Для чего нужны архивные коробки
Особенности применения архивных коробок
Любая компания должна вести документацию. За годы работы накапливается большое количество документов. Некоторые необходимо хранить в рамках отдельного промежутка времени, после чего их отправляют в архив. Чтобы гарантировать удобство хранения, а также обеспечить некоторую систему, и нужны специальные архивные коробки. Приобрести их можно в свободном доступе. В первую очередь обратите внимание на продукцию от компании «ЭТОН», которая успела заслужить доверие потребителей. Здесь тару из гофрокартона можно приобрести на более чем выгодных условиях.
Причины для выбора коробок из гофрокартона
Архивные коробки из гофрокартона могут похвастаться значительным количеством выраженных преимуществ. Прежде всего, это:
Отдельно стоит отметить, что архивные коробки из гофрокартона многие используют во время переезда. С доступным каталогом продукции можно ознакомиться по ссылке https://eton-upakovka.ru/catalog/arhivnye-korobki.
Типы архивных коробок
В продаже архивные коробки представлены довольно широко. Они подразделяются на следующие подвиды:
Архивные коробки могут отличаться в части размера, показателя прочности, а также типа крышки. Зачастую присутствуют удобные ручки, которые позволяют без проблем поднять и перемесить груз с одного места на другое.
Понятно, что чем выше толщина картона, тем прочнее будет коробка. При этом цена на такое изделие также может вырасти. Однако в любом случае, затраты окупят себя.
Зачем нужны архивные короба?
Документы являются основой для работы любой организации. Их правильное ведение позволяет не только своевременно отчитываться о своей деятельности перед контролирующими органами, но и управлять учреждением или предприятием, а также анализировать допущенные ранее ошибки. Для того чтобы усовершенствовать управление, необходимо не только составлять, но и хранить ранее написанные документы. О правилах и процедуре хранения пойдёт речь в нашей статье.
Правила хранения документов
Основной перечень правил, по которым производится хранение деловых бумаг, перечислены в перечне, который был утверждён Министерством культуры Российской Федерации в 2010 г. Перечисленные сроки оберегания документов, приказов руководителей, отчёты подразделений, бухгалтерская документация, бумаги по личному составу и другие документы, указанные в перечне должны сохраняться в соответствующих условиях. При этом указанные правила хранения (требования по микроклимату, обеспечению безопасности, используемой таре и так далее), должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления, но и другие организации и предприятия, независимо от отрасли, в которой они работают и формы собственности.
Бумага и чернила. Что им грозит?
Для сохранности записанной или напечатанной информации, сберегаемые документ должны оставаться читаемы. Для этого необходимо обеспечить физическую и химическую стабильность бумажного носителя в течение длительного времени. К сожалению, далеко не всегда удаётся это обеспечить из-за технологических процессов, используемых при производстве бумаги и чернил. К примеру, повышенная кислотность древесной целлюлозы, необходимой для изготовления бумаги, провоцирует её разрушение из-за гидролиза химических связей, начинающегося через определённый промежуток времени.
Основные враги бумаги
Огонь
Бумага относится к пожароопасным материалам, а воздействие открытого огня приводит к её уничтожению. Именно поэтому в архивах используются системы пожаротушения, гасящие пожары без помощи воды. Помимо этого, хранить документы необходимо в коробах, которые располагаются максимально близко друг к другу. Это позволяет уменьшить скорость распространения огня и увеличить скорость его ликвидации, что позволяет сохранить большее число документов. Наличие же разделителей, как между, так и внутри коробов ещё больше увеличивает шансы сохранить документы.
Избыток влаги, равно как и её недостаток, так же приводит к необратимой порче документов, поэтому в архиве необходимо поддерживать определённую влажность. Использование архивных коробов, наряду с климатической установкой позволяет хранить деловые бумаги установленный законодательством срок.
Короба для архивного хранения
Одним из направлений деятельности нашей компании является изготовление архивных коробов. В зависимости от нужд клиентов и документов, которые будут храниться в коробках, мы производим архивные короба, различающиеся между собой способом открывания, ориентировкой в пространстве, объёмом и другими характеристиками. Каждая из изготавливаемых моделей способна в течение определённого промежутка времени защищать хранящиеся бумаги от влажности, высокой температуры и иных неблагоприятных факторов.
Почему нельзя хранить в пластике
Правилами хранения документов запрещено использовать пластик для их хранения. Это связано с тем, что после определённого промежутка времени, пластик не только прилипает к бумаге, но и начинает химически взаимодействовать с чернилами. Это ведёт к неизбежной порче документов и потери хранимой информации.
Если вам нужно изготовить архивные короба, обратитесь в интернет-магазин «ВсяУпаковка.ру» и в нашем перечне товаров вы найдёте необходимую тару для хранения Ваших документов.
Из каких материалов делают архивные короба? Подробнее.
Что такое архивные короба?
