Для чего нужны архивы
Как организовать архив на предприятии: основные правила работы и хранения документов
Содержание
Архивное хранение документов в организации — целое искусство, освоив которое, владелец может полностью забыть о долгом поиске старых данных. Держать документооборот под полным контролем очень важно, и делать это нужно в строгом соответствии с законодательством. С чего начать ведение архива в организации и как сделать работу с ним легкой и приятной, не упустив ключевые детали?
Что значит архивировать документы и для чего это нужно
Архив предприятия — это способ организации хранения документов, позволяющий систематизировать их для комфортной и быстрой работы. Архивная обработка — это необходимость как с законодательной точки зрения, так и с прикладной. На протяжении всего времени существования юридического лица появляются сотни и тысячи документов, в которых практически невозможно ориентироваться, если они не упорядочены должным образом. Существуют разные виды архивов организаций, такие как научно-технический, аудиовизуальный и т.д. Сейчас речь пойдет об управленческом, но правила архивирования в основном едины для всех типов.
Вести учет всей документации и держать ее в порядке — сложная задача, для выполнения которой нужно хорошо изучить все особенности этого процесса. Если все требования к архиву документов в организации соблюдены, то проблем точно не возникнет, поэтому крайне важно осознанно подойти к этому делу.
Какие документы сдаются в архив
Перед тем как говорить об основных правилах, нужно разобраться, какие документы хранятся в архиве организации. Согласно приказу Росархива от 20.12.2019 №236, который утверждает перечень обязательных к архивации бумаг с соответствующими сроками хранения, условно всю документацию можно разделить на три основные группы и одну дополнительную:
Временные — это документы со сроком архивации, не превышающим 10 лет. К ним относятся:
Постоянные — такие бумаги находятся в архиве все время существования юридического лица. Среди них:
Бумаги с пометкой “до минования надобности”. Их хранят до тех пор, пока они несут практическое значение, а по прошествии этого периода уничтожают сразу или спустя какое-то не очень длительное время, обычно до 1 года.
Более подробно все сроки, установленные законодательством, рассмотрены в уже упоминавшемся приказе Росархива от 20.12.2019 №236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”. Начать ведение архива документов в организации стоит с изучения этого законодательного акта.
Организация архива на предприятии с нуля
Архивирование документов в организации — непростой процесс независимо от объема делопроизводства, особенно когда приходится иметь с ним дело впервые. Начать организацию архива, если никаких наработок в эту сторону еще не сделано, а в документах предприятия уже легко потеряться, стоит с назначения ответственного. Можно нанять нового работника, который будет специализироваться на ведении архива, а можно возложить эту обязанность на одного из сотрудников штаба с не очень высокой нагрузкой. Затем нужно завести учетный журнал использования архивных документов, где будут записываться все лица, которым предоставлялся доступ к ним. Там же будут фиксироваться даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.
Все остальные действия ничем не отличаются от организации уже существующего архива. Подробная пошаговая инструкция по тому, как работать с ним, дана ниже.
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
Подготовка документов к архивному хранению в бумажном виде состоит из следующих этапов:
Заключение
Хранить важные бумаги — трудоемкое занятие, которое требует держать в голове большое количество информации. Чтобы основные правила работы и хранения документов в архиве организаций лучше запомнились, стоит суммировать все сказанное ранее. Вот что стоит выделить:
И последнее — если постоянно поддерживать архив в порядке, то учет документации станет простым и приятным занятием, даже если он содержит десятки тысяч разных бумаг.
Что такое архивы и для чего они нужны — простыми и понятными словами
Доброго времени суток, уважаемые читатели. Представьте, вам нужно передать своему другу пачку файлов. К примеру, штук 10-15. Как он будет их скачивать, потом искать, собирать всю информацию.
Было бы неплохо, если бы для начала их можно было объединить в одну папку, вот только папки, как мы знаем, передать через интернет невозможно. Ему было бы легче искать ряд документов, относящихся к одному конкретному делу, но как этого добиться. Выход есть.
