Для чего служит официально деловой стиль

Письмовник

Деловой стиль – что это такое?

Деловое письмо

Деловой стиль – один из функциональных стилей языка, который «обслуживает» сферу официально-деловых отношений.

Деловой стиль – это стандартизация, информативность, логичность и этикет.

Деловой стиль – это:

1) собственно официально-деловой стиль (или, как его часто именуют, канцелярский);

2) юридический стиль (язык законов, законодательных и подзаконных актов);

3) дипломатический стиль.

Деловой стиль применяется в ситуациях делового общения:

Ситуация общения определяет жанр делового документа. Содержание конкретного документа охватывает множество деловых обстоятельств, но документ соответствует не каждому отдельному обстоятельству, но стандартной ситуации в целом. Поэтому выбирается стандартизованная (соответствующая единому образцу) форма документа и стандартизованный язык документа.

С формальной точки зрения документ представляет собой набор реквизитов (элементов содержания).

Что такое стандартизация?

Существуют три типа стандартизации:

Второй тип – образец-модель. Он обладает бо/льшим уровнем гибкости по сравнению с образцом-матрицей. Формулировка может быть более свободной, пространственное расположение реквизитов — нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишется по модели.

Третий тип – образец-схема. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов (элементов содержания). Объяснительная записка строится по схеме.

С переходом к более гибкому оформлению и при усложнении содержания возрастает диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств официально-деловой речевой ситуации.

Что такое информативность?

Документ – деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ всегда требует развернутости и полноты изложения, чтобы деловая ситуация была восстановлена читающим во всех подробностях и стала ему понятной.

В деловой речи избегают употребления личных местоимений (он, она, они, оно), поскольку их использование в контексте может противоречить требованиям точности и ясности изложения. Для деловой речи характерно употребление терминов и близких к однозначным специальных слов языка, например: постановление, резолюция (в канцелярском стиле), свидетельствовать кому-либо глубокое уважение (в дипломатическом стиле).

Что такое логичность?

Логичность и аргументированность изложения в деловой речи – это:

Источник

Официально-деловой стиль

Содержание

Описание

Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

Особенности

Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:

Разновидности

Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяют выделить в рассматриваемом стиле две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль.

В свою очередь, в первом можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов, и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями.

В обиходно-деловом стиле различаются по содержанию, жанрам и по характеру используемых языковых средств служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги — с другой.

Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье и т. д. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан и т. д.

Примеры

Примерами документов этой разновидности официально-делового стиля могут служить приводимые ниже отрывки.

Положение о выборах в Верховный Совет СССР Статья 3. Депутатом Верховного Совета СССР может быть избран каждый гражданин СССР, достигший 23 лет, независимо от расовой и национальной принадлежности, пола, вероисповедания, образовательного ценза, оседлости, социального происхождения, имущественного положения и прошлой деятельности.

В другой разновидности официально-делового стиля — обиходно-деловом стиле находят свое отражение служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальные деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол), частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Образцы некоторых деловых бумаг.

Заявление Прошу Вас предоставить мне недельный отпуск для поездки домой по семейным обстоятельствам. Прилагаю письмо с сообщением о болезни моей матери. 10 января 1974 г. (подпись)

Источник

Для чего служит официально деловой стиль

Официально-деловой стиль речи(общая характеристика)

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.

Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта официально-делового стиля – это языковые штампы, или так называемые клише (франц. clich ).

Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров, таких как:

Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. К ним относятся:

1) точность, исключающая возможность истолкований ;

2) языковой стандарт.

Эти черты находят свое выражение:

а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических);

б) в оформлении деловых документов.

Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю:

снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием ( налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода ( сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- ( лишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги ( в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: ( провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия ( за неуплату взимается штраф … ).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ ( квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуа­тационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п. ).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например:

… штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве ;

2) наличие пассивных конструкций ( платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: ( результаты деятельности органов налоговой полиции … );

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными:

При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Жанровое многообразие официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности:

I – официально-документальный стиль и II – обиходно-деловой стиль.

В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить j язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и k язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). В обиходно-деловом стиле различают j язык служебной переписки между учреждениями и организациями, с одной стороны, и k язык частных деловых бумаг – с другой.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) – характеризуются известной стандарти­зацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Вопросы и задания

1. Какие сферы деятельности обслуживает официально-деловой стиль?

2. Каковы общие черты официально-делового стиля?

3. Перечислите языковые признаки официально-делового стиля (лексические, морфологические, синтаксические).

4. Назовите основные жанры официально-делового стиля.

Структурно-логическая схема «Официально-деловой стиль речи и его разновидности»

Источник

Официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль речи употребляется в сфере правовых отношений, служебных, производственных.

