Для чего нужны макросы в эксель
Канал в Telegram
Вы здесь
Для чего нужны макросы в Excel?
Многие из Вас наверняка слышали термин «Макрос». Иногда при запуске некоторых документов Word, а чаще Excel, Вам выскакивало предупреждение: «Данный документ содержит макросы, которые могут нанести вред Вашему компьютеру. С целью безопасности макросы были отключены» и т.д. И многих это предупреждение пугает, хотя большая доля правды в этом предупреждении все ж присутствует. Но, это относится к документам, попавшим к Вам из неизвестных источников, а именно из сети, по почте и т.д. Чем же так опасен макрос и для чего они тогда нужны, если их использование небезопасно? Рассмотрим далее, а пока дадим определение макросу.
Что такое «Макрос»?
Как работают макросы?
Благодаря внедрению в MS Office языка Visual Basic, Microsoft удалось значительно расширить функционал своих продуктов. Макрокоманды, записанные пользователями или написанные программистами, способны автоматизировать большинство процессов и значительно сократить время на обработку данных. Тем самым, оптимизировать рабочее время сотрудников. Для выполнения макрокоманд необходима своя программная среда, в которой эти команды способны работать. Такой средой являются, например Excel, Word, Access. При написании сложных макросов, их запуск и выполнение, как правило, ограничивается рабочей станцией (ПК) на которой он был написан. Сложные, имеется ввиду, подключение дополнительных компонентов и объектов, которые попросту могут отсутствовать на другом ПК. Происходит это потому, что программный код не переводится в исполняемый машинный код и вдобавок к которому прикладываются необходимые модули и библиотеки, а выполняется через интерпретатор. Но, есть и преимущества в таком подходе, а именно, возможность произвести отладку сразу, «на месте», при возникновении каких либо ошибок, просмотреть код и дополнить его новыми инструкциями, расширив функционал макроса. Как правило, макросы написанные для Excel, не работают в Word или Access, только если не используется базовый набор процедур и функций, которые не затрагивают объекты приложения.
Как макросы помогают в работе?
При работе с большими объемами данных, которые необходимо тем, или иным образом обрабатывать, а так же при выполнении однообразных действий по обработке информации в таблицах (например, формирование сводных таблиц определенного формата), макросы незаменимы. Пример: Вам ежедневно необходимо получать данные из БД, производить с этими данными некоторые расчеты, затем из результатов свести сводную таблицу. На все у Вас уходит, допустим, 2 часа. Разработав и внедрив такой макрос, который будет все эти действия производить самостоятельно, у Вас время сократиться до пары минут, а точнее секунд т.к. остальное уйдет на открытие и получение данных. А если еще к расчетам «вручную» добавить допущенные механические ошибки, которые обязательно бываю, и которые в лучшем случае Вы обнаружите и будете искать, то это еще добавит время к тем двум часам. Макрос же при грамотной разработке и хорошо протестированный, позволяет избежать таких ошибок.
Это один из многих вариантов применения. Другой пример, на личном опыте. При работе с ежедневными накопительными данными, мне приходилось заполнять поле «Контрагент» (КА) соответствующим именем, имеющимся в базе. Название КА должно обязательно быть идентичным. Создание списка очень неудобно т.к. список состоит не из одной сотни КА. Я написал макрос, который запускается на исполнение, при нажатии в соответствующей колонке, правой кнопкой мыши. Открывается форма, со списком КА в которой также имеется «горячий поиск» в списке т.е. достаточно начать вводить сочетание символов содержащихся в названии и список тут же отфильтрует и оставит подходящих, далее остается выбрать из двух трех КА нужного. На все про все, не больше 5 сек. Вот как вариант. И примеров можно приводить кучу, в зависимости от специфики работы.
В чем заключается опасность макросов?
Варианты защиты от таких макросов:
На этом я завершаю вводную статью по макросам. В дальнейшем, я расскажу и покажу способы записи макросов в Excel. Постараюсь подбирать интересные и полезные примеры, а так же рассмотрим, каким потенциалом обладает Excel, если посмотреть на него глазами программиста.
P. S. Используя смекалку и фантазию на VBA можно написать простейшие и интересные игры. Если Вас заинтересовал такой вариант применения, то можете ознакомиться с играми, написанными для Excel (игры в Excel).
