Для чего нужны корпоративные карты
Корпоративная карта
Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает корпоративные расходы. Например, расплачивается личной картой за канцтовары или подотчетными деньгами за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы, сотруднику и бухгалтеру приходится оформить множество документов. Сократить документооборот помогает корпоративная карта для юридических лиц — им не нужно снимать наличные с расчетного счета компании, выдавать сотруднику подотчетные суммы, заполнять ордера и ведомости.
Рассказываем, в каких случаях удобно использовать корпоративную карту, как ее оформить и какие расходы можно оплачивать.
Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.
Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.
С корпоративной картой:
Чтобы оформить корпоративную карту, руководитель пишет заявление в банк. Если карту получают на новый счет — надо отправить уведомление в налоговую, сделать это необходимо не позднее семи рабочих дней со дня открытия карточного счета. Если карту привязывают к существующему счету — уведомление отправлять не надо.
К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».
Корпоративная карта: как не попасть на проблемы с налоговой и банками
Это пластиковая карточка, которая привязана к расчетному счету в банке открытому ИП. Есть карты, которые напрямую привязаны к расчетному счету и баланс на одной равен балансу на другой. Чтобы ей рассчитаться никаких дополнительных действий не нужно, просто она должна быть с собой, чтобы в любом месте вы могли ею расплатиться.
Есть другой вид, у такой карты отдельный счет: чтобы рассчитаться по ней за покупку в магазине, вам нужно заранее перевести деньги с расчетного счета ИП на счет карты.
В разных банках разные тарифы на обслуживание таких карт, не забывайте об этом, когда открываете счёт. Обязательно уточняйте про комиссии, которые будут идти в банк за переводы по корпоративной карте и снятие наличных. Опять же, не все карты поддерживают снятие. Это лучше уточнить сразу, а в некоторых банках комиссия за снятие наличных огромная или есть лимит на такие операции.
Корпоративная карта может быть именной для каждого сотрудника отдельно, а может быть моментальной и не содержать личной информации. Ими можно пользоваться любому, у кого она в руках, главное, чтобы это был сотрудник организации, а не просто родственник ИП.
Что делать с корпоративной картой и зачем она нужна?
В рамках деятельности, можно расплачиваться ей через интернет-переводы, например, за рекламу в Яндексе. С помощью корпкарты можно оплатить любой представительский, командировочный расход, оплатить купленную канцелярию в магазине, сотовую связь и т.п.
Главное для налоговой помнить одно золотое правило: сохранять документы по каждой проведенной по корпоративной карте покупке. Вовремя отправлять их бухгалтеру.
Какие расходы по корпоративной карте не вызовут вопросов у налоговой?
Скажем, личное приложение для ускорения работы интернета или средства защиты, роутер, усилители, модемы не всегда идут в учет, если работают у в квартире, а не в офисе, нужны в личных целях.
Задача при принятии в учет расходов по корпоративной карте — разделить личные и рабочие расходы. В итоге, не придется объяснять налоговой и банку, почему средства ушли с карты на те или иные цели, соблюдать документальное подтверждение так же обязательно. Нет бумаги — нет расхода в учете.
Еще одна задача этих расходов — это увеличение прибыли. Все что не приносит прибыль прямо или косвенно, сразу убираем из расходов к учету.
ИП может тратить с корпоративной карты деньги и на личные нужды. Законодательство не предусматривает ограничений на этот счёт.
Если ИП на патенте или УСН-6%, то для налоговой не имеет значения, куда идут расходы с корпоративной карты. ИП на ОСНО и УСН-15% может учесть расход в целях деятельности в отчете, если подтвердит их документами. Налоговая не откажет в уменьшении налога, главное отчитаться вовремя.
Как отразить в учете расходы по корпоративной карте?
Как избежать блокировки корпоративной карты?
На самом деле, для блокировки гораздо больше критериев у банка и самое интересное, что все они выходят автоматически при просмотре банковской выписки, а также ставят красную отметку на такого рода операции. Репутация ИП и рейтинг надёжности падает, и банковская программа выдает блок.
