках строительного подряда, т.к. они являются специальными по отношению к общим положениям о подряде.
В соответствии с п. 1 ст. 743 ГК РФ подрядчик обязан осуществлять строительство и связанные с ним работы в соответствии с технической документацией, определяющей объем, содержание работ и другие предъявляемые к ним требования, и со сметой, определяющей цену работ.
Согласно п. 2 указанной статьи договором строительного подряда должны быть определены состав и содержание технической документации, а также должно быть предусмотрено, какая из сторон и в какой срок должна предоставить соответствующую документацию.
Таким образом, при заключении договора строительного подряда состав технической документации определяется сторонами самостоятельно, и спецификация также не является обязательным документом. Однако, как правило, спецификация является неотъемлемой частью таких сделок.
В ней, в частности, могут содержаться конкретные требования по обеспечению строительства материалами, в том числе деталями и конструкциями, или оборудованием с указанием их видов или наименований.
Например, в спецификациях, являющихся приложением к договору, может отображаться стоимость работ и услуг, их объемы (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.12.2020 N Ф05-19383/2020 по делу N А40-111661/2019, Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.02.2020 N Ф01-8325/2019 по делу N А39-8409/2018).
Договор подряда может быть расторгнут в части спецификаций (Определение Верховного Суда РФ от 30.05.2019 N 307-ЭС19-7666 по делу N А56-24122/2018).
Что такое спецификация к договору возмездного оказания услуг?
В соответствии с п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Стороны вправе не указывать детальных характеристик совершаемой сделки в тексте договора, а указать на то, что они предусмотрены в приложениях или спецификациях к нему. В приложениях могут быть указаны как существенные, так и иные условия договора.
В п. 3.1 Постановления Конституционного Суда РФ от 23.01.2007 N 1-П «По делу о проверке конституционности положений пункта 1 статьи 779 и пункта 1 статьи 781 Гражданского кодекса Российской Федерации в связи с жалобами общества с ограниченной ответственностью «Агентство корпоративной безопасности» и гражданина В.В. Макеева» отмечается: определяя исчерпывающим образом такое существенное условие договора, как его предмет, федеральный законодатель не включил в понятие предмета договора возмездного оказания услуг достижение результата, ради которого он заключается. Заключая договор возмездного оказания услуг, стороны, будучи свободны в определении цены договора, сроков его исполнения, порядка и размера оплаты, вместе с тем не вправе изменять императивное требование закона о предмете данного договора.
Например, в тексте договора может быть указано, что предметом является оказание юридических услуг согласно приложению (спецификации), в котором подробно будет расшифровано, какие именно юридические услуги должны быть оказаны в рамках этого договора.
Приведем выдержку из Постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 03.06.2016 N Ф01-2003/2016 по делу N А43-26750/2013 (Определением Верховного Суда РФ от 03.10.2016 N 301-ЭС16-12073 отказано в передаче дела для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), которая даст представление о том, как это происходит на практике: между АО и ООО было заключено соглашение об оказании возмездной юридической помощи, а также спецификация, определяющая перечень услуг исполнителя, сроки их осуществления, стоимость и порядок оплаты. В соответствии с данными документами исполнитель принял на себя обязанность по осуществлению комплекса мероприятий, направленных на представление интересов доверителя и судебной защиты от взыскания штрафа по иску третьего лица в арбитражном суде, а также компенсации судебных издержек.
В отдельных случаях (например, для муниципальных нужд) содержание спецификации может быть предусмотрено нормативно.
Согласно п. 9.1 Стандарта качества муниципальных услуг в области молодежной политики на территории Ванинского муниципального района Хабаровского края, утв. Постановлением Администрации Ванинского муниципального района от 12.02.2010 N 124, установлены требования, предъявляемые к организации работы клубов и объединений для молодежи, в т.ч. наличие документированной спецификации процесса организации работы клубов (внутренний приказ, положение о клубе, смета расходов, план работы, договоры с привлеченными организациями и специалистами, графики занятий, другие документы по услуге).
В Примерной форме договора оказания медицинских услуг наименование, количество и сроки оказываемых услуг указываются в спецификации (приложение к договору) (Старчиков М.Ю. Договор оказания медицинских услуг: правовая регламентация, рекомендации по составлению, судебная практика и типовые образцы. М.: Инфотропик Медиа, 2017).
Как составить спецификацию к госконтракту
Спецификация к договору — это, по 44-ФЗ, неотъемлемая часть госконтракта. Подготовить ее нужно одновременно со всей документацией по закупке.
Что это за документ в рамках 44-ФЗ
Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции и ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.
Когда составлять
Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.
В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).
А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).
Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Г осзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.
Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:
Кто составляет
Предполагаем, что в первом случае спецификацию к контракту по 44-ФЗ на поставку товара заполнит заказчик, а во втором — поставщик. Но закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.
Как заполнять
Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:
Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.