Как создавать, изменять и запускать макросы в Excel
Excel предусматривает огромное количество функций по автоматизации вычислений и обработки данных. Тем не менее, объем человеческих задач очень большой, и не всегда встроенного функционала достаточно. Да, даже если он очень широкий. В этих случаях ситуацию спасают макросы.
Они значительно увеличивают эффективность работы с информацией. Дело в том, что они не только помогают реализовать некоторые функции, которые отсутствуют в стандартном комплекте, но и автоматизировать часто повторяющиеся действия. Сегодня мы более детально разберемся в том, что такое макросы, как они работают и как создавать новые и редактировать старые макросы.
Что такое макрос и для чего он применяется
Итак, макрос – это набор команд, которые должен выполнить Эксель. Они дают возможность автоматизировать почти любые часто повторяющиеся задачи. Достаточно просто выбрать одну команду один раз, воспользовавшись комбинацией горячих клавиш или панелью инструментов.
Макросы пишутся с помощью языка программирования VBA, но простой макрос можно записать и без него. Технически он ничем не отличается от программы, потому что содержит набор инструкций, которые компьютеру нужно выполнить. Нередко макрос сравнивается с кулинарным рецептом, где также описывается, в какой последовательности нужно выполнить какие действия, чтобы получить желаемый результат.
Но у макроса и рецепта есть одно ключевое различие. Макрос запускается один раз, после чего все остальные действия выполняет вручную. Поэтому если использовать кухонные метафоры, его проще сравнить с мультиваркой, в которую достаточно один раз положить нужные ингредиенты, после чего блюдо будет приготовлено самостоятельно.
Инструкции, которые передаются макросу, содержат макрооператоры – конкретные команды, которые офисному пакету нужно выполнить. Ряд из них являются специфическими, но большая часть соответствует командам из главного меню. Это делается для того, чтобы сделать процесс создания макросов более дружелюбным для пользователя.
Давайте приведем один пример. Любое приложение, независимо от используемой операционной системы, содержит кнопку «Закрыть». Если мы хотим сделать это через макрос, нам нужно ввести в среду разработки команду ActiveWindow.Close. Видим, что по названиям операторов можно много чего понять, поскольку все они пишутся на английском языке. Это также упрощает задачу пользователя, который знает английский язык.
Бояться макросов не нужно, поскольку VBA – очень простой язык программирования. Большую часть действий можно запрограммировать, даже не написав ни строчки кода. Достаточно просто эти действия записать один раз. При этом важно помнить, что редактор кода значительно функциональнее по сравнению с визуальными методами написания макросов.
Как создать новый макрос в Excel
Как мы уже поняли, есть два способа записи макросов в Excel: ручной или автоматический. Чтобы воспользоваться последним методом, не требуется наличие каких-либо навыков программирования. Правда, он ограничен и не дает возможности записывать условия, формировать сложные циклы и так далее.
Поэтому для профессионального овладения электронными таблицами умение программировать обязательно. Ведь нередко кроме непосредственно написания кода невозможно вообще как-либо решать поставленные задачи.
Способ 1. Автоматический запуск макроса
Перед тем, как записывать макросы, необходимо провести ряд несложных настроек, прежде всего, включить сами макросы. Правда, на данном этапе начинающего пользователя могут встретить некоторые трудности. Дело в том, что настройки макросов находятся на вкладке «Разработчик», доступ к которой изначально закрыт. Поэтому нужно сначала включить эту возможность. Последовательность действий следующая:
После этого мы увидим вкладку «Разработчик» в нашей программе. Делаем переход по ней. Перед нами появляется большое количество инструментов разработчика. Из всего этого ассортимента нас интересует группа «Код». Там находится маленькая кнопка «Записать макрос», после клика по которой осуществляется непосредственная запись этой программы. 
Далее пользователь увидит диалоговое окно. С него можно задать параметры для нашей будущей подпрограммы. Здесь доступны следующие настройки:
После выполнения всех действий нужно нажать клавишу ОК, тем самым подтвердив изменения. Теперь все действия, совершаемые пользователем, будут автоматически записываться в макрос. Это будет продолжаться ровно до тех пор, пока запись программы не будет остановлена. Значительно проще разобрать это на реальном примере. Давайте сделаем программку, которая будет умножать содержимое двух ячеек. Для этого нужно запустить запись макроса, ввести в ячейку формулу (в нашем случае это =B2*B3), нажать клавишу Enter, после чего остановить запись. Кнопка остановки записи макроса находится на вкладке «Разработчик» в группе «Код».
