Для чего нужно сохранять документы
Для чего вообще необходимо архивное хранение документов?
Когда специалистам в сфере архивного хранения или же специалистам, отвечающим за документооборот предприятий, задаётся такой вопрос, они сначала на несколько секунд теряются, а потом начинают приводить следующие причины:
По большому счёту, все эти причины правильные:
Однако зададимся вопросом – зачем же всё-таки нужно архивное хранение документов? Зачем нужны правила и законы, чем они обусловлены?
Первая причина – все данные, имеющие ценность, должны сохраняться
Речь идёт далеко не только о документах, имеющих высокую историческую и культурную ценность – на практике таких всего лишь единицы. Вопрос, в первую очередь, касается самой структуры управления обществом: любые данные, необходимые для безотказной работы госаппарата, должны быть защищены и доступны.
Каждая компания должна дать отчёт о своей работе
По назначению архивное хранение данных имеет много общего с бухучётом: ведь, фактически, налоговым органам нужны только финальные отчёты, но если произойдёт проверка, то понадобятся и все первичные документы. Так же и с архивами – по сути, 95% (а то и большее количество) документов вообще не востребованы после помещения в архив. Однако в случае любой внештатной ситуации – от проверки до необходимости «поднять» те или иные документы для составления статистики или уточнения условий предыдущих сделок – архив просто незаменим.
Облегчите себе жизнь
Таким образом, отдавая документы в архив, Вы заботитесь о том, чтобы Ваша компания заняла надлежащее место в финансово-государственном обществе. Архивное хранение документов гарантирует, что Ваша компания всегда сможет ответить на запросы государства, что она не будет создавать помехи в более высоких системах документооборота, а также тот факт, что в случае, если документы понадобятся частному лицу или представителю той или иной организации, не будет возникать масса ненужных спорных ситуаций.
Новости компаний
Если спросить любого человека, зачем нужен архив, он, скорее всего назовет следующие причины:
По сути, в этих ответах есть вполне рациональное зерно, но для того, чтобы разобраться, зачем на самом деле нужно архивное хранение документов, потребуется погрузиться в вопрос глубже.
Ценные данные должны сохраняться
Прежде всего, архивное хранение документов и делнеобходимо для того, чтобы вся важная и ценная информация сохранилась на будущее. В высоком смысле речь идет об культурных и исторических документах, но на практике они встречаются не так часто.
Важен и бытовой уровень: даже в масштабах небольшой компании есть множество бумаг, которые подлежат обязательному хранению, так как содержат важные сведения.
Возможность предоставить полный отчет о работе компании
Многие руководители испытывают недоумение: «Мы же и так сдаем в налоговую подробные отчеты! Зачем еще все эти бумаги? Они же никогда не потребуются!» Действительно, в абсолютном большинстве случаев, после того, как происходит сдача документов в архив, они больше никогда не бывают востребованы. Но в редких случаях, когда государство должно глубже разобраться в ситуации, возникает необходимость ознакомиться не только с отчетами, которые предоставляют в налоговую инспекцию, но и с другими, текущими документами.
Простота управления
Каждый руководитель, который занялся организацией архива своей компании, отмечал, насколько проще стало управлять фирмой, насколько быстрее стали происходить рабочие процессы, насколько легче стало найти те или иные бумаги.
Хороший архив, действительно, способен сильно упростить жизнь, ведь все нужные данные всегда оказываются под рукой, не приходится тратить время на поиск бумаг, а иногда и восстановление их. Потому что в хаосе и суете документы нередко теряются, а в архиве их потерять невозможно.
Кроме того, сотрудники не тратят силы и энергию на все эти хлопоты, а могут полностью сосредоточиться на выполнении работы.
Требование законодательства
И, наконец, последняя причина, которая, в общем-то должна снять все вопросы о том, нужно ли вести архив, или нет. При ликвидации компании, а также в некоторых других случаях бумаги необходимо передавать в государственные архивные фонды на хранение. А сделать это с нуля практически невозможно.
Так что необходимость ответственного подхода к архивной деятельности — это требование закона, а законы соблюдать необходимо.
Как правильно хранить документы
Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.
Леонид Яковлев
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции |
Книга учета доходов и расходов
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы о ликвидации компании
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени |
Авансовые отчеты
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Личные дела сотрудников
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП |
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
30 000 ₽ — более одного налогового периода
20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года
От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Главное
Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.