Основные стилевые черты:

а) точность, не допускающая иного толкования;

б) неличный характер;

в) стандартизованность, стереотипность построения текста;

г) долженствующе-предписывающий характер.

Остановимся на каждой из этих особенностей. Точность формулировок для законодательных текстов проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности нетерминологической лексики. Типичная осо­бенность деловой речи — ограниченные возможности синоними­ческой замены; повторяемость одних и тех же слов, преимущест­венно терминов.

Стандартизованность этого стиля речи характеризуется обилием устойчивых оборотов деловой речи: по истечении срока, вступать в законную силу, в установленном порядке, обжалованию не подлежит и т. д.

Предписывающий характер деловых документов побуждает к использованию неопределенной формы глагола, иногда цепочек глаголов — взаимосвязанных инфинитивов. Для усиления кате­горичности используются стилистически окрашенные наречные слова: необходимо решительно устранять, обязан беспрекословно выполнять. Например: Предприниматель обязан: выполнять обязательства, вытекающие из законодательства. заключать… трудовые договоры… полностью рассчитываться со всеми работ­никами. осуществлять социальное… и иные виды страхования. выполнять решения… (Закон РФ «О предприятиях и пред­принимательской деятельности».)

Общие признаки официально-делового стиля речи:

В официальных документах в связи с особенностью формулировок почти отсутствуют повествования и описа­ния. Однако в некоторых (например, протокол, отчет, договор) наблюдается и повествовательная манера изложения.

Все документы лишены эмоциональности, экспрессивности, поэтому в них мы не найдем изобразительных средств языка.

Жанры официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности:

1 – официально-документальный стиль и

2 – обиходно-деловой стиль.

В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить

В обиходно-деловом стиле различают:

Законодательный подстиль

Юридические документы отличаются большей стилистической и языковой однородностью, чем документы других подстилей.

В этих текстах можно отметить широкое использование юридической терминологии (апелляция, истец, трибунал, неприкосновенность, кормилец).

Виды документов: законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения; основная устная форма — судебная речь.

Сфера использования — разнообразные административно — ведомственные, производственные отношения.

Виды документов: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы — доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение.

Дипломатический подстиль

Дипломатический подстиль обслуживает область международных отношений.

Сфера использования — право и в большей степени, чем в других подстилях. — политика, так как он связан с осуществлением международной политики государства.

Виды документов: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.; (устные формы практически не применяются).

Языковые особенности дипломатического подстиля

Для языка дипломатии характерно употребление международной дипломатической терминологии и терминологии международного права, в основном латинского и французского происхождения, например: консул, конвенция; атташе, демарш, коммюнике (так как языком дипломатии в Средние века был латинский, а позднее французский).

Иногда в дипломатических текстах латинские термины и выражения употребляются в латинском написании: persona поп grata, status quo, право veto и т.д.

Дипломатические тексты отличаются наличием слов и сочетаний общелитературного языка, которые в определенных значениях употребляются в качестве терминов: протокол (совокупность общепризнанных правил международного общения), сторона (определенное государство и его правительство, участвующее в переговорах) и т.п.

В дипломатических документах часто употребляются слова, имеющие стилистическую помету книжное, высокое, которые придают дипломатическим документам торжественное звучание.

Например: Высокий Гость, визит вежливости, сопровождающие лица и т.п.

Используется так называемая этикетная лексика, в состав которой нередко входят историзмы: Его Величество, Его Высочество, госпожа, господин и т.д., а также близкая к этикетной лексике комплиментарная лексика (протокольные официальные формулы дипломатической вежливости): свидетельствовать почтение, принять уверение в почтении (в глубоком уважении) и т.п.

Многие из этих протокольных, официальных формул имеют международный характер.

Языку дипломатии свойственна эмоционально-экспрессивная окрашенность. Это сближает дипломатический подстиль с публицистикой.

Например: Мы с огромным интересом рассмотрим все вопросы, обозначенные в протоколах 2011 года.

Для синтаксиса дипломатических документов характерно употребление условно-уступительных предложений, гибких формулировок, что соответствует требованиям дипломатического этикета, дипломатического такта. Повелительное наклонение и соответственно императивные предложения (приказ, повеление) употребляются в дипломатическом подстиле в исключительных случаях – в нотах протеста, в ультиматумах.

В заключение отметим, что дипломатический подстиль наиболее «открытый» из всех подстилей деловой речи, он ближе других разновидностей официально-делового стиля соприкасается с политикой и публицистикой, и это обусловливает его языковое и стилистическое своеобразие.

Велика сила слова в дипломатии, в ее власти над международными событиями (как велика роль слова в официально-деловом стиле вообще).

Одним из актуальных жанров письменной деловой речи в настоящее время стал договор.

Договор

Договор — это. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу.