Сегодня мы поговорим о том, что такое архивация данных и для чего она нужна. На самом деле, есть множество причин создавать архивы с файлами. Обо всех полезных функциях этого занятия мы с вами сегодня и поговорим.
Терминология
Наверняка вы не раз уже натыкались на архивы и даже знаете какая программа помогает с ними работать. Я узнал о существовании этой штуке примерно тогда же, когда у меня появился мой первый компьютер. Признаюсь, я не слишком любознательный и меня совсем недавно заинтересовала тема зачем нужны архивы и архиваторы, раньше я действовал по наитию. Благо ситуация изменилась и теперь я очень часто пользуюсь этой возможностью.
Архив – это что-то вроде контейнера для нескольких файлов, который в конечном итоге сокращает его размер. Сейчас объясню все более подробно.
Преимущества
Преимущество архивов заключается в том, что совершенно не важно какого типа и размера документы вы собираетесь запаковать. Они станут единой папкой, которую без проблем можно передать другу через интернет. Вся разница в формате rar, именно он и отвечает за архивы.
Мой блог создан для новичков и мне не хочется грузить вас лишними терминами. В конце концов, лишь немногие знают как устроена лампочка, но это не мешает нам с вами ее активно использовать. Поэтому, давайте только об основном и важном.
Даже файл большого размера передастся быстро и не отнимет много сил и времени, если вы используете архив. Было несколько файлов в разных форматах, стал один и в rar. Другу не придется искать все документы, относящиеся к вашему делу по папке «Загрузки». Он просто откроет архив и вуа-ля. Они предстанут его вниманию во всей красе.
Вам и самому будет намного проще найти на компьютере все документы, относящиеся к диплому, отчету за январь или конкретной статье в блог.
Если я пользуюсь услугами копирайтеров, то обычно прошу скидывать ТЗ, сам текст и картинки для публикации единым архивом. Это позволяет сократить время на поиски всех нужных файлов, относящихся к конкретной статье.
Еще одно преимущество архивов – они немного уменьшают конечный размер папки.
Виды архивов
Если архив запакован и находится в формате exe, то при его включении он сразу же автоматически и самостоятельно восстановится в виде папки, загрузится в том самом виде, в котором его запаковали на другом компьютере. Это называется самораспаковывающийся архив.
Если вы хотите передать своему другу объемный сайт или другую внушительную информацию, то ее можно разделить на несколько частей, разложить по флешкам или компакт-дискам и отдать, чтобы тот сам объединил информацию на своем компьютере. Это не займет много времени, а вам не придется искать носитель необходимого размера. Это называется многотомный архив.
Если у вас есть конфиденциальная информация и вы боитесь, что кто-то сможет случайно на нее наткнуться, то можно поставить пароль на архив. В этом случае, папка откроется только после того, как будет введен секретный код.
Во всех остальных случаях, для создания самых надежных паролей и их хранения я советую программу Roboform . Она сама создает сложные шифры, состоящие из 13-20 символов, которые невозможно предугадать и хранит их в надежном месте, до которого непросто добраться хакерам, а также эта программа сама автоматически вводит пароли, как только «видит» знакомый сайт или интерфейс, заходите ли вы с мобильного, планшета или другого гаджета. Очень удобно.
В принципе, вещь стоящая, но, когда дело касается архивов, вам придется самостоятельно записать и запомнить пароль, чтобы избежать нелегального вмешательства в вашу личную информацию с вашего же компьютера.
Технология
К сожалению, в операционных системах, типа windows 7 и выше не стоят по умолчанию программы для создания архивов. Вам придется скачать программу. Самая популярная из них – WinRAR и загрузить ее можно с официального сайта win-rar.ru .
Лицензия стоит 29 долларов для 1 компа, но существует скидочная система при приобретении нескольких утилит. Узнать подробности вы можете все там же, на официальном сайте. Программа переведена на русский и еще множество языков. Ее популярность не знает границ и используется по всему миру.
После установки она встроится в большинство стандартных функций. К примеру, открываю папку, выделяю несколько файлов и нажимаю правую кнопку мыши. Можно сразу создать архив с именем по умолчанию статьи.rar, а можно выбрать функцию add to archive. С первой опцией все вроде бы понятно, так что выберу вторую.