Сейчас читают
Как открыть валютный счет
Валютный счет понадобится любому бизнесу, если собираетесь работать с зарубежными партнерами. Разбираемся, на что стоит обратить внимание при открытии валютного счета
Правила работы с самозанятыми
Компании и ИП привлекают самозанятых для разовых или нерегулярных проектов. Для бизнеса это выгоднее, чем работать с физлицами, но есть несколько правил, которые важно учитывать при таком сотрудничестве.
Как подготовить и провести презентацию
Чтобы провести качественную презентацию для инвестора, сотрудников, клиента или на большую аудиторию, нужно правильно подготовиться и помнить о правилах борьбы со стрессом.
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Зачем архивировать документы и как сделать это правильно
Если какие-то документы накопились у вас дома – их можно просто выбросить на помойку. Но когда речь идет о юридическом лице, все не так просто, потому что законодательство обязывает его хранить документы в течение определенного срока, обычно довольно длительного. Так, период хранения первичной бухгалтерской документации – минимум 5 лет. Для некоторых документов, особенно кадровых (трудовые договоры, ведомости о начислении заработной платы, личные дела сотрудников и прочие) сроки хранения сроки хранения доходят и вовсе до 50-75 лет.
Сколько именно нужно хранить те или иные документы четко прописано в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Причем срок хранения можно увеличить, а вот самовольно уменьшить нельзя – такие попытки грозят организации серьезными штрафами. И даже наличие электронного документооборота не отменяет необходимости хранения бумажных версий документов – они могут потребоваться в случае налоговых проверок.
Итак, как подойти к хранению документов правильно? Здесь у организации есть два варианта действий. Если есть достаточно места, можно сформировать собственный архив, либо сдать документы на временное хранение.
Экспертиза ценности – обязательная процедура перед формированием архива. По сути, это подробный анализ всей документации. Он нужен для того, чтобы установить, какие документы относятся к документам временного хранения (до 10 лет включительно), по личному составу, а какие необходимо хранить постоянно, то есть бессрочно. Далее экспертиза устанавливает, по каким документам делопроизводство уже завершено, а по каким – нет. После этого появляется четкое понимание, какие документы должны быть помещены в архив и когда именно.
Кто проводит экспертизу ценности? Для этой процедуры руководителю организации (либо одного из подразделений, если организация крупная и объем документооборота у нее очень большой) необходимо создать экспертную комиссию, а также разработать нормативный акт (Положение), устанавливающий ее состав, полномочия, порядок и методы проведения экспертизы ценности документов. Если на это нет времени, экспертизу ценности можно доверить специалистам архивной компании.
Документы постоянного и временного хранения не могут быть помещены в одно дело
В деле должно содержаться по одному экземпляру каждого документа, без копий и черновиков
Нельзя помещать в дело документы, подлежащие возврату
Для некоторых документов возможен смешанный порядок систематизации – сначала по алфавиту, затем хронологически и т.д.
Отдельные правила регламентируют максимальное количество листов в деле (не более 250) и его толщину (не более 4 см). Если дело получается слишком объемным, его можно разделить на равные части – тома. Так, дело в 300 листов можно представить в виде двух томов по 150 листов в каждом.
Если речь идет о делах постоянного хранения и по личному составу, листы в нем потребуется пронумеровать (для дел временного хранения это необязательно). Здесь тоже существуют правила. К примеру, для каждого тома дела необходима своя нумерация листов, выполняется она обязательно арабскими цифрами, карандашом в верхнем правом углу листа. Случается, что ранее, до помещения в дело, документ уже был пронумерован. В таком случае старый номер нужно аккуратно зачеркнуть и проставить новый. Если документ многостраничный и имеет внутреннюю нумерацию – каждый его лист тоже получает новый номер в общем порядке.
После того, как дела сформированы их тоже нужно систематизировать. Для этого составляется опись – по сути, справочник, в котором все дела учтены и приводится их содержание, что облегчает поиск отдельных папок и документов при необходимости. Одну опись на все дела составить не получится. Правила организации хранения, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года, предписывают отдельно описывать разные категории дел. Поэтому существует несколько основных видов архивной описи:
Для дел постоянного хранения
Для дел временного хранения
Для дел, характерных для конкретной организации, например, с документами по судебным решениям.
Для дел по личному составу (тут есть разновидности – нужно отдельно описывать дела с документами по лицевым счетам персонала, личным делам уволенных сотрудников, приказы по личному составу и др.).