С точки зрения текстовой организации, эти пункты представляют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Минимально таких моделей должно быть семь:

1. Представление сторон.
2. Предмет договора.
3. Обязательства сторон.
4. Условия и порядок расчетов.
5. Ответственность сторон.
6. Срок действия договора.
7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходимости следующие пункты:
8. Спорные вопросы.
9. Стоимость договора.
10 Дополнительные условия (особые условия).
11. Ответственность сторон (санкции).
12. Порядок расчета (платежи и расчеты).
13. Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор).
14. Гарантии исполнения обязательств (качества товара).
15. Порядок сдачи и приемки работ.
16. Порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п.

Следует обратить внимание на то, что заголовок документа содержит ключевое слово «договор»:

Договор о поставках.
Договор о подряде.
Договор об аренде.
Договор об оказании услуг.
Договор о снабжении электроэнергией.

Заголовок представляет собой, таким образом, словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом «о» («об») или существительного «контракт» с родительным падежом зависимого слова:

Контракт аренды помещения.
Контракт купли-продажи.

Неправильно использование какой-либо иной падежной формы, например:
— Договор на снабжение электроэнергией или
— Договор купли-продажи.

Деловые письма

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
на причину обращения:

– В связи с неполучением счета-фактуры…
– Ввиду задержки получения груза…
на ссылки:
– Ссылаясь на Ваш запрос от…
– Согласно протоколу о взаимных поставках …
на цель:
– В целях скорейшего решения вопроса …
– В ответ на Ваш запрос …
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…
Просим рассмотреть наше предложение…

• Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие:

– этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
– сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
– подтверждения: подтверждаем;
– заявления: заявляем, объявляем;
– требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
– обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
– напоминания: напоминаем;
– предложения: предлагаем.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Служебная телеграмма

Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название «телеграфный стиль». Этот стиль сложился под влиянием двух факторов.

Первый фактор — высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием «тарифное слово«, которое не обязательно совпадает со словом грамматическим.

Например, предлог «в отношении к» определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы.

Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию.

Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия.

По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении.

Буквами передаются только однословные числительные.

В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры.

Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.

Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания, например:

Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Длсамбулъская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнадцать

Второй фактор — сформировавший телеграфный стиль — должен содержать доступную, понятную информацию для адресата.

Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста.

При этом нужно учитывать:

1) степень осведомленности адресата о сообщаемом;

2) определенные трансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.), например:

Переписка по электронной почте

Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие её от традиционного «бумажного» общения. Официальные и деловые письма лучше писать на бланках предприятия, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять структуру и стиль письма, как и в бумажном варианте.

В официальных электронных письмах не допускается использование разных шрифтов, графических изысков, смайликов, а также смешение кириллицы и латинского шрифта.

Нельзя присылать файлы в приложении, при этом оставляя пустым само поле письма.

Надо обязательно в поле письма написать краткое сообщение о том, что находится в приложенных файлах. Иначе письмо без сообщения, но с файлами будет восприниматься как рекламный спам или вирусная атака.

Поэтому важная информация должна обязательно содержаться в самом теле письма, а её адекватное обозначение – в теме-заголовке.

Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». К сожалению, многие кампании отправляют деловые сообщения в прикрепленных файлах, а в письме при этом ничего не пишут. Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей. С какой стати получатель должен тратить время на открытие какого-то файла, пришедшего по почте? К тому же это опасно с точки зрения заражения вирусом. Поэтому во многих компаниях письма с файлами, но без сообщения автоматически убираются.

Если вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма, чтобы отправитель не ломал голову: не дошло, прочитано – не прочитано. Более детальный ответ можно выслать позже, если это необходимо.

К деловым бумагам относятся также такие жанры, как доверенность, заявление, характеристика, автобиография, резюме и другие.

Официально-деловой стиль и в этих деловых бумагах требует однозначности и точности формулировок, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств. Такие требования выдвигает сама сфера употребления этого стиля.

Несоответствие стиля официальной среде часто приводит к казусам и неудачам. К примеру, известна ироническая «доверенность», сочиненная К.И.Чуковским:
Конечно, писатель пошутил, но если бы бухгалтерия получила такой документ, то вряд ли бы приняла его к исполнению, поскольку с первого прочтения этой бумаги видно, что он не соответствует формальному стандарту подобного документа.
Поэтому обращаем ваше внимание на композиционные особенности этих документов.

Доверенность

— ФИО автора, паспортные данные;
— указание на доверенное лицо, паспортные данные;
— характеристика того, что доверяется;
— срок действия доверенности (не всегда);
— дата, подпись;
— заверение подписи (чаще нотариальное).

Заявление

— в правом верхнем углу наименование организации (руководителя), ФИО заявителя (в родительном падеже, точка не ставится), адрес (если требуется);
— наименование документа (пишется в центре со строчной буквы, после наименования документа ставится точка);
— конкретное изложение просьбы и т. д.;
— перечисление прилагаемых к тексту заявления документов (если это требуется);
— число;
— подпись.