Запуск выполнения макроса
Как же проверить, работает ли наш макрос? Для этого нужно выполнить следующие действия:
Таким способом можно проверить любой макрос. Но что делать, если оказывается, что он работает не совсем так, как нам нужно было?
Корректировка макроса
Если в ходе исполнения макроса появляются какие-то проблемы, их можно исправить. Самая распространенная проблема, по которой команды не выполняются, как надо – ошибки пользователя на этапе первичной записи команд. Чтобы отредактировать созданный макрос, нужно выполнить следующие действия.
На данном этапе нужно уже немного переходить к следующей теме: ручное редактирование макроса. Любой макрос начинается командой Sub. О том, что макрос заканчивается, компьютер понимает по команде End Sub. После слова Sub показывается название макроса. После этого в структуре записывается описание макроса и та комбинация клавиш, которая необходима для его запуска.
Далее следуют команды, которые выполняют конкретные действия. Например, номер ячейки мы получаем с помощью оператора Range. В нашем примере, мы получаем ячейку B2 с помощью команды Range(“B2″).Select. Это действие аналогично выбору ячейки левой кнопкой мышки. Значение ячейки, которая выбрана на данный момент указывается с помощью оператора ActiveCell.FormulaR1C1. 
Давайте попробуем наш макрос немного отредактировать. Допустим, нам нужно выполнить такую задачу: добавить дополнительную ячейку с адресом B4 и значением 3. В таком случае в код необходимо добавить такие строки:
На первый взгляд это может показаться довольно сложной задачей, но на самом деле, команды – это полноценный язык, который нужно просто изучить. Представьте, что вы пишете сообщение, только не человеку, а компьютеру с просьбой сделать то-то и то-то. Да, программирование именно так и устроено по факту. Все намного проще, чем кажется.
Но это уже лирическое отступление. Нам еще осталось совершить одно действие – изменить первоначальное выражение, которое касалось ячейки D2, на это: ActiveCell.FormulaR1C1 = «=RC[-2]*R[1]C[-2]*R[2]C[-2]»
Внимание! Видим, что адреса в ячейках в данном примере записываются, как R1C1.
После того, как мы выполним все описанные выше действия, можно закрыть редактор макросов. Для этого достаточно просто кликнуть по крестику. То есть, выполнить действия, аналогичные закрытию любого окна в операционной системе.
Далее нужно перепроверить макрос еще раз. Видим, что после его исполнения в таблице появилась еще одна ячейка. Если макрос очень большой, то ручное редактирование имеет множество преимуществ перед повторной его записью. Также оно позволяет избежать повторных ошибок.
Также можно ускорить работу макроса путем добавления команды Application.ScreenUpdating = False. После этого на экране не будут показываться те промежуточные шаги, которые выполняет макрос, лишь конечный результат. Если же нужно, чтобы отображение на экране было вновь включено, тогда нужно заменить False на True.
Способ 2. Создание макроса в ручном режиме
Автоматическая запись макроса – это хорошо, но данный метод имеет множество недостатков. Профессионалы создают макросы вручную. Для этого нужно выучить язык VBA и выполнять следующие действия:
Надо отметить, что все детали сегодня рассмотреть не получится, поскольку нужно знать язык VBA для этого. Тем не менее, общий механизм такой. А после того, как вы освоите язык VBA, вы сможете уже учиться и более сложным языкам программирования, поскольку логика одинаковая что для написания макроса, что для написания полноценных компьютерных программ.
Как изменять существующие макросы
Детали о том, как изменять существующие макросы, описывались выше. В целом логика остается той же самой, за тем лишь исключением, что коррекция макросов – это точечные изменения (например, отредактировать ячейку, если случайно была выбрана неправильно). В то время как изменение – более фундаментальное редактирование, включая добавление новых строк кода и так далее.