А личная карта — она зачем?
Осуществлять переводы другим физическим лицам без риска блокировки и пояснения перед налоговой, все эти расходы не пойдут ни в один отчёт по ИП для налоговой. Они не уменьшают налоги. Но как раз эта карта и даёт право личных платежей без ограничений и опасений перед банком. По ней тоже есть, скорее всего, свои лимиты, которые банк при выдаче должен озвучить. Плюс ее обслуживание не бесплатное и она сама несет дополнительный расход в виде комиссии банку. Но она дает много преимуществ, в том числе популярные сейчас «кэшбэк» в магазинах партнёрах. По снятию наличных тоже лимит свой, но соблюдая его, вы всегда снимайте наличные без проблем на личные нужды, при этом никаких документов и отчетов по ней не нужно.
Личную карту налоговая не проверяет?
Будьте готовы к тому, что можно проверить доход и расход по любой карте, в том числе и по личной.
Как обращаться с корпоративной и личной картами, чтобы их не заблокировали
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться
Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.
Из этой статьи вы узнаете:
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:
Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.
Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.
Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.
Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.
Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.
Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом
Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.
Как пользоваться корпоративной картой
Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.
Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.
Что можно оплачивать корпоративной картой
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.
За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.
Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.
В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.
Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.
Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).
Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.
Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой
Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации
Корпоративная карта
Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
— сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
— не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
— управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
— с помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
— круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;
— возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
— снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Как корпоративные карты упрощают согласования и контроль расходов в компании
Бесконечные отчёты
Чем активнее развивается бизнес, тем больше у него расходов. Нужно покупать оборудование для сотрудников и канцелярии, оплачивать командировки и встречи с партнёрами. В российских компаниях администрирование этих процессов часто ложится на плечи бухгалтера, но при этом отнимает время у других сотрудников.
Даже руководители не всегда понимают, сколько ресурсов в их компаниях тратится, например, на оформление командировок. Бухгалтер может уверять, что всё решается за один день, но на самом деле процесс занимает от 2 дней до 2 недель, и в нём задействованы разные отделы. Перед поездкой основное время уходит на согласование расходов, после — на сбор и сверку чеков, заполнение отчётов.
«С представительскими расходами сложность в том, что деньги часто нужны сотруднику уже завтра, на ужин с клиентами, например. При этом процесс согласований даже в самых современных компаниях часто затягивается на 2‒5 дней», — рассказывает Анна Мацкевич, директор по коммерческим продуктам компании Mastercard. Каждый должен заранее проинформировать о своих планах, написать заявление и обосновать в нём свои траты. Потом бухгалтер несёт бумагу на подпись директору и следит, чтобы деньги дошли до сотрудника.
Спасение от бюрократии
По словам Анны Мацкевич, крупные западные компании, которые работают в России, давно используют корпоративные карты: они упрощают процессы администрирования бизнес-расходов. В последние годы этот инструмент всё чаще применяет и российский бизнес. Причём, если три года назад компании в основном снимали с корпоративных карт наличные, сейчас большая часть средств используется для оплаты товаров и услуг. В 2020 году на безналичные переводы пришлось 2,2 трлн. рублей из 3,9 трлн. рублей операций по корпоративным картам.
Причину роста популярности этого инструмента Анна Мацкевич видит в использовании современных технологий. Сегодня он сопоставим по удобству с картами для физических лиц, которые многим знакомы и понятны. Диджитал-карты для новых сотрудников выпускаются моментально, их можно привязать к виртуальному кошельку на смартфоне и оплачивать услуги через банковское приложение.
Бизнес экономит за счёт автоматизации самых ресурсоёмких процессов — сотруднику больше не нужно подавать заявки на аванс и писать отчёты, а бухгалтерии — согласовывать траты с менеджерами других отделов. «Компания выдаёт сотрудникам карту с фиксированным лимитом, — объясняет г-жа Мацкевич. — Допустим, 400 тыс. рублей — генеральному директору, 100 тыс. рублей — менеджеру отдела закупок. Сотрудник расходует деньги в соответствии с рабочими задачами: бронирует отели, покупает авиабилеты, встречается с клиентами, покупает канцелярию или оборудование».
