Для чего применяется кодирование документов и документной информации

Глава 5. Идентификация документов СМК (п.п. 19-25)

Глава 5. Идентификация документов СМК

19. Идентификация (кодирование) документов СМК заключается в присвоении конкретному документу уникального идентификационного номера (кода).

20. Присвоение документу СМК уникального идентификационного номера зависит от вида документа, его порядкового номера в системе внутренней регистрации документов данного вида, а также от наименования ОИВ, утвердившего документ. В случае если документ СМК регламентирует деятельность Правительства или всех ОИВ одновременно, то используется сокращение ПКО. Если документ относится к конкретному ОИВ, то используются обозначения и сокращения согласно приложению N 4 к Регламенту.

21. Идентификационный номер руководств по качеству имеет обозначение СТО РК ХХХ, где:

22. Идентификационный номер документированных процедур, карт процессов или регламентов СМК имеет обозначение СТО ДП (КП, Р) ХХХ УУУ, где:

24. Идентификационный номер печатается с одним пробелом между его элементами без точек.

25. Обозначение электронного файла документа СМК состоит из тех же элементов, что и идентификационный номер. Вместо пробелов печатается нижний дефис.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Понятие документирования. Кодирование информации

Вспомним ещё раз определение документа: информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знако­вой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Из определения следует, что доку­мент не существует в готовом виде. Его нужно создать, т. е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на мате­риальном носителе называется документированием.

В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандарти­зованы. Согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и ар­хивное дело. Термины и определения», документирование — это «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам». В свою очередь, правила документирова­ния определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования ус­танавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией.

В соответствии со статьёй 5 Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации», «доку­ментирование информации является обязательным условием

включения информации в информационные ресурсы. Доку­ментирование информации осуществляется в порядке, уста­навливаемом органами государственной власти, ответствен­ными за организацию делопроизводства, стандартизацию до­кументов и их массивов, безопасность Российской Федера­ции».

Обмен информацией в социальной коммуникации осущест­вляется в знаковой форме. В процессе документирования про­исходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы в другую, т. е. кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций докумен­та— функций закрепления и передачи информации в про- ■ странстве и времени.

Для преобразования информации используются различные коды:

Иначе говоря, любой код представляет собой результат дого-* вора между людьми. Это создаёт предпосылки для произволь-Г ного изменения кодов, в частности, алфавита (его сокращения либо, напротив, добавления новых букв).

Важной чертой кода является его понятность для всех уча» -\ стников коммуникационного процесса. В случае, если код не­понятен реципиенту, возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика, с и<> пользованием специальных программно-технических средст* и т. п. ‘;

Для кода характерна зависимость от вида материального носителя и, напротив, независимость от фиксируемой инфор* мации. Иначе говоря, одна и та же информация может быть за­писана посредством самых разных кодов, на различных язы­ках, однако выбранный код подойдёт для записи далеко не дл* всех видов носителей.

Знаки и знаковые системы в документировании

Источник

Для чего применяется кодирование документов и документной информации

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Защитные технологии. Средства защиты

КОДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА СПЕЦИАЛЬНОЕ

Общие технические требования

Protective technologies. Means of protection. Special document coding. General technical requirements

Дата введения 2002-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Фондом поддержки правоохранительных органов Российской Федерации «Фондом милиции», Техническим комитетом по стандартизации ТК 423 «Защитные технологии»

2 ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 20 декабря 2001 г. N 547-ст

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Сентябрь 2020 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к специальному кодированию документов, общие требования к процессу создания и обновления технологий специального кодирования документов, специальных кодов, а также к используемому информационному и материальному обеспечению.

Основными объектами защиты, для которых применяют специальное кодирование, являются особо важные документы.

Допускается как предварительное кодирование материального носителя (бумага, бланк и пр.) документа с последующим формированием объекта защиты на защищенном материальном носителе, так и кодирование сформированного ранее документа.