Можно самостоятельно задать название (цифра 1), выбрать место, куда сохранится новый архив (цифра 2), подобрать лучший размер (3), а также установить пароль на папку (цифра 4).
Как вы видите, после запаковки все файлы остаются в том же виде на вашем компьютере, но создается еще и дополнительный архив. В нем хранятся эти же файлы.
Вы можете открыть его и посмотреть всю информацию.
Эти простые действия помогут вам увеличить пространство на жестком диске, привести в порядок и организовать работу на компьютере.
Если вас интересуют и другие методы оптимизации и увеличения собственной продуктивности работы за компьютером, могу посоветовать курс Евгения Попова .
В нем собраны лучше советы и программы, которые помогут быстрее и качественнее совершать различные действия и быть профессионалом даже в мелочах. Мастерски выполнять работу и юзать самые популярные программы, как это делают специалисты. Что называется, использовать ноутбук на полную мощность.
Вот в принципе и все. Если вам понравилась эта статья, не забывайте подписываться на рассылку, чтобы узнавать больше интересной информации. До новых встреч и удачи в любых начинаниях.
Что такое архив, их виды, для чего нужны и работа с ними | Понятие и виды архиваторов
Пожалуй каждый пользователь компьютера при работе на нём рано или поздно сталкивается с таким типом файлов как «архив» и сразу возникают вопросы: а что это такое архив, зачем они нужны и как с ними работать?
Архивные файлы действительно изначально не совсем понятны пользователям, столкнувшимся с ними впервые, открываешь этот файл, а в нём ещё ряд файлов, а может быть ещё один архив внутри, а в нём ещё файлы 🙂 и получается что-то вроде матрёшки.
Для тех, кто ещё не знаком с этими понятиями, в данной заметке хочу прояснить как можно проще для новичков, что же такое архивы, для чего они могут вам понадобится, как работать с такими файлами при помощи программ-архиваторов (распаковывать их и упаковывать), о понятиях архивации и разархивации.
Потому что файлы этого типа несут определённую полезность и работа с которыми, порой, просто необходима в любой операционной системе.
Что такое архив?
Он представляет собой файл, который содержит себе один или несколько других файлов, папок, в сжатом виде, при этом размер файлов в архиве может быть уменьшен за счёт сжатия, а может остаться практически неизменным, что зависит и от типа самих файлов и от программы, которой происходила запаковка в архив.
Архивные файлы бывают различных типов, например: RAR, ZIP, 7z, TAR, BZ и прочие. Зависит от того, в какой программе был создан архив.
Теперь выделю для чего они нужны при работе и преимущества их использования:
Чтобы было понятнее, представьте, что вам нужно передать кому-нибудь 20 книг + какие-нибудь документы из нескольких листов в файлах. Так вот, мы, конечно, можем передавать всё это добро по очереди, по отдельности, но это неудобно и займёт больше времени. А можно ведь просто погрузить всё в коробку, плотно упаковав и передать её нужному человеку.
Теперь к реальному примеру: нужно передать человеку по почте или другим способом 100 файлов-документов. Можно каждый прикреплять к письму на почте, можно все их перенести в папку «облака» и дать ссылку на скачивание, а можно быстренько упаковать всё в архив и отправить любым из удобных и подходящих способов.
Кстати, во втором случае из примера выше (перенести все файлы в папку облака), получатель так или иначе получит эти файлы в виде одного архива, после чего будет распаковывать у себя на компьютере если только не решит каждый файлик загружать по отдельности.
Потому что при скачивании откуда-либо сразу нескольких файлов, они, как правило, упаковываются в архив, чтобы загружался один файл, а не несколько.
Дополнительные возможности, такие как: установка пароля, возможность разбить архив на части. То есть вы можете установить пароль на архив и никто не сможете распаковать его и получить доступ к файлам, пока не введёт ваш пароль. Будет доступен лишь просмотр содержимого архива (т.е. будет видно названия файлов и папок, содержащихся в нём).