Для дел, в которые объединены электронные документы
Сама по себе опись представляет собой табличку с указанием номера и индекса дела, его заголовка (чтобы было понятно содержание), периода действия содержащихся в нем документов и количества листов. Также при необходимости отмечается, к какому подразделению организации относится описываемое дело. В табличке должна быть и раздел «Примечания» для отметок, например, о приеме или передаче дел. В конце описи прописью и цифрами указывается количество дел, особенности их нумерации (наличие или отсутствие пропущенных номеров), а также номера первого и последнего дела. К уже готовой описи нужно приложить титульный лист с названием и номером фонда, названием архива, где будут хранится дела, номером и названием описи (там отмечается, документы какой категории содержатся в деле – постоянного, временного хранения и т.п.), датами первого и последнего дела.
Документы сшиваются в твердую обложку, корешок обклеивается специальным материалом. На обложке и корешке дел проставляются штампы и шифры, рукописным способом на архивное дело наносится информация.
К завершающему этапу архивной обработки документов можно отнести работы по сверке дел с архивной описью и систематизации дел после всех проведенных работ – по хронологии, по структурным частям, по значимости и т.д.
После всех этих процедур документы будут готовы к хранению в организации или передаче в государственный либо любой другой архив.
Почему электронный документооборот не заменит бумагу
Почему электронный документооборот не заменит бумагу
Некоторые предприниматели думают, что с развитием ЭДО и онлайн-сервисов, бумажные документы уходят в прошлое. Но это не так. Бумага все еще играет важную роль и есть государственные требования к способам хранения документации. Рассказываем, как правильно организовать этот процесс.
Почему бумажные документы актуальны?
Про электронный документооборот говорят много, но он не может на 100% покрыть запросы предпринимателей. Главная причина — большинству просто не нужен ЭДО. Это дополнительные расходы на оборудование и оплату тарифов. А если можно справиться без этого, то зачем лишние затраты?
Также есть причины, которые подробно разобраны в нашей статье. Поэтому в ближайшие десятилетия бумажные документы сохранят важность. И надо знать, как их правильно хранить.
Почему нужно хранить бумажные документы?
Документы накладывают ответственность. Контролирующие органы могут запросить информацию через несколько лет после работы. Можно выделить 3 момента важности хранения:
Ответственность перед сотрудниками. Если фирма закрывается через пару месяцев после начала деятельности, то папки с документами нельзя выбросить на свалку. По закону кадровые документы хранятся до 50-75 лет. При ликвидации компании их обязательно сдают в архив. Представьте, что человек работал на вас 3 года. Потом перешел в другую компанию. Через некоторое время ему нужно подтвердить трудовой стаж и не хватает каких-то документов. Нужно показать, что он работал на вас, получал зарплату, за него делались страховые отчисления. И будет плохо, если документы утеряны.
Ответственность перед контрагентами. Для предпринимателей документы имеют финансовое значение. В течение трех лет после финансовой сделки, юридическому лицу могут предъявить задолженность. Например, вы закрыли ИП. Документы разбросаны по ящикам, в автомобиле или выкинуты во время уборки.
Контрагенты не разобрались в своих документах и решают, что вы им должны деньги. Они подают в суд. Фирма уже 2 года не функционирует, бумаги утеряны, а вы не помните подробностей сделок. Если не покажете накладные, акты, счета-фактуры, то не докажете отсутствие долга. Придется платить. Бухгалтерские документы нужно хранить в течение 5 лет после окончания отчетного года, в котором составлен документ.
Обязанности перед ФНС. К вам может прийти выездная проверка. Налоговая имеет право проверить 3 предыдущих года, а также потребовать документы, подтверждающие правильность начисления налогов. Если их нет, то вам могут доначислить налоги и пени. Документы по налоговому учету должны храниться в течение 4 лет.
Как хранить документы?
Для начала поставьте себе правило относиться к ним серьезно. Все виды бумаг должны быть оформлены и подписаны. Ставьте сотрудникам KPI, что любая документация по их работе должна быть в порядке. Если требования не выполняются, то штрафуйте.
Все бумаги подшивайте и складывайте в папки. Если фирма проходит процесс ликвидации, то найдите способ хранения бумаг. Это должно быть место, в котором они не испортятся.
Если не хранить документы, то можно нарваться на административное нарушение. Должностных лиц штрафуют на сумму от 2500 до 5000 рублей, а юридические лица от 200 000 до 300 000 рублей.