Архивные короба используют в офисах, архивах и других ведомствах, где работают с большим количеством документов. Это разновидность упаковки, предназначенная для систематизация, хранения и перевозки документов, канцелярии и других необходимых для работы с бумагами принадлежностей.
Форма и размеры архивного короба отличаются. Классическая конструкция – это переплетенный прямоугольник из картона с выемками для рук. Эти выемки нужны, чтобы носить коробку было удобно. Однако классическую конструкцию могут дополнять съемные или откидные крышки, а также разметка.
Одно из преимуществ этого вида упаковки, которое сделало его популярным, – возможность сложить коробку так, чтобы она занимала минимум места. А когда потребуется упорядочить или перевезти журналы, документы, книги, буклеты, архивные коробки можно быстро собрать и использовать. К тому же вы можете заказать изготовление партии коробов из гофрокартона, исходя из специфических потребностей бизнеса.
Государственный стандарт архивного короба
Требования к архивным принадлежностям описаны сразу в нескольких стандартах. Один из них – ГОСТ 7.65-92, который приводит общие требования к организации архивов. В этом стандарте, среди прочего, уточняют марки картона, который можно использовать для вторичной упаковки документов. Это переплетный картон А, Б и В. Существует и основной международный стандарт архивного описания.
Также можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.8-2013, который задает стандарты архивного дела. Но если суммировать государственные требования, то для вторичной упаковки бумаг используют коробки из переплетного картона.
Основные виды архивных коробок
Коробки различаются конструкцией, размерами, наличием замков и степенью прочности. Так, крышка у короба может быть съемная или откидная. Степень прочности зависит от марки картона и особенностей креплений, включая замки. Наконец, размеры варьируются, исходя из специфики содержимого. Стандартный вариант предполагает, что в коробку легко поместится не согнутый лист А4. Давайте подробнее остановимся на таком критерии, как материал изготовления упаковки.
Материалы, из которых делают архивные коробки
Стандарт предусматривает использование для производства тары именно переплетного картона. Снаружи на него могут быть нанесены самые разные защитные материалы. Главное, чтобы их можно было вторично переработать.
Самый популярный вариант материала – пятислойный гофрокартон или микрогофрокартон. Пятислойный картон сделан из трех прямых слоев и двух гофрированных, он отличается высокой жесткостью и устойчивостью к негативным внешним воздействиям. Сверху часто наносят такой синтетический материал, как бумвинил. Он визуально напоминает кожу, но по факту представляет собой разновидность поливинилхлорида с рельефной поверхностью.
Однако иногда крупные архивные короба делают также из пластика. Этот материал отлично защищает документы стандартного формата А4. Кроме того, в отличие от картона, он не нуждается в дополнительном покрытии, чтобы обрести влагозащитные свойства.
Типы архивных коробок
Классифицировать архивные коробки можно и по типу хранения:
Типы креплений у архивных коробок
Крепление – один важных элементов, отвечающий за фиксацию крышки. Без удобных и надежных креплений невозможно гарантировать сохранность документов. Коробки могут дополняться завязками, резинками, кнопками, магнитными и липучими застежками. Для малых коробов удобно использовать завязки и резинки, для более крупных емкостей – магниты, кнопки, липучки.
Плюсы и преимущества применения архивных коробов
Примеры архивных коробов и краткое их описание
Для хранения и систематизации документов выпускают архивные папки. Их делают из бурого или белого гофрированного картона, притом на корешок или крышку можно дополнительно нанести текст или изображение. Стандартная длина папки – 310 мм, ширина – 225 мм, но при заказе эти параметры несложно изменить.
Большей вместительностью отличаются архивные короба с откидной крышкой формата А3. Их выпускают из бурого гофрированного картона марки Т-24В. Цифра обозначает высоту гофры. Материал прочный и жесткий, а длину 480 мм и ширину 325 мм можно изменить, если они не подходят под специфику документов.
Короб №82/1 выполнен из белого гофрированного картона. Марка материала та же, что и в предыдущем случае: Т-24В. Это коробка со съемной крышкой из того же материала. Ее длина – 400 мм, а ширина – 330 мм. На белой поверхности отлично смотрится фирменная маркировка, логотипы и другие изображения.
Обзор коробок для хранения документов: разновидности, цены, достоинства и недостатки
Коробки для хранения документов помогают решить несколько проблем сразу. Они позволяют экономить пространство помещения — объёмные стопки бумаг не будут занимать место на рабочем столе или в шкафу.
Нужные документы легко отыскать в специально отведенном и маркированном хранилище. Это экономит время и решает проблему хаотично разбросанных бумажных листов.
Остается только подобрать необходимый тип коробки для хранения документов.
Зачем и для каких целей нужны?
Коробки для хранения документов выполняют сразу несколько функций:
Плюсы и минусы
Коробки для хранения бумаг имеют очевидные весомые плюсы:
При желании можно заказать коробку индивидуальных размеров под потребности помещений.
