Для чего нужно расписание
Что такое штатное расписание и для чего нужно
Штатное расписание – это документация, имеющая организационные и распорядительные функции, определяющая структурность, штатного состава и штатное число компании согласно Уставу организации, который включает в себя список структурных подразделений: название занимаемого поста, профиль, квалификация, основные средства предприятия и что это такое, а также сведение о числе штатных единиц.
Под штатным расписанием понимается документ кадрового характера, поэтому многие задаются большим количеством вопросов. К ним относится: как часто его необходимо составлять, правильное заполнение унифицированной формы и можно ли его считать обязательным. И чтобы стало все предельно ясно, необходимо обратить внимание еще и на другие вопросы. Наши специалисты call центра простыми словами ответят на все интересующие вопросы.
Что такое штатное расписание организации?
Штатное расписание организации – это документ по утвержденной форме Т-3, который составляется юридическим, либо физическим лицом, имеющим ИП. Данная форма служит рекомендательным документом, но не официальным. Необходимо применение уже унифицированной формы «№ Т-3», так как она включает в себя все нужные данные.
Внутриштатное расписание может быть составлено лицом любого отдела или специалистом, которому будет доверена такая задача. А также менеджерам, отвечающим за отдел маркетинга необходимо пройти обучение SEO маркетинг курсы, для повышения квалификационных знаний, которые помогут научиться правильно, продвигать свою компанию на различных тендерах. Конечно, лучшим вариантом будет лицо – бухгалтер, так как он имеет все документы по учету денежных средств, куда поступали, когда и сколько.
Для чего нужно штатное расписание?
Штатное расписание и для чего оно нужно – это документация, которая необходима во время комплектации внутриштатной конструкции, а также численность сотрудников компании с установленным Уставом фирмы. В Уставе прописывается: структурированность предприятия, имеющая свои отделения, список должностей, перечисление специальностей имеющие определенную квалификацию, а также необходимое число определяемых штатных единиц. Чтобы составить документ, необходимо использовать форму Т-3, которая имеет утверждение от Постановления Госкомстата России.
По взглядам руководителя, расписание штата является важным атрибутом, что позволяет максимальную оптимизацию и упорядочение работы фирмы. Есть такие моменты, когда необходимо участвовать в тендерах и приходится свою организацию выставлять в роли участника, поэтому необходимо обучиться SEO продвижению для своего официального сайта, на котором можно найти необходимую информацию. Благодаря штатному расписанию мы получаем четкую структурированность предприятия и его подразделений, фиксируется число штатных единиц, осуществление контроля за численностью и качественностью сотрудников, отслеживание системы оплаты трудовой деятельности и размер надбавки, а также, чтобы не потерять всего того, что уже имеется. А когда появляются вакансии, упрощается выбор новых сотрудников в штат.
Что пишут в штатном расписании?
В штатном расписании пишется весь нужный материал, который обязательно должен соответствовать фирме. Форма Т-3 должна быть заполнена по таким правилам:
А теперь немного подробнее о самой форме Т-3, в нее входит десять граф, которые должны заполняться в таком порядке:
По окончанию заполнения, нужно написать ИТОГ – здесь все складывается за счет показателей с помощью вертикальных столбцов: штатные единицы, сумма всех окладов, надбавки и месячная зарплата. Подписать данную форму должен начальник отдела кадров или назначенный человек, имеющий полномочия и главбух. Печать желательна, но не обязательна. Если Вы хотите чтобы ваша организация имела стабильность и получала хороший доход от сделок, то лучше всего обратиться к профессиональной настройке Яндекс Директ, где будет возможность размещать всю информацию для других компаний.
Штатное расписание: для чего нужно
Довольно популярен вопрос, зачем и для чего нужно штатное расписание. Не секрет, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Все это понятно, а вот зачем нужно штатное расписание, знают немногие. О целях разработки и утверждения «штатки» поговорим в статье.
Необязательный, но нужный
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Вот и ответ, для чего нужно штатное расписание.
Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Зачем нужно штатное расписание, его цель? Чтобы менеджеры компании владели всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Подписываем и утверждаем
Составленное штатное расписание подписывают главбух и начальник отдела кадров. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако, если «штатка» большая, то ее лучше прошить. После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Итак, мы разобрались для чего нужно штатное расписание в организации. Бесплатно скачать образец «штатки», актуальный в 2018 году, можно в статье «Штатное расписание: образец на 2018 год».
Расписание занятий как организационный документ, определяющий режим работы ОУ
В образовательном учреждении связующим звеном всей урочной и внеурочной деятельности педагогического коллектива, фундаментом для развития творчества в совместной работе “учитель + ученик” является
расписание занятий – один из основных организационных документов, определяющий работу ОУ
Режим работы по пятидневной или шестидневной неделе определяется ОУ самостоятельно [1]. В практической работе образовательных учреждений используется федеральный базисный учебный план, разработанный на основе федерального компонента государственного стандарта общего образования, в котором устанавливается соотношение между федеральным компонентом, региональным (национально-региональным) компонентом и компонентом образовательного учреждения ( Приложение 1 ):
федеральный компонент – не менее 75 % от общего нормативного времени, отводимого на освоение основных образовательных программ общего образования;
региональный компонент – не менее 10 %;
компонент ОУ – не менее 10 %.
При имеющейся в современных условиях возможности инновационной деятельности, создания авторских программ, изменения набора предметов и введения новых дисциплин, включаемых в учебный план образовательного учреждения, а также изменения количества часов на изучение традиционных курсов за счет часов регионального и школьного компонентов примерного базисного учебного плана возникает опасность перегрузки учащихся. В связи с этим возникает проблема поиска научно обоснованных путей и средств
повышения эффективности учебно-воспитательного процесса, проблема оптимизации учебных занятий.
Практическое осуществление этого принципа находится в зависимости от целого ряда дидактических, методических, психолого-педагогических, санитарно-гигиенических, медицинских и прочих условий. Важным элементом организации работы образовательного учреждения является научный подход к составлению расписания занятий. Рационально составленное расписание способствует эффективности учебно-воспитательного процесса, снижению и ликвидации перегрузок учащихся, повышению работоспособности обучающихся и педагогов, оптимальному использованию учебных помещений образовательного учреждения.
Таким образом, расписание занятий в образовательном учреждении является одним из важнейших и действенных видов планирования учебно-воспитательной работы, основным организационным документом, определяющим работу администрации ОУ, ученического и педагогического коллектива, всего учреждения в целом. Оно устанавливает распорядок занятий в течение дня, недели, учебного года. На его основе организуется внеклассная и внешкольная работа, дежурство администрации и учителей, работа библиотеки и проведение классных и общешкольных родительских собраний, деятельность ученических организаций и связь с общественностью, работа кружков и секций дополнительного образования.
Для создания оптимальных условий деятельности педагогического и ученического коллективов и эффективности работы образовательного учреждения необходимо учитывать требования к санитарно-гигиеническому режиму образовательного процесса и составлению расписания.
Требования к режиму образовательного процесса
В соответствии со ст.28 Федерального закона “О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения” программы, методики и режимы воспитания и обучения в части гигиенических требований допускаются при наличии санитарно-эпидемиологического заключения о соответствии их санитарным правилам:
Максимально допустимая недельная нагрузка в часах
При 6-дневной неделе
При 5-дневной неделе
Основные требования к составлению расписания уроков
Расписание занятий должно обеспечить выполнение следующих требований:
При составлении расписания в образовательном учреждении учитываются и интересы учащихся, и социальный заказ родителей, и интересы учителей, и интересы младшего обслуживающего персонала. Разрешение проблем в ходе работы над составлением расписания нацеливать на целесообразность организации учебно-воспитательного процесса.
Цель расписания уроков – триедина: это
Учет работоспособности учащихся и ее динамики процессе учебной деятельности
Работоспособность учащихся не остается неизменной в течение дня или недели. Заместителю директора по УВР – составителю расписания необходимо знать о дневной и недельной кривой изменения работоспособности учащихся и учитывать эти знания при составлении расписания уроков.
По данным врачей представлена следующая таблица ( Приложение 2 ):
Наиболее благоприятные и неблагоприятные дни недели
Зачем соблюдать режим дня?