Как подружиться с бухгалтерией?
С появлением корпоративных карт бухгалтеру больше не нужно собирать данные о расходах из разных источников. Обычно компания использует для оплаты разные инструменты: часть денег перечисляется поставщикам напрямую, часть — переводится сотруднику под отчёт или по запросу о возмещении. Корпоративные карты привязаны к единому расчётному счёту компании, и все данные собраны в одном месте.
Сотруднику, в свою очередь, не нужно заранее обосновывать траты и ждать аванса. В рамках индивидуального лимита своей карты он получает пространство для манёвра: может быстро организовать поездку на конференцию или провести деловой ужин в ресторане. Это положительно сказывается на репутации компании и упрощает общение с бухгалтерией.
Корпоративные карты помогают компаниям позаботиться о сотрудниках даже в случае форс-мажоров. Они позволяют быстро купить билет в аэропорту, если опоздал на самолёт, или снять наличные в валюте той страны, в которой они срочно понадобились. «Для крупных международных компаний карты — это инструмент hr-политики, такой же обязательный, как рабочее место с современным оборудованием, ДМС или соцпакет, — отмечает Анна Мацкевич. — Российские предприятия тоже начинают использовать корпоративные карты в этих целях».
Неожиданная экономия
Финансовый отдел с внедрением корпоративных карт получает удобный инструмент для аналитики. По ней можно отследить эффективность работы компании и отдельных департаментов, а также выявить полезные закономерности. «Наличие такой аналитики позволяет оптимизировать бюджеты благодаря тому, что у компании появляется инструмент для коммуникации с поставщиками и партнёрами, — рассуждает Анна Мацкевич. — Например, можно обнаружить, что ваши менеджеры останавливаются в отелях одной и той же сети, рассчитать оборот, который вы принесли ей за год, и на основании этих цифр договориться о скидке».
Держатели корпоративных карт обычно получают скидки и бонусы за использование платёжной системы. Клиенты Mastercard, например, бронируют по спеццене номера и митинг-румы в сети отелей Radisson, а также получают скидки на обслуживание в ресторанах. «Система лояльности позволяет оптимизировать расходы — это не основная, но приятная функция корпоративных карт, как вишенка на торте», — добавляет Анна Мацкевич.
Чем Mastercard помогает бизнесу?
Корпоративные карты упрощают доступ к информации о расходах сотрудников, но, чтобы увидеть всю картину, требуется каждый раз запрашивать банковские выписки. Если в компании бизнес-картами пользуется сотня человек, бухгалтеру приходится вносить в программу организации большой объём данных. В Mastercard решили эту проблему при помощи сервиса Smart Data. Он позволяет автоматически загружать данные о расходах напрямую в ERP-систему компании. Все операции по картам отображаются в едином личном кабинете, который доступен сотрудникам, бухгалтерии и финансовому отделу. Там сосредоточен весь процесс оформления расходов — работники загружают чеки, оставляют комментарии, формируют отчёты в несколько кликов.
«Выписка из банка помогает структурировать информацию, но требует дополнительных усилий, — рассказывает г-жа Мацкевич. — А сервис Smart Data позволяет лучше контролировать расходы и делает отчётность действительно прозрачной. Новому сотруднику можно моментально выпустить digital-карту, и он сразу начнет ей пользоваться, не дожидаясь, когда банк выпустит “пластик”».
Благодаря сервису SmartData компании выставляют собственные настройки для отслеживая операций по корпоративным картам. Например, если сотрудник превысил лимит на покупку авиабилета, строка с этой операцией будет выделена цветом, чтобы бухгалтер или финансовый директор сразу обратили не неё внимание. Это поможет держать под контролем расходы и избежать конфликтных ситуаций.
Лимиты по картам можно установить в крупнейших банках корпоративного сегмента, которые поддерживают сервис Smart Data — АО КБ «Ситибанк», АО «Альфа-Банк», АО «Райффайзенбанк» и ПАО «РОСБАНК».