Настоящий стандарт может применяться учреждениями, организациями и предприятиями независимо от ведомственной принадлежности и форм собственности, имеющими лицензию на изготовление и применение защитных технологий.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ГОСТ 8.315 Государственная система обеспечения единства измерений. Стандартные образцы состава и свойств вещества материалов. Основные положения

3 Определения и сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 специальное кодирование документа, СКДок: Создание зарегистрированного по ГОСТ 8.315 и сертифицированного в органе по сертификации (ОС) изделия (кода), обладающего специальными физико-химическими характеристиками (признаками), обеспечивающими возможность при декодировании восстановить заложенную в коде буквенно-цифровую информацию в полном объеме и в форме, пригодной для соотнесения с базами данных и/или с индивидуальными (уникальными) характеристиками закодированного документа. Специальное кодирование подразумевает совокупное применение способа кодирования, технического обеспечения процесса декодирования и математического обеспечения.

3.3 специальный код, СК: Изделие, содержащее в специальной форме информацию об уникальной буквенно-цифровой последовательности, являющейся принадлежностью документа и удостоверяющего его подлинность в процессе декодирования.

3.4 состав СК: Набор составляющих специальный код элементов с заранее определенными физико-химическими параметрами, метрикой и семантикой.

3.5 скрытая технология: Совокупность различных технических, коммерческих и других сведений, оформленных в виде технической документации, а также навыков и производственного опыта, необходимых для освоения технологий и методов создания СК, применяемых в деятельности предприятия или в профессиональной деятельности, доступных ограниченному кругу лиц. Нераспространение сведений о скрытых технологиях производства СКДок должно быть обеспечено соблюдением соответствующих режимных мер.

3.6 буквенно-цифровой код: Уникальная буквенно-цифровая последовательность, реализованная в процессе специального кодирования, присвоенная защищаемому документу (объекту) и занесенная в соответствующую базу данных и/или связанная с уникальными признаками документа (его материального носителя).

3.7 база данных: Совокупность данных, устанавливающая взаимно-однозначное соответствие уникальных буквенно-цифровых кодов необходимой информации о закодированном документе (объекте).

3.8 декодирование СК: Процесс восстановления заложенной в коде буквенно-цифровой информации в полном объеме и в форме, пригодной для соотнесения с базами данных с применением специальных технических средств и математического обеспечения.

3.9 аутентификация СК: Процесс определения наличия и подлинности СК по его характерным физико-химическим признакам с помощью специализированных технических средств с использованием или без использования специальных методик. Аутентификация СК непосредственно связана с декодированием СК (декодированы могут быть только подлинные СК).

3.10 установление подлинности документа: Процесс, состоящий из аутентификации, декодирования СК и соотнесения полученной буквенно-цифровой последовательности с уникальной, присвоенной документу в процессе специального кодирования и занесенной в соответствующую базу данных.

3.11 стабильность защитных свойств СК: Способность СК сохранять весь комплекс характерных признаков подлинности и целостности СК при его регламентированном использовании. Основным требованием к стабильности является однозначное декодирование СК.

3.12 метрическая информация СК, метрика СК: Часть информации в составе информации о СК, описывающая местоположение элементов СК на объекте защиты.

3.13 семантическая информация СК, семантика СК: Часть информации в составе информации о СК, описывающая сущность и характерные свойства СК в составе кода объекта защиты.

3.14 стандартный образец элемента СК, СОЭСК: Образец элемента СК, разработанный, аттестованный, утвержденный и зарегистрированный в соответствии с ГОСТ 8.315 и в совокупности со специальным техническим средством его детектирования.

3.15 технические средства детектирования и декодирования СК: Специальное оборудование и математическое обеспечение, предназначенные для автоматического (машинного) определения элементов СК по их физико-химическим свойствам и последующего декодирования СК в целом по его метрике, семантике и другим предусмотренным параметрам.