Заключение
Мы видим, что макросы – это высокоэффективный инструмент, позволяющий автоматизировать огромные массивы работы. Если пользователю приходится выполнять огромное количество однотипных действий, или имеющихся возможностей Excel не хватает, они способны легко и просто исправить ситуацию.
Как записать макрос в Excel? Пошаговая инструкция.
Что такое макрос?
Для начала немного о терминологии.
Записанный макрос можно будет запускать неограниченное количество раз и Excel повторит все записанные шаги. Это означает, что даже если вы ничего не знаете о VBA, вы можете автоматизировать некоторые задачи, просто записав свои шаги и затем повторно использовать их позже.
Теперь давайте погрузимся и посмотрим, как записать макрос в Excel.
Отображение вкладки «Разработчик» в ленте меню
Перед тем как записывать макрос, нужно добавить на ленту меню Excel вкладку «Разработчик». Для этого выполните следующие шаги:
В результате на ленте меню появится вкладка «Разработчик»
Запись макроса в Excel
Теперь давайте запишем очень простой макрос, который выбирает ячейку и вводит в нее текст, например «Excel».
Вот шаги для записи такого макроса:
Поздравляем! Вы только что записали свой первый макрос в Excel. Хотя макрос не делает ничего полезного, но он поможет нам понять как работает макрорекордер в Excel.
Теперь давайте рассмотрим код который записал макрорекодер. Выполните следующие действия, чтобы открыть редактор кода:
Вы увидите, что как только вы нажмете кнопку «Выполнить», текст «Excel» будет вставлен в ячейку A2 и выбрана ячейка A3. Это происходит за миллисекунды. Но на самом деле макрос последовательно выполнил записанные действия.
Примечание. Вы также можете запустить макрос с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + N (удерживайте клавиши Ctrl и Shift, а затем нажмите клавишу N). Это тот же самый ярлык, который мы назначили макросу при его записи.
Что записывает макрос?
Теперь перейдем к редактору кода и посмотрим что у нас получилось.
Вот шаги по открытию редактора VB в Excel:
Вы также можете использовать комбинацию клавиш Alt + F11 и перейти в редактор кода VBA.
Рассмотрим сам редактор кода. Далее коротко опишем интерфейс редактора.
Когда мы записали макрос «ВводТекста», в редакторе VB произошли следующие вещи:
Поэтому, если вы дважды щелкните по модулю (в нашем случае модуль 1), появится окно кода, как показано ниже.
Вот код, который записан макрорекодером:
Теперь давайте пробежим по каждой строке кода и опишем что и зачем.
Надеюсь, что у вас есть некоторое базовое понимание того, как записывать макрос в Excel.
Абсолютная и относительная запись макроса
Если вы используете параметр относительной ссылки для записи макроса, VBA не будет привязываться к конкретному адресу ячейки. В этом случае программа будет «двигаться» относительно активной ячейки. Например, предположим, что вы уже выбрали ячейку A1, и вы начинаете запись макроса в режиме относительной ссылки. Теперь вы выбираете ячейку A2, вводите текст Excel и нажмите клавишу Enter. Теперь, если вы запустите этот макрос, он не вернется в ячейку A2, вместо этого он будет перемещаться относительно активной ячейки. Например, если выбрана ячейка B3, она переместится на B4, запишет текст «Excel» и затем перейдет к ячейке K5.
Теперь давайте запишем макрос в режиме относительных ссылок:
Макрос в режиме относительных ссылок будет сохранен.
Теперь сделайте следующее.
Вот код, который записал макрорекодер:
Обратите внимание, что в коде нет ссылок на ячейки B3 или B4. Макрос использует Activecell для ссылки на текущую ячейку и смещение относительно этой ячейки.
Не обращайте внимание на часть кода Range(«A1»). Это один из тех случаев, когда макрорекодер добавляет ненужный код, который не имеет никакой цели и может быть удален. Без него код будет работать отлично.
Что нельзя сделать с помощью макрорекодера?
Макро-рекордер отлично подходит для вас в Excel и записывает ваши точные шаги, но может вам не подойти, когда вам нужно сделать что-то большее.
Расширение файлов Excel, которые содержат макросы
Когда вы записываете макрос или вручную записываете код VBA в Excel, вам необходимо сохранить файл с расширением файла с поддержкой макросов (.xlsm).