Отказ от ответсвенности
Обращаем ваше внимание, что вся информация, размещённая на сайте Prowellness предоставлена исключительно в ознакомительных целях и не является персональной программой, прямой рекомендацией к действию или врачебными советами. Не используйте данные материалы для диагностики, лечения или проведения любых медицинских манипуляций. Перед применением любой методики или употреблением любого продукта проконсультируйтесь с врачом. Данный сайт не является специализированным медицинским порталом и не заменяет профессиональной консультации специалиста. Владелец Сайта не несет никакой ответственности ни перед какой стороной, понесший косвенный или прямой ущерб в результате неправильного использования материалов, размещенных на данном ресурсе.
Здоровый образ жизни – важное условия для того, чтобы встретить старость в здравом уме и активной форме. Одна из его составляющих – грамотно сформированный распорядок дня, совпадающий с индивидуальными биоритмами человеческого организма.
Что такое режим дня?
Режим дня – это определенная очередность всей деятельности, которую нужно выполнять, чтобы оптимизировать свою жизнь и улучшить ее качество. Направлен он на то, чтобы рационализировать потраченное за день время. Такой распорядок имеет больше рекомендательный характер и не обязательно должен строго соблюдаться, поскольку это может стать слишком тяжелой обязанностью.
В распорядок дня включают следующие обязательные процедуры:
Также режим дня включает дополнительные процедуры, характерные для образа жизни, привычек и хобби конкретного индивида.
Внимание! Распорядок дня в любом возрасте помогает сформировать полезные для здоровья привычки.
В чем польза распорядка дня?
Человеческий организм в определенное время суток имеет периоды активности. Поэтому распорядок дня важен и для взрослых, и для детей. Особенно полезен режим дня детям школьного возраста. С его помощью можно контролировать баланс труда и отдыха, избегать перегрузок, грамотно чередовать периоды физической и умственной активности.
Польза распорядка дня:
Чтобы режим дня был правильным, необходимо при его составлении учитывать физиологические особенности конкретного человека. При этом не обязательно расписывать весь день по часам – достаточно выделить время для утоления основных физиологических потребностей – сна и еды.
Как составить режим дня?
Советы по грамотному составлению распорядка дня:
Внимание! При необходимости допустимо менять пункты местами и что-то исключать. Но не стоит слишком увлекаться. В противном случае распорядок дня станет бессмысленным.
Как привыкнуть к режиму дня?
При грамотном составлении режима дня выполнять его не составит труда. Вот главные правила:
Соблюдая всего несколько простых правил, вы быстро привыкнете к нормальному распорядку дня. Это укрепит здоровье, приведет в порядок нервную и пищеварительную системы. Также появится возможность для саморазвития, поскольку будет достаточно свободного времени.
Внимание! Многие, кто попробовал жить по распорядку, замечали, что успевают за день гораздо больше, чем обычно. При этом полноценно высыпаются, нормально питаются и не имеют проблем со здоровьем, поскольку защитные силы организма существенно увеличиваются.
Отказ от ответсвенности
Обращаем ваше внимание, что вся информация, размещённая на сайте Prowellness предоставлена исключительно в ознакомительных целях и не является персональной программой, прямой рекомендацией к действию или врачебными советами. Не используйте данные материалы для диагностики, лечения или проведения любых медицинских манипуляций. Перед применением любой методики или употреблением любого продукта проконсультируйтесь с врачом. Данный сайт не является специализированным медицинским порталом и не заменяет профессиональной консультации специалиста. Владелец Сайта не несет никакой ответственности ни перед какой стороной, понесший косвенный или прямой ущерб в результате неправильного использования материалов, размещенных на данном ресурсе.
Расписание на день: принципы, техники, приемы
И это отличие выводит наш список дел на качественно новый уровень. Мы получаем возможность более рационально использовать время и энергию, лучше контролировать свои действия и более «тонко» управлять проектами и задачами.
В этой статье мы постараемся рассказать обо всех основных нюансах этой техники. Мы с вами выясним, как составить максимально эффективное расписание на день, рассмотрим самые популярные его варианты и разберем некоторые распространенные ошибки. Также на этой странице вы найдете алгоритм составления расписания и несколько полезных приемов.
