Для чего проводится унификация документов для
Для чего проводится унификация документов для
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Product unification. Basic principles
Дата введения 1980-07-01
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам
В.А.Грешников, канд. техн. наук; П.В.Мудрецов; В.С.Панкратов; В.К.Андриканис, канд. техн. наук; И.Я.Ремизов, канд. техн. наук; А.Г.Григорьев; М.Л.Озик; Е.В.Краснушкин
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 16 января 1980 г. N 171
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Обозначение НТД, на который дана ссылка
Номер пункта, приложения
5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (март 1991 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 1988 г. (ИУС 11-88)
1. Настоящий стандарт устанавливает цели, основные направления, виды и основные этапы проведения работ по унификации изделии основного и вспомогательного производства, изготавливаемых по конструкторской и (или) нормативно-технической документации, в процессе научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию новой техники.
Работы по установлению рациональной номенклатуры изделий, проводимые в процессе стандартизации и заканчивающиеся разработкой стандартов, осуществляются в соответствии с основными положениями и требованиями стандартов Государственной системы стандартизации.
Термины, использованные в настоящем стандарте, и пояснения к ним приведены в справочном приложении.
В зависимости от поставленных задач унификация изделий может проводиться по назначению (применению), средствам обеспечения и обслуживания, агрегатам и узлам определенного функционального назначения, условиям производства, а также по другим признакам.
3. Основными целями унификации являются:
ускорение темпов научно-технического прогресса в отраслях промышленности за счет сокращения сроков разработки, подготовки производства, изготовления, проведения технического обслуживания и ремонта изделий;
создание условий при проектировании и производстве для обеспечения высокого качества изделий и взаимозаменяемости их составных частей в эксплуатации;
повышение экономической эффективности создания и эксплуатации изделий за счет снижения затрат в процессе проектирования изделий, изготовления их в условиях специализации производства и технического обслуживания;
обеспечение требований обороны страны.
4. Достижение указанных целей осуществляется проведением работ по унификации по следующим направлениям:
использование во вновь разрабатываемых и модернизируемых группах изделий ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных или впервые разработанных одинаковых (повторяющихся в пределах группы изделий) составных частей;
разработка унифицированных составных частей;
разработка (выбор) базовых изделий;
разработка конструктивно-унифицированных рядов изделий;
установление (ограничение) номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов (симплификация).
Симплификация проводится в масштабах предприятия, отдельной отрасли, нескольких отраслей промышленности на основе установления типоразмерных рядов, а также применения альбомов типовых конструкций изделий, каталогов и ограничительных перечней.
Изделие, полученное в результате проведения работ по симплификации и разрешенное к применению в установленном порядке, является симплифицированным изделием.
5. Работы по унификации, осуществляемые при выполнении задач в соответствии с п.2 на всех этапах жизненного цикла изделия, должны обеспечить заданный технический уровень и качество изделий при минимальных затратах на их проектирование, изготовление и эксплуатацию.
6. Работы по унификации изделий проводятся как в пределах одного проекта (внутрипроектная унификация), так и в пределах двух и более проектов (межпроектная унификация).
7. Работы по унификации изделия в зависимости от области их проведения относят к:
межотраслевой (межведомственной) унификации;
отраслевой (ведомственной) унификации;
унификации на предприятии (в объединении).
К межотраслевой (межведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) двумя и более отраслями промышленности (ведомствами).
К отраслевой (ведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) одной отраслью промышленности (одним ведомством).
К унификации на предприятии (в объединении) относят унификацию изделий, изготовляемых данным предприятием (объединением).
8. Организационно-методическое руководство работами по унификации в стране, разработку научных основ межотраслевой унификации, координацию работ в этой области осуществляет Госстандарт.
9. Работы по межотраслевой и отраслевой унификации изделий возлагаются на министерства (ведомства) в части закрепленных за ними видов продукции.
Организационно-методическое руководство работами по унификации в отрасли (ведомстве) возлагается на соответствующие головные и базовые организации по стандартизации и (или) головные и базовые организации по видам техники в установленном министерством порядке.
10. Ответственность за обеспечение заданного уровня унификации вновь разрабатываемых (модернизируемых) изделий возлагается на генеральных и главных конструкторов и руководителей конструкторских бюро.
11. В целях обеспечения единого организационно-методического подхода к проведению работ по унификации в масштабе предприятия, отрасли, нескольких отраслей устанавливают следующие этапы проведения этих работ:
выбор номенклатуры изделий, подлежащих унификации;
сбор и анализ данных применяемости изделий;
проведение работ в соответствии с целями, задачами и направлениями, установленными пп.2, 3, 4;
оценка результатов работ по унификации;
разработка мероприятий по внедрению результатов работ по унификации.
Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, выбирают исходя из:
основных целей и задач унификации;
важности и перспективности изделий для народного хозяйства и требований обороны страны;
годовых объемов и типа производства изделий с учетом их экономических характеристик;
характера распределения объемов производства и потребления изделий по министерствам (ведомствам);
принятых обязательств страны на двусторонней или многосторонней основе в связи с научно-технической и экономической интеграцией и международным разделением труда.
Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, определяют министерства, являющиеся ведущими в производстве этого вида продукции, в соответствии с требованиями заказчика (потребителя). Анализ данных применяемости проводят с целью определения области применения изделий по всему анализируемому числу типоразмеров изделий и их параметров с учетом программы выпуска.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
12. Проведение работ по унификации изделий (группы изделий) должно включать решение следующих вопросов:
определение уровней членения изделия (группы изделий) на составные части, соответствующих наилучшим возможностям для их унификации при условии выполнения требований п.5;
анализ целесообразности применения ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных составных частей;
обоснование целесообразности применения впервые разработанных одинаковых составных частей;
установление соответствия номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов требованиям заданного технического уровня и качества изделия;
составление, при необходимости, ограничительного перечня изделий и материалов, разрешаемых к применению в данном проекте;
анализ возможности и целесообразности унификации групп типоразмеров составных частей, имеющих часть совпадающих функций;
обоснование оптимальности уровня унификации изделия (группы изделий) с учетом интересов сфер проектирования, производства и эксплуатации;
разработка (применение) унифицированных составных частей;
составление перечня унифицированных составных частей изделия (группы изделий);
оценка результатов работ по унификации.
13. Оценка результатов работ по унификации, предусмотренных пп.11, 12, включает в себя определение достигнутого уровня унификации изделий и технико-экономической эффективности.
Определение уровня унификации изделий и расчет технико-экономической эффективности осуществляется по методическим документам, утвержденным Госстандартом, или отраслевым методическим документам, разработанным на основе и в развитии методических документов Госстандарта и согласованных с ним.
14. Результаты работ по унификации изделии оформляют в виде конструкторской документации, альбомов типовых конструкций изделий, ограничительных перечней, а также типажей на виды продукции машино- и приборостроения, имеющей важнейшее народнохозяйственное значение.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
15. Планирование работ по унификации предусматривается основными направлениями экономического и социального развития СССР, планами развития отраслей промышленности, а также планами научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
16. Порядок планирования показателей уровня унификации важнейшей промышленной продукции осуществляется в соответствии с положениями Государственной системы стандартизации и методическими документами, утвержденными Госстандартом.
17. Количественные и качественные требования по унификации в соответствии с задачами, указанными в п.5 для конкретных изделий, устанавливаются в технических заданиях на разработку этих изделий.
18. Контроль за выполнением плановых заданий по унификации осуществляют министерства (ведомства) в установленном порядке.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
ПОЯСНЕНИЯ К ТЕРМИНАМ, ПРИМЕНЯЕМЫМ В СТАНДАРТЕ
1. Унификация изделий
Приведение изделий к единообразию на основе установления рационального числа их разновидностей
2. Показатель унификации
Количественная характеристика (совокупность характеристик) выполнения поставленной задачи (группы задач) по унификации
3. Уровень унификации изделия
Насыщенность изделия унифицированными составными частями
4. Унифицированная составная часть данной группы изделий
Взаимозаменяемая составная часть двух или более изделий данной группы или комплекса
5. Типоразмерный ряд
Совокупность типоразмеров, числовые значения главного параметра которых находятся в параметрическом ряду
6. Типоразмер изделия
Изделие данного типа конструктивного исполнения с определенными значениями параметров
Классификационная группировка изделий, сходных по назначению, принципам действия, конструктивному исполнению и номенклатуре параметров
8. Главный параметр
Параметр изделия, определяющий его наиболее характерное свойство
9. Параметрический ряд
Упорядоченная совокупность числовых значений параметра
Основные направления унификации документов на современном этапе
Автор: Т.В. Кузнецова, проф. РГГУ
Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-дибо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стандартизации». 1
Необходимость в унификации возникает тогда, когда какие-либо действия, предметы, изделия начинают многократно повторяться.
Документ – явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).
Необходимость придания документу юридической силы сразу же потребовала устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). С развитием человечества и, прежде всего, возникновением и развитием государственного аппарата быстро увеличиваются сферы применения документов и их количество. Составление и оформление служебных документов уже требует специальных навыков и знаний, появляются документы – образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т.д. В XIX веке научно-технический прогресс приводит к резкому увеличению потоков информации и соответственно документов, в которых она фиксируется, что в свою очередь потребовало разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки этого возросшего массива документов. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, возникла потребность привести документы к определенному единообразию, то есть унифицировать. Со второй половины ХХ века лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.
