Для чего нужны проекты в bitrix24
Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24
Битрикс24 – это не только CRM, но и много других полезных функций.
Наше агентство уже давно использует портал еще и в качестве трекера задач. Сервис позволяет быстро создавать и редактировать задачи, легко контролировать сроки, назначать подзадачи.
Потому сегодня мы расскажем именно об этих замечательных возможностях портала подробнее.
Задачи
В Битрикс24 задачи всегда под рукой – достаточно в левом меню нажать «Задачи и Проекты».
Пользователям предлагается несколько вариантов представления задач:
1. Список – это «классический» вид задач.
Задачи здесь распределяются по этапам работы, которые вы сами для себя выбираете. Каждую задачу можно перетаскивать мышкой из одного этапа работ в другой, что очень удобно.
Используют диаграммы Ганта при разработке плана проекта в любой сфере, в которой применим проектный подход: в строительстве, IT и т.д.
В большинстве случаев создается график с этапами проекта в специальных программах. К сожалению, стоимость таких программ достаточно высока. Например, 1 лицензия популярной среди руководителей проектов Microsoft Project обходится свыше 30 тыс рублей. Конечно, создать диаграмму Ганта можно и в Excel, но это не очень удобно.
Потому очень здорово, что даже на бесплатном тарифе Битрикс24 можно построить диаграмму Ганта в онлайн-режиме. Не нужно ничего покупать, скачивать, устанавливать!
В Битрикс24 диаграммы Ганта удобно использовать для отслеживания и контроля сроков по каждому этапу/задаче и наблюдения за картиной в целом: насколько фактические данные соответствуют вашему изначальному графику работ, не нужны ли коррективы.
Для поиска нужной задачи разработан фильтр. В нескольких последних релизах его значительно усовершенствовали, соединили со строкой поиска, превратив в мощный инструмент для быстрого поиска нужного элемента.
В фильтре можно указать статус задачи, роль (делаю, помогаю, поручил, наблюдаю) или добавить дополнительные поля и использовать их при поиске нужной задачи.
Создание задач
Чтобы создать задачу нужно нажать кнопку «Добавить задачу».
Также задачи можно создавать по шаблону – тогда часть полей в форме заполнятся автоматически (например, название, описание и т.д.). Это удобно, если вы часто создаете однотипные задачи, которые отличаются некоторыми деталями.
А если нужно оперативно создать задачу, то стоит воспользоваться кнопкой «Создать быструю задачу».
Импорт и экспорт задач
Список задач можно импортировать из csv-файлов, а также экспортировать в Exсel. Предусмотрена возможность синхронизации списка задач с Outlook.
Эффективность
Портал предлагает много разнообразных отчетов. Есть такие и по задачам.
Нужно нажать «Эффективность», после его откроется страница с отчетами за текущий день, месяц, квартал или другой заданный вами отрезок времени.
Карточка задачи
В карточке задачи кроме подробного описания есть еще интересные возможности:
Подробнее о работе с задачами вы можете узнать, просмотрев наши видео:
Проекты
Задачи удобно объединять в проекты. Тогда их не нужно искать по всей ленте, а достаточно открыть страницу проекта и там будут все выполненные и текущие задания.
Такие задачи отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения.
Создание проекта
Создать проект можно прямо из карточки задачи, нажав кнопку «Создать проект».
Сроки проектов привязаны к срокам задач. То есть для проекта нельзя поставить сроки меньше чем сроки его задач.
Это главное отличие проектов от групп, у которых нет привязки к срокам начала и окончания.
При создании проекта можно пригласить участников, указать руководителя проекта и его помощников, указать доступны или нет такие возможности, как: Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Сообщения, Поиск, Чат и т.д. Если галочки снять, то для данного проекта все эти элементы будут недоступны.
Также задаются права, кто может приглашать участников в проект и прописываются теги.
После создания проекта он подключается к Диску, о чем отправляется запрос пользователям.
Группы
Раз уж мы выше упомянули группы, то давайте разберемся и в этом вопросе.
Группу можно сделать проектом и также можно наоборот проект сделать группой.
Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.
Например, есть группы по интересам, группы для обсуждения рабочих вопросов и т.д.
Иногда нужно для определенных сотрудников предоставить доступ к тем или иным возможностям портала. Это удобно делать, создавая закрытые группы и добавляя туда только нужных людей. Все действия внутри группы видят только ее участники.