Чтобы быстро перейти к нужной теме, воспользуйтесь оглавлением в начале статьи.
Принципы эффективного расписания
Расписание — это довольно простая техника, однако в ней тоже есть множество важных нюансов. Ниже перечислены самые главные (на наш взгляд) принципы, которые помогают сделать расписание максимально полезным, удобным и выполнимым.
1. Определите свой тип расписания
Расписания бывают двух типов — разовые и постоянные. Прежде чем приступать к планированию, определите, какой из них вам больше подходит.
Разовое расписание мы каждый день составляем заново. Такой вариант уместен в следующих случаях:
Постоянное расписание мы составляем один раз, а потом пользуемся им длительное время. Это удобно, если каждый день мы выполняем одинаковые или схожие задачи, а непредвиденные дела, ломающие привычный распорядок, у нас появляются редко.
2. У расписания должна быть цель
Главная ошибка — это составлять расписание «просто так», без учета своих жизненных целей. этого расписание превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «день сурка», без шансов на изменения.
Перед тем как приступить к составлению расписания, следует обозначить свои цели и понять, как они должны повлиять на распорядок дня. Например:
3. Продолжительность дел должна быть обоснована
Еще одна распространенная ошибка — устанавливать продолжительность задач в расписании произвольно. Например:
— Я планирую тратить на уборку 1,5 часа в день
— А почему именно столько?
— Ну… А почему бы нет?
На самом деле продолжительность того или иного дела должна определяться одним из трех факторов:
Фактор 1. Физическая возможность выполнить конкретную задачу за конкретное время. Например, если для полноценной уборки квартиры нам нужен в среднем 1 час, то именно это время и следует закладывать в расписание.
Как определить продолжительность дел? Тут много вариантов: вспомнить свой прошлый опыт, поставить эксперимент, устроить сессию хронометража Также можно сперва вписать время «на глазок», а потом постепенно подкорректировать его в ту или иную сторону.
Фактор 2. Важность задачи. Чем сильнее задача влияет на нашу жизнь, тем больше на нее следует тратить времени. Например, на курсы профессиональной переподготовки лучше выделить 2–3 часа в день, а на уборку в комнате вполне хватит 5–10 минут. Время на второстепенные дела чаще всего выделяют по остаточному принципу.
Фактор 3. Лимит времени. Например, мы составляем расписание и видим, что у нас никак не получается тратить на задачу больше 30 минут. Это время нам и придется использовать в своем расписании.
4. Округляйте время
Начинающие часто пытаются расписать свой день буквально по минутам. этого их планы постоянно срываются: малейший и расписание рушится, словно карточный домик.
Важно понимать следующее: чем более «грубыми мазками» мы планируем свой день, тем более надежным становится наш план. Поэтому время в расписании рекомендуется округлять хотя бы до 5–10 минут, а еще лучше — до 15–30 минут.
5. Не мельчите
Еще одна частая ошибка у начинающих — это наполнять свое расписание небольшими задачами на 5–10 минут (а то и меньше). Проблема в том, что вся эта «мелочь» делает наше расписание менее устойчивым и более сумбурным.
Правильное решение — объединять такие задачи в серии (блоки) по признаку. Например, задачи «помыть посуду» и «протереть столы» можно объединить в серию «Уборка на кухне», а задачи «ответить на комментарии» и «проверить почту» — в серию «За компьютером».
6. Начинайте с важного и сложного
Старайтесь планировать самые важные и самые сложные дела на утро или хотя бы ближе к началу дня.
Для чего это нужно?
, в начале дня у нас обычно больше сил, выше уровень самодисциплины и лучше «работает голова». В это время нам легче справиться со сложными задачами.
, в этом случае наше расписание приобретет дополнительный запас прочности. Если в течение дня произойдут (например, у нас заболит голова или сосед включит перфоратор), то мы хотя бы успеем сделать самое главное.
7. Предусмотрите резервы времени
Резервы в расписание могут быть двух типов:
1. Дополнительное время на задачи. Если, например, для выполнения задачи требуется 20 минут, на нее следует выделить 25–30 минут.