Если создаваемый архив планируется большого объёма (веса), то при его создании можно настроить автоматическое его разбиение на тома заданного размера, а при распаковке 1-го из них будут распакованы все остальные как единый архив.
Сжатие файлов. Каждый архив способен сжимать файлы, которые в него упаковываются. Как я выше упомянул, зависит это и от самих файлов, например, лучше все сжимаются текстовые файлики, хуже фото, видео и другие архивы.
Но также зависит и от программ архиваторов, о чём расскажу ниже.
Работа с архивами | Понятие архиватора
Для того чтобы работать с архивами существуют так называемые программы-архиваторы. Они позволяют:
Упаковать нужные файлы и папки в архив с нужными настройками;
Распаковать файлы из созданного архива, чтобы работать с ними в привычном виде, в папке.
Есть множество различных программ-архиваторов, но я выделю 3 самых популярных:
WinRAR, пожалуй, самый известный и востребованный, умеющий создавать 3 типа архивов (rar, rar4, zip), задавать при множество настроек и разархивировать любые типы архивов.
Подробнее о нём и о том как с ним работать рассказано здесь »
7-Zip, не менее популярный, но в отличие от 1-го абсолютно бесплатный и ничего не просит (винрар постоянно напоминает и внесении «пожертвования»), также умеет работать в любыми типами архивов.
Всё самое нужное о нём рассказано здесь »
Встроенный в Windows Zip-архиватор, который, собственно, доступен только в системах Windows и не умеет практически ничего кроме создания и распаковки обычных ZIP-архивов. Но для начала, когда ещё нет на компьютере ничего другого, вполне сгодится 🙂
О том как с ним работать подробно расписано здесь »
Заключение
Уверен, что необходимость поработать с архивами обязательно касается рано или поздно каждого пользователя, имеющего дело с компьютером, даже обычных офисных работников. Т.е. для работа с этим форматом файлов не только каких-нибудь супер-специалистов и программистов касается 🙂
На этом всё, надеюсь из этой небольшой заметки вам стало, как минимум, понятнее что такое архивы, для чего они нужны и что используют для работы с ними.
А если что-то вдруг забыл важное досказать или остались вопросы, напишите, пожалуйста, об этом в комментариях к статье 🙂 Всем обязательно отвечу!
Сделай репост – выиграй ноутбук!
Каждый месяц 1 числа iBook.pro разыгрывает подарки.
—> 
LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6″, Windows 10
2 комментария
Автор: Венера Алендукова
Спасибо. Вы мне очень помогли.
Автор: Владимир Белев
Это радует, надеюсь найдете ещё что-либо полезное! 🙂 Спасибо за отзыв.
Зачем архивировать документы и как сделать это правильно
Если какие-то документы накопились у вас дома – их можно просто выбросить на помойку. Но когда речь идет о юридическом лице, все не так просто, потому что законодательство обязывает его хранить документы в течение определенного срока, обычно довольно длительного. Так, период хранения первичной бухгалтерской документации – минимум 5 лет. Для некоторых документов, особенно кадровых (трудовые договоры, ведомости о начислении заработной платы, личные дела сотрудников и прочие) сроки хранения сроки хранения доходят и вовсе до 50-75 лет.
Сколько именно нужно хранить те или иные документы четко прописано в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Причем срок хранения можно увеличить, а вот самовольно уменьшить нельзя – такие попытки грозят организации серьезными штрафами. И даже наличие электронного документооборота не отменяет необходимости хранения бумажных версий документов – они могут потребоваться в случае налоговых проверок.
Итак, как подойти к хранению документов правильно? Здесь у организации есть два варианта действий. Если есть достаточно места, можно сформировать собственный архив, либо сдать документы на временное хранение.
Экспертиза ценности – обязательная процедура перед формированием архива. По сути, это подробный анализ всей документации. Он нужен для того, чтобы установить, какие документы относятся к документам временного хранения (до 10 лет включительно), по личному составу, а какие необходимо хранить постоянно, то есть бессрочно. Далее экспертиза устанавливает, по каким документам делопроизводство уже завершено, а по каким – нет. После этого появляется четкое понимание, какие документы должны быть помещены в архив и когда именно.