4 Общие требования к процессу создания и обновления технологий специального кодирования документов

4.1 Технологии специального кодирования документов создают в целях защиты документов на материальных носителях. Под защитой понимают придание документу нового качества, а именно возможности установления его подлинности путем введения (нанесения, присвоения) уникального специального кода, его обнаружения, декодирования и соотнесения полученной при декодировании информации с введенной при кодировании.

4.2 Разработку технологий специального кодирования документов производят в режиме с регламентированным доступом к технической документации, применяемым материалам, техническим средствам и технологиям.

4.3 Технологии специального кодирования документов должны создаваться, разрабатываться и совершенствоваться в соответствии с высшим уровнем развития соответствующих областей науки и техники и оперативно обновляться при условиях их перехода в разряд общедоступных.

4.4 Некоторые виды технологий защиты подлинности документов приведены в приложении А.

5 Основные требования к специальному кодированию документов

5.1 Характеристики (свойства) специальных кодов

5.1.1 Требования назначения

5.1.1.1 Специальные коды разрабатывают и производят как изделие, предназначенное для защиты документов путем нанесения и/или присвоения документу уникальной машиночитаемой буквенно-цифровой последовательности, заложенной в СК. Последующее детектирование и декодирование (восстановление заложенной в коде буквенно-цифровой информации в полном объеме и в форме, пригодной для соотнесения с базами данных) производят с применением специальных технических средств и соответствующего математического обеспечения.

5.1.1.2 СКДок допускается к использованию только после регистрации и сертификации всего технологического комплекса, включающего как изготовление специальных кодов, так и технические средства, методики и способы их детектирования и декодирования.

5.1.1.3 Для регистрации и сертификации СК представляют как в виде СОЭСК в соответствии с требованиями ГОСТ 8.315 и необходимой документации, содержащей характеристики свойств СОЭСК, отвечающих назначению СК, так и в виде образцов СК в целом.

5.1.1.4 Техническая документация СК как изделия в обязательном порядке должна включать в себя: СОЭСК; метрику СК; семантику СК; описание технических средств аутентификации и декодирования СК (без разглашения скрытых технологий) и требований к ним; ограничения, предупреждения и указания на регламентированные условия СКДок использования СК.

5.1.1.5 Для выделения данных о конкретной технологии СКДок из общей информации регистрирующего органа номер СКДок в сочетании с его кодом должен быть уникальным в составе регистрационного списка.

5.1.1.6 СК характеризуют следующими параметрами, т.е. воспроизводимостью и точностью циклов кодирования и декодирования, стабильностью защитных свойств.

5.1.2 Требования надежности

5.1.2.1 Параметры надежности СКДок как средства защиты, заявляемые производителем, должны быть подтверждены при сертификации.

5.1.2.2 Надежность специального кодирования документа как средства защиты, проявляющаяся в точности установления подлинности защищенного документа, определяется совершенством технологии изготовления СК, унификацией используемых материалов, технологической дисцилиной в выполнении, методиками и способами их детектирования и декодирования, последовательностью операций и пр., а также характеристиками применяемых специальных технических средств и математического обеспечения.

5.1.2.3 Вне зависимости от технологии специального кодирования документов и физико-химических принципов, лежащих в основе изготовления специальных кодов, технического обеспечения и методов их декодирования, комплекс всех средств специального кодирования документов должен обеспечивать высокую достоверность в процессе установления подлинности документа, защищенного специальным кодированием.

5.1.2.4 Стабильность защитных свойств СК устанавливает и гарантирует производитель. Производитель устанавливает условия эксплуатации СК и определяет сроки гарантированной стабильности защитных свойств СК при соблюдении условий эксплуатации.

5.1.2.5 Возможность подделки (имитации СК на поддельном документе или объекте) определяется как уровнем сложности информации, заложенной в СК, совершенством технологий, скрытых технологий и материалов, так и организационными мерами по нераспространению технической информации об элементах СК и принципах его формирования.