2. Зеленые зоны (буферы) — периоды времени, на которые в расписании ничего не запланировано. Например:
Обычно рекомендуется резервировать до 20–40% времени. Если резервы не понадобились, их можно использовать для выполнения следующих по плану задач.
8. Объединяйте схожие задачи
Схожие задачи требует схожих условий для выполнения. Если мы, например, решили помыть посуду и протереть газовую плиту, то в обоих случаях нам нужно:
а) настроиться на уборку,
б) отправиться на кухню,
в) взять моющие средства.
Если мы расположим такие задачи друг за другом, то не будем терять время на ненужные переключения.
Чаще всего задачи группируют по видам деятельности (работа, дела по дому, учеба) или по локациям (кухня, офис, гараж).
9. Учитывайте свои суточные ритмы
Наше физическое самочувствие, настроение и работоспособность постоянно меняются в течение суток. И будет правильным учитывать эти изменения в своем расписании.
Например, если пик нашей работоспособности приходится на 10–12 часов утра, нам следует выполнять в это время самую важную и креативную работу. И наоборот: если, например, после обеда нас клонит в сон, то лучше не планировать на это время ничего важного и сложного.
Наблюдение за изменением работоспособности в течение трех дней. Оценка по 5-балльной шкале
Чтобы выжать максимум из этого принципа, попробуйте в течение хотя бы трех дней понаблюдать за изменениями своей работоспособности (см. пример выше). С учетом этих данных вы сможете сделать свое расписание более эффективным.
10. Планируйте отдых
Своевременный отдых — это залог поддержания высокого уровня работоспособности. Именно поэтому периоды отдыха следует указывать в расписании наряду с задачами.
Кроме крупных отрезков отдыха, обязательно делайте короткие перерывы. Сегодня наиболее популярны два подхода к перерывам:
Короткие перерывы обычно не указывают в расписании: они подразумеваются по умолчанию.
11. Не теряйте сэкономленное время
Работая по расписанию, мы часто выполняем задачи раньше запланированного времени. Например, мы планируем потратить на написание статьи 3 часа, а пишем ее за 2,5 часа. Или: мы отвели на уборку комнаты 20 минут, а справились всего за 10 минут.
Некоторые рассматривают сэкономленное таким образом время как «свободное». Им кажется, что они могут себя наградить за досрочное выполнение задачи просмотром видеороликов, социальными сетями
Проблема тут вот в чем: время на выполнение задач может отклоняться как в ту, так и в другую сторону. Если, например, на одну задачу у нас уйдет на 10 минут меньше запланированного времени, то на другую — на 10 минут больше. И это нормально: мы не способны абсолютно точно оценить объем предстоящей работы, а наша работоспособность в течение дня постоянно меняется.
Эти отклонения в степени компенсируют друг друга. мы теряем полчаса, выигрываем, а в результате можем закончить свои дела вовремя (ну, или почти вовремя). Но если мы тратим выигранное время на досуг, этого не происходит: опоздания постепенно накапливаются, и мы не успеваем выполнить все запланированные на день задачи.
Отсюда следует вывод: сэкономленное время следует использовать для выполнения следующих в списке задач. А отдыхать лучше в специально отведенные на это часы или после завершения всех дел.
Разновидности расписания
У расписания на день есть несколько разновидностей, предназначенных для разных жизненных ситуаций. Здесь мы рассмотрим четыре самых популярных варианта.
Обычное расписание
Это, по сути, обычный список дел на день, с той лишь разницей, что каждое дело в нем привязано к конкретному времени. Мы составляем список задач, которые хотим сегодня выполнить, добавляем к ним обязательные повседневные дела (например, приготовление пищи) и преобразуем все это в расписание. Вот как это выглядит:
Этот метод хорошо подходит для составления разовых расписаний ( рассчитанных только на один день). Он помогает справляться с потоком разнородных задач, повышает самодисциплину и позволяет максимально эффективно использовать свое время. Однако у такого расписания есть два существенных недостатка:
Обычное расписание можно значительно улучшить с помощью перечисленных в прошлом разделе принципов. Но если в нем нет особой необходимости, то лучше использовать один из описанных ниже вариантов.