Помните об общих требованиях, предъявляемых к деловому письму: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.

Реквизиты — обязательные составные части делового письма или документа.

При написании заявления часто возникают споры: как следует писать: заявление Ивановой А. И. или от Ивановой А. И.

Обычно предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается и вторая — с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?

Иногда применение формы без предлога вызывает некоторое неудобство, если, например, рядом оказываются две фамилии в родительном падеже:

С точки зрения требований к составлению деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно.

Причиной спора иногда бывает и строчная буква в слове заявление.

Если исходить из грамматических норм, то слово «заявление» надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:

заявление

Итак, составные части документа (заявления, заявки, доверенности и т. д.):

1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);

2) от кого (фамилия, имя, отчество — в род. п., а также должность);

3) заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная (служебная) записка и т. д.);

4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);

5) дата (слева) и подпись (справа);

6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).

Иногда в документе подробно излагается просьба, ее причина, указывается перечень прилагаемых документов (их название когда и зачем выданы).

Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и т. д.

В производственной, научной сфере нередко используется такой документ, как характеристика учебной или профессиональной деятельности.

Предлагаем примерный план, которым можно воспользоваться для составления характеристики.

Характеристика всегда подписывается руководителем организации (предприятия), заверяется печатью и указывается дата.

При написании этого делового документа старайтесь использовать лексику официально-делового стиля речи.

В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию (при поступлении в учебное заведение, на работу). Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих бумаг.

После заголовка Автобиография в виде связного текста пишутся следующие данные:

Резюме

Резюме — составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу. В настоящее время человек, ищущий работу, направляет свое резюме работодателю или компании по подбору персонала в ответ на объявления о вакансии, то есть свободной должности.

Резюме позволяет работодателю заочно ознакомиться с деловыми и личностными качествами кандидатов на свободное рабочее место, произвести первичный отбор наиболее достойных и дать первую оценку их соответствия имеющейся вакансии. Не существует единого стандарта и жестких форм написания резюме. Слово «резюме» обычно не употребляется. Вместо него обычно печатают или пишут от руки фамилию прописными буквами.

Резюме должно быть составлено так, чтобы дать человеку лучший шанс из всех возможных получить приглашение на собеседование.

Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Но, работодатели должны увидеть Ваши сильные стороны и разнообразие Ваших талантов.

Резюме содержит несколько разделов.

• Фамилия, имя, отчество
• Дата рождения
• Гражданство
• Домашний адрес: индекс, город, улица, дом, квартира
• Телефон

ЦЕЛЬ на получение какой должности и почему Вы претендуете
ОБРАЗОВАНИЕ (в обратном хронологическом порядке)

• Год окончания последнего учебного заведения, его название, специальность, квалификация.
• Год окончания предпоследнего учебного заведения, его название, специальность, квалификация и т.д.
ОПЫТ РАБОТЫ (в обратном хронологическом порядке)

• Годы работы на последнем месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы.
• Годы работы на предпоследнем месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы и т.д.
Помимо этих основных разделов можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

— владение иностранными языками (свободно, в совершенстве, читаю и перевожу, читаю и перевожу со словарем);
— владение навыками работы на компьютере;
— водительские права и опыт вождения;
— членство в профобъединениях;
— участие в работе конференций;
— сведения об общественной деятельности;
— сведения о воинской службе;
— хобби (лучше, если оно так или иначе связано с работой);
— готовность работать сверхурочно, ездить в командировки и т. д.;
— рекомендации;
— качества характера (аккуратен, трудолюбив, честен, энергичен, целеустремлен, лидерские качества).
Храните подготовленное резюме в электронном варианте как один из важных документов. Когда в Вашей жизни происходят те или иные события, подлежащие отражению в резюме, введите сведения о них в хранящийся документ и снова сохраните его.

Деловой телефонный разговор

Композиция делового телефонного разговора:

— представление автора (должность, учреждение);
— вопрос о намерениях адресата;
— ответ о предполагаемых услугах фирмы, о возможных вариантах сотрудничества;
— договоренность о встрече или звонке, заверение в дальнейшем сотрудничестве;
— прощание (заканчивает первым разговор тот, кто его начал).

Например:
— Добрый день! Это подготовительные курсы?
— Добрый день! Да, это курсы.
— Я хотел бы получить информацию о курсах.
— Получить полную информацию Вы можете, если подъедете к нам. Мы дадим Вам распечатку и наиболее полно ответим на Ваши вопросы.
— Когда можно подъехать?
— Мы работаем по понедельникам, средам и пятницам с 15.00 до 19.00.
— Спасибо. До свидания.
— Всего доброго!

Источник