Кто проводит экспертизу ценности? Для этой процедуры руководителю организации (либо одного из подразделений, если организация крупная и объем документооборота у нее очень большой) необходимо создать экспертную комиссию, а также разработать нормативный акт (Положение), устанавливающий ее состав, полномочия, порядок и методы проведения экспертизы ценности документов. Если на это нет времени, экспертизу ценности можно доверить специалистам архивной компании.
Документы постоянного и временного хранения не могут быть помещены в одно дело
В деле должно содержаться по одному экземпляру каждого документа, без копий и черновиков
Нельзя помещать в дело документы, подлежащие возврату
Для некоторых документов возможен смешанный порядок систематизации – сначала по алфавиту, затем хронологически и т.д.
Отдельные правила регламентируют максимальное количество листов в деле (не более 250) и его толщину (не более 4 см). Если дело получается слишком объемным, его можно разделить на равные части – тома. Так, дело в 300 листов можно представить в виде двух томов по 150 листов в каждом.
Если речь идет о делах постоянного хранения и по личному составу, листы в нем потребуется пронумеровать (для дел временного хранения это необязательно). Здесь тоже существуют правила. К примеру, для каждого тома дела необходима своя нумерация листов, выполняется она обязательно арабскими цифрами, карандашом в верхнем правом углу листа. Случается, что ранее, до помещения в дело, документ уже был пронумерован. В таком случае старый номер нужно аккуратно зачеркнуть и проставить новый. Если документ многостраничный и имеет внутреннюю нумерацию – каждый его лист тоже получает новый номер в общем порядке.
После того, как дела сформированы их тоже нужно систематизировать. Для этого составляется опись – по сути, справочник, в котором все дела учтены и приводится их содержание, что облегчает поиск отдельных папок и документов при необходимости. Одну опись на все дела составить не получится. Правила организации хранения, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года, предписывают отдельно описывать разные категории дел. Поэтому существует несколько основных видов архивной описи:
Для дел постоянного хранения
Для дел временного хранения
Для дел, характерных для конкретной организации, например, с документами по судебным решениям.
Для дел по личному составу (тут есть разновидности – нужно отдельно описывать дела с документами по лицевым счетам персонала, личным делам уволенных сотрудников, приказы по личному составу и др.).
Для дел, в которые объединены электронные документы
Сама по себе опись представляет собой табличку с указанием номера и индекса дела, его заголовка (чтобы было понятно содержание), периода действия содержащихся в нем документов и количества листов. Также при необходимости отмечается, к какому подразделению организации относится описываемое дело. В табличке должна быть и раздел «Примечания» для отметок, например, о приеме или передаче дел. В конце описи прописью и цифрами указывается количество дел, особенности их нумерации (наличие или отсутствие пропущенных номеров), а также номера первого и последнего дела. К уже готовой описи нужно приложить титульный лист с названием и номером фонда, названием архива, где будут хранится дела, номером и названием описи (там отмечается, документы какой категории содержатся в деле – постоянного, временного хранения и т.п.), датами первого и последнего дела.
Документы сшиваются в твердую обложку, корешок обклеивается специальным материалом. На обложке и корешке дел проставляются штампы и шифры, рукописным способом на архивное дело наносится информация.
К завершающему этапу архивной обработки документов можно отнести работы по сверке дел с архивной описью и систематизации дел после всех проведенных работ – по хронологии, по структурным частям, по значимости и т.д.
После всех этих процедур документы будут готовы к хранению в организации или передаче в государственный либо любой другой архив.
Работа с архивами
Зачем существуют архивы?
Самые большие архивы
О чем и как можно попросить архив
Директору архива такого-то
От (ваше ФИО и адрес)
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.
Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы
Что архивы сделают для вас бесплатно
Что архивы делают за деньги
Что хранится в архивах
Какой можно получить ответ
Что можно и чего нельзя
Особые случаи
Если документов нет
Самостоятельная работа в архиве
Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.
Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора.
От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).