Блочное расписание
Суть метода заключается в том, чтобы объединять схожие задачи в блоки. Например: задачи «помыть посуду» и «пропылесосить ковер» объединяются в блок «Уборка», а «написать отчет» и «принять заявки» — в блок «Работа». Расписание составляется не из отдельных задач, а именно из таких блоков. Например:
Слева – расписание, составленное из блоков. Справа – список входящих в эти блоки задач.
Этот вариант больше подходит для создания постоянного расписания, но по такому же принципу запросто можно составить и расписание на один день. К сожалению, блочное планирование требует стабильности и вряд ли подойдет тем, у кого часто появляются непредвиденные дела.
Подробнее об этой технике: Блочное планирование.
планирование
планирование представляет собой компромисс между расписанием и обычным списком дел. В этой технике используются два вида задач:
Суть планирования в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности «в окнах» между жесткими задачами. Например:
Слева показана сетка органайзера с жесткими задачами. Справа – список гибких задач с расставленными приоритетами. Гибкие задачи выполняют в «окнах» между жесткими делами, т. е. в те часы, на которые у нас ничего не запланировано.
Такой подход помогает быстро подстраиваться под новые обстоятельства и эффективно планировать встречи и мероприятия. Однако тем, у кого непредвиденных дел мало, этот метод может показаться избыточным и не слишком удобным.
Подробнее об этой технике: планирование.
Относительное расписание
Этот вариант тоже является «промежуточным звеном» между списком дел и расписанием. Суть его в том, чтобы планировать порядок дел и их продолжительность, но не привязывать их к конкретному времени. Например:
Эта техника похожа на блочное расписание (см. выше), но рассчитана на работу в условиях нестабильности и неопределенности. Такой подход уместен, если мы хотим выполнить запланированный на день объем работы, невзирая на обстоятельства. Метод хорошо сочетается с техникой Pomodoro.
Как составить расписание на день (алгоритм)
Этот алгоритм помогает составить расписание только на один конкретный день. Если вам нужно постоянное расписание, лучше воспользоваться блочным планированием.
При желании алгоритм можно упростить или подогнать под себя. Например, если задач у вас не очень много, то второй этап алгоритма можно пропустить. Также вполне допустимо менять местами некоторые этапы.
Расписание на день обычно составляют вечером накануне или рано утром. Если вы планируйте на бумаге, вам понадобятся два листочка (желательно в клетку): один для черновых списков и один для самого расписания. Однако все то же самое можно проделать в электронных таблицах или в текстовом файле.
Этап 1. Составьте список гибких задач. Гибкие задачи — это дела, которые не привязаны к конкретному времени (их можно выполнить когда угодно). Например, вы можете в любой момент помыть посуду, сходить в магазин или полить цветы. На первом этапе нужно просто вспомнить и записать все подобные задачи.
Если есть возможность, попробуйте сразу сгруппировать их по признаку. Например: дела по дому, дела по работе, магазины
Этап 2. Обозначьте приоритетные и обязательные дела. Выберите самые главные дела (не более 20–30% от общего числа задач) и перенумеруйте их по степени важности. Посмотрите на оставшиеся дела и отметьте те из них, которые желательно выполнить именно сегодня.
Этап 3. Оцените продолжительность задач. Напишите возле каждой задачи, сколько времени предположительно уйдет на ее выполнение. Затем подсчитайте время для серий, если они у вас есть. Все сомнения лучше трактовать в сторону увеличения продолжительности.
Этап 4. Составьте список жестких задач и несдвигаемых часов. Несдвигаемые часы — это элементы распорядка дня, которые желательно выполнять в одно и то же время. Например: подъем, отход ко сну, приготовление и прием пищи, периоды отдыха и досуга, лечебные процедуры, спортивные тренировки. Обычно в каждом расписании есть хотя бы «подъем» и «отбой».
Жесткие задачи — это одноразовые дела, привязанные к конкретному времени. Например: встреча с клиентом, родительское собрание, поход в кино. Таких задач у нас может вообще не быть, и это нормально.
Расположите несдвигаемые часы и жесткие задачи по порядку, сразу указывая время их начала и продолжительность. Не забывайте планировать отдых.
Этап 5. Определите размер «окон», промежутков времени, на которые ничего не запланировано. Не забудьте учесть продолжительность задач, расположенных перед «окнами».