5.1.3 Требования стойкости к внешним воздействиям

5.1.3.1 Стойкость к внешним воздействиям гарантирует производитель. Ограничения, предупреждения и указания на установленные условия эксплуатации СК должны составлять неотъемлемую часть документации по СК, представляемой для сертификации.

5.1.4 Требования технологичности

5.1.4.1 Производитель СК обязан предоставить потребителю информацию об оптимальной технологии и технологических трудностях формирования объекта на защищенном материальном носителе или требованиях к сформированному объекту, который будет закодирован СК.

5.1.4.2 СК и ЭСК не должны влиять на качество защищаемого документа или объекта и создавать технологических трудностей при использовании оригинального документа (объекта) по его назначению.

5.2 Требования к сырью, материалам, покупным изделиям

5.2.1 Требования к сырью, материалам, покупным изделиям устанавливают разработчики и производители СКДок в целях соблюдения требований надежной аутентификации и декодирования СК и стабильности защитных свойств СК.

5.3.1 СК характеризуется набором элементов и технических средств детектирования и декодирования, который проходит регистрацию, сертификацию и классифицируется как единое изделие. Изменение комплектности СК (набора элементов, метрики, семантики, технических средств детектирования и декодирования) требует регистрации и сертификации СК как нового изделия.

Приложение А
(справочное)

Некоторые виды технологии защиты подлинности документов

В основе технологии для защиты от подделки и контроля подлинности материальных объектов лежат уникальность и практическая неповторимость устойчивых признаков объектов и криптостойкость применяемых шифров.

A.1 Одним из примеров реализации специального кодирования является новый способ защиты от подделки материальных объектов, основанный на информационной технологии. Впервые указанная проблема была переведена в плоскость защиты информации о самом носителе, что позволило эффективно применить для защиты от подделки хорошо развитый аппарат теории информации и кодирования. Сущность защищенной патентами технологии состоит в следующем. Каждый материальный объект (ценная бумага, документ, пластиковая карточка, компакт-диск, жидкость и т.д.) обладает своими устойчивыми во времени индивидуальными (уникальными) признаками, которые невозможно искусственно воспроизвести при изготовлении фальшивки. Для бумаги это, например, микрорельеф поверхности.

Используя эти индивидуальные признаки, законный эмитент шифрует их специальным кодом аутентификации с секретным и открытым ключами, т.е. осуществляет электронную подпись под индивидуальными признаками подлинного документа, а полученную последовательность наносит на сам документ или сертификат подлинности, прилагаемый к документу.

Источник

Кодирование для чайников, ч.1

Не являясь специалистом в обозначенной области я, тем не менее, прочитал много специализированной литературы для знакомства с предметом и прорываясь через тернии к звёздам набил, на начальных этапах, немало шишек. При всём изобилии информации мне не удалось найти простые статьи о кодировании как таковом, вне рамок специальной литературы (так сказать без формул и с картинками).

Статья, в первой части, является ликбезом по кодированию как таковому с примерами манипуляций с битовыми кодами, а во второй я бы хотел затронуть простейшие способы кодирования изображений.

0. Начало

Давайте рассмотрим некоторые более подробно.

1.1 Речь, мимика, жесты

1.2 Чередующиеся сигналы

В примитивном виде кодирование чередующимися сигналами используется человечеством очень давно. В предыдущем разделе мы сказали про дым и огонь. Если между наблюдателем и источником огня ставить и убирать препятствие, то наблюдателю будет казаться, что он видит чередующиеся сигналы «включено/выключено». Меняя частоту таких включений мы можем выработать последовательность кодов, которая будет однозначно трактоваться принимающей стороной.

1.3 Контекст

2. Кодирование текста

Текст в компьютере является частью 256 символов, для каждого отводится один байт и в качестве кода могут быть использованы значения от 0 до 255. Так как данные в ПК представлены в двоичной системе счисления, то один байт (в значении ноль) равен записи 00000000, а 255 как 11111111. Чтение такого представления числа происходит справа налево, то есть один будет записано как 00000001.

