Для чего нужно хранить цифровые карты какими должны быть условия хранения
Как правильно хранить документы
Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.
Леонид Яковлев
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции |
Книга учета доходов и расходов
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы о ликвидации компании
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени |
Авансовые отчеты
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Личные дела сотрудников
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП |
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
30 000 ₽ — более одного налогового периода
20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года
От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Главное
Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.
Сейчас читают
Как открыть валютный счет
Валютный счет понадобится любому бизнесу, если собираетесь работать с зарубежными партнерами. Разбираемся, на что стоит обратить внимание при открытии валютного счета
Правила работы с самозанятыми
Компании и ИП привлекают самозанятых для разовых или нерегулярных проектов. Для бизнеса это выгоднее, чем работать с физлицами, но есть несколько правил, которые важно учитывать при таком сотрудничестве.
Как подготовить и провести презентацию
Чтобы провести качественную презентацию для инвестора, сотрудников, клиента или на большую аудиторию, нужно правильно подготовиться и помнить о правилах борьбы со стрессом.
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Приказ Министерства экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России) от 1 октября 2010 г. N 464 г. Москва «Об утверждении Порядка создания, обновления, использования, хранения и распространения цифровых навигационных карт»
Комментарии Российской Газеты
Зарегистрирован в Минюсте РФ 8 ноября 2010 г.
Регистрационный N 18895
В соответствии с пунктом 16 Положения о полномочиях федеральных органов исполнительной власти по поддержанию, развитию и использованию глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС в интересах обеспечения обороны и безопасности государства, социально-экономического развития Российской Федерации и расширения международного сотрудничества, а также в научных целях, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2008 г. N 323 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 2058; 2009, N 30, ст. 3838; N 37, ст. 4415), приказываю:
Утвердить прилагаемый Порядок создания, обновления, использования, хранения и распространения цифровых навигационных карт.
Министр Э. Набиуллина
Порядок создания, обновления, использования, хранения и распространения цифровых навигационных карт
I. Общие требования к порядку создания, обновления, использования, хранения и распространения цифровых навигационных карт
2. В цифровые навигационные карты, создаваемые за счет средств федерального бюджета, включаются:
3. В цифровые навигационные карты, создаваемые за счет собственных средств граждан и юридических лиц, включаются:
информация, содержащаяся в цифровой навигационной карте, созданной за счет средств федерального бюджета для соответствующих целей;
дополнительная информация, содержание которой определяется заказчиком работ по созданию и обновлению соответствующей цифровой навигационной карты.
4. Цифровые навигационные карты создаются в векторной форме представления данных.
5. Обновление информации, содержащейся на цифровых навигационных картах, создаваемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется:
6. Цифровые навигационные карты, создаваемые за счет средств федерального бюджета, подлежат включению в состав материалов государственного картографо-геодезического фонда.
8. Граждане и юридические лица обязаны безвозмездно передавать один экземпляр копий созданных ими цифровых навигационных карт в соответствующие картографо-геодезические фонды с сохранением авторских прав.
II. Особенности порядка создания, обновления, использования, хранения и распространения цифровых навигационных карт, создаваемых за счет средств федерального бюджета и предназначенных для решения навигационных задач автомобильного транспорта
9. Цифровая навигационная карта, создаваемая за счет средств федерального бюджета и предназначенная для решения навигационных задач автомобильного транспорта, создается:
в цифровой форме представления данных;
на всю территорию Российской Федерации;
10. В цифровую навигационную карту, создаваемую за счет средств федерального бюджета и предназначенную для решения навигационных задач автомобильного транспорта, включается только разрешенная к открытому опубликованию информация.
11. Картографической основой цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, является Единая электронная картографическая основа федерального, регионального и муниципального назначения, создаваемая в соответствии с приказом Минэкономразвития России от 24 декабря 2008 г. N 467 (зарегистрирован в Минюсте России 18 февраля 2009 г., регистрационный N 13396), следующих масштабов:
1:10 000 для территорий населенных пунктов;
1:25 000 для промышленно развитых регионов;
1:50 000 и 1:100 000 для всей территории Российской Федерации.
12. Навигационная информация цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, состоит из:
информационного слоя об адресах зданий и сооружений (адресного слоя).
13. Дорожный граф создается в виде связного полного графа.
Для его формирования используются топологически связанные ребра и вершины, геометрические и семантические свойства которых описывают расположение проезжих частей улично-дорожной сети (улицы, дороги, внутриквартальные проезды), их характеристики, элементы организации дорожного движения.
14. При создании дорожного графа его ребра должны соответствовать на местности осевым линиям дорог, а в случаях, указанных в пункте 16 настоящего Порядка, осевым линиям проезжих частей дорог.
15. При создании дорожного графа его вершины на местности должны соответствовать:
точкам пересечения осевых линий, расположенных на одном по высоте уровне дорог или, в случаях, указанных в пункте 16 настоящего Порядка, осевых линий проезжих частей таких дорог;
расположенным на дорогах или их проезжих частях долговременным преградам, препятствующим проезду транспортных средств;
пресечению линии уреза воды на водоемах и линии маршрута при движении через разводные мосты и паромные переправы.
В случае если дороги или их проезжие части находятся на разных уровнях по высоте, вершина дорожного графа, соответствующая их пересечению, не образуется.
16. При создании дорожного графа его ребро соответствует осевой линии проезжей части дороги в случаях:
если проезжие части дороги разделены физическим разделителем (барьер, ограждение, газон, отделенные барьером от проезжей части дороги трамвайные пути);
если проезжие части дороги разделены двойной сплошной линией дорожной разметки.
