Для чего проводится унификация документов
Унификация структуры текста служебного документа
Унификация структуры текста служебного документа
кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».
Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.
Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.
Документ состоит из тринадцати разделов:
На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.
Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:
Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:
Устав общества должен содержать:
В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.
Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.
Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:
В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».
Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.
1. В Древнерусском государстве центрами ведения документации и ее хранения были:
а) монастыри; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.
2. Как назывались первые государственные учреждения?
а) департаменты; б) княжества; в) приказы; г) монастыри.
3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?
а) дата, регистрационный номер документа;
б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;
в) резолюция, отметка о наличии приложений.
4. Делопроизводство — это:
а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;
б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.
5. По способу документирования различают документы:
б) рукописные письменные;
6. Для чего проводится унификация документов?
а) для документирования управленческой деятельности;
б) для организации работы с документами;
в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.
7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
а) составителем документа;
б) правилами унификации документов;
в) государственным стандартом.
8. Реквизит документа — это:
а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;
б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;
в) обязательный элемент официального документа.
9. Реквизит «Наименование вида документа»:
а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
б) позволяет судить о названии организации — автора документа;
в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.
10. Регистрационный номер документа — это:
а) дата его подписания или утверждения;
б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации;
в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).
11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
а) Директору школы № 269
Ивановой Тамаре Петровне
б) Директору школы № 269
в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.
г) Директору Московской школы № 269
12. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
Решение педагогического совета
Решением педагогического совета
Решением педагогического совета
13. Реквизит «Заголовок к тексту»:
а) отражает краткое содержание документа;
б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.
14. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
а) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»;
б) в верхнем правом углу первого листа документа;
в) в нижнем правом углу первого листа документа.
15. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:
правления страховой компании «Планета»
б) ________________Н. И. Орлов
в) Начальник юридического отдела
16. Реквизит «Визы согласования»:
а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;
б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;
в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.
17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;
г) на оборотной стороне первого листа документа.
18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.
19. Реквизит «Отметка об исполнителе»:
а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;
б) является одним из основных способов удостоверения документа;
в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.
20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
а) Ректор академии В. А. Петрова
б) Ректор академии Петрова В. А.
в) Ректор Сибирской академии
государственной службы В. А. Петрова
21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:
а) За Директор ____________________________ А. И. Петров
б) Директор ______________________________ А. И. Петров
в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров
22. Датой протокола является:
а) дата подписания протокола;
б) дата проведения заседания;
в) дата регистрации протокола.
23. Приказ создается для:
а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;
б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;
в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
25. Виза юриста на приказе:
а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:
а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;
б) с указания поручения;
в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.
а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;
г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.
28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:
а) в пределах всего времени существования организации;
б) в пределах календарного года;
в) в пределах пяти лет.
29. Вопросы повестки дня располагаются:
а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;
в) по степени важности обсуждаемых вопросов.
30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:
а) руководителем организации;
б) председателем комиссии;
в) председателем и членами комиссии;
г) председателем комиссии и секретарем.
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;
б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;
в) документ, подтверждающий факты, события, действия.
32. Текст акта делится на две части:
а) вводную и основную
б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;
в) начальную и заключительную, содержащую выводы.
33. Информационная справка — это:
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий;
б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;
в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
г) регистрационный номер документа;
д) гриф утверждения документа;
35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:
а) руководителем (и заверяются печатью);
в) начальником отдела кадров.
36. Докладная (служебная) записка — это:
а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.
37. Датой докладной записки считается:
а) дата излагаемого события;
б) дата подписания докладной записки;
в) дата принятия резолюции.
38. Гарантийное письмо:
а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;
б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;
в) содержит ответ на письмо-просьбу.
39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?
40. Кадровая документация ведется в соответствии:
а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;
б) с Кодексом законов о труде РФ.
41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:
а) назначением ответственного за исполнение приказа;
б) указанием сроков действия приказа;
в) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа.
42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:
а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.
43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?
а) в первый день работы;
б) не позднее недельного срока после начала работы;
в) не позднее месяца с начала работы.
44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?
45. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
в) завершения исполнения или отправки.
46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?
а) в день поступления документов в организацию;
б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;
в) в недельный срок после поступления документов в организацию.
47. Какие этапы проходят исходящие документы?
а) составление проекта документа;
в) прием и первичная обработка;
г) контроль за исполнением.
48. Регистрационно-контрольные карточки используются:
а) для контроля движения внутренних документов;
б) для записи информации;
в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.
49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?
а) при большом документообороте;
б) при малом документообороте.
50. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?
Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?
На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.
Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:
Унифицированная документация по учету кассовых операций
Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:
Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.
Итоги
У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).
Что такое унификация и стандартизация документов и их основные принципы простыми словами
Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.
В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.
Что такое унификация документов
Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.
Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.
Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.
Унификация преследует такие важные цели:
Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.
Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.
Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).
Основные принципы
Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:
Что такое стандартизация
Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.
Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.
Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.
Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.
Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.
D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).
Ключевые принципы
Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:
Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.