Создание группы
Создавать группы можно из левого меню Группы. Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и выбрать, что вы хотите сделать.
Кстати, из этого же пункта можно создавать и проекты.
Задачи и Проекты/Группы в Битрикс24 для пользователей с большим количество заданий просто незаменимый инструмент. Они помогают контролировать работу, следить за сроками, сохраняют всю историю работ. И если задача даже завершена много-много дней назад, а сотрудник, который ей занимался, уже не работает в компании, вы сможете быстро найти всю переписку и рабочие файлы.
Задачи и проекты в Битрикс24
Рассмотрим новый инструмент «Эффективность», который позволяет объективно оценить работу каждого сотрудника в компании за определенный период. Как это сделать? Нужно проанализировать следующие показатели.
Этот показатель можно использовать для построения KPI сотрудника или отдела. Также «Средняя эффективность» выводится в пункт «Руковожу», который виден руководителям в наглядной форме – можно сравнить эффективность работы каждого подчиненного. Опция доступна во всех тарифах.
Работа с задачами
Прежде чем рассматривать управление задачами и проектами, отметим, что в «Битрикс24» теперь можно легко менять темы оформления на свое усмотрение: использовать любые картинки (например, тематические, посвященные празднику, картинки-логотипы), личные фотографии и даже видеофайлы.
Итак, что такое работа с задачами и как это все выглядит в «Битрикс24». В рамках вебинара инструмент рассмотрен на примере самого популярного тарифа «Компания». Чтобы посмотреть все возможности управления проектами и задачами в режиме онлайн, следует включить демо-режим.
При создании «Битрикс24» по умолчанию открыт режим «Список» – следует перейти в режим «Мой план». Для удобства работы все задачи в «Битрикс24» делятся по ролям: постановщик, ответственный (один), соисполнитель (задача для таких сотрудников будет видна в CRM в пункте «Помогаю») и наблюдатели. У каждой роли находятся красные цифры – счетчики, которые говорят о том, что задача требует внимания (простроченные, не просмотренные, требующие контроля, без срока и т.д.).
В списке задач есть фильтр и поиск. Фильтр можно собрать по своему усмотрению и добавить необходимые поля. Поиск помогает найти нужную информацию, например, посмотреть все задачи для определенного сотрудника или по конкретному направлению.
Этапы создания задач
Чтобы добавить задачу, следует перейти в режим «Канбан» и нажать на синюю кнопку «Добавить задачу» либо сделать это из меню.
Открывается новая задача. Что можно заполнить в форме:
Этапы создания задач
При планировании времени можно использовать дополнительные настройки, отметив нужный пункт галочкой:
Отметить дополнительные настройки:
После сохранения внесенных изменений задача появится в «Канбане». Когда исполнитель начинает работу в задаче, постановщик получает соответствующее уведомление.
Поставить задачу и назначить ответственных может специалист, обладающий правами администратора (руководство). Штатный работник может поставить задачу только самому себе.
Как поставить задачу специалисту, которого нет в системе «Битрикс24», не приглашая его на портал?
Откуда еще можно поставить задачу?
Режимы работы с задачами
Чем отличается «Мой план» от «Канбана»?
Шаблоны задач
Шаблоны актуальны для повторяющихся задач, например, еженедельных отчетов. После настройки шаблона задачи будут ставиться автоматически в заданный период времени. Как это сделать?
Шаблон создан – его можно отредактировать, например, добавить картинку или описание. При необходимости повторяемость можно снять или просто удалить эту задачу.
Также шаблоны актуальны для сложных, объемных работ. Чтобы не набирать эту информацию вручную, можно создать шаблон с базовыми данными.
У шаблонов могут быть подзадачи. Например, если есть объемная задача с подзадачами в системе CRM, по каждой из которых назначается свой ответственный. Если создать такой шаблон заранее, нет необходимости повторять его при каждой аналогичной задаче.
Шаблонами можно делиться и выставлять на них права:
Критерии отбора отображения показателей счетчиков
Увидеть счетчик можно, зайдя в любую роль по задаче. Ниже счетчика есть легенда, что включено в него. Не всегда это просроченные задачи – это могут быть бессрочные, не просмотренные, не принятые задачи, т.е. после контроля выполнения задачи счетчик поменяется.
Возможности связи любой задачи с системой CRM
Любую задачу можно связать с СРМ: при создании указать, с чем именно она связана в системе управления взаимоотношениями с клиентами. Скоро с CRM можно будет связать и проект.