Итак, символов английского алфавита 26 для верхнего и 26 для нижнего регистра, 10 цифр. Так же есть знаки препинания и другие символы, но для экспериментов мы будем использовать только прописные буквы (верхний регистр) и пробел.

Тестовая фраза «ЕХАЛ ГРЕКА ЧЕРЕЗ РЕКУ ВИДИТ ГРЕКА В РЕЧКЕ РАК СУНУЛ ГРЕКА РУКУ В РЕКУ РАК ЗА РУКУ ГРЕКУ ЦАП».

2.1 Блочное кодирование

Информация в ПК уже представлена в виде блоков по 8 бит, но мы, зная контекст, попробуем представить её в виде блоков меньшего размера. Для этого нам нужно собрать информацию о представленных символах и, на будущее, сразу подсчитаем частоту использования каждого символа:

Источник

Классификация и кодирование документов

Автор: Пользователь скрыл имя, 24 Октября 2011 в 15:15, реферат

Краткое описание

Классификация, являясь методом научного познания, одновременно выполняет и функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, благодаря этому она находит широкое практическое применение во все областях деятельности человека. При этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и ее глубина определяется теми прагматическими целями, для достижения которых используется классификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых она будет применяться.

Оглавление

Введение 3
1.Методы классификации документов и систем документации 4
2.Методы кодирования документов и документной информации 8
3.Индексирование документов 12
4.Классификация документов и дел. Методика составления классификаторов
13
5.Система классификации и кодирования технико-экономической и
социальной информации 18
6.Унифицированные системы документации 22
Заключение
Список использованных источников

Файлы: 1 файл

Копия готов(нет титул.листа).doc

При разработке классификаторов ТЭСИ в целях однозначного обозначения объектов классификации и представления в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов для последующей автоматизированной обработки также использовались методы кодирования. Эти методы кодирования обеспечивают выполнение следующих требований:

В наибольшей степени методам кодирования соответствуют классификационные методы кодирования: последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Например, в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН) кодовое обозначение 016109

означает ремонт садовых домиков, где 01 означает группу услуг (бытовые услуги); 016 — подгруппу услуг (ремонт и строительство жилья и других построек); 0161 — вид услуг (ремонт жилья и других построек).

Параллельный метод кодирования — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода кодирования возможны два варианта записи кодовых обозначений объектов:

Например, в Общероссийском классификаторе информации по кадрам (ОКИК) в качестве фасетов, характеризующих кадровый состав организаций, используются такие признаки, как национальность, семейное положение, образование, знание языков. Классификационные группировки при этом создаются непосредственно при решении задач путем выбора необходимых признаков из различных фасетов. В этом случае в информационную базу автоматизированной системы обработки данных по кадрам вводится информация, представляющая собой выборку наименований признаков и их кодовых обозначений из фасетов классификатора, которые соответствуют данным, зафиксированным в личных документах работающего. Так кодовое обозначение работника может иметь следующий вид: 7103001; 71063; 770301, где 7103 — кодовое обозначение фасета «национальность», а 001 — кодовое обозначение национальности «русский» из этого фасета; 7106 — кодовое обозначение фасета «семейное положение», а 3 — кодовое обозначение признака «разведен» из этого фасета; 7703 — кодовое обозначение код фасета «образование», а 01 — кодовое обозначение признака «высшее» из этого фасета.

Для каждого из рассмотренных классификационных методов кодирования характерны достоинства и недостатки, свойственные иерархическому и фасетному методам классификации соответственно.

Совместно с классификационными методами кодирования, а также самостоятельно применяются регистрационные (идентификационные) методы кодирования: порядковый и серийно-порядковый.

Серийно-порядковый метод кодирования отличается от порядкового тем, что при кодировании натуральный ряд чисел делится на определенные интервалы (серии) и эти серии закрепляются за определенными объектами классификации. Например, в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО) определенная серия номеров закреплена за каждым министерством (ведомством) и внутри этой серии подведомственные данному органу предприятия или организации получают свои номера (кодовые обозначения).