Этап 6. Составьте расписание. Теперь мы должны объединить оба списка в одно расписание. Для этого мы будем по порядку записывать жесткие дела из второго списка, а в «окнах» между ними — задачи из первого списка. Уже перенесенные в расписание задачи из черновых списков вычеркивают.
В первую очередь в расписание стараются добавлять приоритетные и обязательные дела, а второстепенные задачи — ближе к концу дня. Если задача целиком не помещается в «окно», ее можно перенести в следующее «окно» или даже «разрезать». Например, мы можем заниматься уборкой один час до обеда и один час после обеда. А если в «окне» остались свободные 5–10 минут, их можно использовать в качестве резерва.
Задачи, которые «не влезли» в расписание, обычно переносят на следующий день или просто удаляют, если они не слишком важные.
Вот что у нас получилось в итоге:
На разработку такого плана обычно уходит от 5 до 15 минут, в зависимости от вашего опыта и количества ежедневных задач.
К составлению расписания можно и нужно подходить творчески: переставлять задачи, группировать, объединять, менять их формулировку и продолжительность Делайте так, как вам удобно.
Несколько приемов
1. В постоянном расписании очень удобно использовать «плавающие» задачи и блоки, которые меняются в зависимости от дня недели. Например:
2. Задачи и блоки допустимо «разрезать» на части другими делами. Это полезно в том случае, если они полностью «не помещаются» в отведенное для них время.
3. Некоторые особо крупные задачи («слоны») могут занять у нас почти целый день. Чтобы полноценно уделять время и другим занятиям, можно распределить этих «слонов» на несколько дней.
4. С постоянным расписанием можно работать и в программе-органайзере. Для этого создайте серию привязанных ко времени повторяющихся задач, которые соответствуют пунктам вашего расписания, и выделите для них отдельную категорию (варианты: тэг, метку, проект).
Теперь, чтобы посмотреть на свой распорядок дня, достаточно отфильтровать задачи по этой категории. Завершенные пункты расписания можно отмечать точно так же, как и обычные задачи.
Достоинства и недостатки расписания
В отличие от обычного списка, расписание считается «жесткой» техникой. Оно загоняет человека в строгие рамки, не оставляя ему пространства для маневра. Именно из этой особенности расписания проистекают как его достоинства, так и недостатки.
Достоинства:
1. Повышение уровня самодисциплины. Любую деятельность, которая выходит за рамки расписания, мы сразу же распознаем как непродуктивную. Например, если с 6 до 7 у нас запланирована тренировка, то мы как бы уже и «не имеем права» в это время сидеть в социальных сетях или смотреть сериалы. С расписанием мы всегда четко знаем, чем на самом деле должны заниматься, поэтому нам труднее придумать убедительное оправдание для лени и прокрастинации.
2. Снижение уровня стресса. Расписание избавляет нас от ненужных раздумий, спешки и нерешительности. Мы не «тонем» в делах и всегда твердо знаем, что делать.
3. Контроль времени. Расписание помогает нам «чувствовать время» и использовать его наилучшим образом.
4. Синхронизация с окружающим миром. Грамотно составленное расписание помогает нам «подстроиться» под работу госучреждений, коммерческих предприятий и транспорта, а также учесть распорядок дня наших близких.
5. Синхронизация «часов организма» с повседневной деятельностью. Наш организм со временем привыкает к постоянному расписанию и начинает лучше справляться с нагрузкой.
Недостатки:
1. Неустойчивость. Главный недостаток расписания заключается в том, что оно легко срывается. Любое непредвиденное событие может запросто разрушить наши планы: нам придется перекраивать расписание, жертвовать делами или доделывать их во внеурочное время. Здесь отчасти могут помочь резервы времени, но иногда их просто не хватает.
2. Снижение гибкости. Мы настраиваемся на выполнение конкретных задач в конкретное время. этого мы хуже реагируем на изменения обстановки и часто упускаем благоприятные возможности.
Из этого следует вывод: если жизнь насыщена непредвиденными событиями, а обстоятельства требуют гибкости, то от использования расписания лучше отказаться. Его можно заменить, например, планированием или обычным списком дел.