Доступности различных функций задач и проектов в разных тарифах.
Чтобы посмотреть, что включено в каждый тариф, следует перейти в раздел «Мой тариф», в пункт «Расширенные тарифы» – в подробной таблице описаны все возможности «Битрикс24» по конкретным тарифным планам и разделам «Бизнес-процессы» «Задачи и проекты», CRM, и т.д.
Например, связанность между задачами в диаграмме Ганта и обмен шаблонами есть только на платных тарифах, пользовательские поля – в тарифах «Команда» и «Компания».
Управление проектами в Битрикс24
Проекты в Битрикс24 — инструмент для удобного управления рабочими процессами компании. Управление проектами позволяет быстро сформировать рабочую группу, распределить задачи между сотрудниками, а также полностью контролировать ход их выполнения.
В статье разберем особенности проектного менеджмента в Битрикс24 и рассмотрим все возможности раздела «Проекты» в корпоративном портале.
Создание проектов в Битрикс24
Создать новый проект можно из раздела «Задачи». В меню раздела требуется перейти во вкладку «Проекты» и нажать кнопку «Добавить».
В открывшемся окне определяется уровень доступа — предполагается запуск нескольких типов проектов в Битрикс24:
Важно! Экстранет-среда доступна только в коробочных редакциях Битрикс24 от 50 пользователей или в облачной версии с тарифом «Компания».
Основное отличие рабочей группы от проекта заключается в наличии сроков — при создании проекта обычно указывается дедлайн или общее время его существования.
Далее в открывшемся окне настроек следует указать:
Формально запуск нового проекта схож с созданием новой задачи.
Для расширенных настроек требуется открыть вкладку «Дополнительно». Здесь указывается инструментарий корпоративного портала, который будет доступен в рамках проекта, теги для навигации и право на приглашение сторонних пользователей.
Далее нажимаем кнопку «Создать». После запуска система автоматически переведет в меню нового проекта в разделе «Группы».
Из этого меню проводятся все настройки, администрирование и управление. Пользователям доступен следующий инструментарий:
Быстрое добавление задач, просмотр документов или сообщений возможно через вкладку «Основное».
Данный раздел представляет собой аналог Живой ленты, доступный только приглашенным сотрудникам внутри группы.
Как контролировать ведение проекта
Управлять проектами в Битрикс24 довольно просто: каждое действие внутри группы отображается в сообщениях, а сроки задач — в календаре. Это позволяет быстро определить уровень загруженности работников, распределить обязанности и избежать срыва сроков.
Кроме того, рабочая среда Битрикс позволяет просматривать в режиме реального времени сводные данные с помощью внутренних отчетов и графика занятости. Чтобы посмотреть проектную отчетность требуется открыть в главном меню вкладку «Еще» и выбрать раздел «Отчеты».
Система предоставляет отчеты из 6 категорий:
Кроме того, можно добавить любой другой отчет с персональными параметрами. Для разработки сводных или нетиповых отчетов требуется настройка и внедрение Битрикс24 специалистами.
Управление данными внутри отчета осуществляется с помощью строки поиска и системы фильтров.
Для контроля уровня загруженности сотрудников в Битрикс24 реализован график занятости по задачам и оценка эффективности. График занятости показывает, как долго и над сколькими задачами работает каждый сотрудник, оценка эффективности — определяет их продуктивность.
Эффективность работника составляется из расчета его продуктивности: количества выполненных и просроченных задач.
Данные отчетов, график загруженности и оценка эффективности работников — основные инструменты для проектного менеджмента в Битрикс24.
Что в итоге?
Раздел «Проекты» позволяет организовать работу крупного коллектива, грамотно распределить обязанности и задачи между сотрудниками компании. Рабочая среда Битрикс24 предполагает удобное координирование сложных проектов с помощью встроенного инструментария и функций корпоративного портала.
Если у вас возникли трудности, можете оставить заявку на обратный звонок специалиста. Наша техническая поддержка проводит настройку Битрикс24 и обучение сотрудников работе с корпоративным порталом.
Что может Битрикс24 в обычной компании
Привет. Меня зовут Дмитрий Акулов, я совладелец компании INVO Group. Решил на примере нашего настроенного портала рассказать подробно, что может система, и какие задачи бизнеса успешно закрывает Битрикс24. Мы настроили ее для себя и внедряем заказчикам.