В указанных случаях в местах, где возможен разворот, ребра, соответствующие различным направлениям движения, соединяются дополнительным ребром дорожного графа с одновременным образованием дополнительных вершин.
17. При построении дорожного графа ребрам должны присваиваться следующие атрибуты:
направление движения (одностороннее, двустороннее, запрет проезда);
информация об ограничениях дорожного движения (минимальное и максимальное ограничение скорости движения, ограничение нагрузки на ось, ограничение высоты, ограничение длины, ограничение ширины);
уровень расположения дороги (проезжей части дороги) по высоте (обозначается целыми числами, в том числе отрицательными, принимая уровень дороги, находящейся на поверхности земли за 0);
ограничение возможности проезда по времени (сезонность, интервал времени суток);
классификация дороги в соответствии с Правилами классификации автомобильных дорог в Российской Федерации и их отнесения к категориям автомобильных дорог, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 сентября 2009 г. N 767 6 ;
назначение автомобильных дорог в соответствии с основными показателями транспортно-эксплуатационных характеристик и потребительских свойств (съезд, автострада, железнодорожный переезд, мостовые сооружения, автодорожные тоннели);
наименование улицы, на которой расположена дорога;
альтернативное наименование улицы, на которой расположена дорога (при наличии);
материал покрытия дороги (проезжей части дороги).
18. Дорожный граф должен содержать информацию о дате и способе получения данных об организации дорожного движения (камерально/полевые изыскания).
19. Отклонение местоположения ребра дорожного графа не должно превышать 15 метров от фактического местоположения соответствующей осевой линии дороги (проезжей части дороги) на местности.
20. Адресный слой формируется в виде множества точек (адресных точек), с каждой из которых связана информация о конкретном адресе объекта местности. Местоположение указанных точек определяется таким образом, чтобы каждая из них принадлежала какому-либо объекту (находилась в пределах его контура), содержащемуся в цифровой картографической основе цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта.
21. Адресные точки создаются в отношении всех объектов местности, имеющих официально присвоенный адрес.
22. С каждой адресной точкой должна быть связана следующая информация:
название населенного пункта или наименование географического объекта;
тип улицы (проспект, проезд, шоссе);
В случае отсутствия указанных компонентов адреса допускается использование адресных ориентиров.
23. Одному объекту цифровой картографической основы цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, должна соответствовать одна адресная точка, за исключением случая отображения адреса объекта, находящегося на пересечении улиц и имеющего дробную нумерацию, состоящую из номеров по разным улицам.
24. Для населенных пунктов с преимущественно малоэтажной квартальной застройкой допускается создание адресных точек только для угловых домов кварталов.
25. Дополнительной информацией, включаемой в цифровую навигационную карту, создаваемую за счет средств федерального бюджета и предназначенную для решения навигационных задач автомобильного транспорта, является информационный слой объектов придорожной инфраструктуры и сервиса.
26. В информационный слой объектов придорожной инфраструктуры и сервиса цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, включается информация об автозаправочных станциях, государственных лечебных учреждениях, стационарных постах дорожно-патрульной службы ГИБДД МВД России, контрольных постах милиции, пунктах пропуска через государственную границу Российской Федерации, таможенных постах.
27. Информационный слой объектов придорожной инфраструктуры и сервиса формируется в виде слоя точек, с каждой из которых связана информация о конкретном объекте придорожной инфраструктуры и сервиса.
28. Координаты точек, соответствующих объектам придорожной инфраструктуры и сервиса, определяются таким образом, чтобы каждая из них принадлежала (находилась в пределах контура) соответствующему объекту придорожной инфраструктуры и сервиса.
29. Каждая точка, соответствующая объекту придорожной инфраструктуры и сервиса, должна иметь следующую атрибутивную информацию:
название объекта придорожной инфраструктуры и сервиса;
тип объекта придорожной инфраструктуры и сервиса;
контактный телефонный номер объекта придорожной инфраструктуры и сервиса (при наличии).
30. При построении дорожного графа, адресного слоя и информационного слоя объектов придорожной инфраструктуры и сервиса не допускается изменение взаимного расположения описываемых объектов местности.
31. Цифровая навигационная карта, создаваемая за счет средств федерального бюджета и предназначенная для решения навигационных задач автомобильного транспорта, подлежит опубликованию на официальном сайте Федеральной службы регистрации, кадастра и картографии в сети Интернет в течение трех месяцев с даты передачи такой карты в федеральный картографо-геодезический фонд.
32. Создание цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, осуществляется в форматах Mif/Mid и SXF.
33. Распространение цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, осуществляется в форматах Mif/Mid, SXF по выбору лица, обратившегося в федеральный картографо-геодезический фонд с заявлением о предоставлении ему цифровой навигационной карты, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта.
34. Обеспечение заинтересованных лиц цифровой навигационной картой, создаваемой за счет средств федерального бюджета и предназначенной для решения навигационных задач автомобильного транспорта, осуществляется в порядке, предусмотренном Административным регламентом Федерального агентства геодезии и картографии по предоставлению государственной услуги по обеспечению заинтересованных лиц государственными топографическими картами и планами в графической, цифровой фотографической и иных формах, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28 сентября 2007 г. N 137 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 23 января 2008 г. N 10982).
1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 2058; 2009, N 30, ст. 3838; N 37, ст. 4415.
2 Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст. 2; 2003, N 2, ст. 165, 167; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 23, ст. 2203: 2006, N 52, ст. 5497; 2007, N 27, ст. 3213; 2008, N 30, ст. 3616; 2009, N 1, ст. 21.
3 Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 38, ст. 3804; 2005, N 42, ст. 4280.
4 Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 52, ст. 5496; 2010, N 9, ст. 899.
5 Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 33, ст. 3389.
6 Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 40, ст. 4703.