Самыми распространенными хранилищами для документов признаны архивные короба и металлические ящики с замком.
Архивные короба
Разнообразны по конструкции и форме. Классическая архивная коробка выполнена из переплетного картона. В ней есть выемки для рук, такое хранилище удобно переносить. На некоторых нанесена специальная разметка для описи хранящихся внутри бумаг.
В производстве архивных коробок также используется пластик или бумвиниловое покрытие, которое имитирует кожу. Разновидности этих изделий могут варьироваться в зависимости от типа хранящихся в них бумаг. Такие коробки бывают:
Железный контейнер
Это приспособление — своеобразный сейф для документов. С его помощью удобно хранить важные бумаги в офисе и дома.
Железные хранилища бывают разных размеров: от миниатюрных боксов до полноценных шкафов с несколькими полками.
Но все они оборудованы специальным замком, который защищает содержимое сейфа от посторонних глаз.
Дополнительные системы
Эти приспособления трудно назвать полноценными коробками, но они также часто используются в качестве хранилищ для документов.
Подставки-органайзеры
Один из самых простых и бюджетных способов хранить важные бумаги дома и в офисе. Подставками-органайзерами удобно заполнять и открытые полки, и закрытые шкафы. Плюсы: открытая часть хранилища — можно без труда увидеть нужную папку с бумагами. Также на органайзер можно наклеить метку-ярлычок.
Лотки для корреспонденции
Этот аккуратный аксессуар для хранения текущей корреспонденции и бумаг отлично впишется в интерьер жилища или офиса. Органично смотрится на письменном столе или полках открытого стеллажа.
Файловые папки
В них можно размещать документы самого разного содержания и формата. Файловые папки обеспечивают быстрый доступ к содержимому. Такие хранилища очень удобны для ведения клиентской базы и создания картотек.
Выделяют два основных вида файловых папок:
Стоимость изделий
Цена на хранилище для документов варьируется в зависимости от разновидности изделия:
Рекомендации по выбору
Перед тем как приобрести то или иное приспособление для хранения важных бумаг, полезно учесть несколько моментов:
Как можно использовать?
Основная функция этих изделий — организация и транспортировка документов. Но их можно использовать и не по прямому назначению, для хранения и перемещения таких предметов:
Видео по теме статьи
Как сделать органайзер для хранения документов своими руками, видео-инструкция:
Заключение
Коробки для хранения документов — удобное приспособление для организации важных бумаг дома и в офисе. Видов таких хранилищ множество — от подставки-органайзера до массивного железного сейфа с замком. При выборе коробки нужно ориентироваться на объем хранимых бумаг, вес изделия и длительность хранения содержимого.
Архивные коробки-применение, типы, преимущества
Ведение бумажной документации является неотъемлемой частью любого вида деятельности. Необходимость хранения большого количество бумаг требует поиска способов удобства и систематичности их размещения. Идеальным решением этой проблемы станут короба архивные из гофрокартона – надёжность и удобство их использования проверены временем.
Применение архивных коробок
Ещё одной сферой применения архивных коробок является упаковка ценных вещей и бумаг во время переезда. Коробки можно легко обозначить, подписав их.
Типы архивных коробок
Существует несколько типов архивных коробов.
Разновидности коробок варьируются по нескольким параметрам:
Прочность архивных коробов зависит от толщины исходного картона, от 50мм до 300мм. Размер коробов определяется их вместительностью и форматом бумаги для хранения: А3 или А4. Вы можете подобрать подходящие параметры в зависимости от назначения использования коробок.
Из какого картона делают архивные коробки?
Все архивные коробки изготавливаются из практичного и лёгкого гофрированного картона. Гофрокартон, в качестве материала для производства, отличается надёжностью. Особенностью такого картона Е-24 является наличие нескольких слоёв, обычно от трёх или пяти, что делает его более прочным и стойким к изнашиванию. Толщина материала от 150мм до 300мм обеспечит защиту от пыли, а особенные свойства электроизоляции и влагостойкости позволит сберечь документы от воздействия влаги.
Преимущества архивных коробок
Стоит отметить преимущества использования архивных коробок из гофрокартона. Плотный материал обеспечивает сохранность документов на протяжении долгого времени. Практичность и удобство такого способа хранения позволит упорядочить документацию и создать возможность удобства её использования в будущем. Такой вариант архивирования документов незаменим в бюрократичных системах благодаря возможности обозначить каждую коробку по имени или порядковому номеру.
Где купить архивные коробки
Мы рады предложить вам различные типы архивных коробов из гофрокартона по приемлемым ценам. Сотрудничество с компанией ВсяУпаковка.ру станет выгодным решением для покупки изделий из картона и других типов упаковки из нашего каталога. Мы осуществляем производство и доставку нашего товара по всей России. Мы гарантируем качество наших изделий и своевременную доставку по выгодным ценам.