Что такое макрос в Excel и для чего он предназначен?
Доброго времени, друзья. В сегодняшнем выпуске расскажу об интереснейшей функции в самом ходовом офисном пакете программ от Microsoft Office. Тем, кто постоянно работает с таблицами Excel, знает сколько рутинных операций приходится иногда делать с содержимым. Если документов много — приходится одни и те же действия повторять многократно. От выделения мышкой и копирования до более сложных — таких как вычисления, заполнение, очистка отдельных граф, создание таблиц, макетов и так далее.
Чтобы не повторять одни и те же действия каждый раз можно автоматизировать процесс и сэкономить время. Вы записываете свои действия (выделение ячеек документа, копирование, форматирование, ввод формул) в макрокоманду. Команда эта помещается в виде кнопки на панель инструментов. При нажатии кнопки все ваши записанные ранее действия выполняются автоматически. Это и есть «макрос».
Лично для меня знакомство с макросами в свое время превратилось в изучение программирования. Дело в том, что Microsoft Office является еще и легкой и понятной средой для этого. В нем есть свой встроенный язык — Visual Basic for Application или сокращенно VBA. И когда записываете макросы, Вы вы как бы становитесь программистом. При этом не обязательно на первых этапах знать язык. Программный код можно посмотреть уже потом, в редакторе и изучать. Как смотреть — об этом так же расскажу.
VBA позволяет создавать для себя мощные инструменты при работе с табличными документами для решения многих задач в виде отдельных окон, кнопок, списков, флажков — все визуально. А опытные программисты знают, что макросы можно использовать для того чтобы не набирать команды руками, а достать уже готовый код из только что записанного макроса. Но обо всем по порядку. Тем, кто после прочтения статьи заинтересуется и захочет изучать язык VBA самостоятельно в помощь книга. А сейчас разберемся подробно, что за «макросы», как их включать.
Что означает макросы и как с ними работать?
Итак, макрос — это некий программный код, который описывает ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ваших действий в документе. Записывается даже перемещение вашего курсора по ячейкам, нажатие клавиш. Сначала Вы записываете макрос. Когда понадобится, Вы в Excel запускаете этот код на выполнение и все записанные ранее действия выполняются автоматически. Например, у Вас есть одна и та же таблица, макет которой Вы каждую неделю создаете по новый, меняете оформление, или очищаете графы. Вы нажимаете кнопку, и вот, то на что вы тратили 5-10 минут заняло у вас всего одну секунду.
Сначала настроим «Ленту»; нужно включить «Режим разработчика»:
Если Вы собираетесь серьезно работать с макросами — нужно включить еще одну настройку. Здесь же переходим в «Центр управления безопасностью» и настраиваем «Параметры центра управления безопасностью»:
Нужно отключить все ограничения на запуск макросов. Это позволит Вам не только работать со своими макросами но и запускать уже готовые кем — то созданные.
Так же нужно доверять доступ к объектной модели проектов VBA. Ведь в Интернете или у коллег можно найти много готовых и интересных проектов VBA написанных для Excel, Word и пользоваться.
Что такое макрос в Excel 2007?
Мы пока что научимся записывать несложные макросы. Сделать это очень просто. В «Ленте» у нас теперь появились соответствующие значки «Разработчик»:
В этом режиме нам будут доступны и остальные функции — «режим конструктора». Можно самостоятельно создавать окна, кнопки. А в редакторе Visual Basic можно редактировать созданные макросы. Итак, покажу, как все это работает. При нажатии кнопки «Запись макроса» сначала нужно будет заполнить его наименование(без пробелов), горячие клавиши вызова (не обязательно) и место где он будет сохранен:
В зависимости от поставленной задачи Вы можете сохранять макросы в отдельном документе либо в «личной книге». В первом случае он записывается в пределах документа и будет выполняться только в документе. Во втором случае его можно вызвать перед созданием документа. Лучше продемонстрировать наглядно, для чего бывают нужны макросы. Задача: мне нужно создать: документ Excel, в документе создать таблицу определенного формата и вычислениями внутри. Смотрим видео, что получилось:
Вы сами увидели, что процесс создания одной простенькой демо — таблицы занимает от пяти и более минут. А макрокомандой мы таблицу создали за 2 секунды. А если речь идет о сложных проектах? Ответ очевиден, создав один раз процедуру, вы сэкономите время и увеличите производительность своей работы.