Рассмотренные классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов кодовое обозначение несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а регистрационные методы кодирования, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому регистрационные методы кодирования применяются в классификаторах в сочетании с классификационными, а также самостоятельно при индексировании документов.

При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В каждой организации (предприятии) должна быть создана единообразная система индексирования. Независимо от того, в каких структурных подразделениях регистрируются документы, индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в

номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов, Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы. Например: 03-12/17, где 03-12 — индекс дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.д. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 17/03-12, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

Индексами внутренних организационно- распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года, но могут присваиваться в пределах учебного года (в учебных заведениях) или срока полномочий, например выборных органов.

Документ, подготовленный несколькими организациями, доложен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 11/14 означает, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 11, а в другой — под номером 14.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются: на входящих документах, при этом приложения к ним не индексируются; исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); внутренних документах.

4. Классификация документов и дел. Методика составления классификаторов.

Разработка классификационных схем документов базируется на системном подходе, в соответствии с которым любой объект материального мира в зависимости от целей исследования может быть представлен в виде либо системы, либо подсистемы в системе более высокого порядка, либо в виде элемента этой системы. Причем каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет признаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Именно эти свойства систем положены в основу классификации документов.

Так, подобная иерархия систем документации применительно к унифицированным формам документов (УФД) закреплена Правилами по стандартизации, согласно которым все унифицированные формы документов Российской Федерации в зависимости от уровня утверждения и области применения подразделяются на три категории: общероссийские УФД, отраслевые УФД, УФД предприятий.

Практическое воплощение классификация документов находит в различных классификационных схемах, например в системах классификации Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД) и Общеправового классификатора отраслей законодательства (ОКОЗ). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы разного функционального назначения. Аналогично при построении структур номенклатур дел, табелей документов, перечней документов с указанием сроков их хранения в качестве объектов классификации также выступают документы разных видов и категорий, находящиеся на разных стадиях своего жизненного цикла.

Разработка классификаторов включает в себя комплекс взаимосвязанных работ, направленных на определение и сбор всех объектов классификации, подлежащих включению в состав классификатора, выявление всех характеристик документов, их взаимосвязей и взаимозависимостей. При этом необходимо правильно выбрать методы классификации и кодирования объектов, определить структуру классификатора и структуру кода, признаки классификации и т. п.

Сложность разработки классификатора документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, методика разработки любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ), в том числе и классификатора управленческих документов, включает в себя пять стадий:

Технология разработки классификаторов других категорий (отраслевых или классификаторов предприятий) может включать в себя выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.

При разработке классификаторов документов в качестве оснований классификации используются определенные признаки классификации. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствие решаемым задачам. В качестве таких признаков обычно используют следующие: материал носителя информации; форма изложения содержания; исторический период времени; степень формализации документов, удобство их обработки средствами вычислительной техники; уровни разработки и утверждения документов; структура организаций и предприятий, их функции и т. п.

В важнейшем классификационном справочнике документов любой организации — номенклатуре дел — в качестве признаков классификации используются структура организации, основные функции ее деятельности, а также значимость документов. В номенклатуре (обычно на верхних ступенях классификации) все документы организации распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации; их наименования соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых эти документы создаются и хранятся. На последующих ступенях классификации, т.е. внутри классификационных группировок, документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов, а также реализуемыми функциями и другими признаками.

Поскольку основные функции, реализуемые документом, остаются неизменными в течение длительного времени, то применение их в качестве признаков классификации обеспечивает долговечность и универсальность использования классификатора. В соответствии с рекомендациями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в учреждениях и организациях создаются табели форм документов. Они представляют собой классификаторы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих пред организациями — разработчиками табелей с указанием статуса документов, пользователей, технологии их подготовки и прохождения.

Источник