Битрикс связывает между собой три крупных блока: ведение клиента по воронке продаж, координация действий компании по выполнению взятых на себя обязательств и контроль коммуникаций.
Конечно, есть компании, где не так печально. Например, используются корпоративные почтовые адреса. Или рабочие мобильные телефоны. Но кто из владельцев бизнеса после ухода менеджера делает сверку всей базы почтовых адресов на рабочей почте иван@названиекомпании.ру и базой в 1С?
Поэтому вывод очевиден: все коммуникации должны идти через CRM-систему и в ней фиксироваться.
Видел, как компании общаются в Миранде, развернутой на сервере компании. В Slack, в Телеграм и других решениях. Кто-то почту использует и все коммуникации ведет через нее.У каждого из этих способов свои сильные и слабые стороны. В Битриксе общение происходит вот в таком виде.
Есть общий чат компании, чаты отделов, личные чаты между сотрудниками и чаты проектов.
Приложение ставится как на мобильный телефон, так и на компьютер сотрудника. Где бы он ни был, если там доступен интернет, то сотрудник будет в курсе рабочих вопросов.
В общем чате у нас ребята, например, собираются на совместную тренировку после работы.
Это не говорит о том, что нужно отказываться от чатов в том же Телеграм. У нас просто четко разделены рабочие вопросы и котики, которыми хочется поделиться с коллегами. Котиков в Битрикс24 не пускают, они в Вотсапе и Телеграме.
С коммуникациями разобрались.Покажу еще такую штуку, как “Живая лента” в Битрикс24.
Это как доска объявлений на производстве или стена новостей ВКонтакте.
В “Живой ленте” отображается только та информация, к которой сотрудник имеет доступ. Можно опубликовать объявление только для отдела продаж. Или для участников отдельного проекта. Или для всей компании.Также Битрикс анализирует календари сотрудников и позволяет забронировать время для совместных мероприятий, не спрашивая у каждого, когда он свободен.
И еще одна важная вещь: Битрикс24 показывает, кто ознакомился с информацией.
Исчезает такое понятие, как “Мне не говорили”, “Я не слышал”, “Не был в курсе” и так далее.
Битрикс24 уведомит о том, что есть новая информация, а после зафиксирует ознакомление.
В работе сделка проходит разные этапы: предварительные договоренности, фиксация этих договоренностей на бумаге, оплата и реализация услуги.В нашем случае сделка проходит одни этапы, в вашей компании они будут другими. Но путь всегда можно разделить на определенные этапы.
Понимание картины помогает принимать решения, чтобы деньги перемещались с этапа “Выставлено коммерческое предложение” на этап “Заказ завершен” и попадали на расчетный счет компании.
Менеджер видит картину в этом же канбане, но только по себе и своим клиентам. Права доступа очень гибкие.
Но ему удобнее работать в виде списка, где в хронологическом порядке отображаются все дела на сегодня: кому звонить, с кем встречаться, кому готовить документы.
После завершения диалога с одним клиентом, менеджер просто звонит следующему, не думая о том, где у него записано с кем надо созвониться сегодня.
Теперь переходим от общего списка сделок к конкретной сделке. Там еще больше важных деталей.
Левая часть карточки настроена под нашу компанию: мы учитываем тип сделки, сумму, источник откуда пришла компания, данные о самой компании и т.д.
Карточка сделки участвует во многих бизнес-процессах, подтягивая нужные поля в отчеты, рекламу, общую статистику и так далее. И это глубокое встраивание данных по сделке в текущие процессы компании помогает решать десятки разных задач. Понятное дело, что такая настройка подразумевает глубокое понимание бизнеса. В нашем случае мы используем опыт сертифицированного бизнес-аналитика. Только когда составлена общая картина работы компании, собраны все пожелания о том, как хотелось бы оптимизировать работу компании, только тогда мы приступаем к первому этапу работ.
В правой части карточки история коммуникаций. Помните, в самом начале я писал, что Битрикс подключается ко всем каналам коммуникации с клиентом? Все касания хранятся в карточке. Здесь и письма на почту, звонки, СМС, встречи, поставленные задачи и так далее.
И отсюда же из карточки можно отправить клиенту СМС с официального имени компании, написать электронное письмо, запланировать звонок и так далее. Не нужно бегать в разные сервисы, система позволяет работать в режиме одного окна.