Задача данной статьи лишь выделить основные направления унификации документов на современном этапе, обратить на них внимание исследователей-документоведов. Каждое из этих направлений пока что мало изучено и нуждается в отдельном детальном рассмотрении.
На наш взгляд, можно выделить четыре ступени унификации документов.
К первой ступени отнесем унификацию форматов бумаг (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.
Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы.
Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу).
Форматы потребительских бумаг
В североамериканских форматах бумаг самый распространенный формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94 см (Letter 8½ x11in.).
Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:
правое поле – 10 мм;
верхнее поле – 20 мм;
нижнее поле – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.
Ко второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского forma – внешний вид, наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа.
Разработка унифицированных форм документов проводится как на общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организаций. Общегосударственные формы документов утверждаются нормативно-правовыми актами, например, форма паспорта и удостоверения личности военнослужащего введены постановлениями Правительства РФ. 3 Например, Постановлением Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах» на Госкомстат России совместно с Минфином РФ и Минэкономикой РФ возложена разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреждений любой организационно-правовой формы. Среди перечисленных альбомов, одном из первых назван Альбом по учету труда и его оплаты. Госкомстатом России утверждено почти 300 унифицированных форм документов.
Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы могут разрабатываться и на уровне организации, где они утверждаются и вводятся приказом руководителя и становятся обязательными для работников данной организации.
Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.
Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми показателями.
Как правило, анкеты разрабатываются индивидуально для сбора информации в каждом конкретном случае. Однако анкета, заполняемая при приеме на государственную гражданскую службу, имеет унифицированную форму, утвержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы анкеты».
Еще один способ унифицировать информацию в тексте документа – составление таблиц.
Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.
Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.
Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов).
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.
Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.
Понятийная унификация проводится в двух направлениях. Прежде всего, следует отметить, что с начала 1990-х годов в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую они регулируют.
Например, так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.
Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам, в первую очередь, относился закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20. 02. 1995, где были закреплены двенадцать терминов. Многие их них были повторены в Федеральном законе от 04. 07. 1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». В новом Федеральном законе от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отсутствуют многие термины закона 1995 года, введены новые термины, но главное – ряд терминов получил новые, уточненные толкования.
Для лиц, работающих с конфиденциальными документами, важны понятия из закона «О коммерческой тайне» от 29. 07. 2004 № 98-ФЗ. Здесь определяются понятия: коммерческая тайна; информация, составляющая коммерческую тайну; режим коммерческой тайны; обладатель информации, составляющей коммерческую тайну; передача информации, составляющей коммерческую тайну; контрагент, представление информации, составляющей коммерческую тайну; разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.
Федеральный закон «Об архивном деле» от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации ; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации ; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации ; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации ; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации ; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами.
Второе направление унификации понятий – разработка стандартов на термины и определения.
В 2007 году был принят ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». ГОСТ утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст от 12. 03. 2007. Стандарт предназначен для специалистов в области ДОУ, для руководителей организаций любой организационно-правовой формы и для всех работающих с документами. Этот стандарт дополняет терминологию ГОСТ Р 51141-98. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение ( archival authority ); система управления документами ( records system ); документ ( record ); доступ ( access ); индексирование ( indexing ); классификация ( classification ); конвертирование ( conversion ); контроль ( tracking ); контроль действий ( action tracking ); метаданные ( metadata ); миграция ( migration ); обеспечение сохранности ( preservation ); отбор и передача ( disposition ); перемещение ( transfer ) (в отношении места хранения); передача ( transfer ) (в отношении способа хранения); отчетность ( accountability ); регистрация ( registration ); уничтожение ( destruction ); управление документами ( records management ). При этом следует обратить внимание, что в скобках даны английские термины, что значительно помогает при работе с англоязычными документами и литературой.
Конечно, указанные стандарты не являются единственными, проводящими унификацию на уровне терминологии.
Каждое из указанных в статье направлений лишь очерчено. Задача статьи и заключалась в том, чтобы привлечь к ним внимание документоведов, так как каждое из них имеет большое практическое значение, заслуживает углубленного изучения в историческом развитии, что должно стать темой дипломной работы, диссертационного исследования и, конечно, отдельных статей.
1 Большой энциклопедический словарь. – М.: Большая российская энциклопедия. РИПОЛклассик, 2005. – с. 1255.
2 ИСО 216: 1975 «Писчая бумага и виды писчих материалов. Потребительские форматы – серий А и В».
3 Форма введена Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 823 (ред. от 20.12.2006) «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ образца бланка и описания паспорта гражданина РФ». Постановление Правительства РФ 12.02.2003 № 91 «Об удостоверении личности военнослужащего РФ» (ред. от 27.11.2006).
4 Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова. Т.1. – М., 1935. С. 41.