После окончания записи при закрытии Excel программа обязательно попросит сохранить изменения в «Личной книге» макросов. Не забываем согласиться; в противном случае записанный макрос пропадет и всё придется делать заново.
Важно! «Личная книга» макросов хранится в папке пользователя по пути C:\Users\%Пользователь компьютера%\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART. Этой книгой можно делится с другими или удалять, если что то не получилось.
Наш макрос теперь доступен по кнопке «Макросы», оттуда его можно запускать.
Что значит макрос в Excel 2016 и для чего он предназначен?
Процесс записи макросов не отличается от ранних версий; еще в одном простом примере расскажу о другом способе вызова макрокоманд. Создание макросов позволит Вам познакомится с навыками программирования и кто знает, может это интересное дело Вас увлечёт.
Представим, что у нас есть довольно громоздкая таблица, которую каждый раз приходится очищать от данных предыдущего отчета. Задача: сделать в документе кнопку, при нажатии на которую автоматически очищаются нужные ячейки. Начнем.
Для начала не забудем сделать настройки MSoffice 2016. Так же идем в «Параметры», но далее идем в «Настроить ленту»
После «Разработчик» станет видимым на «Ленте». Переходим туда. Наша личная книга макросов по прежнему на месте, откроем ее:
Запустим наш предыдущий макрос, любуемся, как программа сама создает и заполняет таблицу. В нашем примере есть две графы «Количество» и «Цена», содержимое которых приходится очищать. Мы автоматизируем процесс.
Как включить макросы в Excel 2016 видео
Можно вызывать макросы на исполнение, так как это мы уже делали в прошлом примере. Это не наглядно и иногда не очень удобно. Поэтому мы сделаем иначе — создадим в документе кнопку, с помощью которой будем очищать содержимое.
Нашей кнопке будет автоматически назначен макрос. Имя макроса, комбинацию клавиш, ставим произвольное, сохраняем в «Этой книге». Это означает, что работать кнопка будет только в этом документе.
Далее, программа предложит способ создания макроса. Если Вы уже продвинутый VBA- програмиист, можно руками написать код, нажав «Создать». Но мы сегодня будем использовать уже знакомый нам способ — запись наших действий:
Запись начата! Мы собираемся очистить выбранные графы от содержимого, поэтому одновременно выделим нужные диапазоны в графах «Количество» и «Цена». Для этого сначала выделим графу «Количество», затем зажимаем клавишу Ctrl и не отпуская ее выделяем нужные ячейки в графе «Цена», после отпускаем клавишу:
Использование нажатой клавиши Ctrl при выделении помогает выделять столбцы и области различных диапазонов ячеек одновременно. Не пренебрегайте этим в случае с большими таблицами.
Теперь, когда нужный диапазон ячеек выбран, нажимаем на клавиатуре клавишу Del и этим удаляем содержимое ячеек. Останавливаем запись макроса:
Как и любой объект с кнопкой можно производить различные действия — копировать, удалять, форматировать, назначать им макросы. Мы пока что изменим наименование. Чтобы добраться до свойств кнопки нужно по ней щелкнуть правой кнопкой мыши:
Я изменил текст на «Очистить». Цвет, размер текста шрифт в кнопках так же можно менять по вкусу. Заглянем для этого в «Формат объекта»:
Там все примерно так, как при форматировании ячейки. А изменять размеры самой кнопки и ее местоположение можно растягивая ее за края или перетаскивать:
Другой способ — можно щелкнуть правой кнопкой мыши по кнопке и выбрать «Назначить макрос»; результат будет аналогичный. Открылся редактор VBA, в котором можно делать много чего интересного и полезного. Мы пока смотрим, что мы там напрограммировали:
Простой и понятный пример кода; после комментариев (выделенных зеленым) идет сам код «Выбрать диапазон ячеек сначала один, затем другой, затем удаляем содержимое». Закрыть редактор можно как обычное окошко — нажав на крестик. Надеюсь, что такое макросы — Вы разобрались. Заодно узнали, как можно стать программистом. Удачи в освоении программы!