Здесь можно подготовить и документы по клиенту. Процесс подготовки документов в Битрикс24 максимально оптимизирован. Данные по договорам, актам и коммерческим предложениям занесены в систему, и мы можем за пару минут подготовить документ. В нашей компании используем чуть больше десяти шаблонов документов, которые подтягивают нужные данные клиента в специальные места в документе.
Такая оптимизация помогает менеджеру быстро обрабатывать заявки. И скорость возрастает в разы.
Если менеджеры компании выставляют счета от имени разных юрлиц, например ООО и ИП, то в документе можно в пару кликов заменить компанию, от чьего имени выставлен счет, это будет все также один вариант шаблона документов.
Возьмем обычный отчет по продажам.
Здесь учитывается картина по отделу за определенный период. Данные формируются в реальном времени. Если на какой-то из сделок через пять минут изменятся данные, то я обновлю отчет и увижу уже новую картину
Не нужно ждать конца месяца, когда руководители отделов подобьют итоги работы. Принимая управленческие решения, мы отстаем от реальной картины мира в лучшем случае на месяц. В Битрикс24 картина актуальна на текущую минуту.
Теперь переходим к следующему этапу: контроль причин отказа.
Это рынок. Мало кто может похвастать 100% конверсией из заявки в клиента. А раз так, значит будут отказы. И их тоже важно анализировать.
Аналогичная ситуация, если выбирают не нас. Спустя время звоним, чтобы поинтересоваться, насколько качественно прошло внедрение. И есть клиенты, которые заплатив одним подрядчикам, приходят в итоге к нам за качественной настройкой. К сожалению, в этом случае порой проще сделать заново с чистого листа по всем правилам, чем переделывать чужую работу.
Это как со стройкой. Всегда проще с чистого листа построить дом по всем правилам, чем пытаться на некачественно выстроенном фундаменте сделать что-то нормальное.
Зачем нужен «Битрикс24»?
Российская компания, основанная в 1998 году, представила первый продукт в 2000 году, а в 2012 был запущен инновационный проект «Битрикс24». Это уникальная система управления бизнесом, снабженная инструментами на все случаи жизни. Программа продолжает активно развиваться, ежегодно выходят дополнения, расширяющие ее возможности. Для чего нужен «Битрикс24»? Постараемся дать ответ на этот вопрос.
Зачем нужен «Битрикс24»? Для любой компании важно адекватное управление. Без инновационных программных решений успешное развитие бизнеса невозможно. Слишком много факторов приходится учитывать, требуется высокая скорость реагирования сотрудников и руководства в самых различных ситуациях. Здесь на помощь приходит система.
Революционная российская разработка дает возможность выстроить эффективную работу в коллективе, обеспечивает быструю обратную связь с клиентами. Особенно интересен продукт тем предприятиям, для которых важен постоянный контакт со всеми участниками рабочего процесса, независимо от их места нахождения.
«Битрикс24» предназначен для малого, среднего и крупного бизнеса. Его внедрение дает комплексный положительный эффект, так как изменяет и оптимизирует практически все бизнес-процессы в компании:
Умный программный продукт способен поддерживать новейшие методики работы с проектами и задачами. В него включены персональные доски и диаграммы Ганта, сводные списки, подзадачи. Наглядный, интуитивно понятный интерфейс, доступен для начинающих пользователей, не требует длительной учебы.
Простая система поэтапного контроля за выполнением порученных заданий позволяет не тратить много времени на анализ текущей ситуации в фирме. «Битрикс24» охотно используют:
Внедрение «Битрикс24» заметно улучшает работу жилищно-коммунальных служб. Помогает оптимизировать разработку и организацию различных общественных и частных проектов.
Иногда пользователи задают вопрос: «Зачем внедрять новинку, если уже установлены другие программы?». Все дело в комплексном подходе. Это не просто продвинутый CRM или 1С, это универсальный, многофункциональный продукт, который успешно заменяет десяток других программ. Вложенные в него инструменты позволяют:
В чем может помочь программный продукт? Популярная система содержит несколько модулей, решающих самые различные вопросы.
Кроме того, ПП предоставляет уникальный комплекс двусторонней связи с абонентами, с функцией записи телефонных разговоров, подключением многоканальных аппаратов и ведением чата, собственной почтой, которая осуществляет автоматическую рассылку писем по заданным параметрам.
«Битрикс24» – это не только универсальный инструмент, это лучший способ освободить коллектив от рутины для творческих задач, подняв бизнес на новый уровень.